Guide de planification médicale : checklist, méthodes, formules Excel

(contexte France – adaptable à votre organisation)

1) Objectif et périmètre

La planification médicale vise à garantir la continuité et la sécurité des soins en mettant en face besoins (patients, blocs, astreintes) et capacités (équipes, salles, temps). Ce guide propose une méthode pas-à-pas, des règles de modélisation et des outils Excel gratuits pour démarrer vite sans complexité.

2) Données d’entrée indispensables

Ressources

Noms, rôles (IDE, AS, Médecin, IADE, IBODE…), service/spécialité, ETP/heures hebdo, compétences critiques.
Contraintes : indisponibilités, formations, repos, cycles (2×12, 3×8).

Besoins

Minima de couverture par service/shift (Jour/Nuit/Garde) et postes critiques.
Patients (soins infirmiers) : acuité N1–N4, isolement, actes.
Bloc opératoire : salles, amplitude, turnover, priorités (P1…P4/U).
SSIAD/HAD : fenêtres horaires, durées, zones.

Règles & seuils

Codes de shift : J/M/S/N/G/R/CONG/ABS/FORM avec durées.
Seuils d’alerte (heures/sem., repos post-nuit, dépassements bloc…).

3) Méthode en 7 étapes (prête à l’emploi)

Cadrer : fixer codes, horizons (2–4 semaines / mois), minima par service/spécialité.
Paramétrer : saisir durées de codes, amplitude bloc, turnover, fenêtres SSIAD.
Importer les listes Ressources/Services/Patients.
Pré-remplir au besoin avec cycles (2×12, 3×8) pour les équipes postées.
Affecter : utiliser les listes déroulantes pour éviter les erreurs de saisie.
Contrôler : onglets Couverture/KPI pour déficits, heures/sem., repos post-nuit, dépassements.
Publier & ajuster : rituel quotidien (10 min) + hebdo (30 min) pour lissage et arbitrages.

4) Modéliser la charge et la capacité

Soins infirmiers (service d’hospitalisation)

Chaque patient a une acuité (N1..N4). Convertir en points (ex. N1=1, N2=1,5, N3=2, N4=3).
Charge par IDE = somme des points des patients affectés au shift.
Alerte si charge > seuil du shift (ex. 8 pts jour, 6 pts nuit).

Bloc opératoire

Durée totale par cas = préparation + intervention.
Fin+turnover = fin + turnover (par salle ou cas).
Dépassement si fin > heure de fermeture de la salle.
Gantt : pas de 15–30 min pour visualiser l’occupation.

SSIAD/HAD

Chaque acte : durée + fenêtre horaire.
Confronter heures planifiées vs heures dispo/jour par intervenant.

Astreintes & gardes

Minima nuit et WE/JF par spécialité.
Compter couverture réelle vs minima, alerter tout déficit.

5) Codes & cycles (recommandations)

Codes standards

J (12 h jour), M (8 h matin), S (8 h soir), N (12 h nuit), G (12 h garde)
FORM (formation 7 h), R (repos), CONG (congé), ABS (absence)

Astuce : utilisez un offset par personne pour décaler l’entrée dans le motif.

6) Indicateurs clés (KPI) à suivre

Couverture vs minima (Jour/Nuit/Garde) par service/salle.
Heures planifiées et heures/sem. moyennes par personne.
Repos post-nuit (N → lendemain R/CONG/ABS).
Utilisation bloc = (Σ durées min) / (amplitude – réserve).
On-time start du 1er cas / turnover moyen / annulations.
Respect fenêtres SSIAD/HAD (retards, impossibles).

7) Rituels d’équipe & gouvernance

RACI (exemple)

Cadre : fixe règles, minima, valide arbitrages inter-services.
Référent de service : met à jour données, publie planning.
Équipe : signale contraintes/indispos, valide affectations.

Rythme

Quotidien (10 min) : absences, renforts, priorités du jour.
Hebdo (30 min) : lissage des déficits, qualité (retards bloc, dépassements), mise à jour minima.

8) Bonnes pratiques Excel (anti-erreurs)

Listes déroulantes pour tous les champs (codes, services, salles, noms).
Plages nommées stables (ex. Codes_Shift, Liste_Services).
Couleurs sobres et cohérentes (vert OK, ambre 100–120 %, rouge déficit).
Protection des cellules calculées ; zones de saisie non protégées.
Versionnage : 1 fichier par période (Sxx_YYYY ou Mois_YYYY).
Export PDF pour l’affichage ; édition réservée aux référents.

9) Scénarios & parades (exemples concrets)

Déficit Nuit (Urgences – vendredi) : déplacer un IDE de jour, convertir une garde en renfort nuit ou rehausser temporairement le Min_Nuit si flux attendu.
Charge IDE > seuil (Soins) : réaffecter un patient N3/N4 à un autre IDE ou ajouter un AS en appui (actes simples).
Dépassement bloc (fin > 18:00) : réduire turnover, échanger un cas avec une salle moins chargée, replanifier un cas non urgent.
SSIAD/HAD – dépassement heures/jour : transférer un acte à durée fixe vers un intervenant d’une zone voisine.

10) Conformité & données

Respectez vos règles internes (repos, amplitudes, cycles) et accords locaux.
Données minimales : pas de détails médicaux nominaux dans le planning.
Traçabilité : consigner les décisions sensibles (renforts, changements de cycle).

11) Formules Excel

Ici un cheat-sheet de formules Excel (FR) prêtes à coller pour la planification médicale (soins, shifts, bloc, SSIAD/HAD, astreintes). J’utilise le séparateur ; et les noms FR des fonctions (RECHERCHEX, SOMME.SI.ENS, NB.SI.ENS, MIN.SI.ENS, etc.).

A. Dates & cycles

Lundi de la semaine en cours

=AUJOURDHUI()-JOURSEM(AUJOURDHUI();2)+1

Prochain lundi

=AUJOURDHUI()+MOD(8-JOURSEM(AUJOURDHUI();2);7)

Remplir un cycle (ex. 2×12 JJRRNNRR) avec “offset” par personne

Liste du motif en Paramètres!$F$2:$F$9 (ex. J;J;R;R;N;N;R;R)
Offset du salarié en Ressources!$F2 (0 = débute au 1ᵉʳ code du motif)
Dans la grille (ligne = personne, colonnes = jours à partir de D2) :

=INDICE(Paramètres!$F$2:$F$9 ; MOD($F2 + (COL()-COL($D$2)) ; NBVAL(Paramètres!$F$2:$F$9)) + 1)

B. Heures & couvertures (Shifts Hôpital)

Heures planifiées (ligne personne) à partir des codes

Table des codes/durées en Paramètres!$A$6:$B$20 (Code ; Durée_h)
Plage des codes de la personne pour la période : D2:AH2

=SOMMEPROD(SI(D2:AH2<>"" ; RECHERCHEX(D2:AH2 ; Paramètres!$A$6:$A$20 ; Paramètres!$B$6:$B$20 ; 0) ; 0))

Couverture Jour (par service & date)

Colonne service en Planning!$C$2:$C$100
Colonne “codes du jour D” = Planning!D$2:D$100
On compte J/M/S comme “Jour” :

=SOMMEPROD((Planning!$C$2:$C$100="Urgences")*((Planning!D$2:D$100="J")+(Planning!D$2:D$100="M")+(Planning!D$2:D$100="S")))

Couverture Nuit (par service & date)

=SOMMEPROD((Planning!$C$2:$C$100="Urgences")*((Planning!D$2:D$100="N")+(Planning!D$2:D$100="G")))

Alerte “repos après nuit” (cellule du lendemain)

Dans la cellule jour+1 (même ligne) :

=SI(DECALER(D2;0;-1)="N" ; SI(ET(D2<>"R" ; D2<>"CONG" ; D2<>"ABS") ; "ALERTE" ; "") ; "")

(Mettre une mise en forme conditionnelle rouge sur “ALERTE”.)

C. Soins infirmiers (acuité N1–N4 → charge IDE)

Points d’acuité par patient

Valeur d’acuité du patient (N1..N4) en C2
Barème en Paramètres!B5:B8 (N1..N4) :

=SI(C2="";0;CHOISIR(EQUIV(C2;{"N1"."N2"."N3"."N4"};0);Paramètres!$B$5;Paramètres!$B$6;Paramètres!$B$7;Paramètres!$B$8))

Charge totale d’un IDE sur le shift (somme des patients affectés)

Si les 6 cellules patient du jour sont F2:K2 (noms) :

=SOMME(SI(F2:K2="";0;CHOISIR(EQUIV(XLOOKUP(F2:K2;Patients!$A$2:$A$200;Patients!$C$2:$C$200;"") ; {"N1"."N2"."N3"."N4"} ; 0) ; Paramètres!$B$5 ; Paramètres!$B$6 ; Paramètres!$B$7 ; Paramètres!$B$8)))

(Confirmer que votre Excel accepte RECHERCHEX/XLOOKUP. Sinon, remplacez par INDEX+EQUIV.)

Alerte si charge > seuil du shift

Seuils en Paramètres!B10 (Jour) et Paramètres!B11 (Nuit) ; le code shift de la ligne en B2 :

=SI(B2="Jour" ; SI(Charge>Paramètres!$B$10;"ALERTE";"") ; SI(Charge>Paramètres!$B$11;"ALERTE";""))

D. Bloc opératoire — fin, conflits, dépassements, KPI

Heure de fin (Début + Prépa + Durée)

Début K2, Durée (min) L2, Prépa (min) M2 :

=SI(ET(K2<>"";L2<>"";M2<>""); K2+TEMPS(0; L2+M2 ; 0) ; "")

Fin + Turnover

Fin P2, Turnover (min) N2 :

=SI(ET(P2<>"";N2<>""); P2+TEMPS(0; N2 ; 0) ; "")

Conflit de salle (chevauchement sur même date/salle)

Dans la ligne i (2→1000), avec Salle B, Date A, Début K, Fin P, Statut O :

=SI(B2="";""; SOMMEPROD((Interventions!$B$2:$B$1000=B2)*(Interventions!$A$2:$A$1000=$A2)*(Interventions!$O$2:$O$1000<>"Annulé")*(Interventions!$K$2:$K$1000<P2)*(Interventions!$P$2:$P$1000>K2)) - 1 )

Règle couleur rouge si résultat >0.

Dépassement d’amplitude (Fin > Heure de fermeture salle)

Heure fin salle via Salles!$C:$C, sinon fallback en Paramètres!$B$4 :

=SI(B2="";""; SI(P2 > SIERREUR(RECHERCHEX(B2;Salles!$A:$A;Salles!$C:$C);Paramètres!$B$4) ; "Dépassement" ; "" ))

Utilisation % (par date & salle)

Minutes totales = SOMME.SI.ENS des Durées (colonne L) non annulées :

=SI(B2="";""; LET(
 _salle;B2; _date;$A2;
 _dur; SOMME.SI.ENS(Interventions!$L:$L; Interventions!$B:$B; _salle; Interventions!$A:$A; _date; Interventions!$O:$O; "<>Annulé");
 _open; RECHERCHEX(_salle; Salles!$A:$A; Salles!$B:$B);
 _close; RECHERCHEX(_salle; Salles!$A:$A; Salles!$C:$C);
 _ampl; (_close-_open)*1440;
 _res; RECHERCHEX(_salle; Salles!$A:$A; Salles!$E:$E);
 SI(_ampl>0; _dur/MAX(_ampl-_res;1); "")
))

Formater la cellule en %.

1er cas à l’heure (OK/Retard)

=SI(B2="";""; SI( MIN.SI.ENS(Interventions!$K:$K; Interventions!$B:$B; B2; Interventions!$A:$A; $A2; Interventions!$O:$O; "<>Annulé")
 = RECHERCHEX(B2; Salles!$A:$A; Salles!$B:$B) ; "OK" ; "Retard"))

Turnover moyen (min)

=SI(B2="";""; MOYENNE.SI.ENS(Interventions!$N:$N; Interventions!$B:$B; B2; Interventions!$A:$A; $A2; Interventions!$O:$O; "<>Annulé"))

E. SSIAD / HAD — fenêtres & charge

Retard (minutes) si début avant/Après fenêtre

Début réel D2, Fenêtre début E2, Fenêtre fin F2 :

=MAX(0 ; (D2 - E2) * 1440)   /* retard de démarrage */

Avance : =MAX(0 ; (E2 - D2) * 1440)
Hors fenêtre : =SI(OU(D2<E2 ; D2>F2) ; "Hors fenêtre" ; "")

Heures planifiées par intervenant & jour

Feuille “Planning_Visites” (Durée en minutes colonne E) :

=SOMME.SI.ENS(Planning_Visites!$E:$E ; Planning_Visites!$A:$A ; $A2 ; Planning_Visites!$B:$B ; $B2) / 60

Alerte dépassement dispo/jour (colonne “Heures/jour” en Intervenants!D:D)

=SI(C2>D2 ; "Dépassement" ; "")

F. Astreintes & gardes

Nuits couvertes (comptage non vide)

Sur la colonne de la spécialité en “Planning” :

=NBVAL(Planning!$C$2:$C$32)

Minima par spécialité via INDEX+EQUIV

=INDEX(Paramètres!$B$5:$B$20 ; EQUIV($A2 ; Paramètres!$A$5:$A$20 ; 0))

Alerte déficit (mise en forme conditionnelle)

Condition : Nuits_couvertes < Min_Nuits → remplir rouge.

G. Mises en forme conditionnelles (règles types)

Déficit de couverture : =Cellule_Couverture < Cellule_Minimum (remplissage rouge).
Surcharge (acuité) : =Charge > Seuil (rouge).
Zone 100–120 % (par ex. utilisation bloc) : =Cellule%>1 ET <=1,2 (ambre).
Repos post-nuit : valeur = "ALERTE" (rouge).

H. Astuces robustesse

Remplacer RECHERCHEX par INDEX(...;EQUIV(...)) si version Excel < 365.
Utiliser plages nommées (ex. Codes_Shift, Liste_Services) pour éviter les références cassées.
Utiliser LET() pour des formules KPI lisibles (comme ci-dessus).
Toujours verrouiller les colonnes calculées (protection de feuille) et laisser les zones de saisie libres.

12) Checklists prêtes à cocher

Avant publication

Zéro déficit sur postes critiques (Nuit, Garde, Bloc)
Repos post-nuit respecté
Heures/sem. dans les seuils
Dépassements bloc traités / replanifiés
SSIAD/HAD : fenêtres respectées

En cas d’absence imprévue

Remplacement même rôle → service voisin
Si échec : abaisser activité non critique / replanifier
Décision tracée (qui, quoi, quand)

Méthodes de planification médicale, organisée par horizon, objet à planifier et techniques utilisées

Vous pouvez piocher dedans “à la carte” selon ton service (soins infirmiers, bloc, SSIAD/HAD, astreintes, consultations).

1) Par horizon temporel

Stratégique (6–24 mois) : dimensionnement des effectifs, ouverture de lits/salles, modèles de cycle (2×12, 3×8), budgets.
Tactique (1–3 mois) : trames de service (rosters), règles de remplacement, quotas de congés, agenda bloc (plages par spécialité).
Opérationnel (J–J+14 / quotidien) : affectations fines des personnes, ordonnancement des interventions/visites, gestion des aléas.

2) Par objet à planifier

Couverture de service (Jour/Nuit/Garde)
- Objectif : atteindre des minima par rôle/service.
- Méthodes : matrice de couverture (jours × shifts), cycles (2×12, 3×8), équilibrage des déficits (retraitements hebdo).
Rosters & cycles (planning du personnel)
- Objectif : respecter repos 11 h, amplitudes, équité, préférences.
- Méthodes : règles & heuristiques, ILP/CP (optimisation), décalage par offset dans le cycle.
Affectation Patients → IDE/AS (soins infirmiers)
- Objectif : lisser la charge par acuité (N1–N4).
- Méthodes : système de points, équilibrage itératif (échanges), seuils de charge par shift.
Bloc opératoire (salles & interventions)
- Objectif : maximiser utilisation, limiter retards & dépassements.
- Méthodes : plages par spécialité, heuristiques d’ordonnancement (SPT, “plus court d’abord”), gestion des setups/turnover, Gantt.
SSIAD/HAD (tournées)
- Objectif : respecter fenêtres horaires et durées, minimiser temps perdu.
- Méthodes : problème de tournées avec fenêtres (VRP-TW), insertion gloutonne, échanges 2-opt (simple en Excel).
Astreintes & gardes
- Objectif : couverture nuit/WE/JF + équité.
- Méthodes : matrice mensuelle, contraintes de non-consécutif, quotas par praticien, rotations.
Capacité lits & flux
- Objectif : éviter blocages (admissions/retours bloc/USC).
- Méthodes : file d’attente/variabilité (tampons), “lit chaud/froid”, buffers de journée.

3) Techniques (du plus simple au plus “math”)

Règles & listes (simples, robustes) : minima, repos, plages.
Heuristiques (rapides, 80/20) : glouton, échanges locaux (swap), priorisation (critique d’abord).
Optimisation (quand beaucoup de contraintes) :
- ILP (programmation linéaire entière) pour rosters/couverture.
- CP (programmation par contraintes) pour calendriers complexes.
Simulation (quand l’aléa domine) : What-if sur absences, durées, flux patients.

4) Recettes concrètes par cas

A. Couverture de service (Jour/Nuit/Garde)

Construis la matrice (lignes = jours, colonnes = J/N/G par service).
Remplis via cycles (2×12, 3×8), puis “bouche les trous”.
Applique règles : repos 11 h, max 48 h/sem., limites nuits consécutives.
Équilibre : déplace les surplus → jours déficitaires.

Indicateurs : déficit par jour/shift, heures/sem., repos post-nuit respecté.

B. Affectation Patients → IDE/AS

Note l’acuité (N1..N4) → points (ex. 1 / 1,5 / 2 / 3).
Trie les patients du plus lourd au plus léger.
Assigne au soignant le moins chargé (greedy), en respectant compétences (pansements lourds, perf…).
Lisse par échanges ciblés jusqu’à seuils OK.

Indicateurs : charge/IDE, dépassements, nombre de patients sensibles.

C. Bloc opératoire (ordre du jour)

Fixe l’amplitude (ex. 08:00–18:00) et turnover.
Classe les cas : priorité (P1…P4/U), durée estimée, besoin d’équipe.
Place d’abord les cas longs/contraints, puis insère les courts par SPT ou “meilleur fit” dans les interstices.
Vérifie chevauchements & dépassements ; garde un buffer (ex. 60 min “urgence”).

Indicateurs : utilisation %, 1er cas à l’heure, retards, turnover moyen, annulations.

D. SSIAD/HAD (tournées)

Pour chaque patient : fenêtre horaire + durée + zone.
Démarre par un chemin initial (ordre par heure de fenêtre).
Insère le patient suivant à l’endroit qui augmente le moins le temps total (insertion gloutonne).
Affinage : opérations 2-opt (échanger deux segments) et équilibrage heures/jour.

Indicateurs : heures planifiées vs dispo, retards hors fenêtre, kms/temps déplacement (si suivi).

E. Astreintes & gardes

Tableau mensuel par spécialité.
Règles : pas > X nuits consécutives, X WE par mois, rotation équitable.
Remplis les périodes critiques (WE/JF) en premier, puis le reste.
Équilibre les compteurs (nuits/WE par personne).

Indicateurs : couverture nuit & WE/JF, équité (écarts max), contraintes respectées.

5) Contraintes fréquentes (check rapide)

Légales/accords : repos 11 h, max 48 h/sem., repos après nuit, amplitudes.
Organisation : minima par rôle/service, non-double affectation, compétences requises.
Équité & préférences : quotas (nuits/WE), alternance, souhaits équipes.
Risque/qualité : buffer urgence, temps déplacement, hygiène (bloc).

6) Mini-algos “prêts à coder/faire en Excel”

Greedy couverture : pour chaque jour/shift, affecter la ressource dispo qui viole le moins de règles → répéter.
Swap local : échanger 2 lignes/jours si ça réduit un déficit sans créer de violation.
Best-fit bloc : insérer le prochain cas dans l’intervalle qui minimise le dépassement + turnover cumulé.
Affectation patients : tri décroissant par points → assignation au plus bas charge cumulée avec filtre compétence.

7) Gouvernance & rituels

Quotidien (10 min) : absences, remplacements, priorités du jour.
Hebdo (30 min) : lissage déficits, revue KPI (bloc, soins, SSIAD), adaptation minima.
Mensuel : validation astreintes & congés, arbitrages inter-services.