Guide : Processus Achat et Comptabilité – Outil Excel Automatisé

Le processus achat est une composante essentielle de la gestion comptable d’une entreprise. Il englobe les étapes liées à l’approvisionnement, à la gestion des commandes, au traitement des factures et au paiement des fournisseurs. Voici un guide détaillé pour structurer et optimiser ce processus.

1. Planification et Préparation des Achats

Objectif : Identifier les besoins et établir une stratégie d’achat efficace.

Étapes :

Analyse des besoins :
- Évaluer les besoins en biens ou services (quantité, qualité, délais).
- Prendre en compte les budgets et prévisions.
Recherche de fournisseurs :
- Identifier les fournisseurs potentiels et évaluer leur fiabilité.
- Comparer les prix, délais de livraison et conditions commerciales.
Validation interne :
- Obtenir l’approbation du budget ou des responsables pour procéder à l’achat.

Bonnes pratiques :

Créer une base de données des fournisseurs pour faciliter les sélections futures.
Établir des contrats-cadres pour des achats récurrents.

2. Gestion des Commandes

Objectif : Formaliser l’achat avec une commande claire et précise.

Étapes :

Émission du bon de commande (BC) :
- Détail des articles ou services commandés (quantité, description, prix, conditions de paiement).
- Date de livraison souhaitée.
Communication au fournisseur :
- Envoyer le bon de commande et s’assurer qu’il est bien reçu.
- Recevoir une confirmation écrite du fournisseur.
Archivage :
- Conserver une copie du bon de commande pour suivi et comptabilisation.

Bonnes pratiques :

Automatiser la génération des bons de commande via un ERP ou logiciel de gestion.
Ajouter un numéro unique de commande pour faciliter le suivi.

3. Réception des Produits ou Services

Objectif : Vérifier la conformité des marchandises ou services reçus.

Étapes :

Contrôle à la réception :
- Comparer les produits reçus au bon de commande (quantité, qualité, conformité).
- Identifier et signaler les anomalies (retards, défauts).
Émission d’un bon de livraison (BL) :
- Valider la réception et obtenir une signature du fournisseur ou du transporteur.
Mise à jour des stocks :
- Enregistrer les articles dans le système de gestion des stocks (si applicable).

Bonnes pratiques :

Utiliser un système numérique pour documenter et gérer les livraisons.
Informer rapidement les fournisseurs en cas de litige pour éviter des retards dans le paiement.

4. Vérification et Validation des Factures

Objectif : Garantir l’exactitude des factures avant leur comptabilisation.

Étapes :

Comparaison avec les documents sources :
- Contrôler que la facture correspond au bon de commande et au bon de livraison.
- Vérifier les mentions obligatoires sur la facture (date, TVA, numéro de facture, etc.).
Validation interne :
- Faire valider les factures par les responsables concernés.
Enregistrement comptable :
- Comptabiliser la facture dans le journal des achats :
  - Débit : Compte de charges (ou d’immobilisations).
  - Crédit : Compte fournisseur (401).

Bonnes pratiques :

Mettre en place un workflow de validation électronique pour accélérer le traitement.
Refuser les factures non conformes pour éviter les erreurs comptables.

5. Suivi des Paiements Fournisseurs

Objectif : Respecter les délais de paiement et préserver les relations avec les fournisseurs.

Étapes :

Planification des paiements :
- Établir un calendrier des échéances basé sur les conditions négociées.
- Prioriser les paiements selon les besoins.
Réalisation des paiements :
- Effectuer les paiements par virement, prélèvement ou chèque.
- Assurer un suivi pour confirmer que les fonds ont été transférés.
Mise à jour comptable :
- Comptabiliser les paiements dans le journal de banque :
  - Débit : Compte fournisseur.
  - Crédit : Compte de trésorerie.

Bonnes pratiques :

Automatiser les paiements pour réduire les retards.
Vérifier les fonds disponibles avant d’effectuer des paiements importants.

6. Réconciliation et Analyse

Objectif : S’assurer de la concordance entre les comptes comptables et les opérations réelles.

Étapes :

Rapprochement bancaire :
- Vérifier que les paiements effectués sont bien enregistrés dans les relevés bancaires.
Analyse des soldes fournisseurs :
- Comparer les soldes des comptes fournisseurs avec les états de dettes.
Gestion des écarts :
- Identifier les erreurs ou écarts et les résoudre rapidement.

Bonnes pratiques :

Réaliser des réconciliations périodiques (mensuelles ou trimestrielles).
Conserver une documentation claire pour les audits.

7. Reporting et Suivi

Objectif : Fournir une vision globale et stratégique du processus achat.

Étapes :

Suivi des indicateurs clés (KPI) :
- Délais moyens de paiement (DMP).
- Volume des achats par fournisseur.
- Montant des retards de paiement.
Production de rapports :
- Analyser les dépenses totales par période.
- Identifier les fournisseurs stratégiques ou les opportunités d’économies.
Amélioration continue :
- Ajuster les procédures pour réduire les erreurs et améliorer l’efficacité.

Bonnes pratiques :

Intégrer des tableaux de bord pour visualiser rapidement les performances.
Organiser des revues régulières avec les équipes pour optimiser les processus.

Outils Recommandés

Logiciels de gestion : SAP, Oracle, Sage, QuickBooks.
Outils de collaboration : Trello, Asana pour suivre les étapes.
Automatisation : Solutions comme Esker ou Yooz pour le traitement des factures et le suivi des commandes.

Avec un processus structuré et des outils adaptés, le processus achat et comptabilité devient plus fluide, précis et stratégique, tout en renforçant les relations avec les fournisseurs.

Outil Excel – Processus Achat et Comptabilité

Cet outil Excel est conçu pour gérer et suivre de manière efficace et structurée l’ensemble du processus d’achat et de comptabilité. Il intègre toutes les étapes clés, depuis l’identification des besoins jusqu’au paiement des fournisseurs et à l’analyse des écarts.

Caractéristiques principales :

Feuille “Processus Achat” :
- Suivez les étapes clés du processus d’achat (identification des besoins, émission de commande, réception, facturation, paiement, analyse).
- Attribuez des responsabilités et définissez des échéances pour chaque étape.
- Indiquez le statut et ajoutez des commentaires pour un suivi détaillé.
Feuille “Bons de Commande” :
- Enregistrez les informations liées aux commandes passées aux fournisseurs :
  - Numéro de commande.
  - Fournisseur.
  - Description des biens ou services commandés.
  - Montants et statut.
- Facilite le suivi des commandes en attente ou livrées.
Feuille “Factures Fournisseurs” :
- Centralisez les factures reçues avec leurs détails :
  - Numéro de facture.
  - Fournisseur.
  - Montant facturé.
  - Statut (en attente, validée, payée).
- Permet un suivi clair et précis des factures fournisseurs.
Feuille “Suivi des Paiements” :
- Organisez les paiements aux fournisseurs :
  - Fournisseur, numéro de facture, montant payé.
  - Mode de paiement (virement, chèque, prélèvement).
  - Statut des paiements.
- Assurez un suivi des échéances pour éviter les retards.
Feuille “Résumé” :
- Résume les informations financières par fournisseur :
  - Total commandé, total facturé, total payé.
  - Écarts calculés automatiquement.
- Fournit une vue d’ensemble pour faciliter l’analyse et la prise de décision.

Avantages :

Automatisation : Des formules intégrées permettent de calculer automatiquement les écarts et de consolider les données.
Centralisation : Toutes les informations liées aux achats et à la comptabilité sont regroupées dans un seul outil.
Visibilité : Suivi clair et précis des étapes et des performances financières.
Flexibilité : Peut être adapté aux spécificités de votre entreprise ou organisation.