Fiche ScrumBan : Modèle Word— Guide & Modèle opérationnel

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1) Pourquoi une fiche ScrumBan ?

ScrumBan marie la prévisibilité légère de Scrum (cadences, rituels courts, priorisation) et la fluidité du Kanban (tirage, limites WIP, mesure du flux). La fiche ScrumBan sert de référence unique pour cadrer le système : colonnes du board, politiques d’entrée/sortie, limites WIP, classes de service, métriques et règles de pilotage. Résultat : un cadre simple, visible, traçable.

2) Quand l’utiliser ?

Flux continu ou demandes imprévisibles (tickets, maintenance corrective, petites évolutions).
Équipes multi-projets, forte variabilité, urgences ponctuelles.
Environnements industriels/IT où temps de cycle et blocages priment sur les livraisons « par sprint ».

3) Principes clés à graver dans la fiche

Limiter le travail en cours (WIP) pour accélérer le flux.
Tirer le travail : on commence une tâche seulement quand la capacité est disponible.
Rendre visibles les politiques (DoR/DoD, règles de tirage, gestion des urgences).
Mesurer et apprendre : lead time, cycle time, throughput, flow efficiency, âge des blocages.
Cadencer sans rigidifier : petits points de synchro + revues de flux, au lieu d’un time-boxing strict.

4) Modèle de fiche ScrumBan (à copier/coller et remplir)

A. En-tête

Équipe / Périmètre : …
Objectif produit / service (1–2 phrases) : …
Période couverte : … → …
Capacité nominale (ETP / j.h) : …

B. Board & Flux

Colonnes (ordre) :
- Backlog → Ready → In Progress → Review/Test → Done
Politiques par colonne :
- Ready (DoR) : critères d’entrée (valeur, découpage, dépendances levées, test d’acceptation rédigé…).
- Review/Test : critères de sortie (tests passés, revue pair, conformité…).
- Done (DoD) : fini-fini (documenté, déployé, vérifié, accepté).
WIP par colonne (max) : Ready = __ | In Progress = __ | Review/Test = __
Swimlanes / Classes de service :
- Expedite (urgence, WIP dédié 1, préemption contrôlée)
- Fixed Date (deadlines externes)
- Standard (flux normal)
- Intangible (tech debt, qualité, maintenance préventive)
Règles de tirage :
- Tirer depuis Ready quand WIP < limite.
- Pas de start si finish possible ailleurs (finir avant d’ajouter).

C. Priorisation & Entrées

Cadre de priorisation : WSJF / Coût du délai / Valeur métier simple (H, M, L).
Fenêtre de re-priorisation : quotidienne (stand-up) + hebdo (replenishment).
Définition des urgences (Expedite) : critères objectifs + autorité qui valide.

D. Cadences (rituels courts)

Daily Flow Review (10–15 min) : bloquants, respect WIP, ré-équilibrage.
Replenishment (30–45 min, hebdo) : ré-alimentation et tri du Ready.
Flow Review (bi-hebdo ou mensuelle) : métriques, tendances, actions d’amélioration.
Ops/Release Sync (si nécessaire) : coordination déploiements/qualif.

E. Rôles & Responsabilités

Flow Steward (ou Scrum Master) : gardien des politiques, du WIP et du flux.
Product Owner : valeur, priorisation, clarification.
Équipe : auto-organisation, fin avant début, qualité à la source.
Qualité/Essais (si dédié) : critères, revues, approbations.

F. Politiques de Qualité (extrait)

DoR (Ready) : Story ≤ 2 jours homme, critères d’acceptation clairs, dépendances levées.
DoD (Done) : couverture de tests ≥ X%, documentation mise à jour, validation client interne.
Gestion des défauts : bugs en Standard si mineurs, Expedite si arrêt de prod.

G. Gestion des blocages

Déclaration immédiate (étiquette rouge “Blocked”, date de début).
Âge des blocages suivi quotidien ; > 48h ⇒ escalade.
Causes récurrentes revues en Flow Review (5 Whys, Pareto).

H. Métriques & Cibles (renseigner vos seuils)

Lead Time (demande → Done) : médiane __ j, 85ᵉ pct __ j.
Cycle Time (In Progress → Done) : médiane __ j.
Throughput (cartes/sem.) : __ (écart type __).
WIP moyen : __ | Flow Efficiency = Temps VA / Lead Time.
Âge moyen des blocages : __ h/j.
Taux de re-travail/défauts : __ %.

I. Visualisations (à maintenir)

Cumulative Flow Diagram (CFD) mis à jour hebdo.
Histogrammes de cycle time (distribution), Run chart de throughput.
Scatterplot cycle time vs. date d’achèvement (prédictibilité).

J. Amélioration continue (A3 simple)

Problème / Signal : …
Hypothèse / Politique testée : …
Expérimentation (dates) : …
Résultat & décision : conserver / ajuster / abandonner.

5) Exemple express (équipe maintenance industrielle)

Colonnes : Backlog → Ready → Diagnostiquer → Intervenir → Vérifier/Essais → Done
WIP : Diagnostiquer 2 | Intervenir 3 | Vérifier 2
Classes : Fixed Date pour arrêts planifiés ; Expedite pour pannes critiques.
DoR : OT complète (n° machine, symptôme, priorité, sécurité LOTO validée).
DoD : test de redémarrage, fiche d’intervention signée, CMMS mis à jour.
Métriques cibles : Cycle time médian ≤ 1,5 j ; Expedite < 15% du flux.

6) Mise en place en 7 étapes

Cartographier votre flux réel (du signal à la mise en service).
Nommer les colonnes et fixer des WIP réalistes (puis itérer).
Définir DoR/DoD et règles d’Expedite (écrit, visible, accepté).
Choisir 4–5 métriques (lead/cycle, throughput, WIP, âge des blocages, flow efficiency).
Installer les cadences (daily flow 10 min, replenishment hebdo, flow review).
Rendre la fiche visible (mur d’équipe / wiki / outil) et former à son usage.
Boucler l’amélioration : une micro-expérimentation par quinzaine.

7) Pièges fréquents & parades

WIP “symbolique” (jamais respecté) → Commencer trop bas, contrôler chaque jour.
Expedite abusif → Critères écrits + limite d’Expedite en cours = 1.
Colonnes décoratives → Fusionner ou supprimer si aucun signal de gestion.
Mesures sans décisions → Flow Review = décisions écrites et datées.
Backlog obèse → Replenishment hebdo, purge des demandes obsolètes.

8) Annexes utiles (mini-checklists)

Checklist DoR (Ready)

Valeur/impact clarifiés
Taille ≤ 2 j.h (sinon découpage)
Dépendances levées
Critères d’acceptation rédigés
Sécurité/Conformité validées (si applicable)

Checklist DoD (Done)

Tests passés / Validation effectuée
Documentation mise à jour
Déploiement/Remise en service effectué
Indicateurs actualisés / Ticket clôturé

Politique d’Expedite (exemple)

Définition : arrêt de production, incident réglementaire, échéance contractuelle < 48h.
Autorisation : PO + Flow Steward.
WIP Expedite actif : 1. Préemption limitée à X heures.

9) Formules & lectures de base (pratico-pratiques)

Lead Time = date Done − date Backlog entrée.
Cycle Time = date Done − date In Progress entrée.
Flow Efficiency ≈ Temps de travail effectif / Lead Time.
Âge du blocage = aujourd’hui − date de passage en “Blocked”.

Règle d’interprétation rapide : si le CFD s’épaissit en In Progress, WIP trop élevé ou goulot en Review/Test. Si la médiane de cycle time baisse durablement, la politique testée fonctionne.

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La fiche ScrumBan est le contrat visuel du flux. Tenez-la à jour, visible, courte, factuelle. Commencez simple, mesurez, puis changez une seule chose à la fois. C’est ainsi que l’on passe d’un tableau “qui rassure” à un système qui délivre.

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Fiche ScrumBan — Cas pratiques & illustrations

Cas 1 — Maintenance industrielle (panne imprévue + préventif)

Contexte. Atelier d’usinage. Flux mixte : tickets correctifs, préventif hebdo, améliorations mineures.

Board (extrait).
Backlog → Ready → Diagnostiquer → Intervenir → Vérifier/Essais → Done
WIP max : Diagnostiquer 2 | Intervenir 3 | Vérifier 2

Classes de service.

Expedite = panne critique (arrêt de ligne)
Fixed Date = maintenance planifiée (arrêt programmé samedi)
Standard = mineures
Intangible = fiabilisation (check-lists, 5S, graissage)

DoR (Ready) – maintenance.

OT complète (machine, symptôme), LOTO validé, pièce dispo ou commande déclenchée, test d’acceptation prévu.

DoD (Done) – maintenance.

Redémarrage, mesure vibro/thermique si prévu, CMMS mis à jour, pareto défauts alimenté.

Scénario illustré.

09:10 : Panne presse #P17 → carte Expedite tirée vers Diagnostiquer (WIP OK).
09:30 : Cause trouvée (capteur fin de course) → Intervenir (WIP ≤ 3).
10:20 : Capteur remplacé, Vérifier avec essai à vide + 10 pièces OK → Done 10:45.
14:00 : Flow Review : 3 pannes similaires en 2 semaines → action Intangible : standardiser capteur + stock mini = 2.

Mini-métriques (semaine S1 → S2).

Indicateur	S1	S2	Lecture rapide
Cycle time médian (j)	1,8	1,3	WIP “Intervenir” abaissé de 4→3 : effet visible
Throughput (tickets/sem)	17	21	Plus de tickets finis, variabilité stable
% Expedite	22%	12%	Critères d’urgence resserrés

Illustration texte (signal CFD).
Si la bande Diagnostiquer s’épaissit → goulot diagnostic → contre-mesure : 1 technicien dédié au diag le matin + checklists symptômes.

Cas 2 — Produit SaaS (petites features + hotfix)

Contexte. Équipe 6 devs, demandes irrégulières. Pas de sprints lourds, cadence continue.

Board.
Backlog → Ready → Dev → Code Review → Test/QA → Release → Done
WIP : Dev 4 | Code Review 2 | Test/QA 2

Classes de service.

Expedite : hotfix sécurité P1 (WIP Expedite = 1)
Fixed Date : conformité RGPD avant audit
Standard : le reste
Intangible : refactor, dette test

Politique de tirage (extrait).

On ne commence pas une carte si on peut terminer ailleurs (finir > commencer).
Toute carte quittant Dev doit avoir des tests unitaires écrits.

Scénario « hotfix » illustré.

Alerte OWASP sur endpoint X → carte Expedite : Dev (pair), CR prioritaire, QA ciblée, release isolée.
Rétro rapide : 1 seule Expedite active, propriétaire unique, rollback plan.

Mini-métriques avant/après politique CR stricte.

Indicateur	Avant	Après	Effet
Cycle time médian (j)	3,9	3,1	CR limité à 2 en WIP + binôme CR
Taux défauts post-release %	3,2%	1,7%	DoD renforcé (tests + checklist)

Illustration « carte politique à coller ».

CR ≤ 24 h sinon swarming.
Pas de merge si dette de tests détectée.
1 seule Expedite en cours, feature freeze le temps du hotfix.

Cas 3 — RH/TA (recrutement) en flux tiré

Contexte. Recrutement continu d’opérateurs + postes rares à date fixe.

Board.
Sourcing → Screening → Entretien 1 → Entretien 2 → Offre → Onboarding → Done
WIP : Screening 6 | Entretien 1 : 4 | Entretien 2 : 2

Classes.

Fixed Date : postes à pourvoir avant D-15 (contrat cadre)
Standard : pipeline continu
Intangible : amélioration des annonces, templates, grille score

DoR — passer en Screening.
CV qualifié, critères must-have cochés, créneau entretien dispo sous 72 h.

DoD — Onboarding.
Contrat signé, docs conformité, date de prise de poste confirmée.

Scénario illustré.

Replenishment hebdo : on tire 6 profils max en Screening.
Si Entretien 2 saturé (WIP=2), on gèle le tirage en amont et on réalloue un recruteur au calibrage (qualité > volume).

Mini-métriques.

Indicateur	Valeur	Cible
Lead time (candidature→onboarding) médian	18 j	≤ 15 j
Taux no-show entretiens	12%	≤ 8%
% Fixed Date à l’heure	76%	≥ 90%

Illustration action rapide.
Pour no-show élevé : SMS J-1 + créneau replanif express ; mesurer l’impact 2 semaines → conserver si améliore le taux de présence.

Cas 4 — Qualité laboratoire (pharma/cosmétique)

Contexte. Échantillons à tester, priorités réglementaires.

Board.
Réception → Préparation → Analyse → Validation QA → Rapport → Archiver
WIP : Analyse 3 | Validation 2

Classes.

Fixed Date : libération lot à échéance
Expedite : investigations déviation critique
Standard / Intangible : maintenance préventive instruments, re-calibration

DoR (Analyse).
Équipement qualifié (QI/QO/QP), étalonnage OK, SOP référencée, échantillon tracé, contrôle croisé planifié.

DoD (Rapport).
Résultats signés, traçabilité LIMS, version archivée.

Scénario illustré.

Goulot Validation QA détecté (file d’attente) → expérimentation : créneau QA quotidien fixe 14:00–15:30.
3 semaines plus tard : cycle time médian –20 % ; politique adoptée.

Tableau de contrôle rapide.

Poste	Signal	Décision
Validation QA	file >3 j	QA créneau fixe + binôme
Analyse	WIP = 3 (max)	Tirage stoppé, finir > commencer

Cas 5 — Bureau d’études / R&D (protos courts)

Contexte. Petits lots d’itérations, dépendances fournisseurs.

Board.
Backlog → Design → Proto → Test → Revue client → Done
WIP : Design 2 | Proto 2 | Test 1

Gestion des blocages (illustration).

Étiquette Blocked (rouge) + date.
Âge du blocage revu chaque Daily Flow ; >48 h → escalade.
Swimlane “Fournisseur” : cartes dont la prochaine action est chez le fournisseur.

Scénario.

Deux protos bloqués « pièces en retard » → action Intangible : stock tampon + double source ; expérimentation 4 semaines.

Métriques d’apprentissage.

Indicateur	Avant	Après	Lecture
Âge blocage médian (j)	5,2	2,9	Tampon utile, garder
Variabilité cycle (IQR j)	4,1	2,6	Prédictibilité ↑

Cas 6 — PMO / Portefeuille multi-projets (visu « stop-start »)

Contexte. 3 équipes, demandes concurrentes, risque de dispersion.

Plan WIP au niveau portefeuille.

Max 5 sujets « actifs » toutes équipes confondues.
Règle d’or : Stop-Starting, Start-Finishing — revue hebdo : on clôt avant de lancer.

Illustration (radar de signal, en mots).

Si throughput stable mais WIP ↑ → délai ↑ : on désactive 1 sujet/équipe pour 2 semaines.
Si Expedite > 20 % 3 semaines de suite → revoir définition + capacité tampon.

« Cartes politiques » prêtes à coller (exemples)

Carte #1 — WIP discipliné (universelle)

WIP affiché, contrôlé chaque Daily Flow.
Si WIP max atteint, personne ne tire de nouvelle carte.
On aide à terminer ailleurs (swarming) avant tout nouveau départ.

Carte #2 — Expedite (anti-abus)

Critères écrits + autorisation double (PO + Flow Steward).
1 seule Expedite active.
Rétro post-résolution < 10 min (cause, parade).

Carte #3 — Qualité à la source

DoR/DoD visibles au board.
Checklists brèves obligatoires (3–5 items).
Défaut détecté = arrêt de tirage tant que la cause n’est pas levée.

Mini-fiches d’illustration (format A6 à imprimer)

A6/1 — Lecture rapide du flux

CFD s’épaissit en « en cours » → WIP trop haut / goulot aval.
Médiane cycle time ↓ 3 semaines → politique efficace (conserver).
Throughput zigzag extrême → variabilité source à diagnostiquer.

A6/2 — Stand-up « Flow » (10 min)

Qu’est-ce qui bloque ? (âge du blocage)
Où peut-on finir ? (finir > commencer)
Un seul engagement par personne jusqu’à « Done ».

Atelier 30 minutes — passer de la fiche au geste

Photo du board (ou export outil) + compter WIP réel.
Tracer une limite 20 % en dessous du WIP actuel sur la colonne la plus engorgée (expérimentation 1 semaine).
Choisir 1 métrique (cycle médian) + 1 politique à tester (ex. CR ≤ 24 h).
Décision datée à la Flow Review : conserver / ajuster / abandonner.

Antisèches « signaux & contre-mesures »

Signal	Probable cause	Contre-mesure ScrumBan
Trop d’Expedite	Déf. floue / pas de capacité tampon	Définition écrite + WIP Expedite = 1 + capacité garde
Colonnes « décoratives »	Pas d’usage de décision	Fusion/suppression + critères explicites
Backlog obèse	Pas de purge	Replenishment hebdo + purge cartes > 60 j
CR/Test saturés	Finir < Commencer	Règle « finir d’abord » + binômage CR/QA