Dans cet article, nous allons explorer l’importance d’un tableau de suivi des factures fournisseurs et comment le mettre en place efficacement.

La gestion des factures fournisseurs est une tâche cruciale pour toute entreprise, quelle que soit sa taille. Un suivi précis des factures entrantes permet non seulement de garantir le respect des délais de paiement, mais aussi d’optimiser la trésorerie et d’éviter les pénalités de retard.

Pourquoi un Tableau de Suivi des Factures Fournisseurs ?

Un tableau de suivi des factures fournisseurs offre une vue d’ensemble des engagements financiers de l’entreprise envers ses fournisseurs. Voici quelques raisons pour lesquelles il est essentiel :

1. Organisation : Un tableau bien conçu permet de regrouper toutes les informations relatives aux factures fournisseurs au même endroit, facilitant ainsi leur gestion et leur suivi.
2. Suivi des Délais : En ayant une vision claire des dates d’échéance de chaque facture, l’équipe financière peut s’assurer que les paiements sont effectués à temps, évitant ainsi les frais de retard.
3. Anticipation des Flux de Trésorerie : En prévoyant à l’avance les montants à payer, l’entreprise peut mieux gérer sa trésorerie et éviter les problèmes de liquidités.
4. Réduction des Erreurs : Un suivi rigoureux des factures permet de repérer rapidement les erreurs ou les doublons, évitant ainsi les paiements incorrects.
5. Communication Interne : Le tableau de suivi des factures peut servir de point de référence pour les discussions internes sur les finances et les engagements à court terme.

Comment Créer un Tableau de Suivi Efficace

La création d’un tableau de suivi des factures fournisseurs efficace nécessite une approche méthodique. Voici quelques étapes à suivre :

1. Identifier les Informations Clés : Déterminez les informations essentielles à inclure dans le tableau, telles que le numéro de la facture, le montant dû, la date d’échéance, le statut du paiement, etc.
2. Choisir un Format Adapté : Selon les besoins de votre entreprise, vous pouvez opter pour un tableau Excel, un logiciel de comptabilité ou un système de gestion intégré.
3. Définir des Catégories : Organisez les factures par catégories, par exemple par fournisseur, par date d’échéance ou par statut de paiement, pour une meilleure visualisation et un suivi plus efficace.
4. Mettre à Jour Régulièrement : Assurez-vous de mettre à jour le tableau de suivi régulièrement pour refléter les nouvelles entrées de factures et les paiements effectués.
5. Impliquer les Parties Concernées : Impliquez les membres de l’équipe financière ainsi que les responsables des achats dans la mise à jour et le suivi du tableau, pour une gestion collaborative des factures fournisseurs.

Ce modèle illustre comment l’amortissement dégressif fonctionne dans la pratique, en montrant comment la valeur de l’actif diminue progressivement chaque année jusqu’à atteindre sa valeur résiduelle à la fin de sa durée de vie utile.

Exemple de modèle de tableau de suivi des factures fournisseurs

| Numéro de Facture | Fournisseur     | Date de Réception | Date d'Echéance | Montant TTC | Statut du Paiement |
|-------------------|-----------------|-------------------|-----------------|-------------|--------------------|
| F0001             | Fournisseur A   | 01/05/2024        | 15/05/2024      | 1500 €      | En attente de paiement |
| F0002             | Fournisseur B   | 03/05/2024        | 20/05/2024      | 2500 €      | En attente de validation |
| F0003             | Fournisseur C   | 05/05/2024        | 10/05/2024      | 1800 €      | Payé               |
| F0004             | Fournisseur D   | 08/05/2024        | 25/05/2024      | 2000 €      | En cours de traitement |
| F0005             | Fournisseur E   | 10/05/2024        | 30/05/2024      | 2200 €      | En attente de réception |

Dans ce tableau :

• Numéro de Facture : Identifiant unique de chaque facture.
• Fournisseur : Nom du fournisseur auprès duquel la facture a été émise.
• Date de Réception : Date à laquelle la facture a été reçue par l’entreprise.
• Date d’Echéance : Date limite de paiement de la facture.
• Montant TTC : Montant total de la facture toutes taxes comprises.
• Statut du Paiement : État actuel du paiement de la facture (par exemple : En attente de paiement, Payé, En attente de validation, En cours de traitement, En attente de réception, etc.).

Ce modèle permet de suivre facilement l’état de chaque facture fournisseur, en fournissant les informations essentielles telles que les dates importantes, les montants et le statut du paiement. Il peut être personnalisé en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise en ajoutant ou en supprimant des colonnes selon vos préférences.

Pour créer un tableau de suivi des factures fournisseurs dans Excel, vous pouvez structurer votre tableau de manière à inclure toutes les informations pertinentes qui vous aideront à suivre efficacement les paiements et les obligations envers vos fournisseurs. Voici les étapes et une structure de base à considérer :

1. Définir les colonnes nécessaires

Voici un exemple de colonnes que vous pourriez inclure dans votre tableau :

• ID Facture : Un identifiant unique pour chaque facture.
• Fournisseur : Nom du fournisseur.
• Date de Facturation : La date à laquelle la facture a été émise.
• Date d’Échéance : La date limite de paiement de la facture.
• Montant HT : Montant hors taxes de la facture.
• TVA : Taxe sur la valeur ajoutée applicable.
• Montant TTC : Montant total toutes taxes comprises.
• Date de Paiement : Date à laquelle le paiement a été effectué.
• Statut : Statut du paiement (par exemple, En attente, Payé, Retard).
• Commentaires : Tout commentaire supplémentaire.

2. Entrer les données

Remplissez chaque ligne avec les détails de chaque facture fournisseur.

3. Utiliser des formules pour automatiser les calculs

• Calcul du Montant TTC : =C2+D2 où C2 est le montant HT et D2 est la TVA.
• Indiquer les retards de paiement : Utilisez une formule conditionnelle pour marquer les retards, par exemple : =SI(ET(H2<AUJOURD'HUI();G2<>"Payé");"Retard";"OK") où H2 est la date d’échéance et G2 est le statut.

4. Mettre en forme le tableau

Utilisez la mise en forme conditionnelle pour visualiser plus facilement l’état des factures, par exemple en mettant en rouge les lignes où le statut est “Retard”.

5. Créer des graphiques (facultatif)

Pour une analyse visuelle, vous pouvez créer des graphiques qui montrent, par exemple, le montant des factures par fournisseur ou le statut des paiements au fil du temps.

Exemple de mise en place dans Excel :

1. Ouvrez Excel et créez un nouveau classeur.
2. Entrez les titres de colonnes dans la première rangée.
3. Remplissez les données sous chaque colonne correspondante.
4. Appliquez les formules et la mise en forme conditionnelle selon les besoins.

Cela vous permettra de suivre efficacement toutes les transactions avec vos fournisseurs et d’anticiper les paiements futurs. Si vous avez besoin d’aide pour mettre en place des formules spécifiques ou la mise en forme conditionnelle, nous pouvons vous fournir des exemples plus détaillés.