Journal DSN — Rejets & Relances + Dashboard

Guide RH de mise sous contrôle, pilotage et communication

La DSN (Déclaration Sociale Nominative) est le canal officiel de vos déclarations sociales : elle alimente les organismes sociaux via un flux mensuel et des déclarations événementielles. Ce guide présente un Journal DSN pensé pour la conformité sociale et la traçabilité déclarative : chaque ligne correspond à une déclaration (prévue, déposée, contrôlée), à son retour organisme et, le cas échéant, à son rejet, sa correction et son redépôt.

L’objectif RH est clair : zéro surprise déclarative et zéro flou sur les corrections. Le Journal installe un pilotage opérationnel des flux déclaratifs (mensuel & événementiel), des SLA de relance, et des preuves de diligence (journal des corrections, evidence pack). Le dashboard associé transforme ces informations en décisions concrètes : priorisation des rejets, récupération de service datée, suivi du taux de déclarations “à l’heure” et capitalisation dans une base d’erreurs connues (KEDB).

Le Journal DSN – déclarations sociales – est l’outil de conduite du traitement des dépôts (mensuels et événementiels), des rejets et des redépôts, avec un cadre de relance clair et un dashboard qui transforme l’activité en décisions. L’objectif RH est double : zéro surprise sur les échéances, zéro flou sur les corrections.

France — Référence « DSN mensuelle & événementielle »

Flux suivis dans le Journal

DSN mensuelle M+1 (dépôt, retour, écarts, pénalités évitées)
DSN événementielle (arrêts de travail, mouvements, fins de contrat)
PAS (prélèvement à la source), IJSS, STC, contrôles URSSAF amont

Champs à prévoir (en plus du modèle de base)

Type DSN (mensuelle/événementielle), rubrique (ex. S21.G00.XX)
Retour organisme (accepté/rejeté), code/message, plan de correction et redépôt
KPI clés dans le Dashboard : DSN à l’heure, retard cumulé, motifs récurrents

Rituel

Point « retours & rejets » à J+1 du dépôt, relances datées, capitalisation dans la base d’erreurs connues.

Suisse — Déclarations sociales multi-caisses, fiscalité à la source

Contexte
Pas de DSN. Les flux passent par des caisses/assureurs et par l’impôt à la source cantonal. Vocabulaire partagé utile : AVS/AI/APG (vieillesse, invalidité, perte de gain), AC (chômage), LPP/BVG (prévoyance), LAA/UVG (accidents), certificat de salaire/Lohnausweis, impôt à la source/Quellensteuer.

Flux suivis dans le Journal

Déclarations et paiements AVS/AI/APG et AC (mensuel ou trimestriel selon taille)
LPP/BVG : cotisations mensuelles et déclaration annuelle de salaires
LAA/UVG : primes et déclarations d’effectifs/salaires
Impôt à la source : décomptes et versements mensuels par canton
Certificats de salaire : génération et remise annuelle

Champs à ajouter

Autorité/Organisme (caisse AVS, assureur LAA, institution LPP, canton de l’impôt à la source)
Niveau territorial (canton) et identifiant employeur/affiliation
Type de flux (cotisation, décompte impôt source, attestation annuelle)
Échéance périodique (mensuel/trimestriel/annuel) + justificatif (ex. bordereau cantonal)

KPI

Taux de versements à la date cantonale
Délai moyen de correction sur retours impôt à la source
Ventilation par organisme (où se concentrent les retards)

Canada — Fédéral/provincial, duplications Québec

Contexte
Pilotage bi-niveau : fédéral (Agence du revenu du Canada) et provincial. Au Québec, obligations dupliquées.

Flux suivis dans le Journal

Remises de paie au fédéral : impôt, RPC/CPP (pensions), AE (assurance-emploi)
Québec : impôt provincial, RRQ/QPP, RQAP (parental)
Relevés annuels : T4 (Canada) et RL-1 (Québec)
ROE (Record of Employment) lors d’interruptions d’emploi
Assurances accidents du travail provinciales (ex. commission provinciale), taxes sur la masse salariale selon province

Champs à ajouter

Palier (Fédéral/Province), Province
Type de pièce (remise périodique, relevé annuel, ROE, taxe salariale)
Fréquence de remise (mensuelle/accélérée selon statut payeur)
Numéro de compte (fédéral/provincial) et pénalités évitées

KPI

Taux de remises dans la bonne fréquence
Achèvement T4/RL-1 à date
Temps de traitement ROE moyen

Belgique — Dimona immédiate, DmfA trimestrielle, précompte

Contexte
Écosystème structuré autour de la sécurité sociale et du précompte professionnel. Termes utiles : Dimona (déclaration immédiate), DmfA (déclaration multifonctionnelle trimestrielle), ONSS (sécurité sociale), fiche 281.10 (fiscal annuelle).

Flux suivis dans le Journal

Dimona : déclarations d’entrées/sorties en temps réel
DmfA : déclaration trimestrielle des salaires et cotisations à l’ONSS
Précompte professionnel : retenue et versements périodiques
Fiches 281.10 : génération et dépôt annuels

Champs à ajouter

Type (Dimona/DmfA/Précompte/Fiche 281.10)
Période (trimestre pour DmfA, mensuel pour précompte, instantané pour Dimona)
Référence ONSS et statut retour
Population (employés/étudiants/temporaires) si vous suivez des cas spécifiques

KPI

Taux Dimona dans les délais (avant prise de poste)
Conformité DmfA trimestrielle
Régularité du précompte et disponibilité des fiches 281.10

Comment transformer le fichier Excel livré pour ces pays

Renommer l’onglet Journal_DSN en Journal_Déclarations.
Ajouter quatre colonnes génériques utilisables partout :

Pays
Autorité/Organisme (URSSAF/ONSS/ARC/AVS… selon le cas)
Niveau territorial (National/Province/État/Canton/Trimestre)
Type de flux (mensuel/événementiel/trimestriel/annuel/temps réel)

Conserver la sémantique de statut commune

OK (à l’heure), Alerte (+1/+2 jours), Retard (≥ +3), Rejeté, En attente, Traité
Les feux tricolores et le Dashboard restent pertinents tels quels

Adapter les KPI par pays dans l’onglet Dashboard

France : DSN à l’heure et retard cumulé
Suisse : versements impôt source par canton, conformité AVS/LPP
Canada : remises fédérales/provinciales à fréquence, T4/RL-1 à date, ROE
Belgique : Dimona dans les délais, DmfA trimestrielle, précompte régulier

Exemples de lignes prêtes à saisir

Suisse | Canton de Vaud | Impôt à la source | Mensuel | Dépôt prévu 31/03 | Dépôt réel 01/04 | Statut Alerte | Relance cantonal J+2
Canada (QC) | Revenu Québec | RL-1 | Annuel | Prévu 28/02 | Réel 28/02 | Statut OK | Contrôle échantillon 5 %
Belgique | ONSS | DmfA T2 | Trimestriel | Prévu 31/07 | Réel 29/07 | Statut OK | Preuves jointes
France | DSN mensuelle | M+1 J15 | Mensuel | Prévu 15/05 | Réel 16/05 | Statut Retard | Correctif PAS, redépôt 17/05

Élément de langage RH à réutiliser

Cadence déclarative (mensuel/trimestriel/annuel/temps réel)
Délai d’engagement et récupération de service
Évidence pack (preuves : bordereaux, retours, certificats)
Base d’erreurs connues et journal des corrections
Coupe-circuit (escalade quand un flux passe au rouge)

1) À quoi sert un Journal DSN ?

Tracer chaque dépôt DSN (prévu / réel), détecter l’écart et le statut (OK, Alerte, Retard, Rejeté, En attente, Traité).
Qualifier la cause (rubrique, code, message), assigner un responsable, programmer la correction et le redépôt.
Relancer au bon rythme (interne / externe), avec un SLA lisible par tous.
Piloter par KPIs : taux « à l’heure », délai de correction, répartition des statuts, foyers récurrents.

Résultat attendu côté RH : une file d’attente priorisée, des décisions datées et une communication prévisible vers managers et salariés.

2) Données cœur du Journal — le minimum utile

Champs “dossier”
Mois · Type (Mensuelle / Événementielle) · Thème (ex. Arrêt) · Rubrique (ex. S21.G00.70)

Champs “échéances”
Dépôt prévu · Dépôt réel · Écart (jours) → moteur du feu tricolore et du statut

Champs “qualité & action”
Statut (OK / Alerte / Retard / Rejeté / En attente / Traité) · Code erreur · Message (extrait) · Correction prévue · Responsable · Date correction · Redépôt · Résultat · Relances (date / moyen) · Commentaires

Bon réflexe RH : ne jamais laisser une ligne sans “prochain geste” (date ou responsable). Sans cela, vous perdez la main.

3) Statuts, seuils et feux : une sémantique simple

OK : dépôt au plus tard à la date cible (écart ≤ 0).
Alerte : retard modéré (ex. +1 à +2 jours).
Retard : au-delà du seuil d’alerte (ex. ≥ +3 jours).
Rejeté : réponse négative, action requise.
En attente : élément externe bloquant (attestation, retour organisme, ouverture ticket).
Traité : correction appliquée et acceptée.

Cette grille alimente l’icône feu tricolore et la priorisation sur le plan d’actions.

4) Workflow « Rejets & Relances » (cadence type)

Détection : lecture du retour et enregistrement immédiat dans le Journal (horodatage).
Qualification : rubrique / code / message, cause racine, périmètre impacté.
Affectation : responsable nommé, date de correction et SLA.
Correction : paramétrage / donnée manquante / rectification fichier.
Redépôt : dépôt tracé, suivi du résultat.
Clôture : statut « Traité », capitalisation dans la KEDB (base d’erreurs connues).

Éléments de langage RH utiles : délai d’engagement, récupération de service, journal des corrections, évidence pack (preuves en cas de contrôle).

5) Relances : qui, quand, comment

Interne (Paie → RH / Managers / SIRH) : variables manquantes, pièces justificatives, bornes GTA.
Externe (organismes, éditeurs) : ticket ouvert, relance J+2/J+5, escalade si bloquant.

Modèles express

Relance interne : « Merci de transmettre [pièce] liée à [matricule] avant [date 12h] – dépôt DSN en attente de votre retour. »
Relance externe : « Ticket [réf] ouvert le [date], incident [rubrique/code]. Demande de mise à jour / retour sous 48 h. »

6) Dashboard : de la visibilité à l’arbitrage

Cartes KPI

Taux DSN à l’heure : part des lignes “OK” sur la période.
Répartition par statut : OK / Alerte / Retard+Rejeté / En attente.
Répartition par type : Mensuelle vs Événementielle.
Délai moyen de correction (MTTC) : de « Détection » à « Traité ».
Top 5 motifs (par rubriques / messages) : base pour l’action préventive.

Visuels efficaces

Donut “Types”, barres “Statuts”, table mois × statuts avec mise en couleur, et courbe “retard cumulé” (si vous suivez aussi la mensuelle).

Règle d’or : 1 KPI = 1 décision (renfort, escalade, verrouillage de collecte, paramétrage supervisé).

7) RACI condensé et rituels courts

RACI

Journal & dépôts : R Paie / A RH / C SIRH / I Finance
Relances internes : R RH prox / A RH / C Paie / I Managers
Redépôt : R Paie / A RH / C SIRH / I Finance

Rituels (30–45 min)

Point “retours & rejets” (quotidien léger) : nouvelles entrées, priorités, blocages.
Revue hebdo : focus dossiers rouges, escalades, décisions datées.
Post-clôture mensuelle : synthèse incidents / impacts / décisions / messages envoyés.

8) Indicateurs de qualité de données (prévention)

Qualité GTA : taux de pointages valides, doublons, absences sans justificatif.
Écarts récurrents : rubriques / établissements / populations (3×8, temps partiel).
Exactitude paie : corrections post-édition par type (PAS, IJSS, STC, assiettes).
Top causes racines : paramétrage, collecte, interface, cas RH complexes.

Transformez ces points en checklists N1/N2 (métier/technique) pour réduire le flux de rejets.

9) Plan d’actions : du backlog à la résolution

Un bon Plan_Action associe priorité (Haute/Moyenne/Basse), responsable, échéance, statut.
Méthode de priorisation simple (score 1–5) : Impact social × Risque financier × Exposition.

≥ 50 : traitement immédiat + message proactif.
20–49 : dans la fenêtre SLA.
< 20 : à planifier.

10) Communication RH qui apaise

Annonce dépôt mensuel : “DSN mensuelle en préparation, merci de finaliser les variables avant [date] 12h.”
Incident salarié : “Un ajustement technique est en cours. Correction appliquée d’ici [date] ; priorité aux impacts salaire.”
Synthèse COMEX : “Taux à l’heure : 92 % · Dossiers rouges : 3 (paramétrage) · Décisions : verrouillage collecte J-1, recette rubriques, renfort site X.”

Clarté, brièveté, date de résolution annoncée : c’est la promesse RH.

11) Bonnes pratiques d’industrialisation

Unicité de la saisie : la ligne vit de la détection jusqu’au “Traité”.
Horodatage systématique des dépôts, rejets, redépôts.
KEDB : chaque rejet typé rejoint une entrée « erreur connue » avec le pas-à-pas de correction.
Évidence pack : captures de contrôle, journaux, preuves de dépôts acceptés.
Mois difficiles : scripts prêts (février, ponts, 13ᵉ mois, migrations SIRH).
Multi-établissements : consolidation, liste rouge des sites à rattraper, renfort ciblé.

12) Mode d’emploi express du fichier type

Journal_DSN : saisissez Dépôt prévu/réel, statut et écart, qualifiez le message, assignez une correction, tracez le redépôt et le résultat.
Plan_Action : créez un ticket par correction structurante avec priorité et échéance.
Dashboard : lisez les KPI, les répartitions et la table mois × statuts pour arbitrer.
Glossaire_DSN : notez vos rubriques et messages habituels avec recommandations internes.
Paramètres : ajustez l’année, le seuil d’alerte, le pied RH.

13) Feuilles prêtes à copier dans vos procédures

Grille Go/No-Go redépôt : cause corrigée ? tests OK ? pièces jointes ? message prêt ?
Checklist N1 (métier) et N2 (technique) : assiettes, PAS, IJSS, STC, interfaces, mapping rubriques.
SLA relances : interne J+1 / externe J+2, escalade J+5.

14) Trajectoire de mise sous contrôle (4 semaines)

S1 : déployer le Journal, clarifier les statuts et les seuils, lancer le point “retours & rejets”.
S2 : installer le Plan_Action, ouvrir la KEDB, démarrer la revue hebdo.
S3 : stabiliser le Dashboard, outiller les messages types, verrouiller les SLA.
S4 : bilan chiffré, décisions d’amélioration, extension multi-sites si besoin.

Journal DSN : rejets & relances sous contrôle, pilotage par un dashboard actionnable

Un classeur “tout-en-un” pour suivre les dépôts DSN, traiter les rejets/relances et piloter par KPI. Il est prérempli pour 12 mois avec des exemples réalistes (mensuelle + événementielle) afin que tu voies tout de suite la mécanique.

Onglets et rôle de chacun

1) Paramètres

Année de référence, seuil d’Alerte (ex. > +2 jours), pied de page.
Sert de cadre commun pour les calculs et le branding.

2) Journal_DSN (cœur opérationnel)

Colonnes clés (de gauche à droite) :
- Mois
- Type (liste déroulante) : Mensuelle / Événementielle
- Thème (ex. Arrêt, Bloc S21…)
- Rubrique (ex. S21.G00.70)
- Dépôt prévu (date cible)
- Dépôt réel (date effectivement déposée)
- Écart (j) (réel – prévu) → alimente les feux tricolores
- Statut (liste déroulante) : OK / Alerte / Retard / Rejeté / En attente / Traité
- Code erreur & Message erreur (extrait)
- Correction prévue (action) & Responsable
- Date correction
- Redépôt & Résultat (Acceptée / Rejetée…)
- Relance (date) & Relance (moyen) (mail, ticket…)
- Commentaires
Aides visuelles :
- Feux tricolores sur Écart (j) : vert ≤0 ; jaune = +1/+2 ; rouge ≥+3.
- Filtres et volets figés pour rester lisible avec du volume.
Données d’exemple : 2 lignes par mois (1 mensuelle, 1 événementielle) pour montrer dépôt à l’heure, léger retard, et cas rejeté.

3) Plan_Action

Petit kanban tabulaire des corrections structurantes :
- Ticket, Priorité (Haute/Moyenne/Basse), Problème, Action, Responsable, Échéance, Statut, Commentaires.
Pensé pour suivre la mise en œuvre des corrections, pas seulement les constater.

4) Dashboard

KPI cartes (calculs automatiques) :
- Total lignes (volumétrie suivie)
- OK / Alerte / Retard+Rejeté / En attente
- Taux DSN “à l’heure”
Visuels inclus :
- Donut “Répartition par type” (Mensuelle vs Événementielle)
- Histogramme “Répartition par statut”
- Table “Mois × (OK/Alerte/Retard)” avec mise en couleur (échelle 3 couleurs) pour repérer les mois sensibles.
Utilisation : en 10 minutes, tu sais où concentrer les efforts (points rouges), quoi escalader, et quel message envoyer.

5) Glossaire_DSN

Référentiel express des rubriques courantes (ex. S21.G00.70 / .60 / .22), à enrichir avec tes propres cas et notes internes.

(caché) Listes

Les sources des listes déroulantes (Types, Statuts, Priorités), masquées pour éviter les manipulations accidentelles.

Mécaniques sous le capot

Listes déroulantes (Types, Statuts, Priorités) pour standardiser la saisie.
Mise en forme conditionnelle : feux tricolores sur Écart (j), colorations sur le Dashboard.
Formules prêtes : KPI “à l’heure”, comptages par statut/type, agrégations mensuelles.
Pied de page homogène : “lecoursgratuit.com — Journal DSN (FR)”.
Préremplissage : montre la logique détection → qualification → correction → redépôt → traité.

Comment l’utiliser (routine RH)

Journal_DSN : à chaque dépôt/retour, complète la ligne (prévu/réel, écart, statut, message, action, responsable, redépôt).
Plan_Action : crée un ticket quand une correction dépasse la simple saisie (paramétrage, recette, process).
Dashboard : lis KPI & répartitions, décide (renfort, escalade, verrouillage collecte, formation flash).
Glossaire_DSN : consigne les erreurs récurrentes et le pas-à-pas de correction (ta KEDB maison).

Personnalisation rapide

Seuil d’Alerte : adapte la tolérance (ex. jaune jusqu’à +1 jour).
Statuts : enrichis la liste (ex. “En cours recette”).
Branding : je peux intégrer tes couleurs/logo, un entête, et ajouter une mise en forme conditionnelle sur la colonne Statut (vert/jaune/rouge) pour colorer automatiquement aussi tes nouvelles lignes.

Ce que le fichier permet de prouver

Traçabilité : qui a fait quoi, quand, avec quel résultat.
Pilotage : vision claire des retards et rejets, et du temps de résolution.
Amélioration continue : les mêmes erreurs finissent documentées et éradiquées.