Fiche de mouvement de stock : Template Excel

Dans cet article, nous allons examiner en détail ce qu’est une fiche de mouvement de stock, son utilité et comment elle est utilisée dans le cadre de la gestion des stocks.

La gestion efficace des stocks est déterminante pour toute entreprise, quelle que soit sa taille ou son secteur d’activité. Une des pièces maîtresses de cette gestion est la fiche de mouvement de stock.

Qu’est-ce qu’une fiche de mouvement de stock?

La fiche de mouvement de stock est un document qui enregistre toutes les transactions liées aux mouvements de stock d’une entreprise. Cela inclut les entrées et sorties de marchandises, les transferts entre différents entrepôts ou emplacements, ainsi que tout ajustement de stock, comme les retours de marchandises ou les pertes.

Les éléments clés d’une fiche de mouvement de stock

Une fiche de mouvement de stock typique comprend plusieurs éléments essentiels :

• Référence de l’article: Identifiant unique de l’article ou du produit.
• Description de l’article: Description détaillée de l’article concerné.
• Quantité: Nombre d’unités entrantes ou sortantes.
• Date de la transaction: Date à laquelle la transaction a eu lieu.
• Type de transaction: Entrée, sortie, transfert, ajustement, etc.
• Localisation: Emplacement où la transaction a eu lieu (entrepôt, magasin, etc.).
• Responsable: Personne responsable de la transaction.
• Raison de la transaction: Motif de la transaction (vente, réception, ajustement, etc.).
• Solde: Solde du stock après la transaction.

Utilité de la fiche de mouvement de stock

La fiche de mouvement de stock offre plusieurs avantages pour la gestion des stocks :

1. Suivi précis des stocks

En enregistrant chaque mouvement de stock, la fiche permet de maintenir un suivi précis des niveaux de stock disponibles à tout moment.

2. Identification des tendances

En analysant les données de la fiche de mouvement de stock sur une période donnée, les gestionnaires peuvent identifier les tendances de la demande, les pics de ventes et les saisons mortes, ce qui facilite la planification des achats et la gestion des stocks.

3. Détection des erreurs et des fraudes

La comparaison régulière des données de la fiche de mouvement de stock avec les niveaux de stock physiques permet de détecter rapidement les erreurs de saisie, les vols ou les pertes.

4. Prise de décision éclairée

En fournissant des informations précises et en temps réel sur les niveaux de stock, la fiche de mouvement de stock aide les gestionnaires à prendre des décisions éclairées concernant les réapprovisionnements, les promotions, ou encore les changements de fournisseurs.

Utilisation pratique de la fiche de mouvement de stock

Pour une utilisation efficace de la fiche de mouvement de stock, il est essentiel de suivre quelques bonnes pratiques :

• Mettre à jour la fiche en temps réel pour refléter avec précision chaque transaction.
• Former le personnel chargé de l’enregistrement des mouvements de stock pour garantir une saisie correcte des données.
• Effectuer régulièrement des audits physiques pour vérifier l’exactitude des données enregistrées dans la fiche.

Modèle Générique de Fiche de Mouvement de Stock

Informations Générales :

• Date : [Date de la transaction]
• Référence de la Fiche : [Numéro de référence unique de la fiche]
• Responsable : [Nom de la personne responsable de la transaction]

Détails de la Transaction :

• Type de Transaction : [Entrée / Sortie / Transfert / Ajustement]
• Localisation : [Emplacement où la transaction a eu lieu]
• Raison de la Transaction : [Raison de la transaction (vente, réception, ajustement, etc.)]

Détails de l’Article :

• Référence de l’Article : [Identifiant unique de l’article]
• Description de l’Article : [Description détaillée de l’article]
• Quantité : [Nombre d’unités entrantes ou sortantes]
• Solde Avant Transaction : [Solde du stock avant la transaction]
• Solde Après Transaction : [Solde du stock après la transaction]

Remarques / Commentaires :

[Zone pour toute remarque ou commentaire pertinent]

Signature :

[Signature du responsable ou de l’autorité compétente]

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Ce modèle de fiche de mouvement de stock peut être adapté en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise ou de votre système de gestion des stocks. Il fournit une structure de base pour enregistrer les informations essentielles liées à chaque transaction de stock, ce qui facilite le suivi et la gestion efficace des stocks.

Exemple de tableau de suivi de mouvement de stock sous forme de feuille de calcul

Date	Référence de la Fiche	Responsable	Type de Transaction	Localisation	Raison de la Transaction	Référence de l’Article	Description de l’Article	Quantité	Solde Avant Transaction	Solde Après Transaction	Remarques / Commentaires	Signature
2024-03-23	MS001	Jean Dupont	Entrée	Entrepôt A	Réception de marchandise	ART001	Stylo gel noir	100	500	600
2024-03-24	MS002	Emma Smith	Sortie	Magasin B	Vente au client	ART002	Cahier A4 à spirale	50	300	250
2024-03-25	MS003	John Doe	Ajustement	Entrepôt B	Correction d’inventaire	ART003	Ruban adhésif	-20	150	130	Ajustement suite à inventaire annuel
2024-03-26	MS004	Laura Lee	Transfert	Entrepôt A	Transfert vers Magasin C	ART001	Stylo gel noir	-50	600	550

Ce tableau offre une vue claire et organisée de chaque mouvement de stock enregistré, avec des colonnes pour la date, la référence de la fiche, le responsable de la transaction, le type de transaction, la localisation, la raison de la transaction, la référence et la description de l’article, la quantité, le solde avant et après la transaction, ainsi que des espaces pour les remarques ou les commentaires et la signature du responsable. Vous pouvez personnaliser ce tableau en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise.

Pour créer une fiche de mouvement de stock dans Excel, vous pouvez suivre les étapes ci-dessous. Cette méthode vous aidera à tenir à jour les entrées et sorties de vos stocks, ainsi qu’à calculer le stock final automatiquement.

Structure de la fiche

1. Ouvrez Excel et créez un nouveau classeur.
2. Dans la première feuille, structurez votre tableau avec les colonnes suivantes :

• Date : La date du mouvement.
• Référence : Le code ou la référence de l’article.
• Désignation : La description de l’article.
• Type de mouvement : Entrée ou Sortie.
• Quantité : La quantité entrée ou sortie.
• Prix unitaire (optionnel) : Le coût par unité.
• Montant (optionnel) : Le montant total du mouvement (Quantité x Prix unitaire).
• Stock initial : Le stock disponible avant le mouvement.
• Stock final : Le stock après le mouvement.

Formules

• Pour calculer le Stock final, vous pouvez utiliser la formule suivante en I2 (en supposant que I1 est votre en-tête pour le Stock final) :

  =SI(H2<>"", H2+SI(F2="Entrée",G2,-G2), "")

Cette formule vérifie d’abord si le stock initial (H2) est non vide. Ensuite, elle ajoute ou soustrait la quantité (G2) selon qu’il s’agit d’une entrée ou d’une sortie. Copiez cette formule vers le bas pour tous vos mouvements.

• Pour le Montant (si applicable), utilisez simplement :

  =G2 * [Prix unitaire]

Remplacez [Prix unitaire] par la cellule contenant le prix unitaire.

Mise en forme conditionnelle

Pour rendre le tableau plus lisible, vous pouvez utiliser la mise en forme conditionnelle pour différencier les entrées des sorties :

1. Sélectionnez votre colonne de Type de mouvement.
2. Allez dans Accueil > Mise en forme conditionnelle > Nouvelle règle.
3. Choisissez Utiliser une formule pour déterminer pour quelles cellules le format sera appliqué.
4. Entrez une formule comme =F2="Entrée" pour les entrées et appliquez une couleur de fond verte, puis créez une autre règle avec =F2="Sortie" pour les sorties avec une couleur de fond rouge.

Validation des données

Pour éviter les erreurs, vous pouvez restreindre les valeurs de la colonne Type de mouvement à « Entrée » et « Sortie » :

1. Sélectionnez la colonne Type de mouvement.
2. Allez dans Données > Validation des données.
3. Choisissez Liste dans le type de critère et entrez « Entrée,Sortie » dans la source.

Pour rendre ce modèle de fiche de mouvement de stock encore plus utile et automatisé dans Excel, vous pourriez intégrer une fonctionnalité de rapport de stock en temps réel. Cette idée consiste à créer une feuille supplémentaire dans le classeur Excel qui servira de tableau de bord, offrant une vue d’ensemble du stock actuel pour chaque produit. Voici comment vous pourriez procéder :

Création d’un Tableau de Bord de Stock

1. Feuille de Tableau de Bord : Créez une nouvelle feuille dans votre classeur Excel et nommez-la « Tableau de Bord ».
2. Structuration : Dans cette feuille, créez un tableau qui récapitule les informations clés pour chaque référence de produit, telles que la référence du produit, la désignation, le stock initial, les entrées, les sorties, et le stock final actuel.
3. Formules de Calcul Automatique : Utilisez des formules Excel pour calculer automatiquement le stock final actuel pour chaque produit. Cela pourrait inclure l’utilisation de formules telles que SOMME.SI pour additionner les quantités d’entrées et de sorties par référence de produit, et une formule pour calculer le stock final basé sur ces totaux.
4. Mise à Jour en Temps Réel : Assurez-vous que le tableau de bord se met à jour automatiquement à chaque fois qu’une nouvelle entrée ou sortie de stock est enregistrée dans la fiche de mouvement. Cela peut être accompli en utilisant des références dynamiques ou des tables Excel structurées.
5. Visualisation : Pour rendre le tableau de bord encore plus intuitif, vous pouvez ajouter des graphiques récapitulatifs, comme des graphiques en barres ou en colonnes, qui montrent le stock actuel de chaque produit à un instant T. Cela permet de visualiser rapidement quels articles sont bien fournis et lesquels pourraient nécessiter un réapprovisionnement.

Avantages

• Prise de Décision Rapide : Ce tableau de bord offre une vue claire de l’état actuel des stocks, facilitant les décisions rapides concernant les réapprovisionnements et la gestion des stocks.
• Automatisation : La mise à jour automatique du tableau de bord réduit les erreurs manuelles et économise du temps.
• Visualisation des Données : Les graphiques et les résumés visuels aident à comprendre rapidement la situation des stocks sans devoir analyser des chiffres détaillés.

Cette fonctionnalité transformerait votre fiche de mouvement de stock en un outil de gestion de stock plus complet et dynamique, offrant non seulement un suivi détaillé des mouvements de stock mais aussi une vision globale et actualisée des niveaux de stock, le tout dans un seul et même classeur Excel.