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Dans la communication professionnelle et administrative, la rédaction d’un courrier officiel est une compétence essentielle. Que ce soit pour une demande, une réclamation, une candidature ou une correspondance avec une administration, un courrier officiel doit suivre certaines règles de présentation, une structure claire et respecter des formalités précises.
Dans cet article, nous vous guidons à travers les éléments clés d’un courrier officiel et vous proposons un exemple pour mieux comprendre son application.
Un courrier officiel est une lettre écrite dans un cadre professionnel, administratif ou juridique. Il se distingue par :
Il peut être envoyé par voie postale ou électronique, selon le contexte et les exigences du destinataire.
Un courrier officiel suit une structure bien définie comprenant plusieurs éléments obligatoires :
L’en-tête contient les informations essentielles du destinataire et de l’expéditeur.
Le corps du courrier est composé de trois parties essentielles :
Elle doit être brève et précise. L’objectif est d’annoncer l’objet du courrier et de situer le contexte.
Exemple : “Je me permets de vous adresser ce courrier afin de solliciter…”
C’est la partie où l’on expose les raisons et les arguments de la demande. Il faut être structuré et aller à l’essentiel.
Exemple : “Suite à mon départ de l’entreprise, je souhaiterais obtenir une attestation de travail pour compléter mon dossier de recherche d’emploi.”
Cette partie exprime la gratitude et invite le destinataire à prendre en compte la demande.
Exemple : “Dans l’attente de votre retour, je vous prie d’agréer, Madame/Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.”
Pour garantir l’efficacité d’un courrier officiel, voici quelques règles à respecter :
✅ Utiliser un langage formel : Évitez les abréviations et familiarités
✅ Faire des phrases claires et concises : Allez droit au but
✅ Vérifier l’orthographe et la grammaire : Un courrier avec des fautes peut nuire à votre crédibilité
✅ Respecter les marges et la mise en page : Privilégiez une présentation aérée
✅ Numériser ou imprimer sur papier à en-tête : Pour les entreprises et administrations
✅ Signer le courrier : Un courrier officiel doit toujours être signé
Voici un modèle type d’un courrier officiel, dans le cadre d’une demande d’attestation de travail.
[Nom Prénom]
[Adresse]
[Téléphone]
[E-mail]
[Nom du destinataire]
[Fonction]
[Nom de l’entreprise ou administration]
[Adresse]
[Lieu, Date]
Objet : Demande d’attestation de travail
Madame, Monsieur,
Je me permets de vous adresser ce courrier afin de solliciter une attestation de travail mentionnant mes dates d’embauche ainsi que les fonctions exercées au sein de votre entreprise.
En effet, ayant quitté mon poste le [date de départ], ce document me sera nécessaire dans le cadre de mes démarches administratives et professionnelles.
Je vous serais reconnaissant(e) de bien vouloir me faire parvenir cette attestation dans les meilleurs délais.
Dans l’attente de votre retour, je vous prie d’agréer, Madame/Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.
[Signature]
Un courrier officiel doit respecter une présentation claire, une structure bien définie et des formules adaptées pour être pris en considération par son destinataire. Il est essentiel de soigner sa rédaction afin d’assurer un traitement rapide et efficace de la demande.
Que ce soit pour une candidature, une réclamation, une demande administrative ou une correspondance professionnelle, suivre ces règles garantira un courrier formel réussi ! 📩
⬇︎
Un courrier officiel peut revêtir différentes structures selon son objectif. Que ce soit pour une demande, une réclamation, une candidature ou une information, il existe des types spécifiques de structuration à respecter.
Voici un aperçu des principales structures d’un courrier officiel avec des exemples concrets. ✉️📄
Ce type de courrier est utilisé pour solliciter un service, une information ou un document.
🔹 Structure :
✅ En-tête (Expéditeur & Destinataire)
✅ Objet clair et précis
✅ Introduction (présentation rapide de la demande)
✅ Développement (explication détaillée)
✅ Conclusion et remerciements
📌 Exemple d’objet : “Demande de congé exceptionnel”
✍️ Exemple d’introduction :
“Par la présente, je souhaite vous adresser une demande de congé exceptionnel pour des raisons personnelles.”
Ce type de courrier sert à exprimer un désaccord ou à signaler un problème (facture erronée, service insatisfaisant, retard de paiement…).
🔹 Structure :
✅ En-tête
✅ Objet
✅ Introduction (mention du problème rencontré)
✅ Développement (explication des faits et arguments)
✅ Conclusion (demande de correction ou de compensation)
📌 Exemple d’objet : “Réclamation concernant une facture erronée”
✍️ Exemple d’introduction :
“Je me permets de vous contacter au sujet de la facture n°XXXX du [date], qui présente une erreur de facturation.”
Ce courrier accompagne un CV et une lettre de motivation pour postuler à un emploi, un stage ou une formation.
🔹 Structure :
✅ En-tête
✅ Objet (Poste visé + référence éventuelle)
✅ Introduction (présentation du candidat et motivation)
✅ Développement (mise en avant des compétences et expériences)
✅ Conclusion (demande d’entretien + formule de politesse)
📌 Exemple d’objet : “Candidature au poste de Chargé(e) de Communication”
✍️ Exemple d’introduction :
“Je souhaite vous soumettre ma candidature pour le poste de Chargé(e) de Communication au sein de votre entreprise.”
Ce type de courrier est utilisé pour notifier un changement, informer un collaborateur ou un organisme d’une situation particulière.
🔹 Structure :
✅ En-tête
✅ Objet (Indication claire du sujet)
✅ Introduction (raison de la communication)
✅ Développement (détails de l’information)
✅ Conclusion (disponibilité pour toute précision)
📌 Exemple d’objet : “Notification de changement d’adresse”
✍️ Exemple d’introduction :
“Je vous informe par la présente de mon changement d’adresse à compter du [date].”
Un courrier formel pour informer un employeur de son départ d’une entreprise.
🔹 Structure :
✅ En-tête
✅ Objet (Démission du poste de…)
✅ Introduction (annonce claire de la démission)
✅ Développement (motivation et date de départ)
✅ Conclusion (remerciements et transition)
📌 Exemple d’objet : “Démission de mon poste de Responsable Commercial”
✍️ Exemple d’introduction :
“Par ce courrier, je vous informe de ma décision de quitter mon poste de Responsable Commercial à compter du [date].”
Utilisé pour mettre fin à un contrat (assurance, abonnement, bail, etc.).
🔹 Structure :
✅ En-tête
✅ Objet (Résiliation du contrat n°XXX)
✅ Introduction (annonce de la résiliation)
✅ Développement (référence au contrat et délai de préavis)
✅ Conclusion (demande d’accusé de réception)
📌 Exemple d’objet : “Résiliation de mon contrat d’abonnement internet”
✍️ Exemple d’introduction :
“Je souhaite, par la présente, résilier mon contrat d’abonnement internet souscrit auprès de votre entreprise sous le numéro XXXXX.”
Chaque type de courrier officiel possède une structure spécifique, adaptée à son objectif. La clarté, le formalisme et le respect des conventions sont essentiels pour garantir l’efficacité de votre correspondance.
Un courrier officiel se doit d’être clair, formel et adapté au contexte. Pour chaque type de courrier, nous vous proposons un exemple bien rédigé, intégrant des subtilités linguistiques pour renforcer l’impact et la politesse.
Exemple : Demande d’attestation de travail
[Nom et Prénom]
[Adresse]
[Téléphone]
[E-mail]
À l’attention de [Nom du Destinataire]
[Nom de l’entreprise]
[Adresse]
📍 [Ville], le [Date]
Madame, Monsieur,
Par la présente, je me permets de solliciter votre bienveillance afin d’obtenir une attestation de travail attestant de mon passage au sein de votre entreprise.
En effet, ayant occupé le poste de [poste occupé] du [date de début] au [date de fin], ce document me serait particulièrement utile dans le cadre de mes démarches administratives et professionnelles.
Je vous saurais gré de bien vouloir me faire parvenir ce document dans les meilleurs délais, et reste à votre disposition pour toute information complémentaire.
Dans l’attente de votre retour favorable, veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.
✍️ [Signature]
Exemple : Erreur de facturation
[Nom et Prénom]
[Adresse]
[Téléphone]
[E-mail]
Service Client de [Nom de l’entreprise]
[Adresse]
📍 [Ville], le [Date]
Madame, Monsieur,
Je me permets de vous contacter afin de signaler une erreur constatée sur la facture n°[numéro], datée du [date de la facture], relative à [service ou produit concerné].
Après vérification, il apparaît que [détail de l’erreur : montant erroné, service non rendu, etc.]. Or, conformément à notre contrat [référence du contrat, si applicable], le montant facturé devrait être de [montant correct] au lieu de [montant erroné].
Je vous serais reconnaissant(e) de bien vouloir procéder à la correction de cette erreur et d’émettre un avoir correspondant à la différence. À défaut, je me verrais dans l’obligation de contester cette facture par d’autres moyens.
Dans l’attente d’une résolution rapide de cette situation, je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, mes salutations respectueuses.
✍️ [Signature]
Exemple : Poste en Marketing Digital
[Nom et Prénom]
[Adresse]
[Téléphone]
[E-mail]
À l’attention du Service des Ressources Humaines
[Nom de l’entreprise]
[Adresse]
📍 [Ville], le [Date]
Madame, Monsieur,
Passionné(e) par l’univers du digital et fort(e) d’une expérience significative en [secteur d’expertise], je souhaiterais vivement rejoindre votre entreprise dont la réputation en matière d’innovation et de créativité m’attire particulièrement.
Diplômé(e) en [domaine d’étude], j’ai acquis une expertise en [compétences clés], notamment lors de mon expérience chez [ancienne entreprise], où j’ai pu développer des stratégies digitales performantes.
Convaincu(e) que mes compétences en [compétences spécifiques] et mon dynamisme sauraient être un atout pour votre équipe, je me tiens à votre disposition pour un entretien afin d’échanger sur une collaboration future.
Dans l’attente de votre retour, je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.
✍️ [Signature]
Exemple : Notification à une banque
[Nom et Prénom]
[Ancienne Adresse]
[Téléphone]
[E-mail]
Service Clients – [Nom de la Banque]
[Adresse]
📍 [Ville], le [Date]
Madame, Monsieur,
Je vous informe par la présente de mon changement d’adresse, à compter du [date]. Merci de bien vouloir mettre à jour mes coordonnées dans votre système afin d’assurer la bonne réception de mes relevés et autres correspondances.
📌 Ancienne adresse : [Ancienne adresse]
📌 Nouvelle adresse : [Nouvelle adresse]
Je vous remercie par avance de bien vouloir me confirmer la prise en compte de cette modification.
Dans l’attente de votre retour, veuillez agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.
✍️ [Signature]
Exemple : Démission avec respect du préavis
[Nom et Prénom]
[Adresse]
[Téléphone]
[E-mail]
À l’attention de [Nom du responsable]
[Nom de l’entreprise]
[Adresse]
📍 [Ville], le [Date]
Madame, Monsieur,
Après mûre réflexion, j’ai pris la décision de quitter mes fonctions en tant que [poste occupé] au sein de [nom de l’entreprise], et ce, dans le respect du préavis de [durée du préavis] à compter de la date de réception de ce courrier.
Je tiens à exprimer ma gratitude pour l’expérience enrichissante que j’ai acquise durant ces [nombre d’années] passées au sein de votre entreprise. Cette expérience m’a permis de développer mes compétences en [compétences acquises] et de travailler avec une équipe dynamique et bienveillante.
Je reste disponible pour assurer la transition et faciliter mon départ dans les meilleures conditions.
Dans l’attente de votre retour, je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.
✍️ [Signature]
Ces exemples démontrent l’importance d’une rédaction claire, respectueuse et nuancée dans les courriers officiels. Les formulations subtiles permettent de renforcer la politesse et d’optimiser l’efficacité de la demande.
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