Procès-Verbal de l’Assemblée Générale pour une Association : Guide de Rédaction et Exemples

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Le Procès-Verbal (PV) d’Assemblée Générale est un document officiel qui relate fidèlement les débats, discussions, décisions et résolutions prises lors d’une Assemblée Générale d’une association. Il constitue une preuve écrite des délibérations et est généralement requis pour diverses formalités administratives ou juridiques.

Dans cet article, nous présenterons la définition, la structure, les cas de rédaction et des exemples concrets de PV d’Assemblée Générale.

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1. Définition d’un Procès-Verbal d’Assemblée Générale

Le Procès-Verbal d’Assemblée Générale est un compte-rendu détaillé qui retranscrit :

• Les participants présents ou représentés.
• L’ordre du jour.
• Les points discutés.
• Les décisions prises par l’assemblée.
• Les votes et résultats si applicables.
• La clôture de la séance.

Objectifs du PV d’Assemblée Générale

• Conserver une trace écrite des décisions.
• Faciliter la communication entre les membres de l’association.
• Respecter les obligations légales (ex. : dépôt du PV pour les modifications statutaires).
• Permettre aux membres absents d’être informés des décisions prises.

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2. Structure Type d’un Procès-Verbal d’Assemblée Générale

2.1. Page de Couverture

• Titre : Procès-Verbal de l’Assemblée Générale.
• Nom de l’association.
• Date de l’Assemblée Générale.
• Lieu de l’Assemblée Générale.
• Président(e) de séance.
• Secrétaire de séance.

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2.2. Présences

• Liste des membres présents, absents, excusés et représentés.
• Quorum atteint ou non.

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2.3. Ordre du Jour

Liste des points qui seront discutés durant l’assemblée. Par exemple :

1. Approbation du rapport d’activité.
2. Approbation des comptes annuels.
3. Renouvellement du bureau.
4. Questions diverses.

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2.4. Déroulement de l’Assemblée

Description détaillée des discussions et débats menés pour chaque point de l’ordre du jour.

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2.5. Décisions Prises

• Votes effectués (le cas échéant).
• Décisions adoptées ou rejetées.
• Résolutions prises.

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2.6. Clôture de l’Assemblée

• Heure de fin de l’Assemblée.
• Signatures du Président(e) de séance et du Secrétaire de séance.

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3. Cas de Rédaction

Cas 1 : Assemblée Générale Ordinaire (AGO)

Lors d’une AGO, les membres se réunissent pour approuver le rapport moral, le rapport financier, et statuer sur la gestion courante de l’association.

Exemple d’Ordre du Jour :

1. Rapport d’activité de l’année écoulée.
2. Rapport financier.
3. Renouvellement des membres du bureau.
4. Prévisions pour l’année suivante.
5. Questions diverses.

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Cas 2 : Assemblée Générale Extraordinaire (AGE)

L’AGE est convoquée pour des décisions importantes nécessitant une modification des statuts ou la dissolution de l’association.

Exemple d’Ordre du Jour :

1. Modification des statuts de l’association.
2. Modification de l’objet social.
3. Dissolution de l’association.
4. Distribution des actifs restants.

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4. Exemple de Procès-Verbal d’Assemblée Générale (Rédigé)

PROCÈS-VERBAL DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE

Association : Les Amis de la Nature
Date : 15 mars 2025
Lieu : Salle des Associations, Paris
Président de séance : Mme Dupont
Secrétaire de séance : M. Martin

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1. PRÉSENCES

• Membres présents : 20.
• Membres représentés : 5.
• Membres excusés : 3.
• Quorum atteint.

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2. ORDRE DU JOUR

1. Rapport d’activité de l’année 2024.
2. Rapport financier.
3. Renouvellement du Bureau.
4. Questions diverses.

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3. DÉROULEMENT DE L’ASSEMBLÉE

• Mme Dupont, Présidente de l’association, ouvre la séance à 10h00.
• Le rapport d’activité est présenté par M. Martin et approuvé à l’unanimité.
• Le rapport financier est détaillé par Mme Lefebvre, Trésorière, et validé par vote (23 pour, 2 contre).
• Le Bureau est renouvelé par vote. Les nouveaux membres sont : Président(e) : Mme Dupont, Secrétaire : M. Martin, Trésorier : Mme Lefebvre.
• Discussion sur les projets à venir, notamment l’organisation d’événements écologiques.

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4. DÉCISIONS PRISES

• Approbation du rapport d’activité.
• Validation du rapport financier.
• Élection du nouveau Bureau.
• Adoption des nouveaux projets pour l’année 2025.

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5. CLÔTURE DE L’ASSEMBLÉE

La séance est levée à 12h00.

Fait à Paris, le 15 mars 2025.

Président(e) de séance : Mme Dupont
Secrétaire de séance : M. Martin

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5. Conseils pour Rédiger un Procès-Verbal Efficace

1. Rester objectif et factuel.
2. Mentionner les votes clairement (nombre de voix pour, contre, abstentions).
3. Conserver une structure cohérente.
4. Relire et approuver le PV par les signataires.
5. Archiver le PV dans les documents officiels de l’association.

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6. Modèle et Trame à Suivre

Le Procès-Verbal d’Assemblée Générale est un document essentiel pour la bonne gouvernance d’une association. Sa rédaction doit être claire, précise, et complète pour assurer une traçabilité des décisions prises par les membres.

Extraits de Rédaction – Procès-Verbal d’Assemblée Générale

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Extrait 1 : Introduction

Procès-Verbal de l’Assemblée Générale Ordinaire
Association : Les Amis de la Nature
Date : 15 mars 2025
Lieu : Salle des Associations, Paris
Président(e) de séance : Mme Dupont
Secrétaire de séance : M. Martin

L’Assemblée Générale de l’association Les Amis de la Nature s’est tenue le 15 mars 2025 à la Salle des Associations, Paris, sur convocation du Bureau. La séance est ouverte à 10h00 par Mme Dupont, Présidente de l’association.

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Extrait 2 : Présences et Quorum

Présences :

• Membres présents : 20.
• Membres représentés : 5 (procurations reçues).
• Membres excusés : 3.
• Membres absents : 2.
• Quorum : Le quorum étant atteint, l’Assemblée peut délibérer valablement.

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Extrait 3 : Ordre du Jour

L’ordre du jour de l’Assemblée Générale est le suivant :

1. Présentation et approbation du rapport d’activité.
2. Présentation et approbation du rapport financier.
3. Renouvellement des membres du Bureau.
4. Discussion sur les projets à venir.
5. Questions diverses.

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Extrait 4 : Déroulement de l’Assemblée

Point 1 : Rapport d’activité de l’année 2024
Le rapport d’activité est présenté par M. Martin, Secrétaire de l’association. Les projets réalisés durant l’année écoulée sont :

• Organisation de campagnes de sensibilisation écologique.
• Participation à des forums régionaux sur l’environnement.
• Mise en place d’ateliers éducatifs pour les jeunes.

Le rapport est approuvé à l’unanimité par l’assemblée.

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Extrait 5 : Rapport Financier

Point 2 : Rapport Financier
Mme Lefebvre, Trésorière de l’association, présente le rapport financier de l’année 2024.

Recettes	Montant (€)
Cotisations des membres	15 000
Subventions publiques	5 000
Dons et sponsors	2 500

Dépenses	Montant (€)
Location de salles	3 000
Frais de communication	2 000
Organisation d’événements	4 000

Le rapport financier est soumis au vote de l’Assemblée et approuvé à la majorité :

• Votes pour : 22
• Votes contre : 2
• Abstentions : 1

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Extrait 6 : Renouvellement du Bureau

Point 3 : Renouvellement des membres du Bureau
Le renouvellement du Bureau est soumis au vote de l’Assemblée.
Les membres élus sont :

• Présidente : Mme Dupont (réélue à l’unanimité).
• Secrétaire : M. Martin (réélu par 80 % des voix).
• Trésorière : Mme Lefebvre (nouvelle élue par 75 % des voix).

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Extrait 7 : Projets à Venir

Point 4 : Projets à venir
L’Assemblée discute des initiatives prévues pour l’année 2025, notamment :

• Développement de nouveaux ateliers pour sensibiliser les jeunes à la préservation de l’environnement.
• Recherche de partenariats financiers pour élargir les activités.
• Organisation d’un forum annuel sur le climat.

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Extrait 8 : Clôture de l’Assemblée

La séance est levée à 12h00 par Mme Dupont, Présidente de l’association.

Fait à Paris, le 15 mars 2025.
Le Président(e) de séance : Mme Dupont
Le Secrétaire de séance : M. Martin

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Cas Particuliers – Rédaction de Procès-Verbal d’Assemblée Générale

La rédaction d’un Procès-Verbal (PV) d’Assemblée Générale peut varier selon le contexte, le type d’assemblée (Ordinaire ou Extraordinaire), et les situations spécifiques rencontrées par l’association. Voici quelques cas particuliers :

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1. Assemblée Générale avec Modification des Statuts (AGE)

Contexte :
Lorsqu’une association souhaite modifier ses statuts, elle doit convoquer une Assemblée Générale Extraordinaire (AGE).

Exemple :

• Modification de l’objet social de l’association.
• Modification des règles d’adhésion.
• Modification de la durée des mandats des membres du bureau.

Particularités à Mentionner dans le PV :

• Mention explicite de l’AGE.
• Mention du quorum requis (souvent plus élevé qu’une AGO).
• Description détaillée des modifications apportées.
• Indication des votes et résultats par point modifié.
• Dépôt du PV auprès des autorités compétentes si nécessaire.

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2. Assemblée Générale en Visio-conférence

Contexte :
Lorsqu’il est impossible de réunir physiquement les membres, une AG peut être tenue en visio-conférence.

Exemple :

• Réunion en ligne à cause de restrictions sanitaires.
• Participation de membres situés à distance (autre région ou pays).

Particularités à Mentionner dans le PV :

• Indication claire de la tenue de l’AG en visio-conférence.
• Plateforme utilisée (ex. : Zoom, Teams, Google Meet).
• Précisions sur le mode de connexion et d’identification des participants.
• Validation de la légalité de la réunion à distance (conformité avec les statuts de l’association).
• Description des modalités de vote (vote en ligne, sondages intégrés, email).

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3. Assemblée Générale avec Refus d’Approbation du Rapport Financier

Contexte :
Le rapport financier peut être refusé par l’assemblée si des irrégularités ou des incohérences sont détectées.

Exemple :

• Désaccord sur l’affectation des fonds.
• Erreurs dans les comptes présentés.
• Soupçons de mauvaise gestion.

Particularités à Mentionner dans le PV :

• Description détaillée des objections émises par les membres.
• Mention des votes : nombre de voix pour, contre, et abstentions.
• Décision de reporter l’approbation du rapport financier.
• Désignation d’une commission pour réexaminer les comptes (si nécessaire).
• Prévisions pour une nouvelle assemblée corrective.

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4. Assemblée Générale avec Démission d’un Membre du Bureau

Contexte :
Un membre du bureau décide de démissionner de ses fonctions durant l’AG.

Exemple :

• Démission pour raisons personnelles ou professionnelles.
• Conflit interne au sein de l’association.

Particularités à Mentionner dans le PV :

• Annonce officielle de la démission.
• Mention des raisons invoquées par le membre (si publiquement énoncées).
• Acceptation ou refus de la démission par l’assemblée.
• Processus de remplacement (élection d’un nouveau membre ou intérim).

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5. Assemblée Générale avec Conflit entre Membres

Contexte :
Des désaccords peuvent surgir entre les membres concernant la gestion de l’association ou les décisions stratégiques.

Exemple :

• Divergence d’opinions sur l’orientation future de l’association.
• Contestations sur les décisions prises par le bureau.

Particularités à Mentionner dans le PV :

• Présentation des arguments de chaque partie.
• Résumé des discussions.
• Décisions prises pour résoudre le conflit (vote, médiation, suspension de la séance, etc.).
• Précision des résultats de vote et des résolutions adoptées.

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6. Assemblée Générale avec Quorum Non Atteint

Contexte :
Lorsque le quorum requis par les statuts n’est pas atteint, l’assemblée ne peut pas délibérer valablement.

Exemple :

• Faible participation des membres.
• Problèmes de communication sur la convocation.

Particularités à Mentionner dans le PV :

• Indication claire du nombre de membres présents et représentés.
• Mention de l’absence de quorum.
• Décision de reporter l’Assemblée Générale à une date ultérieure.
• Rappel des règles statutaires concernant le quorum.

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7. Assemblée Générale avec Absence de Documentation

Contexte :
Il arrive qu’un rapport d’activité ou un rapport financier soit incomplet ou manquant le jour de l’assemblée.

Exemple :

• Absence du rapport financier suite à un problème technique.
• Report de la présentation d’un projet majeur.

Particularités à Mentionner dans le PV :

• Mention explicite de l’absence du document prévu.
• Décision de l’assemblée concernant la situation (report de l’approbation, demande d’explications, etc.).
• Prévisions pour une réunion complémentaire si nécessaire.

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8. Assemblée Générale avec Élection Contestée

Contexte :
Lorsqu’une élection pour un poste de membre du bureau est contestée.

Exemple :

• Deux candidats obtiennent un nombre égal de voix.
• Accusations de fraude ou de manipulation du vote.

Particularités à Mentionner dans le PV :

• Description détaillée de la situation.
• Mention des protestations émises.
• Décision prise par l’assemblée pour résoudre le conflit (revote, nomination temporaire, etc.).

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