L’organisation d’événements professionnels constitue un pilier fondamental dans le domaine du management et de la communication d’entreprise. Pour les étudiants préparant le BTS Support à l’Action Managériale (SAM), la réalisation de la fiche E5 dédiée à cet aspect est une étape cruciale dans leur formation. Cette fiche permet de mettre en lumière les compétences acquises dans la planification, la coordination et l’évaluation d’événements, offrant ainsi une vision concrète de leur capacité à répondre aux besoins opérationnels des organisations. À travers cet exemple détaillé, nous explorerons les différentes phases et compétences nécessaires à la réalisation d’une fiche E5 pour le BTS SAM, en se concentrant spécifiquement sur l’organisation d’un événement professionnel, en l’occurrence une journée portes ouvertes pour une entreprise de conseil fictive, XYZ Consulting.

💡 Enjeux

L’organisation d’un événement professionnel tel qu’une journée portes ouvertes revêt des enjeux multiples et variés pour une entreprise. Tout d’abord, cet événement constitue une opportunité stratégique pour promouvoir les services et valeurs de l’entreprise auprès d’un public cible. Il s’agit également d’un moyen efficace de renforcer l’image de marque et la visibilité de l’entreprise sur son marché. De plus, une journée portes ouvertes offre l’occasion précieuse d’établir et de consolider des relations avec les clients potentiels et les partenaires commerciaux, favorisant ainsi le développement de réseaux professionnels solides. Enfin, la réussite d’un tel événement repose sur une organisation rigoureuse, une coordination sans faille et une capacité à répondre aux attentes des participants, autant d’aspects qui seront examinés en détail dans cette fiche E5.

La fiche E5 est un document essentiel dans le cadre du BTS Support à l’Action Managériale (SAM). Elle permet de démontrer les compétences acquises dans le domaine de l’organisation d’événements professionnels. Dans cet article, nous allons examiner un exemple détaillé de fiche E5 pour le BTS SAM, en mettant en lumière les différentes étapes et compétences nécessaires à la réalisation de cette tâche.

I. Identification de la mission

Dans cette première partie de la fiche E5, il est essentiel d’identifier clairement la mission qui vous est confiée. Par exemple :

Mission : Organiser un séminaire de formation interne pour le personnel de l’entreprise ABC Ltd.
Date : Du 15 au 17 avril 2024
Lieu : Centre de conférences XYZ, Ville A
Public cible : Employés des départements administratif et commercial de l’entreprise ABC Ltd.

II. Analyse de la demande

Cette section de la fiche E5 consiste à analyser les besoins et attentes des parties prenantes pour l’événement. Voici un exemple de ce à quoi cela pourrait ressembler :

Besoins identifiés :

• Formation sur les nouvelles procédures administratives et commerciales.
• Renforcement de l’esprit d’équipe et de la cohésion entre les différents services.
  Attentes des parties prenantes :
• Contenu pédagogique de qualité.
• Organisation logistique sans faille.
• Création d’un environnement propice aux échanges et à l’apprentissage.

III. Planification de l’événement

Cette partie de la fiche E5 détaille les différentes étapes de la planification de l’événement. Voici un exemple de planification :

1. Définition des objectifs de la formation.
2. Sélection des intervenants et élaboration du programme.
3. Réservation du lieu et des équipements nécessaires.
4. Gestion des inscriptions et de la logistique (hébergement, restauration, transport).
5. Communication interne auprès des participants.
6. Mise en place des supports de formation (documentation, matériel audiovisuel).
7. Suivi et évaluation de l’événement.

IV. Réalisation de l’événement

Cette section de la fiche E5 décrit les actions concrètes entreprises pour la mise en œuvre de l’événement. Par exemple :

• Accueil des participants et distribution des badges.
• Animation des sessions de formation par les intervenants.
• Gestion des pauses café et des repas.
• Résolution des problèmes logistiques éventuels (retards, dysfonctionnements techniques).
• Collecte des feedbacks des participants.

V. Bilan de l’événement

Enfin, la fiche E5 se termine par un bilan de l’événement, incluant une évaluation des résultats par rapport aux objectifs initialement fixés. Voici un exemple de bilan :

• Taux de participation : 95%.
• Evaluation de la qualité des intervenants : 4,5/5.
• Satisfaction des participants quant au contenu de la formation : 90%.
• Points d’amélioration identifiés pour les prochains événements : gestion du temps, diversité des formats de formation.

Voici un exemple concret d’une fiche de révision pour le BTS Commerce International :

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Conclusion :
La réalisation d’une fiche E5 pour le BTS SAM nécessite une approche méthodique et organisée de l’organisation d’événements professionnels. L’exemple détaillé fourni dans cet article illustre les différentes étapes et compétences requises pour mener à bien cette tâche. En mettant en pratique ces principes, les étudiants du BTS SAM seront mieux préparés à relever les défis du monde professionnel.