Fiche d’activité Association — Générale (ateliers, publics, KPI) : Modèles Word

Guide complet appliqué au contexte associatif français (loi 1901)

Dans une association, l’atelier est l’unité concrète d’action : on y accueille des personnes, on mobilise des bénévoles, on consomme un budget, on obtient des résultats. La fiche d’activité — Générale est l’outil qui permet de décrire, planifier, suivre et valoriser ces ateliers de manière comparable, quel que soit le domaine (alphabétisation, soutien scolaire, inclusion numérique, sport-santé, distribution solidaire, médiation culturelle, etc.). Elle relie le quotidien (qui fait quoi, quand, pour qui) aux indicateurs qu’attendent les équipes, les dirigeants et les financeurs publics/privés.

1) Finalités de la fiche d’activité

Piloter : visualiser rapidement le calendrier, les responsables, les publics visés, les ressources, l’état d’avancement.
Améliorer : analyser les écarts (présence, progression, satisfaction), repérer les points de blocage, ajuster l’organisation.
Rendre compte : consolider des données fiables pour les bilans d’activité, les demandes de subvention, le mécénat, les partenariats institutionnels.
Capitaliser : créer un historique homogène pour comparer les saisons, mutualiser les contenus et les bonnes pratiques.

2) Ancrage dans la pratique associative (France)

Dans le cadre de la loi 1901, la gouvernance associative s’appuie sur des documents simples mais traçables : comptes rendus, bilans, pièces justificatives. La fiche d’activité contribue à cette traçabilité :

Elle alimente le rapport d’activité annuel et permet d’argumenter l’utilité sociale.
Elle facilite le dialogue avec les financeurs (collectivités, fondations, entreprises) grâce à des indicateurs clairs, comparables et sourçables.
Elle renforce le pilotage interne (CA, bureau, direction, coordination, responsables d’atelier).

3) Anatomie d’une fiche d’activité — Générale

Une fiche efficace tient sur une page A4 (recto) pour la vue opérationnelle, avec annexes si besoin (supports, référentiels, bilans chiffrés). Voici une structure robuste :

A. En-tête (bandeau)

Titre de l’activité (ex. Atelier d’alphabétisation), période, lieu, référence interne (ID unique).
Association / Projet et responsable (salarié ou bénévole référent).

B. Informations clés (cadrage)

Publics visés : adultes, jeunes 16–25, parents/enfants, seniors, nouveaux arrivants, personnes en situation de handicap…
Objectifs (formulés SMART si possible) : ex. Renforcer la lecture fonctionnelle pour 15 adultes en 10 séances.
Ressources : salle, kits pédagogiques, matériel informatique, collation, transport.
Partenaires : équipement de quartier, médiathèque, centre social, mission locale…
Budget (prévisionnel / engagé) et risques/mesures (absentéisme, accès, météo, grève).

C. Tableau d’activité (cœur de la fiche)
Colonnes types, adaptables selon le domaine :

ID / Séance | Intitulé | Public | Responsable | Date/Heure | Ressources | Indicateur/KPI ciblé | Statut (À faire / En cours / Terminé / Bloqué) | Commentaires.

D. Suivi & indicateurs

Mini-table pour 3–5 KPI majeurs (définition, cible, résultat, commentaire).
Exemples : Taux de présence, Coût par participant, Heures bénévoles, Satisfaction, Progression (pré/post).

E. Checklist conformité & qualité

Autorisation / Droits à l’image (notamment pour mineurs).
RGPD / Données (collecte minimale, finalités claires, sécurisation, durée de conservation).
Assurance / Sécurité (consignes, trousse de secours, accessibilité PMR).
Communication (affiches, SMS de rappel, ENT du collège/lycée, affichage en mairie).

F. Signatures

Préparé par (nom, date) • Validé par (référent / direction).

4) Définir ses publics et adapter l’atelier

Le même format de fiche peut couvrir des réalités différentes ; l’important est d’adapter la ligne “Public” et les KPI associés.

Alphabétisation / FLE : mesurer la régularité, la progression (petit test pré/post), l’accès à des droits.
Soutien scolaire / Révisions : suivre la participation hebdomadaire, les devoirs réalisés, les compétences travaillées (lecture, calcul, méthodologie).
Inclusion numérique : comptabiliser les parcours (découverte, autonomie), les démarches réalisées (compte Ameli, CAF, démarches emploi), le nombre d’attestations imprimées.
Sport-santé / Bien-être : présence, assiduité, retours qualitatifs, orientation vers d’autres activités.
Distribution solidaire : foyers servis, volumes distribués, file d’attente fluide, temps de parcours bénévole.
Permanence juridique / sociale : demandes reçues, dossiers orientés, délais de traitement, satisfaction.

5) Choisir des KPI utiles et mesurables

Un bon jeu d’indicateurs reste court, compris par tous, réaliste à mesurer :

Indicateurs “Input” (moyens mobilisés)

Heures bénévoles
Matériel / salles
Budget engagé

Indicateurs “Output” (activités réalisées)

Nombre de séances / ateliers
Participants présents (participants uniques, présences cumulées)
Démarches réalisées (pour l’inclusion numérique, p. ex.)

Indicateurs “Outcome” (effets à court/moyen terme)

Progression (pré/post : compétences, autonomie, confiance)
Réinscription ou fréquence (fidélisation)
Satisfaction (bénéficiaires et bénévoles)

Indicateurs “Impact” (plus large, à consolider annuellement)

Insertion (retour à l’emploi/formation), accès aux droits, lien social renforcé, santé perçue.

Petites formules utiles

Taux de présence (%)      = (Présences cumulées / Places offertes cumulées) × 100
Coût par participant (€)  = Dépenses directes / Participants uniques
Taux de satisfaction (%)  = Avis ≥ 4 / Nombre total d’avis × 100
Progression (%)           = (Score post − Score pré) / max(Score pré, 1) × 100
Valorisation bénévolat    = Σ Heures bénévoles × Valeur horaire de référence

Astuce : notez les hypothèses (comment on compte un participant “unique” ? quelle échelle pour les scores ?) pour garder la comparabilité.

6) Données, RGPD et droit à l’image (bon sens opérationnel)

Collecte minimale : ne demandez que ce qui est utile (nom, contact, tranche d’âge, besoins).
Information : précisez la finalité (organisation, bilans), la durée de conservation, le contact pour l’exercice des droits.
Sécurité : limitez les accès, stockez de façon sécurisée (mots de passe, sauvegardes).
Photos/Vidéos : recueillir l’autorisation de droit à l’image ; pour les mineurs, autorisation parentale explicite.
Anonymisation pour les bilans externes lorsque c’est pertinent (ex. initiales, tranches d’âge).

7) Exemples de lignes “réalistes”

Atelier Alphabétisation (Adultes)

Intitulé : Lecture fonctionnelle – Poste, mairie, pharmacie
KPI ciblé : Présence ≥ 12 / séance ; progression pré/post ≥ 20 %
Ligne d’exemple : S3 | Lire un formulaire simple | Adultes | R. Haddad | 05/11 10:00 | Fiches + tableau | Progression | En cours | Bon niveau d’échange

Inclusion numérique

Intitulé : Créer une adresse mail, gérer un mot de passe
KPI ciblé : 80 % créent un compte ; 60 % réalisent 1 démarche autonome
Ligne d’exemple : S2 | Compte mail + sécurité | Tous publics | S. Bensaid | 12/11 15:00 | PC + guide | Taux réussite | Terminé | OK 9/12

Soutien scolaire (Collège)

Intitulé : Méthode Cornell – révision Histoire
KPI ciblé : assiduité ≥ 75 % ; satisfaction ≥ 4/5
Ligne d’exemple : S4 | Prise de notes guidée | 5e | A. Lemoine | 18/11 17:30 | Fiches + stylos | Satisfaction | À faire |

Distribution solidaire

Intitulé : Colis d’urgence – quartier Est
KPI ciblé : 100 foyers servis/j ; temps d’attente < 20 min
Ligne d’exemple : J1 | Distribution + accueil | Familles | Éq. logistique | 22/11 14:00 | Barnums + charriots | Flux | En cours | Ajout file PMR

8) Comment l’utiliser dans l’équipe

Avant : remplissez le cadrage (objectifs, ressources, risques), planifiez les séances, fixez 3–5 KPI simples.
Pendant : mettez à jour statut et commentaires après chaque séance (5 minutes).
Après : complétez les résultats KPI et tirez un bilan court (ce qui a bien fonctionné / ce qui change la prochaine fois).
Consolidation : regroupez les fiches dans un classeur par projet ou trimestre ; un onglet de synthèse (Excel) calcule automatiquement les totaux (présences, heures bénévoles, dépenses, satisfaction moyenne).
Restitution : alimentez le rapport d’activité, vos réunions CA, vos dossiers de financement (avec chiffres + 2–3 témoignages).

9) Points de vigilance (qualité & accessibilité)

Lisibilité : police simple, contraste suffisant, pictogrammes clairs, maquette stable (codes couleur par type d’atelier).
Accessibilité : horaires adaptés (garde d’enfants, transports), salle accessible PMR, consignes simples et traduites si besoin.
Rappels : SMS/affiche deux jours avant ; diminuer l’absentéisme.
Remplacements : prévoyez un binôme ou un bénévole relais.
Traçabilité budgétaire : notez ce qui relève du prévu et du réel (même si c’est 0 €).
Éthique des données : évitez de collecter des informations sensibles non nécessaires.

10) Palette d’indicateurs prêts à l’emploi

Présence moyenne / séance
Taux d’assiduité = (participants présents ≥ X séances / participants inscrits) × 100
Coût par participant (direct)
Heures bénévoles (par atelier / par mois)
Satisfaction bénéficiaires (médiane et % ≥ 4/5)
Progression (pré/post, autoévaluation simple 1–5)
Taux de réinscription (prochaine session)
Démarches réalisées (inclusion numérique)
Couverture territoriale (sites / quartiers touchés)

11) Prioriser quand on a peu de moyens

Créez une mini-grille Urgence x Impact (3 niveaux). Chaque activité reçoit une note (1–3) ; les plus urgentes et impactantes passent d’abord. Mentionnez la décision dans la fiche (cellule “Commentaires” ou “Risques & mesures”). Cela évite les arbitrages implicites et justifie la planification auprès des équipes et partenaires.

12) Exemple de mini-bilan issu d’une fiche

Réalisation : 10 séances prévues, 9 réalisées (une reportée pour indisponibilité salle).
Public : 22 bénéficiaires uniques, 14 réguliers (≥ 6 séances).
KPI : présence moyenne 13, progression autoévaluée +24 %, satisfaction médiane 4/5.
Bénévolat : 48 h cumulées (4 personnes).
Budget : 320 € engagés (supports, collation, transports), coût/participant ≈ 14,5 €.
Leçons : SMS de rappel efficace ; mieux anticiper les besoins de garde d’enfants ; traductions utiles (arabe, soninké) pour l’accueil.

13) Rendre la fiche “vivante”

Codes couleur par thématique (alphabétisation, numérique, santé, solidarité).
Légende de statut (À faire / En cours / Terminé / Bloqué) visible.
QR interne vers un dossier partagé : feuilles d’émargement, supports, grilles pré/post, autorisations parentales.
Version PDF pour affichage, version DOCX pour édition.
Harmonisation : même maquette pour toutes les équipes, afin de comparer facilement.

La fiche d’activité — Générale est un standard interne : elle clarifie qui fait quoi, organise la mesure des résultats et professionnalise la relation avec les partenaires. Dans le contexte associatif français, elle sécurise la traçabilité, structure le bilan d’activité et améliore la qualité de service aux publics.

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Pack (3 fiches thématiques)

Téléchargements individuels

Alphabétisation (FLE)
- Publics : adultes / primo-arrivants
- KPI pré-remplis : Présence ≥ 75 %, Progression pré/post ≥ +20 %, Satisfaction ≥ 4/5
- Exemples : lecture de formulaires, plan de ville, écriture guidée

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Inclusion numérique
- Publics : tous publics
- KPI : Comptes créés utilisables ≥ 80 %, Démarches validées ≥ 60 %, Auto-efficacité ≥ 3/5
- Exemples : créer un email, gestion mots de passe, démarche en ligne guidée

Fiche_Activite_Associative_Inclusion_Numerique_Pastel_A4 Download

Sport-santé
- Publics : adultes / seniors
- KPI : Assiduité ≥ 70 %, Satisfaction ≥ 4/5, Bien-être +1 point
- Exemples : marche active, renforcement doux, respiration & étirements

Fiche_Activite_Associative_Sport_Sante_Pastel_A4 Download

Détails de conception (communs)

A4 portrait, marges 1,5/1,6 cm, bande info (Association, Projet, Responsable, Période, Lieu, Référence).
Sections à repères colorés + pictos :
🗂️ Cadrage rapide • 📅 Plan d’actions/Séances • 📊 KPI • ✅ Checklist (Droits à l’image, RGPD, Sécurité, Accessibilité, Communication).
Tableau d’activité (12 lignes) : ID, Activité, Public, Responsable, Date/Heure, Ressources, KPI ciblé, Statut, Commentaires.
Bloc KPI avec cibles déjà posées (Résultat/Commentaire à renseigner après séance).
Pied de page : lecoursgratuit.com — Fiche d’activité (Pastel corporate) — [Thème].

Alphabétisation — Lire, écrire, oser parler

Dans ce champ, le cap n’est pas seulement la maîtrise d’un code : c’est la confiance retrouvée lorsqu’on ose demander un renseignement à l’accueil d’une mairie, remplir un formulaire sans appréhension, ou lire un courrier sans le remettre au lendemain.
Indicateurs-clé :

Régularité vécue : participants présents de séance en séance, sans rupture longue, avec un sentiment d’avancer.
Engagement en séance : prise de parole spontanée, questions posées, entraide entre pairs, petits essais d’écriture sans sollicitation.
Aisance fonctionnelle : lecture de documents ordinaires, compréhension de consignes courtes, rédaction d’éléments simples mais utiles.
Transfert au quotidien : récit d’une démarche accomplie hors de l’atelier, usage de mots nouveaux dans un contexte réel.
Climat d’apprentissage : ambiance calme, regard bienveillant, rituels compris, installation rapide au début de séance.

Comment capter ces traces : mini-journal de séance rempli par l’animateur, quelques phrases dictées par les participants, collecte de situations vécues entre deux ateliers, brèves observations de posture (regard, posture corporelle, prise de notes).

Inclusion numérique — De l’écran à l’autonomie

Ici, la réussite tient à la capacité d’agir seul sur des gestes numériques du quotidien, et à la sécurité adoptée sans contrainte.
Indicateurs-clé :

Autonomie fonctionnelle : création et usage d’une messagerie, navigation simple, capacité à retrouver une information déjà vue.
Hygiène et sécurité : réflexes de base face au hameçonnage, usage réfléchi des mots de passe, prudence devant une pièce jointe douteuse.
Démarches accomplies : réalisation d’un acte en ligne pertinent pour la personne, du type demande, prise de rendez-vous, téléchargement d’une attestation.
Langage numérique : emploi naturel d’un vocabulaire juste, absence d’angoisse face aux interfaces, curiosité tranquille.
Entraide horizontale : participants qui se montrent entre eux, partagent un bon réflexe, expliquent sans juger.

Comment capter ces traces : fiche d’étapes barrées à mesure, captures d’écran anonymisées des réussites, carnet de bonnes pratiques co-écrit, petits entretiens de fin d’atelier pour recueillir un ressenti libre.

Sport-santé — Le corps comme boussole

Le succès ne réside pas dans la performance, mais dans l’installation d’une routine, le plaisir de bouger et une meilleure écoute de soi.
Indicateurs-clé :

Assiduité sereine : présence régulière, retours à l’activité après un empêchement, respect des consignes de sécurité.
Ressenti corporel : souffle mieux géré, mouvements plus fluides, récupération plus rapide, expression d’un mieux-être après la séance.
Transfert maison : retour des participants sur une marche quotidienne, quelques étirements, hydratation mieux pensée.
Relation au groupe : installation d’un esprit d’équipe, encouragements réciproques, attention portée aux nouveaux.
Autonomie prudente : capacité à adapter un mouvement, écoute des signaux corporels, demande d’avis avant un exercice sensible.

Comment capter ces traces : carnet bien-être avec mots choisis par les participants, photo des postures-repères affichée en salle, observations discrètes par l’animateur, témoignages courts sur ce qui change au fil des semaines.

Des indicateurs transversaux pour toute l’association

Parce qu’une association vit au croisement de ses ateliers, il est utile de regarder aussi :

Accueil et accessibilité : clarté des consignes, ponctualité du démarrage, lieu facile d’accès, signalétique compréhensible.
Qualité de la relation : écoute réelle, absence de jugement, place donnée à la parole des personnes.
Énergie bénévole : disponibilité, stabilité de l’équipe, montée en compétence perçue.
Lien aux partenaires : relais fluides, co-animation ponctuelle, partage de ressources.
Récit d’utilité : histoires courtes mais parlantes qui illustrent un changement concret dans la vie des personnes.

Méthodes de collecte douces (sans se noyer)

Feuilles de route légères : quelques cases à cocher et deux ou trois lignes libres, plutôt qu’un tableau envahissant.
Carnets de bord : phrases brèves, dessins, mots-clés, pour garder trace de ce qui avance réellement.
Entretiens de couloir : une question ouverte en fin de séance, notée à chaud.
Triangulation simple : croiser ce que l’animateur observe, ce que le participant dit, ce qu’un partenaire constate.
Restitution vivante : une page par atelier avec repères visuels, citations anonymisées, photos symboliques autorisées.

Cadre de confiance

Les indicateurs n’ont de sens que dans un cadre respectueux : information claire sur l’usage des données, consentement pour toute image, prudence sur les éléments sensibles, droit de retrait sans justification. La mesure ne doit jamais prendre le pas sur l’accueil ; elle en est le prolongement discret.

En guise de signature

Chaque atelier laisse une empreinte : un mot nouveau prononcé sans trembler, une démarche menée sans aide, une respiration plus ample au bout d’un effort. Ces traces, mises bout à bout, composent le récit de valeur de l’association. Les indicateurs ne sont pas des barreaux d’échelle ; ce sont des pierres de gué pour avancer de rive en rive, avec les personnes, à leur rythme.