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La gestion locative concerne le suivi comptable des opérations liées à la location de biens immobiliers. Voici un guide pratique sur la façon d’enregistrer les écritures comptables dans le cadre de la gestion locative.
Dans la gestion locative, il est essentiel de suivre les flux financiers, tant pour le propriétaire que pour les locataires. Chaque transaction financière doit être enregistrée dans les comptes afin de refléter la situation financière du bien locatif.
Les principales opérations à enregistrer sont :
Voici quelques comptes typiques utilisés pour la gestion locative :
Lorsque vous recevez un loyer d’un locataire, l’écriture comptable sera :
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Les charges locatives sont souvent avancées par le propriétaire et refacturées ensuite au locataire. Par exemple, pour une facture d’eau :
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Lors de la refacturation au locataire :
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Les travaux de réparation ou d’entretien sur le bien immobilier doivent être comptabilisés comme suit :
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Les taxes foncières sont à la charge du propriétaire. Pour l’enregistrement de la taxe foncière :
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Si vous faites appel à une agence pour gérer le bien, les honoraires doivent être enregistrés de cette façon :
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Lorsqu’un locataire verse un dépôt de garantie, celui-ci doit être comptabilisé dans un compte dédié, généralement le Compte 165 – Dépôts et Cautions reçus.
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À la fin du bail, lorsque le dépôt est restitué ou utilisé pour couvrir des frais, il faudra ajuster l’écriture en conséquence.
À la fin de l’exercice comptable, il est important de s’assurer que tous les loyers ont été comptabilisés, que les charges ont été réparties et que les comptes sont équilibrés.
👉 La gestion locative exige une rigueur dans l’enregistrement comptable des différentes transactions liées à la location d’un bien immobilier. Un suivi précis permet de maintenir la rentabilité du bien, d’assurer la conformité fiscale et de simplifier la gestion au quotidien.
Il est conseillé d’utiliser un logiciel de comptabilité pour automatiser certaines opérations et s’assurer du respect des normes comptables en vigueur.
Voici quelques cas particuliers en gestion locative, avec des écritures comptables adaptées à des situations spécifiques :
Lorsqu’un locataire ne paie pas son loyer, il est nécessaire de comptabiliser une créance. Voici comment enregistrer un loyer impayé :
Au moment de l’émission de la facture (loyer dû) :
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Si le loyer reste impayé pendant un certain temps, une provision pour créances douteuses peut être constituée :
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Cela permet d’anticiper un risque de non-recouvrement et d’ajuster les comptes en conséquence.
Si à la fin du bail, le dépôt de garantie doit être partiellement restitué après déduction des réparations, voici comment enregistrer cette opération :
Montant retenu pour les réparations :
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Restitution du reste du dépôt :
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Il peut arriver que des réparations soient effectuées par le propriétaire mais à la charge du locataire. Voici comment comptabiliser ce type de situation :
Réparation effectuée et payée par le propriétaire :
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Refacturation de la réparation au locataire :
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Si un loyer concerne deux exercices comptables, une partie doit être rattachée à l’exercice en cours, et l’autre à l’exercice suivant.
Loyer à recevoir pour la période future :
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L’exercice suivant, lors de la constatation du revenu :
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Dans certaines situations, un dégrèvement de taxe foncière peut être obtenu, par exemple en cas de vacance prolongée du bien.
Lors de la réception du dégrèvement :
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Cela permet de réduire le montant des taxes foncières enregistrées précédemment.
Parfois, une partie du loyer peut être payée sous forme d’avantages en nature (exemple : services rendus par le locataire).
Loyer en nature :
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Si des travaux importants sont réalisés dans le bien locatif, leur coût peut être réparti sur plusieurs années selon la méthode d’amortissement.
Pour l’année de réalisation des travaux :
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Amortissement annuel :
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Cela permet de lisser la charge des travaux sur plusieurs années.
👉 Chaque situation en gestion locative peut nécessiter des ajustements comptables particuliers en fonction des spécificités du bien, du contrat de location et des événements survenus pendant la période de location. La rigueur dans l’enregistrement de ces opérations permet de refléter une image fidèle de la situation financière du bien et de son exploitation.
Lorsque des loyers sont en retard, plusieurs étapes comptables doivent être suivies pour enregistrer correctement cette situation. Voici les principales écritures comptables à passer pour gérer un loyer impayé ou en retard.
Même si le loyer n’a pas encore été payé, vous devez constater la créance dans les comptes dès que le loyer devient exigible.
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Si le contrat de location prévoit des pénalités de retard, vous devez comptabiliser ces intérêts comme suit.
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Si vous estimez que le loyer risque de ne pas être recouvré, il est possible de constituer une provision pour créance douteuse. Cela permet de refléter le risque de non-recouvrement dans vos comptes.
Constitution de la provision :
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Cela vous permet de réduire la valeur comptable de la créance tout en la maintenant dans les comptes.
Lorsque le locataire finit par payer son loyer en retard, vous enregistrez le paiement en régularisant la créance.
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Si une provision pour créance douteuse avait été constituée, vous devez la solder :
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Cela permet de “libérer” la provision, puisque la créance a été finalement recouvrée.
Si le loyer reste impayé après toutes les tentatives de recouvrement et qu’il est considéré comme perdu, vous devez passer une écriture de créance irrécouvrable pour solder la créance.
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Si une provision pour créances douteuses avait été constituée, elle sera utilisée pour compenser la perte.
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👉 La comptabilisation des loyers en retard implique plusieurs étapes selon l’évolution de la situation, allant de la constatation de la créance à la comptabilisation d’une éventuelle provision pour créances douteuses. Ces écritures permettent de suivre rigoureusement les créances locatives et d’ajuster les comptes en conséquence, en tenant compte des risques de non-recouvrement.
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