Dans cet article, nous verrons comment créer un tableau Excel automatisé pour le suivi des projets, avec des formules, des couleurs conditionnelles et des graphiques dynamiques.
La gestion de projet est une activité complexe qui nécessite un suivi rigoureux des performances à différents niveaux : coûts, délais, et qualité. Les outils de suivi sont essentiels pour assurer le bon déroulement des projets et permettent de détecter les écarts avant qu’ils ne deviennent problématiques. Un des outils les plus utilisés est Excel, qui, bien paramétré, permet d’automatiser le calcul des indicateurs de performance clés (KPI) et de les visualiser pour faciliter l’analyse.
Les principaux indicateurs de performance utilisés dans le suivi de projet sont les suivants :
L’utilisation d’Excel pour automatiser les calculs des indicateurs clés de performance permet de suivre en temps réel l’évolution du projet. Voici les étapes pour créer un tableau Excel automatisé pour le suivi de plusieurs projets.
Dans votre tableau Excel, chaque ligne représentera un mois ou une phase du projet, et chaque colonne contiendra un indicateur clé. Voici un exemple de colonnes à inclure :
Mois | Type de Projet | Valeur Planifiée (PV) | Valeur Acquise (EV) | Coût Réel (AC) | SV | CV | SPI | CPI | EAC |
---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Jan | Construction | 100 000 € | 95 000 € | 98 000 € | … | … | … | … | … |
Fév | Informatique | 120 000 € | 110 000 € | 115 000 € | … | … | … | … | … |
Une fois les colonnes définies, les formules Excel doivent être insérées pour automatiser les calculs :
=EV - PV
=EV - AC
=EV / PV
=EV / AC
=Budget Total / CPI
Ces formules seront appliquées pour chaque ligne correspondant à une période spécifique. Grâce à cette automatisation, les indicateurs sont calculés en temps réel dès que vous entrez les valeurs planifiées, acquises et les coûts réels.
Pour améliorer la lisibilité et faciliter l’analyse, vous pouvez ajouter des couleurs conditionnelles qui changeront en fonction de la performance des indicateurs :
Par exemple :
Une fois les formules ajoutées, vous pouvez également insérer un graphique dynamique pour visualiser l’évolution des KPI. Un graphique à barres comparant les indicateurs SPI et CPI peut rapidement montrer si un projet est en avance ou en retard, ainsi que sa situation financière.
Pour insérer un graphique dans Excel :
Imaginons que vous suivez trois types de projets différents : construction, informatique et marketing. Chaque projet a un calendrier et un budget différent. Grâce à ce tableau automatisé :
L’automatisation des indicateurs de performance dans Excel est une méthode puissante pour suivre efficacement l’avancement d’un projet. Les formules automatisées, la mise en couleur conditionnelle et les graphiques dynamiques facilitent l’analyse et la prise de décision rapide, en permettant aux gestionnaires de projet de se concentrer sur les domaines qui nécessitent une attention immédiate.
Ce processus peut être adapté à différents types de projets, qu’il s’agisse de construction, de développement logiciel, ou même de marketing, en personnalisant les valeurs planifiées et en ajustant les indicateurs selon les besoins spécifiques du projet. Grâce à cette approche, vous pouvez suivre vos projets avec précision et améliorer vos chances de les mener à bien dans les délais et les budgets impartis.
Pour comparer efficacement plusieurs projets, il est essentiel d’utiliser des indicateurs de performance standardisés et des outils visuels qui permettent de détecter rapidement les écarts entre les projets. Voici différentes méthodes que vous pouvez utiliser pour comparer plusieurs projets facilement :
Les indicateurs de performance clés (KPI) sont essentiels pour comparer des projets de nature différente (construction, informatique, marketing, etc.) sur une base commune. Les KPI les plus utilisés pour comparer les projets sont :
En utilisant ces KPI pour chaque projet, vous pouvez directement comparer leur performance, quel que soit leur type ou leur envergure.
Un tableau comparatif permet de voir facilement les écarts entre plusieurs projets. Voici un exemple de tableau de comparaison des KPI de plusieurs projets :
Projet | Valeur Acquise (EV) | Coût Réel (AC) | Écart de Temps (SV) | Écart de Coût (CV) | SPI | CPI | Coût Estimé à l’Achèvement (EAC) |
---|---|---|---|---|---|---|---|
Construction | 95 000 € | 98 000 € | -5 000 € | -3 000 € | 0.95 | 0.97 | 1 030 927 € |
Informatique | 110 000 € | 115 000 € | -10 000 € | -5 000 € | 0.91 | 0.96 | 1 041 667 € |
Marketing | 85 000 € | 90 000 € | -5 000 € | -5 000 € | 0.94 | 0.94 | 1 063 830 € |
Grâce à ce tableau, vous pouvez rapidement observer :
Un outil puissant pour visualiser les écarts entre projets est le graphique. Un graphique peut comparer plusieurs projets en utilisant les mêmes axes pour différents indicateurs. Voici des exemples de graphiques utiles pour comparer les projets :
Un graphique à barres peut être utilisé pour comparer les indices de performance des délais (SPI) et des coûts (CPI) entre les projets. Par exemple :
Projet | SPI | CPI |
---|---|---|
Construction | 0.95 | 0.97 |
Informatique | 0.91 | 0.96 |
Marketing | 0.94 | 0.94 |
En visualisant ces résultats sous forme de barres côte à côte, il est facile de voir quel projet est en retard et lequel est sous le budget.
Un graphique linéaire qui montre l’évolution des écarts de temps (SV) et des écarts de coût (CV) au fil des mois pour chaque projet peut révéler les tendances. Par exemple :
Un graphique combiné qui montre le SPI et le CPI pour chaque projet sur un seul axe peut indiquer rapidement la performance globale d’un projet. Un point situé en haut à droite du graphique (SPI > 1 et CPI > 1) montre un projet qui est à la fois en avance et sous le budget, ce qui est idéal.
Pour aller encore plus loin, vous pouvez utiliser un tableau de bord interactif dans Excel pour visualiser les performances de vos projets en temps réel. Un dashboard bien conçu permet de suivre plusieurs projets simultanément et de voir leurs performances sur différents aspects (budget, délais, risques, etc.). Voici ce que peut inclure un tableau de bord :
La comparaison des projets doit être faite régulièrement à l’aide de rapports périodiques. Ces rapports doivent inclure :
La comparaison des projets nécessite l’utilisation d’outils comme des tableaux comparatifs, des graphiques dynamiques et des indicateurs standardisés pour mesurer les performances en temps réel. En automatisant ces outils dans Excel, vous pouvez suivre efficacement plusieurs projets et prendre des décisions informées.
Les KPI comme la valeur acquise (EV), les indices de performance (SPI et CPI) et le coût estimé à l’achèvement (EAC) vous permettent de mesurer la performance des projets, tandis que des outils visuels comme les graphes à barres ou les dashboards interactifs facilitent la comparaison entre projets de différentes tailles et natures. Grâce à ces outils, vous pouvez identifier les projets à risque, ajuster vos ressources, et maintenir vos projets dans les délais et les budgets impartis.
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