Dans le monde professionnel, la gestion de projet est une pratique cruciale pour mener à bien des initiatives complexes et atteindre les objectifs fixés. Parmi les nombreux outils et techniques utilisés dans la gestion de projet, le tableau de suivi des actions se distingue comme un outil essentiel pour assurer la coordination, la transparence et l’efficacité tout au long du cycle de vie d’un projet. Dans cet article, nous explorerons en détail l’importance et les composants clés d’un tableau de suivi des actions de projet.
Qu’est-ce qu’un tableau de suivi des actions de projet ?
Un tableau de suivi des actions de projet est un document qui répertorie toutes les tâches ou actions requises pour mener à bien un projet spécifique. Il offre une vue d’ensemble des activités en cours, des responsables assignés, des dates d’échéance et de l’état d’avancement de chaque action. Cet outil permet aux membres de l’équipe de projet et aux parties prenantes de suivre facilement les progrès, d’identifier les retards potentiels et de prendre des mesures correctives en temps opportun.
Composants clés d’un tableau de suivi des actions de projet
Liste des actions : La première colonne du tableau répertorie toutes les actions ou tâches nécessaires à la réalisation du projet. Chaque action doit être clairement définie et formulée de manière concise pour éviter toute ambiguïté.
Responsables : La colonne suivante spécifie les membres de l’équipe ou les parties prenantes chargés de chaque action. Assigner des responsables clarifie les attentes et garantit que chaque tâche est prise en charge par quelqu’un.
Date d’échéance : Cette colonne indique la date limite pour chaque action. Fixer des dates d’échéance permet de maintenir le projet sur la bonne voie et de prévenir les retards.
État d’avancement : Une colonne dédiée à l’état d’avancement de chaque action permet de suivre si une tâche est en cours, terminée, en retard ou nécessite une intervention particulière.
Commentaires/Notes : Cette section offre un espace pour ajouter des commentaires supplémentaires, des mises à jour ou des informations pertinentes concernant chaque action.
L’importance d’un tableau de suivi des actions de projet
Clarté et transparence : Un tableau de suivi des actions offre une vue d’ensemble claire des activités en cours et des responsabilités de chacun. Cela favorise la transparence au sein de l’équipe de projet et avec les parties prenantes externes.
Gestion efficace du temps : En définissant des dates d’échéance pour chaque action, le tableau de suivi des actions permet de prioriser les tâches et de gérer efficacement le temps pour respecter les délais du projet.
Identification proactive des problèmes : En surveillant régulièrement l’état d’avancement des actions, les retards ou les problèmes potentiels peuvent être identifiés rapidement, permettant ainsi à l’équipe de prendre des mesures correctives avant qu’ils ne deviennent des obstacles majeurs.
Communication et collaboration : Le tableau de suivi des actions favorise la communication et la collaboration au sein de l’équipe de projet en fournissant un point de référence centralisé pour toutes les activités liées au projet.
Responsabilisation : En assignant des responsables à chaque action, le tableau de suivi des actions favorise la responsabilisation au sein de l’équipe, en veillant à ce que chaque membre soit conscient de ses tâches et de ses obligations.
Modèle de tableau de suivi des actions de projet
Action / Tâche
Responsable
Date d’échéance
État d’avancement
Commentaires/Notes
Action 1
John Doe
10/03/2024
En cours
Action 2
Jane Smith
15/03/2024
En retard
Besoin d’aide
Action 3
Emily Brown
20/03/2024
Terminée
Action 4
Mark Johnson
25/03/2024
À faire
Action 5
Sarah Lee
30/03/2024
En cours
Ce modèle de tableau comprend les colonnes suivantes :
Action / Tâche : Cette colonne répertorie toutes les actions ou tâches nécessaires à la réalisation du projet.
Responsable : Indique la personne ou l’équipe responsable de l’exécution de chaque action.
Date d’échéance : Spécifie la date limite pour l’achèvement de chaque action.
État d’avancement : Cette colonne indique l’état actuel de chaque action, comme “En cours”, “Terminée”, “En retard” ou “À faire”.
Commentaires/Notes : Fournit un espace pour ajouter des commentaires supplémentaires, des mises à jour ou des informations pertinentes concernant chaque action.
Ce modèle de tableau est conçu pour être personnalisable en fonction des besoins spécifiques de chaque projet. Les utilisateurs peuvent ajouter ou supprimer des colonnes selon les exigences de leur projet et personnaliser les champs en fonction des informations pertinentes à suivre.
Étude de cas : Implémentation d’un système de gestion des ressources humaines (GRH)
Contexte : Une entreprise de taille moyenne dans le secteur des technologies de l’information (TI) envisage d’implémenter un nouveau système de gestion des ressources humaines (GRH) pour améliorer l’efficacité de ses processus RH, optimiser la gestion du personnel et renforcer l’engagement des employés. Le projet est crucial pour l’entreprise car il vise à moderniser ses pratiques RH afin de rester compétitive sur le marché et de répondre aux besoins évolutifs de son personnel.
Objectifs du projet :
Sélectionner et mettre en œuvre un nouveau logiciel de GRH répondant aux besoins spécifiques de l’entreprise.
Former les employés à l’utilisation du nouveau système.
Assurer une transition fluide du système existant vers le nouveau système.
Améliorer l’efficacité des processus RH et la satisfaction des employés.
Étapes du projet :
Planification du projet (Janvier – Février) :
Constituer une équipe de projet comprenant un chef de projet, des représentants RH et des utilisateurs clés.
Définir les objectifs, le calendrier et le budget du projet.
Identifier les critères de sélection du logiciel GRH.
Sélection du logiciel (Mars – Avril) :
Évaluer plusieurs options de logiciels GRH en fonction des besoins de l’entreprise.
Organiser des démonstrations et des sessions de discussion avec les fournisseurs.
Sélectionner le logiciel GRH le mieux adapté.
Mise en œuvre du système (Mai – Juin) :
Élaborer un plan de mise en œuvre détaillé, y compris la migration des données.
Configurer le logiciel GRH en fonction des exigences spécifiques de l’entreprise.
Tester le système et corriger les erreurs éventuelles.
Formation des employés (Juillet) :
Concevoir et mettre en œuvre un programme de formation pour les employés concernés.
Organiser des sessions de formation en ligne et en personne.
Fournir un support continu pour aider les employés à s’adapter au nouveau système.
Transition et évaluation (Août – Septembre) :
Procéder à la transition du système existant vers le nouveau système GRH.
Surveiller l’utilisation du système et recueillir les commentaires des utilisateurs.
Évaluer les performances du système et identifier les domaines d’amélioration.
Tableau de suivi des actions de projet :
Action / Tâche
Responsable
Date d’échéance
État d’avancement
Commentaires/Notes
Évaluation des besoins en logiciel GRH
Équipe de projet
15/03/2024
Terminée
Rapport des besoins finalisé
Sélection du logiciel GRH
Équipe de projet
30/04/2024
En cours
Comparaison des fournisseurs en cours
Configuration du système GRH
IT
30/06/2024
À faire
Plan de configuration en cours d’élaboration
Conception du programme de formation
Ressources humaines
15/07/2024
À faire
Élaboration du contenu de la formation
Test du système GRH
IT
15/06/2024
En cours
Tests unitaires en cours
Transition vers le nouveau système GRH
Équipe de projet
31/08/2024
À faire
Plan de transition en cours de développement
Conclusion : La mise en œuvre réussie d’un nouveau système de gestion des ressources humaines est essentielle pour améliorer l’efficacité des processus RH et l’engagement des employés. En utilisant un tableau de suivi des actions de projet tel que présenté dans cette étude de cas, l’équipe de projet peut suivre et gérer efficacement les différentes étapes du projet, assurant ainsi une transition fluide et réussie vers le nouveau système GRH.
Description du fichier Excel : Suivi des Actions Projet GRH
Le fichier Excel intitulé “Suivi des Actions Projet GRH” est conçu pour suivre et gérer les différentes étapes et tâches associées à l’implémentation d’un système de gestion des ressources humaines dans une entreprise. Le fichier comprend plusieurs éléments clés :
En-têtes : Le tableau contient des colonnes pour l'”Action / Tâche”, le “Responsable”, la “Date d’échéance” et l'”État d’avancement (%)”. Ces en-têtes organisent l’information de manière claire et permettent un suivi efficace des différentes actions nécessaires à la réalisation du projet.
Données : Chaque ligne du tableau représente une tâche spécifique associée au projet, avec des détails sur le responsable de la tâche, la date à laquelle la tâche doit être accomplie, et le pourcentage d’avancement de la tâche.
Formatage conditionnel : Des barres de données (Data Bars) sont utilisées dans la colonne “État d’avancement (%)” pour visualiser graphiquement le pourcentage d’avancement de chaque tâche. Ce formatage offre une vue rapide de l’état d’avancement et aide à identifier les tâches nécessitant une attention particulière.
Ce fichier est un outil précieux pour les gestionnaires de projet et les équipes de projet, facilitant la gestion des tâches, la répartition des responsabilités, et le suivi des délais dans le cadre de l’implémentation du système de GRH.