Un chantier se gagne souvent avant...
Télécharger une checklist d’ouverture et de fermeture de site ⬇️
Le bon déroulement des activités quotidiennes d’une entreprise dépend largement de la fluidité de ses opérations physiques. En ces temps complexes où les environnements de travail s’éparpillent sur plusieurs sites ou adoptent des régimes hybrides, garantir la sécurité lors des ouvertures et fermetures est stratégique pour la gestion des installations.
Bien que cela puisse sembler être une simple routine, allumer les lumières, désactiver l’alarme et verrouiller les portes est crucial et engage de nombreux enjeux. La sécurité du personnel, la conformité réglementaire, la continuité des activités, le confort des usagers et les économies d’énergie sont en jeu. Pour s’assurer que les flux et les risques sont maîtrisés sans faille, les équipes de gestion des installations ont besoin d’une checklist exhaustive – d’ouverture et de fermeture de site – mais pragmatique.
En RH comme en FM, la standardisation des procédures répond à un triple objectif :
Les erreurs ou oublis dans ces processus peuvent coûter cher. Une alarme oubliée, un équipement resté sous tension, un accès non verrouillé : ces négligences peuvent générer des incidents, compromettre la sécurité du personnel ou encore engendrer des pertes financières.
C’est pourquoi de plus en plus d’organisations intègrent les procédures d’ouverture et de fermeture à leurs protocoles RH et plans de prévention en facilities management. Elles ne sont plus laissées à l’appréciation du personnel sur site, mais documentées, formalisées et suivies comme des processus critiques.
D’un point de vue RH, ces procédures affectent directement l’organisation du travail, la répartition des responsabilités et la traçabilité des actions. Elles permettent de :
Dans un contexte d’absentéisme ou de turnover, une checklist bien construite permet également de garantir la continuité des opérations, même en cas de changement de personnel temporaire.
L’ouverture de site doit s’inscrire dans une logique préventive et réactive. La checklist doit inclure les éléments suivants :
Si l’ouverture prépare le site à une journée d’activité, la fermeture vise à prévenir les risques durant l’inoccupation. L’objectif principal : sécuriser, économiser, préserver.
Le recours aux applications mobiles, aux GMAO (Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur) ou à des plateformes RH intégrées permet aujourd’hui de digitaliser ces checklists, avec des bénéfices notables :
Les outils de FM intelligents permettent également de relier la checklist à d’autres processus : maintenance préventive, gestion énergétique, contrôle d’accès, sécurité incendie, etc.
Une checklist efficace ne se contente pas d’un document statique. Elle s’intègre dans une démarche d’amélioration continue, alignée sur les principes ISO 41001 (systèmes de management des services de facility).
Voici quelques recommandations :
Tous les sites n’ont pas les mêmes exigences. Voici quelques adaptations typiques selon la nature du lieu :
Loin d’être de simples formalités, les procédures d’ouverture et de fermeture sont des vecteurs puissants de maîtrise des risques, de productivité et de bien-être au travail. En les intégrant pleinement aux politiques RH et aux outils de facilities management, les entreprises gagnent en résilience opérationnelle, en qualité de service et en engagement des collaborateurs.
Dans un contexte où les enjeux de sécurité, de performance énergétique et de responsabilité sociale prennent une ampleur croissante, la rigueur appliquée à ces checklists témoigne de la maturité organisationnelle d’une entreprise.
Et si la prochaine évolution stratégique de votre politique RH passait par la formalisation digitale d’une checklist d’ouverture et de fermeture, articulée autour des exigences du facility management ?
Cette checklist est conçue pour planifier, exécuter, et suivre rigoureusement les tâches d’ouverture et de fermeture d’un site (industriel, commercial, ou institutionnel), tout en mesurant automatiquement le temps de travail effectif par tâche via le calculateur GTA.
| Colonne | Fonction |
|---|---|
| Catégorie | Classe la tâche selon son type : Ouverture, Fermeture, Sécurité, IT, etc. |
| Tâche | Description de l’action à effectuer. |
| Responsable | Personne ou équipe chargée d’exécuter la tâche. |
| Priorité | Niveau d’urgence : Haute, Moyenne, Basse. |
| Heure Début | Heure prévue/observée de début. |
| Heure Fin | Heure prévue/observée de fin. |
| Durée (h) | Calcul automatique = Heure Fin – Heure Début. |
| ✓ | Statut de validation : ✓ si fait, ✗ sinon. |
| Catégorie | Tâche | Responsable | Priorité | Heure Début | Heure Fin | Durée (h) | ✓ |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Ouverture | Déverrouiller les portes | Agent sécurité | Haute | 07:00 | 07:10 | 0.17 | ✓ |
| IT | Démarrer les systèmes | Tech IT | Haute | 07:10 | 07:30 | 0.33 | ✓ |
| Logistique | Vérification des stocks | Resp. logistique | Moyenne | 07:30 | 08:00 | 0.50 | ✗ |
| Fermeture | Rapport de fin de journée | Manager | Haute | 18:45 | 19:00 | 0.25 | ✓ |
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