Utilisation d’une Fiche de Stock pour Matières Premières : Template Imprimable

La gestion des matières premières se joue sur des gestes simples, répétés et vérifiables. Cet article vous propose une méthode opérationnelle, pensée pour l’atelier, le magasin ou la production, afin de suivre vos entrées et sorties, limiter les écarts, anticiper les ruptures et sécuriser vos réapprovisionnements. Vous y trouverez aussi un modèle de fiche de stock imprimable, prêt à l’emploi, ainsi que des repères clairs pour structurer votre suivi au quotidien.

Gestion matières premières : modèle imprimable de suivi du stock et méthode rapide

Fiche de stock matières premières : modèle prêt à imprimer

La fiche de stock des matières premières est un outil essentiel pour suivre les mouvements d’entrée, de sortie et les niveaux de stock dans un entrepôt ou un atelier. Ce guide explique comment concevoir, utiliser et optimiser une fiche de stock pour une gestion efficace des matières premières.

1. Objectif de la fiche de stock des matières premières

• Assurer un suivi précis des quantités de matières premières disponibles.
• Éviter les ruptures de stock grâce à un contrôle régulier.
• Optimiser les approvisionnements en identifiant les besoins en temps réel.
• Documenter les mouvements d’entrée et de sortie pour chaque matière première.
• Analyser les consommations pour améliorer la planification.

2. Structure de la fiche de stock

A. Informations générales

Cette section fournit une vue d’ensemble de la matière première concernée :

• Code de la matière : Identifiant unique.
• Nom de la matière : Désignation claire (ex. : acier, plastique ABS).
• Unité de mesure : Unité utilisée (ex. : kg, m³, pièces).
• Seuil de réapprovisionnement : Quantité minimale en stock avant de déclencher une commande.
• Quantité initiale : Quantité de départ pour la période de suivi.

B. Tableau des mouvements

Un tableau détaillé permet de suivre chaque mouvement d’entrée ou de sortie de stock.

C. État du stock

Cette section regroupe les indicateurs clés pour surveiller l’état global du stock :

• Stock initial : Quantité au début de la période.
• Entrées totales : Somme des quantités reçues.
• Sorties totales : Somme des quantités consommées.
• Stock actuel : Quantité disponible.
• Stock minimum : Niveau minimum requis pour éviter les ruptures.

3. Utilisation de la fiche de stock

A. Initialisation de la fiche

1. Complétez les informations générales pour chaque matière première suivie.
2. Définissez les seuils de réapprovisionnement et la quantité initiale.

B. Enregistrement des mouvements

1. À chaque entrée ou sortie de stock :
   • Notez la date, le type de mouvement (entrée ou sortie), et la quantité.
   • Calculez et mettez à jour les stocks initial et final.
   • Indiquez le motif du mouvement (livraison, production, etc.) et ajoutez des références associées (bon de livraison, ordre de fabrication).

C. Suivi des indicateurs clés

1. Vérifiez régulièrement les niveaux de stock actuels par rapport aux seuils minimums.
2. Planifiez les réapprovisionnements en fonction des entrées et sorties totales.

4. Exemple d’utilisation

Cas pratique

1. Entrée en stock :
   • Une livraison de 500 kg de plastique ABS est enregistrée. La quantité passe de 1000 kg à 1500 kg.
   • Référence associée : Bon de livraison #12345.
2. Sortie de stock :
   • Une commande de production consomme 200 kg. Le stock passe de 1500 kg à 1300 kg.
   • Référence associée : Ordre de fabrication #678.
3. Analyse :
   • Le stock actuel (1300 kg) est supérieur au seuil minimum (500 kg). Aucun réapprovisionnement immédiat n’est nécessaire.

5. Avantages de la fiche de stock des matières premières

• Visibilité accrue : Fournit une vue claire sur les niveaux de stock à tout moment.
• Réduction des coûts : Évite les surstocks ou les commandes d’urgence.
• Efficacité améliorée : Facilite la gestion des flux entrants et sortants.
• Précision des données : Permet une meilleure traçabilité des mouvements.
• Planification proactive : Identifie les besoins en approvisionnement avant qu’une rupture ne survienne.

6. Bonnes pratiques

• Mettre à jour en temps réel : Enregistrez les mouvements dès qu’ils se produisent pour éviter les erreurs.
• Analyser les consommations : Identifiez les matières les plus utilisées pour anticiper les besoins.
• Standardiser les références : Utilisez des codes et des descriptions claires pour chaque matière.
• Former les utilisateurs : Assurez-vous que tous les opérateurs comprennent comment remplir la fiche correctement.
• Automatiser si possible : Utilisez des outils comme Excel pour calculer automatiquement les stocks finaux.

Ce guide vous permettra de créer et d’utiliser une fiche de stock pour matières premières efficace, assurant un suivi précis et une gestion optimisée.

Fichier Excel Automatisé – Fiche de Gestion d’Inventaire

Ce fichier Excel est conçu pour faciliter la gestion d’inventaire, permettant un suivi rigoureux des mouvements de stock, des seuils minimums, et de l’état général des produits en inventaire. Grâce à l’automatisation incluse, il réduit les risques d’erreur et améliore l’efficacité des opérations.

1. Structure du fichier

A. Informations générales

• Objectif : Centraliser les données essentielles de chaque produit en inventaire.
• Colonnes incluses :
  • Code Produit : Identifiant unique pour chaque produit.
  • Nom Produit : Désignation claire du produit.
  • Catégorie : Type ou famille du produit.
  • Unité de Mesure : Exemples : kg, unités, litres.
  • Quantité Initiale : Stock disponible au début de la période.
  • Seuil Minimum : Quantité minimale avant de déclencher une commande.

B. Mouvements d’inventaire

• Objectif : Enregistrer les entrées et sorties pour chaque produit.
• Colonnes incluses :
  • Date : Date du mouvement (entrée ou sortie).
  • Type de Mouvement : Entrée ou Sortie (sélection via une liste déroulante).
  • Quantité : Quantité associée au mouvement.
  • Stock Initial : Stock avant le mouvement.
  • Stock Final : Stock après le mouvement (calculé automatiquement).
  • Référence Mouvement : Exemples : bon de livraison, ordre de production.
  • Commentaires : Notes ou observations relatives au mouvement.

Automatisation :

• La colonne Stock Final est calculée automatiquement :
  • Si « Entrée » : Stock Initial + Quantité.
  • Si « Sortie » : Stock Initial – Quantité.

C. État du stock

• Objectif : Suivre l’évolution des stocks en temps réel.
• Colonnes incluses :
  • Stock Initial : Quantité totale au début de la période.
  • Entrées Totales : Somme des quantités entrées (calculée automatiquement).
  • Sorties Totales : Somme des quantités sorties (calculée automatiquement).
  • Stock Actuel : Quantité disponible en temps réel (calculée automatiquement).
  • Seuil Minimum : Quantité minimum requise pour éviter les ruptures.

2. Automatisations et fonctionnalités

• Liste déroulante pour le type de mouvement : Facilite la saisie et garantit des données homogènes (Entrée/Sortie).
• Calculs automatiques :
  • Le stock final est mis à jour automatiquement en fonction du mouvement.
  • Les totaux des entrées et sorties ainsi que le stock actuel sont calculés en temps réel.
• Mise en page optimisée :
  • Colonnes ajustées pour une meilleure lisibilité.
  • Sections clairement séparées et colorées pour une navigation facile.

3. Avantages

• Efficacité accrue :
  • Réduit le temps consacré aux calculs manuels.
  • Minimise les erreurs grâce aux formules intégrées.
• Suivi en temps réel :
  • Les gestionnaires peuvent vérifier à tout moment les niveaux de stock et planifier les approvisionnements.
• Traçabilité améliorée :
  • Chaque mouvement est enregistré avec des détails complets (date, type, références).
• Personnalisation facile :
  • Peut être adapté pour ajouter d’autres colonnes ou automatisations spécifiques.

4. Exemple d’utilisation

1. Initialisation :
   • Renseignez les informations générales pour chaque produit : code, nom, unité, stock initial, et seuil minimum.
2. Mouvements :
   • Pour chaque réception ou sortie, ajoutez une ligne avec la date, le type de mouvement (entrée/sortie), et la quantité.
   • Les calculs automatiques mettront à jour le stock final.
3. Analyse :
   • Consultez l’état du stock pour vérifier les produits en dessous du seuil minimum et anticiper les commandes.

Ce fichier est une solution complète pour la gestion d’inventaire, adaptée à tous les types de produits.

Voici d’autres KPI utiles que vous pourriez ajouter pour enrichir votre fichier de gestion d’inventaire :

1. KPI sur la Rotation et l’Évolution des Stocks

• Taux de Rotation par Produit : Mesure la vitesse à laquelle un produit quitte le stock.
  • Formule : (Sorties Totales / Stock Moyen) * 100.
  • Objectif : Identifier les produits à rotation rapide ou lente pour optimiser l’inventaire.
• Variation Mensuelle des Stocks : Suit l’évolution du stock mois par mois.
  • Formule : Stock Actuel (mois N) - Stock Actuel (mois N-1).
  • Objectif : Comprendre les tendances de consommation ou les pics de demande.

2. KPI sur la Valeur des Stocks

• Valeur Totale du Stock : Estime la valeur des produits en stock.
  • Formule : Stock Actuel * Prix Unitaire.
  • Objectif : Surveiller la valeur immobilisée et prévenir la surcapitalisation.
• Valeur des Produits sous Seuil Minimum :
  • Formule : Somme (Produits sous seuil * Prix Unitaire).
  • Objectif : Prioriser les commandes pour les produits à risque.
• Pourcentage de Valeur Immobilisée :
  • Formule : (Valeur du Stock Immobilisé / Valeur Totale du Stock) * 100.
  • Objectif : Réduire les produits dormants en stock.

3. KPI sur les Commandes et Approvisionnements

• Délai Moyen de Réapprovisionnement :
  • Formule : Somme des Délais de Réception / Nombre de Commandes.
  • Objectif : Identifier les fournisseurs les plus rapides ou les retards fréquents.
• Taux de Réapprovisionnement Réussi :
  • Formule : (Nombre de Commandes Livrées à Temps / Nombre Total de Commandes) * 100.
  • Objectif : Évaluer la fiabilité des fournisseurs.

4. KPI sur les Pertes et Gaspillage

• Quantité de Produits Périmés ou Gaspillés :
  • Formule : Somme des Produits Jetés ou Inutilisables.
  • Objectif : Réduire les pertes en ajustant les niveaux de stock.
• Coût des Pertes :
  • Formule : Quantité Perdue * Coût Unitaire.
  • Objectif : Quantifier l’impact financier du gaspillage.

5. KPI sur les Performances Globales

• Taux de Rupture de Stock :
  • Formule : (Nombre de Produits en Rupture / Nombre Total de Produits) * 100.
  • Objectif : Éviter les interruptions dans la chaîne d’approvisionnement.
• Taux de Satisfaction des Demandes :
  • Formule : (Nombre de Demandes Satisfaites / Nombre Total de Demandes) * 100.
  • Objectif : Mesurer l’efficacité de l’inventaire pour répondre aux besoins.
• Durée Moyenne de Stockage :
  • Formule : (Stock Actuel / Sorties Journalières Moyennes).
  • Objectif : Calculer combien de temps un produit reste en stock en moyenne.

6. KPI Spécifiques au Secteur

• Si votre entreprise a des particularités (par exemple, produits périssables ou technologiques), vous pourriez inclure :
  • Produits Obsolètes ou Expirés : Nombre de produits inutilisables pour vente.
  • Produits à Forte Rotation : Liste des articles avec le plus grand volume de sorties.
  • Produits Dormants : Liste des articles sans mouvements depuis une certaine période.

Comment les Ajouter ?

1. Définissez une section KPI dédiée en bas ou sur une nouvelle feuille.
2. Utilisez des formules automatiques dans Excel pour calculer les KPI en temps réel.
3. Ajoutez des graphiques (courbes ou barres) pour visualiser les performances.