Fiche de Réception et de Contrôle de Conformité – Travaux Généraux ( Modèle Téléchargeable)

La fiche de réception et de contrôle de conformité est un outil de clôture indispensable dans tout processus de travaux généraux, qu’ils soient réalisés en environnement tertiaire, industriel, hospitalier ou logistique. Elle permet de valider objectivement que l’intervention technique réalisée est :

Conformément exécutée au cahier des charges
Exempte de défauts ou de non-conformités apparentes
Finalisée dans les conditions requises (qualité, sécurité, délais)

Cette fiche joue un rôle central dans la traçabilité des travaux et dans la responsabilité des validations par les différents acteurs : responsable technique, donneur d’ordre, direction FM ou services généraux.

Structure de la fiche

Le modèle présenté comporte 14 rubriques principales organisées sur une seule feuille, avec une mise en forme visuelle professionnelle (gris foncé pour les entêtes, gris clair pour les champs à compléter). Il est utilisable au format papier ou numérique (Excel).

Rubrique	Utilité
N° de fiche	Identification unique de l’intervention
Objet des travaux	Rappel synthétique de la mission effectuée
Type de travaux	Classification technique (plomberie, cloisonnement, câblage…)
Lieu / Zone concernée	Localisation précise du chantier
Date de fin d’intervention	Date réelle de clôture des travaux
Intervenant / prestataire	Personne ou société ayant réalisé les travaux
Responsable du contrôle	Agent FM, référent technique ou représentant du client
Conformité des travaux	Validation binaire : Oui / Non
Détail des écarts éventuels	Remontée d’écarts, défauts, points à corriger
Remarques ou observations	Informations contextuelles ou remarques non critiques
Travaux complémentaires nécessaires	Oui / Non + description éventuelle des compléments requis
Clôture validée par	Nom de l’agent ou chef de service habilité à valider
Date de réception	Date de validation effective
Signature du responsable	Champ de validation finale

Position dans le processus d’intervention

La fiche est utilisée après réalisation des travaux et intervient à la phase de clôture technique et administrative. Elle complète :

La fiche de demande de travaux
La fiche de planification
L’éventuelle fiche d’instruction ou d’autorisation
La fiche d’intervention journalière (si applicable)

Elle devient le document principal prouvant que le prestataire ou l’équipe technique a respecté les attentes définies au départ.

Processus d’utilisation standard

Étapes clés :

Étape	Description opérationnelle
1. Remplissage des rubriques générales	Renseignement des infos de base (n° fiche, objet, lieu, intervenant)
2. Contrôle sur site	Inspection visuelle, tests, vérifications physiques
3. Évaluation de conformité	Cocher Oui / Non + commentaire
4. Décision sur compléments	Indiquer si des ajustements sont nécessaires
5. Signature et validation	Par le responsable technique ou exploitant FM

Utilisation en environnement FM / multisite

La fiche est particulièrement adaptée à des environnements :

Avec multiples prestataires externes
Où la séparation des rôles est formalisée (demandeur ≠ valideur ≠ exécutant)
En contrôle qualité post-intervention
Dans les sites soumis à règlementation stricte ou politique de conformité technique (industrie, datacenter, tertiaire haut de gamme)

Exemples concrets d’usage

Type de travaux	Élément évalué	État	Action
Cloison légère posée	Alignement, fixations, finitions	Conforme	Clôture validée
Peinture salle de réunion	Teinte respectée, sans éclaboussures	Non-conforme	Reprise à planifier
Réseau RJ45 dans bureau IT	Débit vérifié, code couleur conforme	Conforme	Aucune action
Pose de faux plafond local D	Décalage de 2 cm détecté	Non-conforme	Réajustement sous 48 h

Bénéfices opérationnels

Fonction	Impact métier
Clarté des validations	Plus de contestations ou ambiguïtés sur la qualité du travail
Archivage réglementaire	Base documentaire pour audit ou traçabilité
Processus uniforme	Standardisation inter-sites ou inter-services
Pilotage qualité	Statistiques sur le taux de conformité des prestataires
Sécurité juridique	Couverture en cas de litige ou malfaçon

🔒 Intégration et archivage

La fiche peut être :

Numérisée en PDF pour envoi par mail
Reliée à un registre numérique des interventions
Intégrée à une GMAO ou plateforme FM digitale
Connectée à un tableau de bord de performance prestataires

Évolutions possibles

Ajout d’une formule automatique de date de réception = aujourd’hui()
Couleurs conditionnelles : rouge si “non conforme”
Liaison dynamique avec fiche d’intervention initiale
Génération automatique de rapport PDF de clôture

La fiche de réception et de contrôle de conformité est un document métier crucial pour gérer les travaux de façon rigoureuse. Elle valide officiellement la fin d’une intervention, confirme la conformité aux besoins et assure le suivi de la qualité professionnelle. C’est un élément essentiel du processus de gestion des installations, à la fois pour garantir la satisfaction des occupants, respecter les engagements contractuels et s’assurer de la conformité technique. De courtes phrases comme celle-ci permettent de varier la structure tout en maintenant une longueur de mot similaire à l’original.

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📂 Exploitation avancée de la fiche dans un dispositif de gestion intégré

L’usage isolé d’une fiche de conformité peut suffire dans une petite structure. Toutefois, dans un contexte multisite, multiservice ou externalisé, elle doit s’intégrer dans un dispositif de gestion plus large, interconnecté et automatisé. Voici les axes majeurs à développer :

1. Connexion à un registre centralisé d’interventions

Chaque fiche réceptionnée peut alimenter une base de données de suivi, via une extraction manuelle ou une liaison automatisée. Cela permet :

De suivre le nombre de tâches finalisées
De distinguer les prestataires performants
D’identifier les zones à forte récurrence d’anomalies

Ce registre peut être structuré dans Excel avec un système de liaison par numéro de fiche (RC-2025-XXX) ou dans une GMAO avec liaison par ID.

2. Évaluation qualité post-intervention

À partir des fiches réceptionnées, il est possible d’implémenter des indicateurs qualité :

Indicateur	Méthode de calcul
Taux de conformité	Nb fiches validées sans écart / total
Délai moyen de correction	Moyenne des écarts corrigés
Taux de travaux complémentaires	Nb fiches nécessitant compléments
Taux de litige ou refus	Nb de validations refusées

Ces indicateurs peuvent alimenter des reportings trimestriels, présentés en comité technique ou de direction.

3. Mise en workflow collaboratif

Dans un système structuré, chaque fiche passe par plusieurs mains :

Saisie par le chargé de travaux
Vérification sur site par le référent technique
Validation par le donneur d’ordre
Archivage par le service qualité ou FM

Ce circuit peut être encadré par un workflow simple, accompagné d’un fichier partagé ou formulaire (Microsoft Forms, Power Automate, Google Sheets, etc.).

4. Création de fiches conditionnelles

Une amélioration du modèle peut inclure des comportements conditionnels :

Si la réponse est Non à “Travaux conformes” → affichage automatique d’un champ “Plan de correction”
Si “Travaux complémentaires” = Oui → lien vers “Fiche de nouvelle demande”

Cela réduit les oublis et les omissions lors de la saisie.

5. Archivage sécurisé et versionnage

Il est essentiel d’avoir une politique d’archivage claire :

Format PDF ou Excel
Nom de fichier standardisé : RC-2025-010_ZoneB_Poste1.xlsx
Arborescence : /Travaux_Généraux/Réceptions/2025/Mars/

Une base de données peut inclure un champ “version” en cas de modification post-réception.

6. Couplage avec plan d’amélioration continue

Les écarts récurrents relevés dans les fiches doivent alimenter un plan d’action :

Mise à jour des procédures de pose ou d’intervention
Changement de prestataire en cas de non-performance
Formation ciblée pour l’équipe technique

Cela donne du sens au contrôle qualité : il devient levier d’amélioration, pas seulement une étape de validation.

+ Exemple de circuit complet avec fiches liées

Étape	Fiche utilisée
Demande	Fiche de demande de travaux
Validation	Fiche de planification
Intervention	Fiche d’instruction / autorisation
Suivi	Fiche d’intervention journalière (si applicable)
Clôture	Fiche de réception & contrôle
Correction (si besoin)	Fiche complémentaire ou avenant technique
Archivage	Registre de synthèse global

Digitalisation de la fiche

La version Excel fournie constitue une base structurée, lisible et imprimable. Pour les environnements avancés, elle peut être traduite en :

Formulaire numérique interactif (Google Forms, Microsoft Forms)
App low-code (Power Apps, Smartsheet, Airtable)
Module de GMAO (avec déclencheurs automatiques)

Chaque solution dépend du niveau de maturité digitale de l’organisation.

✅ La fiche de réception et de contrôle de conformité ne se limite pas à un outil administratif de fin de tâche. Elle incarne un acte de contrôle qualité, un point d’étape décisif entre la production technique et la gestion de site.

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