Checklist achat en entreprise : la méthode concrète + modèle Excel

La checklist achat devient un instrument de pilotage aussi simple qu’efficace. Elle met tout le monde d’accord — demandeurs, acheteurs, qualité, finance — sur ce qu’il faut faire, quand et par qui, du besoin initial jusqu’au paiement. Voici un guide opérationnel pour construire, déployer et faire vivre une checklist achat performante, avec des repères directement exploitables dans votre organisation.

Pourquoi une checklist achat en entreprise change la donne

Une bonne checklist :

Réduit les oublis (mentions légales, validations, clauses critiques).
Accélère les cycles en clarifiant le chemin critique (qui fait quoi, à quelle échéance).
Diminue le risque (anticorruption, conflits d’intérêts, conformité RGPD/sanctions).
Normalise la qualité de réception (3-way match BC/BL/Facture).
Crée de la donnée pour vos KPI (OTD, taux de NC, économies, respect des Incoterms).

Vous gagnez en fiabilité sans alourdir la charge : la checklist est le standard léger qui consolide vos pratiques.

Périmètre et structure d’une checklist achat en entreprise

Une checklist efficace couvre six blocs, dans l’ordre logique du processus :

Besoin & cadrage : expression du besoin, budget, cahier des charges, validation de la demande d’achat.
Sourcing : RFI/RFQ, shortlist, NDA, évaluation des risques fournisseurs.
Sélection & négociation : grille pondérée (prix/qualité/délais/service/RSE), conditions de paiement, CGA/contrat.
Commande : émission du BC, mentions légales, plan de livraison, responsabilités logistiques.
Réception & contrôle : BL, contrôle qualité, gestion des écarts, 3-way match.
Facturation & clôture : BAP, paiement, archivage, RETEX et mise à jour des bases (articles/prix, panel).

Chaque item possède un responsable, une échéance, un statut (À faire / En cours / Fait / N/A) et une preuve (document, lien, mail d’approbation).

Les indispensables à ne jamais oublier

Cahier des charges lisible (critères d’acceptation, tolérances, livrables).
Analyse Make/Buy (si récurrent ou stratégique).
NDA quand des informations sensibles circulent.
Conditions contractuelles : CGA, pénalités de retard, propriété intellectuelle, garanties.
Incoterms & responsabilités (lieu, assurance, transport).
Traçabilité : numéroter BC/BL/Facture, référencer les versions de documents.
Boucle de RETEX : formaliser les leçons apprises et mettre à jour la checklist.

Sélection fournisseurs : la grille pondérée qui tranche les débats

Remplacez les débats subjectifs par une grille de notation simple (1–5) et pondérée :

Prix (TCO) 35 %
Qualité / Taux de NC 25 %
Délais / OTD 20 %
Service & SAV 10 %
RSE & conformité 10 %

Attribuez un score par critère et par fournisseur, puis calculez un score pondéré et un classement. Vous obtenez une décision justifiable, traçable, et réplicable. Ajustez librement les poids selon votre secteur (par ex. RSE plus élevé en achat public/CSR).

3-way match : verrouiller la conformité avant paiement

Le 3-way match consiste à rapprocher :

BC (Bon de Commande) : ce qui a été commandé.
BL (Bon de Livraison) : ce qui a été reçu.
Facture : ce qui est facturé.

Les montants et quantités doivent converger. En cas d’écart (quantité, prix, TVA), le paiement est bloqué jusqu’à résolution. Ce contrôle simple protège votre trésorerie et empêche les dérives de prix ou les erreurs de facturation.

Risques & conformité : les contrôles clés

Intégrez des points de contrôle, avec statut OK/NOK/N/A et preuve associée :

Anticorruption (cadeaux/invitations, sponsoring).
Conflits d’intérêts (déclarations formelles).
KYC/solvabilité (notes financières, encours).
Sanctions/embargos (listes actualisées).
RGPD & CNIL (données fournisseurs).
HSE/REACH/ROHS si matières ou produits réglementés.
Clauses éthiques/RSE signées et opposables.

Ces contrôles renforcent votre contrôle interne achats et soutiennent la stratégie achats responsables.

KPI achats : mesurer pour progresser

Priorisez un socle court, actionnable :

Progression de la checklist = items « Fait » / (Total – N/A).
OTD (On-Time Delivery) : livraisons à l’heure / livraisons totales.
Taux de NC : non-conformités / réceptions.
Économies : budget initial – prix négocié (ou prix référence – prix obtenu).
Couverture contractuelle : % de commandes sous contrat/cadre.

Pilotez ces KPI par famille d’achats (indirects, CAPEX, services) pour mieux cibler vos plans d’actions.

Gouvernance : rôles et validations

Clarifiez la RACI pour fluidifier les étapes :

Demandeur : besoin, budget, validation fonctionnelle.
Achat : sourcing, négociation, BC, conformité contractuelle.
Qualité/Tech : cahier des charges, contrôle réception, non-conformités.
Finance : BAP, paiement, archivage légal.
Juridique : clauses sensibles, conformité réglementaire.

Fixez des seuils d’approbation (montants, risques, type d’achat) et automatisez les circuits de signature.

Digitalisation : simple d’abord, intégration ensuite

Commencez léger avec une checklist structurée (Excel/SharePoint/Drive) pour standardiser le geste. Ensuite, raccordez-la à vos outils :

e-procurement/ERP pour générer BC/BL/Factures et historiser.
Workflows pour les validations (montants/risques).
GED pour les preuves (contrats, NDA, BAP).
Dashboards pour les KPI (Progression, OTD, NC, économies).

L’objectif n’est pas la sophistication, mais la fiabilité et la rapidité.

Déploiement en 30 jours : un plan réaliste

Semaine 1 — Cadrage : finaliser la checklist, définir la RACI et les poids de la grille fournisseurs.
Semaine 2 — Pilote : appliquer sur 3 dossiers d’achat réels (fournisseur A/B/C), roder le 3-way match.
Semaine 3 — Ajustements : retours d’expérience, simplifications, ajout d’exemples.
Semaine 4 — Généralisation : diffusion, mini-formation (1 h), rituels hebdomadaires de suivi.

Un owner (acheteur leader) veille à la cohérence et met à jour le modèle tous les trimestres.

Variations sectorielles (idées d’adaptation)

Industrie : poids « Qualité » + « HSE » plus élevés, échantillons initiaux, PPAP si automobile.
IT & logiciels : clauses PI/licences, SLA/MTTR, sécurité (cyber), réversibilité.
BTP : sous-traitance, planning chantier, assurances, pénalités délais, PPSPS.
Santé : marquage CE/DM, traçabilité lot/série, exigences stérilité et vigilance.

Chaque secteur garde la même logique checklist, mais ajuste les poids, preuves et contrôles.

Ces parades sont à éviter

Checklist trop longue : gardez l’essentiel, mettez le reste en « pièces jointes ».
Pas de preuves : exigez un lien ou document pour les items critiques (contrat, NDA, BAP).
Grille fournisseurs biaisée : explicitez les critères, conservez la trace de la notation.
3-way match incomplet : bloquez le paiement tant que l’écart n’est pas résolu.
KPI décoratifs : choisissez-en 4–5, mettez un seuil-cible et une action associée.

Comment utiliser le fichier fourni

Le classeur livré contient :

Mode d’emploi : résumé des règles d’usage.
Checklist : statut, responsable, dates, preuves ; retards surlignés automatiquement.
Sélection fournisseurs : poids paramétrables, scores 1–5, calcul de score pondéré et classement.
Réception & 3WM : colonnes BC/BL/Facture, calcul d’écarts et du TTC, indicateur de concordance.
Risques & conformité : contrôles clés OK/NOK/N/A avec preuves et échéances.
KPI & suivi : progression automatique, zones de saisie pour OTD/NC/économies.

Mode d’emploi — Checklist Achat

Objectif
Standardiser vos achats du besoin initial jusqu’au paiement, en assignant un responsable, une échéance et une preuve à chaque étape.

1) Avant de commencer

Dupliquez le classeur pour votre dossier d’achat.
Adaptez les intitulés d’étapes et ajoutez/supprimez des lignes si nécessaire.
Définissez la RACI (qui fait quoi) et vos seuils d’approbation.

2) Remplir l’onglet « Checklist »

Pour chaque Item : indiquez Responsable, Échéance (jj/mm/aaaa), Preuve/Lien et Statut = À faire / En cours / Fait / N/A.
Les retards (échéance passée sans « Fait ») se surlignent automatiquement.
Filtrez par Responsable ou Statut pour piloter vos actions du jour.

3) Sélection fournisseurs (grille pondérée)

Ajustez les Poids (%) des critères (Prix, Qualité, Délais, Service, RSE).
Notez chaque fournisseur de 1 à 5 par critère.
Le Score pondéré et le Classement se calculent automatiquement → décision traçable.

4) Réception & 3-Way Match (BC/BL/Facture)

Renseignez Quantités, Montants, TVA, Dates BL.
L’Écart (Qté) et le TTC sont calculés ; la colonne Concordance indique OK/Écart.
Règle : pas de BAP/paiement tant que des écarts ne sont pas résolus.

5) Risques & conformité

Pour chaque contrôle (anticorruption, conflits d’intérêts, sanctions, RGPD, RSE…), fixez Statut = OK/NOK/N/A, une Preuve, un Responsable et une Échéance.
Traitez en priorité les NOK avant émission du BC ou du paiement.

6) KPI & suivi

Progression checklist (%) : calculée automatiquement (items « Fait » / (Total – N/A)).
OTD, Taux de NC, Économies : saisissez ou reliez à vos données si disponible.
Utilisez ces KPI en revue hebdo/mensuelle pour prioriser vos actions.

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De la checklist au système de pilotage achats

Après la mise en place de la checklist et du classeur, cette suite vous aide à industrialiser la pratique : clarifier les rôles, verrouiller les contrôles, structurer les rituels, et outiller la mesure de performance.

1) Micro-SOP par étape (quoi, qui, preuve, seuil)

Besoin & cadrage

Action : formaliser l’expression du besoin (fonctionnel + contraintes).
Qui : Demandeur (validation N+1).
Preuve : CdC versionné, centre de coûts, enveloppe budgétaire.
Seuil : si > X €, avis Finance obligatoire.

Sourcing

Action : RFQ vers ≥3 fournisseurs qualifiés, NDA si sensible.
Qui : Achat.
Preuve : RFQ, grille de qualification, NDA signé.
Seuil : risque fournisseur « Moyen/Élevé » → due diligence KYC.

Sélection & négociation

Action : pondération critères, notation 1–5, négociation TCO.
Qui : Achat (+ Tech/Qualité en co-notation).
Preuve : grille signée, synthèse négociation, écart vs budget.
Seuil : écart > +10 % budget → arbitrage DG/Finance.

Commande

Action : émettre BC avec mentions légales, Incoterms, jalons.
Qui : Achat.
Preuve : BC signé/ERP, contrat/cadre annexé.
Seuil : contrats > 12 mois → revue Juridique.

Réception & contrôle

Action : contrôle quanti/qualitatif, gestion écarts.
Qui : Logistique/Qualité.
Preuve : BL, PV de contrôle, fiches NC.
Seuil : OTD < 95 % sur 3 mois → plan d’actions.

Facturation & paiement

Action : 3-way match, BAP, paiement.
Qui : Finance.
Preuve : BAP, rapprochements, justificatifs TVA.
Seuil : litige > X € → comité ad-hoc.

2) RACI type (à adapter)

Étape / Tâche	Demandeur	Achat	Qualité/Tech	Logistique	Finance	Juridique
Expression du besoin	R	C	C	I	I	I
RFQ & Sourcing	I	R	C	I	I	I
Grille & Sélection	I	R	C	I	I	I
BC & Contrat	I	R	I	I	C	C
Réception & QC	I	I	C	R	I	I
3-Way Match & Paiement	I	I	I	I	R	I
(R = Responsible, C = Consulted, I = Informed)

3) Barème d’évaluation fournisseurs (exemple simple)

5 = Excellent (surperforme le CdC, preuves tangibles)
4 = Bon (respecte CdC, écarts mineurs traités)
3 = Acceptable (respect partiel, plan d’actions crédible)
2 = Insuffisant (écarts répétés, plan faible)
1 = Mauvais (risque élevé, non-respect majeur)

Pondération type : Prix 35 % • Qualité 25 % • Délais 20 % • Service 10 % • RSE 10 %
Décision : Score ≥ 4,0 → Ok / 3,0–3,9 → sous conditions / < 3,0 → refus (sauf exception justifiée).

4) 3-Way Match : gestion des exceptions & SLA

E1 — Écart de quantité : E = Réceptionné – Commandé
Traitement : ajuster facture/avoirs ou réappro. SLA : 5 jours ouvrés.
E2 — Écart de prix/TVA : TTC ≠ attendu
Traitement : demande d’avoir, mise à jour tarif. SLA : 5 jours.
E3 — Écart de référence : article différent
Traitement : retour/remplacement, MAJ CdC. SLA : 10 jours.
Règle : paiement bloqué tant qu’une exception est « ouverte ».

5) Contrôles conformité (anticorruption & intégrité)

Cadeaux/Invitations : registre, seuil X €/personne/an, validation N+2 > seuil.
Conflits d’intérêts : déclaration fournisseur & interne annuelle.
Sanctions/embargos : screening du fournisseur à l’onboarding puis annuel.
RGPD/CNIL : minimisation données, clauses de traitement, durée de conservation.
RSE/HSE : charte signée, preuves (certifs, audits).
SoD (séparation des tâches) : un acteur ne peut pas à la fois créer le fournisseur, émettre le BC et valider le BAP.

6) KPI : définitions opérationnelles & formules

Progression checklist (%) = Items « Fait » / (Total – N/A)
Excel : =COUNTIF(Checklist!C:C,"Fait")/MAX(1,COUNTA(Checklist!B:B)-COUNTIF(Checklist!C:C,"N/A"))
OTD (%) = Livraisons à l’heure / Total livraisons
Idée : condition BL.DateLiv <= BC.DateDue.
Taux NC (%) = NC / Réceptions
Économies (€) = Référence/Budget – Prix négocié
Couverture contractuelle (%) = Commandes sous contrat / Total commandes

Seuils d’alerte (exemple) : OTD < 95 %, NC > 2 %, Couverture < 80 % → plan d’actions.

7) Rituels de pilotage

Hebdo (30 min) : top 10 dossiers ouverts (retards, exceptions 3WM).
Mensuel (60 min) : revue KPI (OTD, NC, économies), plans d’actions fournisseurs.
Trimestriel : revue panel (entrées/sorties), risques, renégociations TCO.
Annuel : objectifs & road-map (digitalisation, contrats cadres, RSE).

8) Matrice de maturité achats (1→5)

Ad-hoc : réactif, peu de preuves.
Répétable : checklist utilisée sur une partie des achats.
Défini : checklist + rituels + KPI minimaux.
Piloté : 3WM robuste, contrats cadres, dashboards.
Optimisé : TCO, segmentation, SRM, risques intégrés, amélioration continue.

Passer de 2→3 : imposer preuves & RACI. De 3→4 : systématiser 3WM et contrats.

9) Change management : ancrer les bons réflexes

Former par le cas réel : 3 dossiers pilotes → avant/après.
Limiter la friction : 1 page par rôle (Demandeur/Achat/Finance).
Rendre visible : tableau de bord partagé (progression, exceptions).
Reconnaître l’effort : valoriser les équipes qui clôturent « zéro exception ».

10) Digitalisation pragmatique

Étape 1 : classeur partagé + nomenclatures (statuts, motifs d’écart).
Étape 2 : formulaires (demande d’achat) + workflow d’approbation.
Étape 3 : intégration ERP/e-proc (BC, BL, Factures), connecteur 3WM.
Étape 4 : SRM & contrats cadres, évaluation périodique, scorecards.

11) Modèles prêts à copier-coller (extraits)

a) Clauses clés (contrat/commande)

Pénalités de retard : X %/semaine, plafonné à Y %.
Qualité : critères d’acceptation & droit de rejet.
PI & Confidentiel : propriété des livrables, NDA.
RSE/Éthique : adhésion à la charte, droit d’audit.
Résiliation : pour manquement grave, préavis Z jours.

b) Gabarits e-mails

RFQ : « Merci de retourner votre offre au format X avant JJ/MM. Critères évalués : Prix, Qualité, Délais, Service, RSE. »
Relance BL : « Pour BC n°…, livraison due le JJ/MM. Merci de confirmer expédition ou nouveau délai. »
Litige facture : « Écart détecté (réf. …) : [prix/TVA/quantité]. Merci d’émettre un avoir ou facture rectificative. »
BAP : « Après 3-way match OK, BAP émis ce jour pour facture n°…. »

c) Registre risques fournisseur (colonnes)
Fournisseur • Risque (Financier/Conformité/Opérationnel) • Probabilité • Impact • Note • Mesures • Propriétaire • Échéance • Statut.