Un chantier se gagne souvent avant...
Le retour de marchandises est un moment de vérité pour la relation client–fournisseur et pour la performance logistique. Il sécurise les avoirs, éclaire les causes de non-qualité et protège vos droits face au transporteur. Toutefois, s’il est mal cadré, il devient un trou noir de coûts cachés et de litiges. Ce guide détaille la différence entre bon de retour marchandises (BRM) et bordereau de retour transport, explique comment formuler des réserves précises, propose un processus type de bout en bout, et donne les rubriques essentielles à intégrer dans vos modèles Word et Excel.
Bon de retour marchandises (BRM). Document interne–client qui cadre la reprise des produits : qui retourne quoi, pourquoi, sous quelle autorisation (RMA), avec quelles quantités et références. C’est la pièce maîtresse qui déclenche la logistique inverse, prépare l’avoir et alimente la qualité (non-conformités, REX).
Bordereau de retour transport — anomalies & réserves. Document d’exécution terrain entre le site (quai) et le transporteur/chauffeur. Il sert à constater l’état des colis, décrire les avaries/manquants et formuler des réserves caractérisées au moment de la remise/du retour. Il protège vos recours en matière de transport et verrouille la traçabilité (scellés, température, SSCC).
Ces deux pièces se complètent : le BRM structure le “pourquoi/quoi”, le bordereau fige le “comment/état”.
Les réserves doivent être précises, circonstanciées et chiffrées. Bannir les formules vagues (« colis abîmé ») au profit de descriptions factuelles :
Rester neutre et factuel, indiquer localisation, nature, quantité, noter photos prises et numéro de scellé. Puis confirmer par écrit selon les règles contractuelles applicables.
Astuce : équipez le quai d’un lexique court (avarie écrasement, percement, mouillage, arrachement film, dépalettisation partielle), de pictos et d’un QR code vers la procédure.
KPI utiles : taux de retour (% des expéditions), délai moyen de clôture (RMA → avoir), % retours imputables transport vs. internes, coût moyen par retour, taux de réserves « qualifiées ».
Vous disposez d’un duo Word prêt à imprimer et d’un classeur Excel (onglets Bon_retour et Bordereau_retour, avec Mode_d_emploi et listes cachées).
L’Excel propose des listes déroulantes (motifs, état, unités), des alertes (quantité retournée > expédiée), des totaux automatiques et un format d’impression A4. Les exemples préremplis vous guident.
Conseil de déploiement :
Le duo BRM + bordereau de retour standardisé fait baisser les litiges, accélère les avoirs et donne de la matière utile à la qualité. La clé n’est pas d’ajouter des champs, mais de rendre incontournables quatre réflexes : identifier, caractériser, prouver, boucler. Une fois ce socle en place, vos retours cessent d’être une charge opaque : ils deviennent un capteur de performance.
MODE D’EMPLOI — RETOURS MARCHANDISES & TRANSPORT
1) Onglet Bon_retour :
2) Onglet Bordereau_retour :
3) Impression : chaque onglet est optimisé pour une page A4 (ajustement automatique).
4) Mentions : adaptez aux règles en vigueur dans votre pays/transporteur.
BRM paysage (QR/Code-barres + pictos)
L’onglet Import_ERP_WMS est votre zone tampon : on y colle tel quel l’export CSV/TXT/Excel issu de l’ERP/WMS (retours, réceptions, avis d’anomalies…). Les autres feuilles tirent leurs données via des formules (INDEX/UNIQUE/LET/SEQUENCE), sans ressaisie.
RMA | BL | SSCC_base_17 | Palette | Ref | Désignation | Lot | Qté_expédiée | Qté_retournée | Unité
Etat_emballage | Motif | Avarie(O/N) | Manquant(O/N) | Température | Scellé
Client | Entrepôt | Transporteur | Date_Enlèvement | Date_Retour
RMA, BL, SSCC_base_17, Ref, Qté_retournée, Unité, Etat_emballage, Motif, Client, Entrepôt, Transporteur.Lot, Qté_expédiée, Palette, Avarie(O/N), Manquant(O/N), Scellé, Date_Enlèvement, Date_Retour, Température (si chaîne du froid).| Colonne | Type (à forcer) | Contraintes & exemples utiles |
|---|---|---|
RMA | texte | Identifiant autorisation (ex. RMA-2458) |
BL | texte | Bon de livraison d’origine (ex. BL-5501) |
SSCC_base_17 | texte | 17 chiffres en texte (préserver zéros en tête) ex. 00341234567890123 |
Palette | texte | Code interne palette (ex. P1, EU-001) |
Ref | texte | SKU/Article (ex. SKU-AX12) |
Désignation | texte | Libellé article |
Lot | texte | N° lot / SN / IMEI si sérialisé |
Qté_expédiée | nombre | >= 0 |
Qté_retournée | nombre | >= 0 |
Unité | texte (liste) | Valeurs type PC, UX, KG, L, M, PALETTE, CARTON (extensible) |
Etat_emballage | texte (liste) | Conforme, Abîmé, Mouillé, Ouvert, Sale, Autre |
Motif | texte (liste) | Produit endommagé, Non-conformité qualité, Erreur de référence, Périmé, Échange, ... |
Avarie(O/N) | texte | O ou N |
Manquant(O/N) | texte | O ou N |
Température | nombre | °C, optionnel (froid positif/négatif) |
Scellé | texte | N° scellé (ou I/B si vous encodez l’état) |
Client | texte | Raison sociale client |
Entrepôt | texte | Code site d’entrée |
Transporteur | texte | Nom transporteur |
Date_Enlèvement | datetime | Format ISO 8601 recommandé : 2025-10-06 10:30 |
Date_Retour | datetime | 2025-10-07 09:40 |
Avarie(O/N) et Manquant(O/N) : gardez O/N en import ; le modèle fournit des listes Oui/Non ailleurs.Listes dynamiques
Dans Listes, les plages Motifs, EtatEmb, Unites sont alimentées par UNIQUE(Import_ERP_WMS!Colonne) ; ainsi vos exports enrichissent naturellement les listes déroulantes côté saisie/contrôle.
Les feuilles BRM_paysage et Bordereau_paysage pointent directement vers Import_ERP_WMS :
=INDEX(Import_ERP_WMS!F:F;ligne)=INDEX(Import_ERP_WMS!K:K;ligne)Vous pouvez étirer le nombre de lignes affichées en dupliquant les formules.
=LET(s;K{r}; n;LEN(s); seq;SEQUENCE(n); rev; n-seq+1;
d;--MID(s;rev;1); w;IF(MOD(seq;2)=1;3;1);
somme;SUMPRODUCT(d;w); m;MOD(somme;10);
s & MOD(10-m;10))
MID→STXT · LEN→NBCAR · IF→SI · SUMPRODUCT→SOMMEPROD="(00)" & [SSCC_18]
="{""RMA"":""" & $C$4 & """,""SSCC"":""" & L{r} & """,""BL"":""" & $D$4 & """}"
Les images visibles QR/Code-barres dans le fichier sont des marqueurs. Remplacez-les par vos visuels générés (ERP, add-in Office, imprimante d’étiquettes).
SSCC_base_17 reste texte (icône triangle vert si besoin → “Convertir en texte”)., ou ; selon l’export," si présents.SSCC_base_17 → type Texte,Date_Enlèvement / Date_Retour → Date/Heure,Import_ERP_WMS (remplacer les données).Astuce PQ : si votre export livre déjà le SSCC18, gardez quand même
SSCC_base_17pour recalcul local et éviter les incohérences.
let
Source = Csv.Document(File.Contents("C:\exports\retours.csv"),
[Delimiter=",", Encoding=65001, QuoteStyle=QuoteStyle.Csv]),
T = Table.PromoteHeaders(Source, [PromoteAllScalars=true]),
Types = Table.TransformColumnTypes(T,{
{"RMA", type text},{"BL", type text},{"SSCC_base_17", type text},
{"Palette", type text},{"Ref", type text},{"Désignation", type text},
{"Lot", type text},{"Qté_expédiée", Int64.Type},{"Qté_retournée", Int64.Type},
{"Unité", type text},{"Etat_emballage", type text},{"Motif", type text},
{"Avarie(O/N)", type text},{"Manquant(O/N)", type text},
{"Température", type number},{"Scellé", type text},
{"Client", type text},{"Entrepôt", type text},{"Transporteur", type text},
{"Date_Enlèvement", type datetime},{"Date_Retour", type datetime}
})
in
Types
SSCC_base_17, forcer Texte côté ERP ou PQ.Unité, Motif, Etat_emballage qu’avec des valeurs prévues (vos exports les feront remonter automatiquement dans Listes via UNIQUE).Date_Retour ≥ Date_Enlèvement.Qté_retournée ≤ Qté_expédiée (drapeaux rouges si dépassement — le modèle colore).O/N uniquement (éviter Oui/Non à l’import si vos flux standards parlent O/N).Avarie ou Manquant = O.Import_ERP_WMS.O sur Avarie/Manquant.Deux outils concrets pour piloter la qualité sans alourdir vos équipes Un système qualité n’avance…
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