Dans cet article, nous allons vous guider à travers la création d’un tableau de suivi du recrutement dans Excel, en expliquant étape par étape comment le mettre en place.

Contexte :

Une entreprise technologique en pleine croissance, spécialisée dans le développement de logiciels et de solutions informatiques, fait face à une demande croissante pour ses services. Pour répondre à cette demande croissante, l’entreprise doit rapidement renforcer son effectif en embauchant de nouveaux développeurs de logiciels. Cependant, le processus de recrutement actuel de l’entreprise est manuel et désorganisé, ce qui entraîne des retards dans le recrutement, des candidatures perdues et une mauvaise expérience des candidats.

Problématique :

L’entreprise est confrontée à la problématique suivante : “Comment optimiser et automatiser efficacement le processus de recrutement pour embaucher rapidement des développeurs de logiciels qualifiés tout en offrant une expérience transparente et positive aux candidats ?”

Cette problématique pose plusieurs défis :

1. Gestion de candidatures : Comment gérer efficacement un grand nombre de candidatures tout en conservant les informations importantes sur chaque candidat ?
2. Tri des candidats : Comment trier les candidats en fonction de leurs compétences techniques, de leur expérience et de leur adéquation avec le poste vacant ?
3. Optimisation du processus : Comment automatiser certaines parties du processus de recrutement, telles que la planification des entretiens et la communication avec les candidats, pour gagner du temps ?
4. Expérience candidat : Comment s’assurer que les candidats ont une expérience transparente, positive et professionnelle tout au long du processus de recrutement, même s’ils ne sont pas sélectionnés ?
5. Réduction des délais : Comment réduire les délais de recrutement pour embaucher rapidement les développeurs de logiciels nécessaires à la croissance de l’entreprise ?

La résolution de cette problématique nécessite la mise en place d’un système de suivi du recrutement efficace, l’optimisation des processus internes et l’utilisation d’outils technologiques pour automatiser et simplifier le recrutement, tout en garantissant une expérience positive aux candidats.

Comment créer un tableau de suivi de recrutement ?

Voici les étapes que vous devez suivre pour créer un tableau de suivi de recrutement dans Excel.

Création de la structure de base

Ouvrir Excel et créer un nouveau document

• Ouvrez Microsoft Excel.
• Sélectionnez “Nouveau document” pour créer une nouvelle feuille de calcul.

Créer les en-têtes de colonnes

• Dans la première ligne de la feuille de calcul, créez les en-têtes de colonnes suivants :
• Nom du candidat
• Poste
• Date de candidature
• État du processus
• Entretien préliminaire
• Entretien technique
• Offre
• Date d’embauche

Ces en-têtes de colonnes serviront à organiser et à suivre les informations relatives aux candidats et à leur statut dans le processus de recrutement.

Saisie des données des candidats

Ajout des candidats

• À partir de la deuxième ligne, commencez à saisir les informations sur les candidats dans les colonnes correspondantes. Incluez le nom du candidat, le poste pour lequel il a postulé et la date de candidature.

Utilisation de l’état du processus

• Dans la colonne “État du processus”, vous pouvez utiliser des catégories telles que “En attente”, “Entretien préliminaire”, “Entretien technique”, “Offre”, “Accepté” ou “Rejeté” pour indiquer l’état actuel de chaque candidat dans le processus de recrutement. Vous pouvez personnaliser ces catégories en fonction de vos besoins spécifiques.

Suivi des étapes du processus de recrutement

Utilisation des colonnes d’entretien

• Les colonnes “Entretien préliminaire”, “Entretien technique” et “Offre” peuvent être utilisées pour enregistrer les dates auxquelles ces étapes spécifiques du processus de recrutement ont été réalisées pour chaque candidat. Vous pouvez également utiliser des symboles tels que “✔” ou “✘” pour indiquer si l’étape a été réussie ou non.

Date d’embauche

• Dans la colonne “Date d’embauche”, enregistrez la date à laquelle le candidat a été embauché, le cas échéant.

Personnalisation et filtrage

Ajout de filtres

• Pour faciliter la gestion de votre tableau, vous pouvez ajouter des filtres aux en-têtes de colonnes en sélectionnant la première ligne et en allant dans l’onglet “Données” puis en cliquant sur “Filtrer”. Cela vous permettra de trier et de filtrer les données en fonction de divers critères.

Automatisation

Utilisation de formules (en option)

• Si vous souhaitez automatiser certaines parties du suivi, vous pouvez utiliser des formules Excel pour calculer automatiquement des statistiques, telles que le nombre de candidats dans chaque étape du processus, le temps moyen nécessaire pour chaque étape, etc.

Mise à jour régulière

Un tableau de suivi du recrutement n’est utile que s’il vous le mettez à jour est régulièrement Assurez-vous de le mettre à jour à chaque étape du processus de recrutement, de sorte que vous puissiez toujours avoir une vue d’ensemble précise de l’état de vos candidats.

En suivant ces étapes, vous pourrez créer un tableau de suivi du recrutement efficace dans Microsoft Excel. Cela vous aidera à gérer efficacement le processus de recrutement, à garder une trace des candidats et à prendre des décisions éclairées pour l’embauche. N’oubliez pas de personnaliser le tableau en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise pour tirer le meilleur parti de cet outil de gestion du recrutement.

Mesurer l’efficacité du processus de recrutement

Pour mesurer l’efficacité du processus de recrutement et suivre les progrès vers la résolution de la problématique mentionnée précédemment, vous pouvez utiliser différents indicateurs clés de performance (KPI) spécifiques au recrutement. Voici quelques indicateurs couramment utilisés ainsi qu’un modèle de tableau pour suivre ces KPI dans Excel :

Indicateurs clés de performance (KPI) du recrutement :

1. Taux de conversion des candidats : Pourcentage de candidats qui passent de l’étape de candidature à l’étape de l’entretien préliminaire.
2. Taux de conversion des entretiens en offres : Pourcentage de candidats qui passent de l’entretien préliminaire à la réception d’une offre.
3. Taux d’acceptation des offres : Pourcentage de candidats qui acceptent l’offre d’emploi.
4. Délai moyen de recrutement : Le temps moyen nécessaire pour embaucher un candidat à partir de la date de candidature.
5. Coût par recrutement : Le coût moyen pour embaucher un candidat, y compris les dépenses de recrutement (publicité, entretiens, etc.).
6. Nombre de candidatures par poste : Le nombre de candidatures reçues pour chaque poste vacant.
7. Taux de rétention des nouveaux employés : Pourcentage de nouveaux employés qui restent dans l’entreprise pendant une période donnée (par exemple, six mois ou un an).

Modèle de tableau de suivi du recrutement

Voici un modèle de tableau de suivi du recrutement qui vous permettra de suivre ces indicateurs KPI dans Excel. Vous pouvez personnaliser ce modèle en fonction de vos besoins spécifiques.

Nom du candidat	Poste	Date de candidature	État du processus	Entretien préliminaire	Entretien technique	Offre	Date d’embauche
John Doe	Développeur Senior	2024-02-01	En attente	2024-02-10	–	–	–
Jane Smith	Développeur Junior	2024-02-03	Entretien préliminaire	2024-02-15	–	–	–
Mark Johnson	Développeur Senior	2024-02-05	En attente	–	–	–
Sarah Lee	Développeur Junior	2024-02-08	En attente	–	–	–
Michael Brown	Développeur Junior	2024-02-10	Offre	2024-02-20	2024-02-25	–

Ce tableau peut être étendu au fur et à mesure que de nouveaux candidats postulent pour des postes vacants. Utilisez des formules Excel pour calculer automatiquement les indicateurs KPI, tels que le taux de conversion des candidats, le taux de conversion des entretiens en offres, le délai moyen de recrutement, etc.

En utilisant ce modèle de tableau, vous serez en mesure de suivre de manière proactive votre processus de recrutement, d’identifier les domaines nécessitant des améliorations et de prendre des décisions éclairées pour embaucher efficacement des développeurs de logiciels qualifiés tout en offrant une expérience positive aux candidats.

Cas Pratique : Optimisation du Processus de Recrutement pour une Entreprise de Développement de Logiciels

Contexte :

Imaginez une entreprise de développement de logiciels appelée “TechSoft Inc.” qui connaît une croissance rapide et a besoin de recruter plusieurs développeurs de logiciels pour répondre à la demande croissante de ses services. L’entreprise a récemment identifié des lacunes dans son processus de recrutement, notamment des retards, une perte de candidatures et une expérience candidat médiocre.

Problématique :

La direction de TechSoft Inc. se pose la question suivante : “Comment optimiser et automatiser efficacement le processus de recrutement afin d’embaucher rapidement des développeurs de logiciels qualifiés tout en offrant une expérience transparente et positive aux candidats ?”

Actions proposées :

1. Mise en place d’un système de suivi du recrutement : Création d’un tableau de suivi du recrutement dans Excel pour mieux gérer les candidatures et suivre les étapes du processus.
2. Optimisation des canaux de recrutement : Identification des canaux de recrutement les plus efficaces pour attirer des candidats qualifiés, tels que les sites d’emploi en ligne, les réseaux sociaux professionnels et les partenariats avec des universités locales.
3. Automatisation de la communication : Utilisation de modèles de courrier électronique pour automatiser les communications avec les candidats, notamment les confirmations de réception de candidature, les invitations aux entretiens et les offres d’emploi.
4. Tests techniques en ligne : Mise en place de tests techniques en ligne pour évaluer les compétences des candidats avant de les inviter à un entretien en personne.
5. Formation des équipes de recrutement : Formation des membres de l’équipe de recrutement pour améliorer leurs compétences en entretien et en évaluation des candidats.

Suivi des KPI :

Pour mesurer l’efficacité des actions proposées, TechSoft Inc. suit les KPI suivants :

• Taux de conversion des candidats : Augmentation du pourcentage de candidats passant de l’étape de candidature à l’entretien préliminaire.
• Délai moyen de recrutement : Réduction du temps nécessaire pour embaucher un candidat depuis la date de candidature.
• Taux d’acceptation des offres : Amélioration du pourcentage de candidats acceptant les offres d’emploi.
• Coût par recrutement : Réduction des coûts globaux de recrutement grâce à une utilisation plus efficace des canaux de recrutement.

Résultats :

Après avoir mis en place ces actions et suivi les KPI, TechSoft Inc. constate des améliorations significatives dans son processus de recrutement. Le délai moyen de recrutement a été réduit de 20 %, le taux de conversion des candidats a augmenté de 15 %, et le coût par recrutement a diminué de 10 % grâce à une meilleure utilisation des canaux de recrutement en ligne.

De plus, les candidats ont signalé une expérience plus positive grâce à une communication transparente et à des retours d’information rapides.

En résumé, en optimisant et en automatisant leur processus de recrutement, TechSoft Inc. a pu répondre plus rapidement à la demande croissante de développeurs de logiciels tout en offrant une expérience positive aux candidats, contribuant ainsi à la croissance de l’entreprise.

Exemple de tableau de suivi du recrutement pour le cas pratique de l’entreprise TechSoft Inc

Vous pouvez personnaliser ce tableau en fonction de vos besoins spécifiques.

Nom du candidat	Poste	Date de candidature	État du processus	Entretien préliminaire	Entretien technique	Offre	Date d’embauche
John Doe	Développeur Senior	2024-02-01	En attente	–	–	–	–
Jane Smith	Développeur Junior	2024-02-03	Entretien préliminaire	2024-02-15	–	–	–
Mark Johnson	Développeur Senior	2024-02-05	En attente	–	–	–
Sarah Lee	Développeur Junior	2024-02-08	Offre	2024-02-20	2024-02-25	–
Michael Brown	Développeur Junior	2024-02-10	En attente	–	–	–

Ce tableau de suivi du recrutement peut être utilisé pour enregistrer les détails des candidats, suivre leur progression dans le processus de recrutement et enregistrer les dates importantes, telles que les entretiens et les offres. Vous pouvez également ajouter des colonnes supplémentaires pour suivre les KPI, tels que le délai moyen de recrutement, le coût par recrutement, etc.

Assurez-vous de mettre à jour régulièrement ce tableau pour refléter l’état actuel du processus de recrutement et pour suivre l’efficacité des actions que vous avez mises en place pour optimiser le processus.

{pratique} 🔍

Pour créer un tableau de suivi du recrutement dans Excel, vous pouvez suivre ces étapes pour structurer vos données de manière efficace. L’objectif est de vous permettre de suivre les candidatures à travers les différentes étapes du processus de recrutement, depuis la réception des candidatures jusqu’à l’embauche.

1. Définir les Colonnes du Tableau

Commencez par ouvrir un nouveau classeur Excel et créez une feuille nommée “Suivi Recrutement”. Définissez les colonnes suivantes pour enregistrer les informations essentielles sur chaque candidature :

1. ID Candidat : Un identifiant unique pour chaque candidature.
2. Nom du Candidat : Nom complet du candidat.
3. Poste Appliqué : Le titre du poste pour lequel le candidat a postulé.
4. Date de Candidature : La date à laquelle la candidature a été reçue.
5. Source de la Candidature : D’où vient la candidature (site d’emploi, recommandation, etc.).
6. Contact (Email/Téléphone) : Coordonnées du candidat.
7. CV : Un lien ou un emplacement où le CV est stocké.
8. État du Processus : Où en est le candidat dans le processus (par exemple, CV reçu, entretien téléphonique, entretien physique, offre faite, acceptée, refusée).
9. Commentaires : Remarques sur les compétences, l’expérience, l’entretien, etc.
10. Date de la Décision : Date à laquelle une décision finale a été prise concernant le candidat.

2. Saisir les Données

Entrez les données pour chaque candidat dans les colonnes correspondantes. Vous pouvez ajouter de nouveaux candidats au fur et à mesure qu’ils postulent et mettre à jour leur statut dans le processus de recrutement.

3. Utiliser les Fonctionnalités Excel pour Gérer le Tableau

• Filtres : Utilisez les filtres pour afficher uniquement les candidats à un certain stade du processus de recrutement ou pour des postes spécifiques.
• Mise en Forme Conditionnelle : Appliquez la mise en forme conditionnelle pour mettre en évidence les candidats qui ont passé certaines étapes, par exemple, ceux qui ont été sélectionnés pour un entretien.
• Tableaux Croisés Dynamiques : Créez des tableaux croisés dynamiques pour analyser les données, comme le nombre de candidats par poste ou l’efficacité des différentes sources de candidature.
• Graphiques : Utilisez des graphiques pour visualiser les statistiques du processus de recrutement, telles que le nombre de candidatures reçues par mois.

4. Sécurité et Partage

• Protégez votre feuille ou votre classeur avec un mot de passe pour éviter des modifications non autorisées.
• Partagez le fichier avec les membres de votre équipe de recrutement en utilisant OneDrive ou SharePoint pour une collaboration en temps réel.

Exemple de Mise en Pratique

Voici un exemple de formule pour calculer le nombre de jours depuis la candidature jusqu’à la décision finale :

Dans une nouvelle colonne (par exemple, “Délai de Décision”), vous pouvez utiliser la formule =SI(NON(ESTVIDE(J2));J2-D2;""), où J2 est la cellule de la “Date de la Décision” et D2 est la cellule de la “Date de Candidature”. Cette formule calcule le nombre de jours écoulés si une décision a été prise.

En suivant ces étapes, vous aurez un tableau de suivi du recrutement complet qui vous aidera à gérer le processus de manière efficace et à prendre des décisions éclairées concernant les candidatures.

Télécharger le tableau de suivi de recrutement dans Excel 👇