Suivi des Activités de Service : Modèle Excel et Calculs Avancés

La gestion des activités de service est une composante essentielle pour toute organisation offrant des prestations, qu’il s’agisse de consultations, de maintenance ou de formations. Un suivi efficace permet de maximiser la productivité, d’améliorer la satisfaction client et de garantir une rentabilité optimale. Dans cet article, nous explorons comment un fichier Excel structuré et automatisé peut devenir un outil puissant pour la gestion des services.

Pourquoi suivre les activités de service ?

Les activités de service englobent une variété d’interventions nécessitant une planification rigoureuse et une gestion précise. Voici pourquoi leur suivi est indispensable :

Centraliser les données : Garder une trace des services rendus, des clients et des délais.
Évaluer la performance : Identifier les prestations les plus rentables et optimiser les ressources.
Faciliter la facturation : Suivre les coûts associés et automatiser les calculs de facturation.
Assurer la satisfaction client : Respecter les délais et fournir un service de qualité.

Un modèle Excel pour simplifier la gestion

Un modèle Excel bien conçu peut transformer le suivi manuel en une solution semi-automatisée, intuitive et efficace. Notre modèle intègre des fonctionnalités adaptées aux activités de service, telles que :

Champs clés : Numéro de service, type de service, client, statut, durée estimée, coût facturé.
Automatisation des calculs :
Total des heures travaillées.
Revenus générés par client ou type de service.
Visualisation des priorités : Mise en évidence des services urgents ou non commencés.

Structure du modèle

Colonne	Description
Numéro de service	Identifiant unique pour chaque prestation.
Description du service	Détail de l’intervention.
Type de service	Consultation, Maintenance, Formation, etc.
Client	Nom ou entreprise du client.
Date de demande	Date à laquelle la demande a été reçue.
Date prévue	Date à laquelle le service doit être exécuté.
Statut du service	Non commencé, En cours, Terminé.
Temps estimé (heures)	Durée prévue pour accomplir l’activité.
Coût facturé (€)	Montant prévu pour la prestation.
Remarques	Observations supplémentaires.

Les calculs avancés pour une gestion optimale

1. Total par type de service

Grâce à des formules avancées, Excel calcule automatiquement :

Le revenu total généré par chaque type de service (ex. : consultations, formations).
Le temps total passé sur chaque catégorie.

2. Analyse par client

Pour chaque client, le fichier additionne les heures totales travaillées et les montants facturés. Cela permet d’identifier les clients les plus rentables et de mieux planifier les relations futures.

3. Résumé général

Le modèle fournit une vue globale :

Revenu total généré : Une somme de toutes les facturations.
Heures totales travaillées : Pour évaluer la charge de travail globale.

Avantages de ce modèle Excel

1. Simplicité d’utilisation

Pas besoin d’un logiciel complexe ou d’une expertise technique. Le modèle est accessible à toute personne maîtrisant les bases d’Excel.

2. Automatisation des tâches

Les calculs sont intégrés au fichier. Les totaux, les regroupements par type de service ou client sont générés automatiquement, réduisant ainsi le risque d’erreurs.

3. Personnalisation

Le fichier peut être adapté aux besoins spécifiques de chaque activité de service, en ajoutant des champs ou des formules personnalisées.

4. Gain de temps

L’automatisation des calculs permet de se concentrer sur les tâches essentielles, comme le service client ou le développement des activités.

Exemples concrets d’utilisation

Entreprise de maintenance

Une entreprise de maintenance peut utiliser ce modèle pour :

Suivre les interventions effectuées chez différents clients.
Calculer les heures passées sur des réparations spécifiques.
Générer un rapport mensuel des revenus par catégorie de service.

Organisme de formation

Un organisme proposant des formations peut :

Planifier les sessions pour chaque groupe ou client.
Suivre le temps passé sur les formations et calculer les revenus générés.
Identifier les thématiques les plus demandées.

Modèle Excel Automatisé de Suivi des Activités de Service ↓

Suivi_Activites_Service_excel Télécharger

Comment structurer les calculs mensuels ?

Structurer les calculs mensuels dans une feuille Excel pour suivre et analyser vos activités (comme des services ou des ventes) est crucial pour obtenir des informations claires et exploitables. Voici une méthodologie étape par étape :

1. Identifier les métriques clés

Avant de structurer les calculs, identifiez les données importantes à analyser chaque mois. Par exemple :

Revenus mensuels : Total des montants facturés.
Heures travaillées : Somme des temps passés sur les activités.
Nombre d’activités : Quantité de services rendus.
Répartition des revenus : Par type de service ou par client.

2. Structurer la feuille Excel

A. Table des données brutes

Créez une table où chaque ligne correspond à une activité ou un service. Incluez des colonnes pour les dates et les autres champs nécessaires :

Date	Client	Type de Service	Montant (€)	Heures
01/11/2024	Client A	Consultation	200	2
02/11/2024	Client B	Maintenance	500	5

B. Regrouper les données mensuelles

Ajoutez une colonne qui extrait le mois à partir des dates (en utilisant la fonction MOIS() ou TEXTE()).

Date	Mois	Client	Type de Service	Montant (€)	Heures
01/11/2024	11	Client A	Consultation	200	2
02/11/2024	11	Client B	Maintenance	500	5

3. Automatiser les calculs mensuels

A. Créer un tableau récapitulatif mensuel

Dans une nouvelle zone ou feuille, structurez un tableau de synthèse par mois :

Mois	Revenus (€)	Heures travaillées	Nombre d’activités
Janvier	=SOMME.SI(…)	=SOMME.SI(…)	=NB.SI(…)
Février	=SOMME.SI(…)	=SOMME.SI(…)	=NB.SI(…)

Formules utiles :

Revenus mensuels : =SOMME.SI(Tableau[Mois], "11", Tableau[Montant (€)])
Heures travaillées : =SOMME.SI(Tableau[Mois], "11", Tableau[Heures])
Nombre d’activités : =NB.SI(Tableau[Mois], "11")

B. Récapitulatif par type de service

Ajoutez des colonnes pour répartir les revenus par type de service chaque mois.

Mois	Revenus (€)	Consultation (€)	Maintenance (€)	Formation (€)
Janvier	=SOMME(…)	=SOMME.SI(…)	=SOMME.SI(…)	=SOMME.SI(…)

Formules :

Revenus par type de service : =SOMME.SI.ENS(Tableau[Montant (€)], Tableau[Mois], "11", Tableau[Type de Service], "Consultation")

4. Ajouter des visualisations mensuelles

Ajoutez des graphiques pour une interprétation visuelle des données :

Graphique des revenus mensuels :

Créez un graphique en colonnes ou en barres.
Axe X : Mois, Axe Y : Revenus (€).

Graphique des heures travaillées par mois :

Utilisez des graphiques en ligne pour suivre les variations mensuelles.

Graphique par type de service :

Utilisez des graphiques empilés pour visualiser la répartition des revenus entre les services.

5. Automatiser pour l’année entière

A. Utiliser une plage dynamique

Convertissez vos données brutes en Tableau Excel (Ctrl + T). Cela permet de mettre à jour automatiquement les formules lorsque de nouvelles données sont ajoutées.

B. Ajouter des segments temporels

Ajoutez des filtres ou des slicers pour analyser facilement les données par mois ou par type de service.

6. Exemple avancé : KPI mensuels

Ajoutez des indicateurs de performance clés (KPI) :

Revenu moyen par activité : =Revenus Totaux / Nombre d'activités
Durée moyenne par activité : =Heures Totales / Nombre d'activités
Revenu par heure travaillée : =Revenus Totaux / Heures Totales

Mois	Revenu Total (€)	Revenu moyen (€)	Revenu/heure (€)
Janvier	2000	=2000/10	=2000/50

Cas concret : Suivi des activités d’un centre de formation

Contexte

Un centre de formation propose des sessions de formation pour des entreprises et des particuliers. Les activités sont variées : formations en présentiel, en ligne, et des ateliers pratiques. Le directeur souhaite suivre mensuellement :

Le nombre de sessions effectuées.
Le temps total passé en formation.
Les revenus générés par type de formation.
La répartition des revenus entre les clients.

Structure des données brutes

Exemple d’enregistrement

Date	Client	Type de Formation	Durée (heures)	Prix (€)	Statut
2024-11-01	Entreprise A	Présentiel	6	1200	Terminé
2024-11-05	Particulier B	En ligne	3	300	Terminé
2024-11-10	Entreprise C	Atelier pratique	8	1600	En cours
2024-11-15	Entreprise A	Présentiel	6	1200	Terminé

Calculs mensuels

1. Revenus mensuels

Utilisez SOMME.SI pour additionner les prix facturés par mois.
Formule : =SOMME.SI(Mois, "11", Prix (€))

2. Heures totales de formation

Additionnez la durée des sessions.
Formule : =SOMME.SI(Mois, "11", Durée (heures))

3. Nombre de formations par type

Utilisez NB.SI.ENS pour compter les sessions par type.
Exemple pour « Présentiel » : =NB.SI.ENS(Tableau[Mois], "11", Tableau[Type de Formation], "Présentiel")

4. Revenus par client

Calculez le total des revenus générés par client.
Exemple pour « Entreprise A » : =SOMME.SI.ENS(Tableau[Prix (€)], Tableau[Mois], "11", Tableau[Client], "Entreprise A")

Tableau récapitulatif mensuel

Mois	Revenus (€)	Heures Totales	Présentiel (€)	En ligne (€)	Atelier (€)
Novembre	4000	23	2400	300	1600

Visualisation des données

Graphiques proposés

Revenus par mois : Un graphique en barres montrant l’évolution des revenus mois par mois.
Répartition par type de formation : Un graphique circulaire affichant la proportion des revenus (Présentiel, En ligne, Atelier pratique).
Revenus par client : Un graphique en colonnes comparant les revenus générés par client.