Dans le cadre de la gestion des contrats de maintenance, disposer d’outils simples et efficaces pour suivre les échéances, les coûts et le statut des contrats est essentiel. Les deux fichiers Excel récemment générés proposent des solutions pratiques pour faciliter cette tâche. Voici un aperçu de leurs fonctionnalités et de leur utilisation pour une gestion optimale.
1. Tableau de Suivi des Contrats de Maintenance
Le Tableau de Suivi des Contrats de Maintenance est un fichier structuré pour organiser et analyser les informations clés de vos contrats. Il inclut des colonnes essentielles telles que :
Numéro de Contrat : Pour identifier facilement chaque contrat.
Nom du Client et Équipement Couvert : Pour lier les contrats aux clients et équipements spécifiques.
Type de Contrat : Par exemple, maintenance préventive, corrective ou totale.
Dates de Début et de Fin : Pour suivre les échéances contractuelles.
Coût Annuel (€) : Permet de suivre les investissements liés aux contrats.
Statut : Indique si le contrat est actif, expiré ou à renouveler.
Mise en évidence des statuts
Le fichier utilise une mise en forme conditionnelle pour colorer les lignes selon le statut des contrats :
Vert : Contrat actif.
Rouge : Contrat expiré.
Jaune : Contrat à renouveler.
Cette visualisation immédiate permet de prioriser les actions nécessaires, comme le renouvellement ou l’expiration des contrats.
2. Tableau avec Alertes pour les Échéances
Pour aller plus loin, le Tableau de Suivi des Contrats de Maintenance avec Alertes intègre une fonctionnalité essentielle : la gestion des alertes pour les échéances proches.
Comment fonctionnent les alertes ?
Surveillance des échéances : Le fichier compare la date actuelle avec la date de fin de chaque contrat.
Signalement des alertes :
Si une échéance est prévue dans les 30 jours, la ligne du contrat concerné est surlignée en orange clair.
Un commentaire automatique est ajouté pour signaler combien de jours il reste avant l’expiration.
Avantages des alertes
Anticipation proactive : Vous êtes averti à temps pour engager des discussions de renouvellement ou préparer des actions.
Réduction des risques : Évitez les interruptions de couverture en maintenant vos contrats à jour.
3. Utilisation des fichiers
Étape 1 : Personnalisation
Commencez par adapter les colonnes aux spécificités de vos contrats (ajout de champs supplémentaires si nécessaire).
Remplacez les données fictives par vos propres informations.
Étape 2 : Suivi régulier
Mettez à jour le statut des contrats et les échéances dès qu’un contrat est signé, renouvelé ou terminé.
Surveillez régulièrement les lignes surlignées et les alertes pour prendre des décisions rapidement.
Étape 3 : Partage et collaboration
Enregistrez les fichiers dans un espace partagé (par ex. : OneDrive, Google Drive) pour permettre une collaboration efficace avec vos collègues.
Utilisez la fonctionnalité de protection des feuilles Excel pour éviter toute modification accidentelle.
4. Pourquoi utiliser Excel pour la gestion des contrats ?
Excel reste un outil polyvalent et accessible pour les entreprises de toutes tailles. Voici ses principaux avantages :
Personnalisation : Adaptez facilement les fichiers à vos besoins.
Automatisation : Intégrez des alertes, des calculs automatiques et des mises en forme conditionnelles.
Analyse des données : Exploitez les tableaux croisés dynamiques et les graphiques pour des analyses approfondies.
Accessibilité : Disponible sur la plupart des ordinateurs et plateformes collaboratives.
Les fichiers de suivi des contrats de maintenance générés ici illustrent comment Excel peut être transformé en un outil puissant pour la gestion des échéances et des coûts. Le Tableau de Suivi des Contrats fournit une base solide pour organiser les données, tandis que le fichier avec alertes ajoute une dimension proactive essentielle pour rester à jour.