Gestion des Inventaires : Définitions, Types, Modèle Excel, Méthodes et Outils

La gestion des inventaires est un élément clé de la logistique et de la supply chain, permettant aux entreprises de suivre, contrôler et optimiser leurs stocks. Ce glossaire vous aidera à mieux comprendre les termes essentiels, les types d’inventaires, ainsi que les principales méthodes et outils utilisés.

1. Définitions Clés

Inventaire

L’inventaire désigne l’ensemble des biens stockés par une entreprise, qu’il s’agisse de matières premières, de produits en cours de fabrication ou de produits finis prêts à être vendus.

Stock

Le stock représente les marchandises détenues par une entreprise pour la production, la distribution ou la vente. Il peut être classé en différentes catégories selon son utilisation et son état.

Gestion des stocks

Processus permettant de suivre, contrôler et optimiser la quantité de produits disponibles afin d’éviter les ruptures ou les excédents. Une bonne gestion des stocks garantit une meilleure rentabilité et satisfaction client.

Rupture de stock

Situation où une entreprise ne dispose plus d’un produit en quantité suffisante pour répondre à la demande. Cela peut entraîner une perte de ventes et une insatisfaction des clients.

Surstock

Excédent de marchandises entraînant un coût de stockage élevé et un risque d’obsolescence des produits.

Inventaire tournant

Méthode de comptage régulier des stocks tout au long de l’année, plutôt qu’un contrôle unique à la fin de l’exercice comptable.

2. Types d’Inventaires

Inventaire Physique

Comptage manuel des articles stockés pour vérifier leur quantité et leur état. Il est souvent réalisé annuellement pour des raisons comptables.

L’Étiquette de Stock : Modèle Excel avec QR code

Inventaire Permanent

Système où les entrées et sorties de stocks sont mises à jour en temps réel grâce à un logiciel ou un ERP, permettant un suivi continu des marchandises.

Inventaire Comptable

Évaluation du stock d’une entreprise en valeur monétaire pour assurer une cohérence avec les états financiers.

Inventaire de Sécurité

Stock tampon conservé pour pallier les imprévus (retards fournisseurs, hausse soudaine de la demande, etc.).

Inventaire Obsolète

Stock constitué de produits devenus inutilisables ou invendables en raison de leur ancienneté ou de leur dépréciation.

3. Méthodes de Gestion des Inventaires

FIFO (First In, First Out – Premier Entré, Premier Sorti)

Les premiers produits entrés en stock sont les premiers à être vendus ou utilisés. Cette méthode est particulièrement adaptée aux produits périssables.

LIFO (Last In, First Out – Dernier Entré, Premier Sorti)

Les derniers produits ajoutés en stock sont les premiers à être vendus. Cette méthode est souvent utilisée pour optimiser la fiscalité, mais elle peut être interdite dans certains pays.

Juste-à-temps (JAT / Just-In-Time, JIT)

Stratégie consistant à minimiser les stocks en ne commandant que les quantités nécessaires au moment opportun. Elle permet de réduire les coûts, mais nécessite une chaîne logistique efficace.

ABC (Méthode de Classification ABC)

Les stocks sont classés en trois catégories selon leur valeur et leur importance :

A : Produits à forte valeur mais faible quantité.
B : Produits de valeur et de rotation intermédiaires.
C : Produits de faible valeur mais en grande quantité.

Point de commande

Niveau de stock prédéfini déclenchant automatiquement une commande pour éviter la rupture de stock.

4. Outils de Gestion des Inventaires

ERP (Enterprise Resource Planning – Progiciel de gestion intégré)

Logiciel permettant de gérer en temps réel les stocks, les achats, les ventes et la comptabilité, favorisant une meilleure prise de décision. Exemples : SAP, Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics.

WMS (Warehouse Management System – Système de gestion d’entrepôt)

Outil spécifique à la gestion des entrepôts, optimisant la réception, le stockage et l’expédition des produits.

Code-barres et RFID (Radio Frequency Identification)

Technologies permettant un suivi rapide et précis des stocks grâce à des étiquettes scannables ou des puces RFID.

Tableaux de bord et indicateurs clés (KPI)

Les entreprises utilisent des tableaux de bord pour suivre les indicateurs de gestion des stocks, tels que le taux de rotation, le taux de rupture ou encore le coût de stockage.

Applications Cloud et Mobiles

Des outils comme Zoho Inventory, TradeGecko ou Fishbowl permettent aux PME et aux e-commerçants de gérer leurs stocks à distance.

Une gestion efficace des inventaires repose sur une bonne compréhension des différents types de stocks, des méthodes adaptées et des outils technologiques performants. Optimiser la gestion des stocks permet aux entreprises de réduire les coûts, d’améliorer leur rentabilité et d’assurer une meilleure satisfaction client.

Guide d’utilisation du Modèle de Gestion des Inventaires avec KPI

Ce guide explique comment utiliser le modèle Excel automatisé pour la gestion des inventaires. Il détaille les différentes feuilles du fichier, les formules intégrées et la manière d’exploiter les KPI pour optimiser la gestion des stocks.

1. Présentation du Modèle

Le fichier contient plusieurs feuilles permettant de suivre et analyser les stocks :

Inventaire Physique : Comparaison entre le stock théorique et le stock physique réel.
Inventaire Permanent : Mise à jour continue des stocks avec suivi des entrées et sorties.
Inventaire Comptable : Valorisation des stocks en fonction du prix unitaire.
Inventaire de Sécurité : Suivi des seuils critiques avec alertes sur les ruptures.
KPI & Synthèse : Indicateurs de performance clés pour évaluer l’état des stocks.

2. Utilisation des Feuilles du Modèle

Feuille “Inventaire Physique”

Saisir les produits : Remplir les colonnes “ID Produit”, “Nom Produit” et “Catégorie”.
Indiquer le stock théorique : Inscrire la quantité supposée en stock.
Réaliser l’inventaire physique : Noter la quantité réellement disponible en stock.
Analyser les écarts : La colonne “Écart” calcule automatiquement la différence entre le stock physique et théorique.

“Inventaire Permanent”

Enregistrer les mouvements de stock : Ajouter les entrées et sorties pour chaque produit avec la date correspondante.
Suivi automatique du stock actuel : La colonne “Stock Actuel” est mise à jour en fonction des entrées et sorties.
Synthèse du stock total : Une cellule en bas du tableau affiche la somme totale des stocks disponibles.

Feuille “Inventaire Comptable”

Renseigner les prix unitaires : Ajouter le prix unitaire pour chaque produit.
Calcul de la valeur totale du stock : La colonne “Valeur Totale (Stock)” multiplie automatiquement le stock par le prix unitaire.
Synthèse de la valeur totale : Un résumé affiche la somme totale des valeurs de stock.

“Inventaire de Sécurité”

Définir les seuils de sécurité : Renseigner un stock minimum pour éviter les ruptures.
Surveillance du statut des produits : La colonne “Statut” indique “OK” si le stock est suffisant et “Rupture” si le stock est inférieur au seuil défini.
Identification rapide des risques de rupture : Les produits en rupture sont comptabilisés dans les KPI.

Feuille “KPI & Synthèse”

Stock Total : Somme des stocks actuels disponibles.
Valeur Totale du Stock : Évaluation financière du stock.
Nombre de Produits en Rupture : Comptage automatique des produits sous le seuil de sécurité.
Écart Moyen d’Inventaire : Indicateur de fiabilité entre stock théorique et physique.

3. Personnalisation et Ajustements

Ajout de nouveaux produits : Ajouter simplement une ligne aux tableaux existants en respectant la structure des colonnes.
Mise à jour des seuils de sécurité : Modifier la colonne “Stock Sécurité” dans la feuille correspondante.
Adaptation des formules : Les formules sont préconfigurées, mais peuvent être ajustées selon les besoins spécifiques.

4. Exploitation des Résultats

Surveiller les KPI : Analyser les indicateurs pour anticiper les ruptures et optimiser les réapprovisionnements.
Ajuster les commandes fournisseurs : Utiliser les données pour passer des commandes en fonction des stocks disponibles et des tendances de consommation.
Évaluer la performance de gestion des stocks : Observer l’écart moyen d’inventaire pour améliorer la précision du suivi.

Ce modèle permet d’automatiser le suivi des stocks et d’optimiser la gestion des inventaires en limitant les risques de rupture et de surstock.