Suivre les recommandations d’audit – Exemple de Plan d’Action
Le suivi des recommandations d’audit est une étape essentielle pour assurer que les faiblesses identifiées sont corrigées et que les améliorations recommandées sont effectivement mises en œuvre. Voici un guide détaillé pour suivre efficacement ces recommandations :
1. Établir un Plan de Suivi
Documenter les recommandations : Dès la fin de l’audit, assurez-vous que toutes les recommandations sont bien documentées dans le rapport d’audit, accompagnées d’une analyse claire des risques associés.
Définir des priorités : Classez les recommandations en fonction de leur importance (élevée, moyenne, faible). Cela permet de concentrer les efforts sur les recommandations à plus fort impact ou les plus urgentes.
2. Assigner des Responsables
Désigner un responsable : Pour chaque recommandation, assigner un responsable au sein de l’organisation qui sera chargé de sa mise en œuvre. Ce responsable doit être suffisamment haut placé pour garantir que l’action corrective sera exécutée.
Fixer un calendrier de mise en œuvre : Définissez une échéance réaliste pour chaque recommandation, en tenant compte des contraintes opérationnelles et des priorités. Le calendrier doit être discuté et approuvé avec les responsables.
3. Mettre en Place un Système de Suivi
Créer une base de données de suivi : Utilisez un outil comme un tableur Excel ou un logiciel de gestion de projet pour centraliser toutes les recommandations d’audit. Ce fichier de suivi doit inclure :
La recommandation spécifique
Le responsable désigné
L’échéance de mise en œuvre
L’état d’avancement (en cours, terminé, en retard)
Les preuves de mise en œuvre (documents, rapports, etc.)
Exemple de tableau de suivi des recommandations : RecommandationResponsableÉchéanceStatutPreuve de mise en œuvre Renforcer les contrôles internes sur les achats M. Dupont 15/10/2024 En cours Rapport de contrôle 2024 Mise à jour des politiques de gestion des stocks Mme Martin 30/09/2024 Terminé Nouvelle politique publiée Former le personnel sur la conformité règlementaire M. Lefèvre 01/12/2024 En retard –
4. Organiser des Réunions de Suivi
Réunions périodiques : Organisez régulièrement des réunions de suivi avec les responsables concernés pour vérifier l’état d’avancement de la mise en œuvre des recommandations. Ces réunions peuvent être mensuelles ou trimestrielles selon l’importance et l’urgence des recommandations.
Escalade si nécessaire : Si des recommandations critiques ne sont pas mises en œuvre dans les délais impartis, il peut être nécessaire d’escalader la situation au niveau de la direction ou du comité d’audit.
5. Obtenir des Preuves de Mise en Œuvre
Vérification des actions correctives : Une fois qu’une recommandation est signalée comme “terminée”, demandez des preuves tangibles que l’action corrective a bien été mise en œuvre (ex. : politiques actualisées, rapports de contrôle, preuves de formation du personnel).
Revoir les contrôles internes : Dans certains cas, il peut être nécessaire de tester à nouveau les contrôles internes ou de mener un audit de suivi pour s’assurer que les actions correctives fonctionnent correctement.
6. Mettre à Jour le Statut
Mettre à jour régulièrement le tableau de suivi : À mesure que les recommandations sont mises en œuvre, veillez à ce que le tableau de suivi soit mis à jour. Cela permet d’avoir une vue d’ensemble claire sur les actions effectuées et celles qui restent à faire.
Clôturer les recommandations : Lorsque toutes les preuves de mise en œuvre sont satisfaisantes, clôturez officiellement la recommandation dans le système de suivi.
7. Rédiger un Rapport de Suivi
Rapport de suivi pour le comité d’audit : Préparez un rapport périodique de suivi des recommandations pour le comité d’audit ou la direction. Ce rapport doit :
Résumer l’état d’avancement global
Identifier les recommandations critiques toujours en cours
Indiquer les retards éventuels et les actions de remédiation prévues
Exemple de rapport de suivi :
Recommandations totales : 15
Recommandations terminées : 10
Recommandations en cours : 3
Recommandations en retard : 2
8. Audit de Suivi
Audit de suivi formel : Pour les recommandations les plus critiques ou complexes, il peut être nécessaire de réaliser un audit de suivi (ou “audit de réexamen”) quelques mois après la mise en œuvre. Cet audit vise à vérifier l’efficacité des actions correctives et à s’assurer que les risques identifiés sont bien maîtrisés.
Outils recommandés pour le suivi :
Excel/Google Sheets : Pour créer des tableaux de suivi.
Logiciels spécialisés en gestion des risques : Des outils comme AuditBoard, TeamMate, ou Galvanize (HighBond) permettent d’automatiser le suivi des recommandations et de générer des rapports dynamiques.
Gestion de projet : Des plateformes comme Trello, Asana, ou Jira peuvent aussi être adaptées pour suivre l’avancement des recommandations, avec des fonctionnalités de collaboration.
En suivant ces étapes, vous assurez que les recommandations d’audit ne restent pas lettres mortes et que les actions correctives sont mises en œuvre de manière efficace et opportune, contribuant ainsi à améliorer la gestion des risques et les processus internes de l’organisation.
Modèle de Plan d’Action pour Appliquer les Recommandations d’un Audit Interne
Un plan d’action pour appliquer les recommandations d’un audit interne est un document essentiel qui permet de structurer les actions correctives nécessaires pour traiter les faiblesses identifiées lors de l’audit. Ce plan doit être détaillé, avec des responsabilités claires et des échéances précises pour garantir une mise en œuvre efficace.
Exemple de plan d’action pour appliquer les recommandations d’audit
1. Informations Générales
Titre de l’audit : (Nom du processus ou de l’audit spécifique)
Date de l’audit : (Date de finalisation de l’audit)
Auditeur(s) : (Nom des auditeurs responsables de l’audit)
Objectif de l’audit : (But de l’audit, ex. évaluer les contrôles internes sur un processus spécifique)
2. Plan d’Action Détailé
N°
Recommandation
Action Corrective
Responsable
Ressources Nécessaires
Échéance
Statut
Commentaires
1
Ex. : Renforcer les contrôles d’accès aux systèmes d’information.
Ex. : Mettre à jour la politique d’accès aux données, former les utilisateurs, installer un logiciel de suivi d’accès.
Responsable IT
Logiciel de gestion des accès, formation des utilisateurs.
30/11/2024
En cours
Formation des utilisateurs prévue pour le 20/11/2024
2
Ex. : Améliorer le suivi des approbations dans le processus d’achat.
Ex. : Mettre en place un workflow numérique pour les validations d’achats.
Responsable Achats
Budget pour le logiciel de workflow.
15/12/2024
Non commencé
En attente de validation du budget.
3
Ex. : Mettre à jour la documentation des politiques internes pour les opérations financières.
Ex. : Revoir les politiques internes, obtenir l’approbation de la direction, diffuser les nouvelles politiques à tous les départements.
Responsable Financier
Temps de révision des politiques.
01/01/2025
Terminé
Les nouvelles politiques ont été approuvées et diffusées le 05/12/2024.
4
Ex. : Former le personnel sur les procédures de conformité réglementaire.
Ex. : Organiser des sessions de formation sur la conformité aux nouvelles normes.
Responsable RH
Budget pour la formation.
20/11/2024
En retard
Formation initialement prévue pour octobre, reportée à novembre.
3. Suivi des Actions Correctives
Réunions de suivi : Prévoyez des réunions régulières (mensuelles ou trimestrielles) pour examiner l’avancement du plan d’action et discuter des obstacles rencontrés.
Rapport de progrès : Les responsables doivent fournir des mises à jour régulières sur l’état d’avancement de leurs actions correctives.
Clôture des actions : Une fois que l’action est mise en œuvre et validée par les auditeurs, le statut de la recommandation peut être officiellement clôturé.
4. Validation et Clôture
Date de Clôture
Responsable de Validation
Commentaires
(Date de clôture des actions)
(Nom de l’auditeur ou du responsable qui valide)
(Commentaires supplémentaires, le cas échéant)
5. Signature et Validation Finale
Responsable de l’audit interne : (Signature)
Responsable de la mise en œuvre : (Signature)
Date de validation finale : (Date)
Explication des Colonnes :
Recommandation : Exprime la recommandation formulée par les auditeurs à la suite de l’évaluation des processus.
Action Corrective : Détaille les mesures spécifiques à mettre en œuvre pour remédier à la faiblesse identifiée.
Responsable : Désigne la personne ou le service chargé de la mise en œuvre de l’action.
Ressources Nécessaires : Indique les ressources matérielles, humaines ou financières requises pour l’action.
Échéance : Date limite à laquelle l’action corrective doit être terminée.
Statut : État actuel de la mise en œuvre (non commencé, en cours, terminé, en retard).
Commentaires : Informations complémentaires sur l’avancement ou les obstacles éventuels.
Ce modèle de plan d’action permet un suivi structuré des recommandations issues d’un audit interne et assure que chaque action corrective est clairement définie, assignée, et suivie jusqu’à sa mise en œuvre complète.