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Le tableau de suivi des commandes fournisseurs est un outil essentiel pour les entreprises qui dépendent de l’approvisionnement régulier de biens ou de services. Il permet de garder une trace claire et organisée des commandes passées aux fournisseurs, ainsi que de leur statut actuel. Dans cet article, nous examinerons l’importance de ce tableau, ses composants clés et comment le mettre en œuvre efficacement dans une entreprise.

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Importance du tableau de suivi des commandes fournisseurs

Garantir la transparence et la communication efficace

Un tableau de suivi des commandes fournisseurs offre une visibilité en temps réel sur les commandes en cours, ce qui permet une communication claire entre les différentes parties prenantes de l’entreprise. Les équipes d’approvisionnement, de production et de finances peuvent ainsi coordonner leurs activités de manière efficace.

Prévenir les retards et les erreurs

En gardant une trace de chaque commande et de son statut, les entreprises peuvent identifier rapidement les retards potentiels ou les problèmes éventuels. Cela permet de prendre des mesures correctives en temps opportun pour éviter des interruptions dans la chaîne d’approvisionnement.

Optimiser la gestion des stocks

En connaissant le statut des commandes fournisseurs, les entreprises peuvent mieux planifier leurs niveaux de stock. Cela évite les excédents ou les pénuries de stock, ce qui peut avoir un impact significatif sur la rentabilité de l’entreprise.

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Composants clés du tableau de suivi des commandes fournisseurs

Informations sur la commande

Chaque entrée dans le tableau devrait inclure des informations détaillées sur la commande, telles que le numéro de commande, la date de commande, les articles commandés, les quantités et les prix.

Statut de la commande

Un élément crucial du tableau est le statut de chaque commande, indiquant si elle est en attente, en cours de traitement, expédiée ou livrée. Cette information permet de suivre facilement l’avancement de chaque commande.

Dates importantes

Il est important d’inclure les dates clés, telles que la date de livraison prévue, la date d’expédition et la date de réception réelle. Cela permet de surveiller les délais et d’identifier tout retard potentiel.

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Mise en œuvre du tableau de suivi des commandes fournisseurs

Choix de l’outil

Il existe de nombreux outils disponibles pour créer et gérer un tableau de suivi des commandes fournisseurs, allant des feuilles de calcul Excel aux logiciels de gestion d’entreprise intégrés. Le choix de l’outil dépendra des besoins spécifiques de l’entreprise et de sa taille.

Formation du personnel

Il est essentiel de former le personnel à l’utilisation du tableau de suivi des commandes fournisseurs et de s’assurer qu’ils comprennent son importance et son fonctionnement. Cela garantit une utilisation efficace de l’outil et une mise à jour régulière des informations.

Révision régulière

Le tableau de suivi des commandes fournisseurs doit être révisé régulièrement pour garantir son exactitude et sa pertinence. Les mises à jour doivent être apportées dès que le statut d’une commande change, et les problèmes potentiels doivent être identifiés et résolus rapidement.

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Numéro de commande	Date de commande	Articles commandés	Quantité	Prix unitaire	Statut de la commande	Date d’expédition	Date de livraison prévue	Date de réception réelle
001	2024-03-03	Matériel informatique	50	100€	En cours de traitement	2024-03-05	2024-03-10	–
002	2024-03-05	Matières premières	100	50€	En attente	–	–	–
003	2024-03-07	Fournitures de bureau	200	20€	Expédiée	2024-03-09	2024-03-15	–

Ce tableau comprend les colonnes suivantes :

• Numéro de commande : Le numéro unique attribué à chaque commande.
• Date de commande : La date à laquelle la commande a été passée.
• Articles commandés : La description des articles ou des services commandés.
• Quantité : Le nombre d’articles commandés.
• Prix unitaire : Le prix unitaire de chaque article.
• Statut de la commande : Le statut actuel de la commande (en attente, en cours de traitement, expédiée, livrée, etc.).
• Date d’expédition : La date à laquelle la commande a été expédiée, le cas échéant.
• Date de livraison prévue : La date prévue de livraison de la commande.
• Date de réception réelle : La date à laquelle la commande a été réellement reçue, une fois disponible.

Bien sûr, vous pouvez adapter ce modèle en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise en ajoutant ou en supprimant des colonnes selon les informations pertinentes pour votre processus d’approvisionnement et de suivi des commandes fournisseurs.