Le procès-verbal de changement de bureau est un document essentiel pour formaliser officiellement la modification des membres dirigeants d’une association (Président, Secrétaire, Trésorier, etc.). Ce document est généralement rédigé lors d’une Assemblée Générale Ordinaire ou Extraordinaire convoquée pour procéder à l’élection ou au renouvellement du bureau.
1. Pourquoi rédiger un Procès-Verbal de Changement de Bureau ?
Ce procès-verbal permet :
✅ D’officialiser les élections ou nominations des nouveaux membres du bureau.
✅ D’assurer la traçabilité des décisions prises par l’association.
✅ D’avoir une preuve légale en cas de litige ou de contrôle administratif.
✅ De mettre à jour les documents administratifs (statuts, déclarations préfectorales, etc.).
2. Structure d’un Procès-Verbal de Changement de Bureau
Un PV de changement de bureau doit contenir les éléments suivants :
2.1. Informations Générales
Nom de l’association.
Date, lieu, et heure de l’assemblée.
Présence du président de séance (souvent le président sortant) et du secrétaire de séance.
Nombre de membres présents et représentés.
2.2. Ordre du Jour
Rapport moral et financier.
Présentation des candidats au nouveau bureau.
Vote et résultats des élections.
Questions diverses.
2.3. Déroulement de la Réunion
Présentation par le président sortant du rapport moral.
Présentation par le trésorier du rapport financier.
Présentation des candidats.
Déroulement du vote (bulletins secrets, vote à main levée, etc.).
Résultats du scrutin.
2.4. Clôture de la Réunion
Signature du PV par le président et le secrétaire de séance.
Indication de l’heure de clôture de la réunion.
3. Exemple de Procès-Verbal de Changement de Bureau
Procès-Verbal de l’Assemblée Générale de l’Association “Les Amis de la Culture”
Date : 25 mars 2025 Lieu : Salle des Fêtes, 10 rue de la Liberté, 75000 Paris Heure d’ouverture : 14h00 Président de séance : Pierre Dupont (Président sortant) Secrétaire de séance : Marie Martin (Secrétaire sortante)
1. Présence
Le quorum étant atteint avec 30 membres présents sur les 40 membres adhérents, l’assemblée générale peut valablement délibérer.
2. Ordre du Jour
Présentation du rapport moral par le Président sortant.
Présentation du rapport financier par le Trésorier sortant.
Élection du nouveau bureau.
Questions diverses.
3. Déroulement de la Réunion
3.1. Rapport Moral
Le Président sortant, Monsieur Pierre Dupont, présente le bilan moral de l’année écoulée, mettant en avant :
La réussite de l’exposition annuelle.
L’augmentation du nombre d’adhérents.
Le développement de nouvelles activités culturelles.
Le rapport moral est soumis au vote. Résultat : Approuvé à l’unanimité.
3.2. Rapport Financier
Le Trésorier, Monsieur Jean Durand, présente le bilan financier :
Recettes : 30 000 EUR.
Dépenses : 20 000 EUR.
Excédent : 10 000 EUR.
Le rapport financier est soumis au vote. Résultat : Approuvé par 28 voix pour, 2 voix contre.
3.3. Élection du Nouveau Bureau
Le Président sortant indique que les mandats des membres actuels sont arrivés à échéance. Il invite les candidats au nouveau bureau à se présenter.
Résultats du vote :
Président : Sophie Leroy – Élue par 25 voix pour, 5 voix contre.
Secrétaire : Paul Leblanc – Élu par 28 voix pour, 2 voix contre.
Trésorier : Luc Martin – Élu par 27 voix pour, 3 voix contre.
Le nouveau bureau est désormais constitué comme suit :
✅ Spécificités liées au Changement de Bureau d’une Association
Le changement de bureau d’une association est un événement important qui doit être documenté de manière rigoureuse pour être juridiquement valable. Voici les spécificités à prendre en compte :
1. Contexte Légal et Réglementaire
Le changement de bureau doit être conforme aux statuts de l’association. Les statuts définissent généralement :
La durée du mandat des membres du bureau.
Les modalités de renouvellement (partiel ou total).
Les conditions d’éligibilité des candidats.
Le mode de scrutin (vote à main levée, bulletin secret).
Certaines associations doivent déclarer le changement de bureau à des autorités administratives (Préfecture, Journal Officiel, etc.).
2. Convocation de l’Assemblée Générale
La réunion qui décide du changement de bureau est généralement une Assemblée Générale Ordinaire (AGO), sauf si les statuts prévoient une Assemblée Générale Extraordinaire (AGE).
La convocation doit être faite dans les délais légaux prévus par les statuts.
L’ordre du jour doit clairement mentionner l’élection ou le renouvellement des membres du bureau.
3. Présentation des Candidats
Les candidats doivent être annoncés avant la tenue de l’assemblée (inscription préalable ou candidature sur place selon les statuts).
Chaque candidat peut présenter un projet ou un programme pour justifier sa candidature.
La liste des candidats doit être annexée au procès-verbal.
4. Mode de Scrutin
Les modalités de vote peuvent varier en fonction des statuts :
Vote à main levée : Rapide, mais moins confidentiel.
Vote à bulletin secret : Garantit l’anonymat du vote.
Vote par correspondance ou en ligne : Possible si les statuts l’autorisent.
5. Résultats de l’Élection
Les résultats doivent être clairement annoncés et consignés dans le procès-verbal.
Mentionner :
Les candidats élus.
Le nombre de voix obtenues par chaque candidat.
La majorité requise pour être élu (simple, absolue, qualifiée).
6. Clôture de la Réunion
La clôture doit être annoncée par le président de séance (généralement le président sortant).
L’heure de clôture doit être précisée dans le procès-verbal.
Signature obligatoire du PV par le président de séance et le secrétaire de séance.
7. Consignation du Procès-Verbal
Conserver l’original signé dans le registre officiel de l’association.
Transmettre le PV aux autorités administratives si nécessaire.
Diffuser le PV aux membres de l’association pour assurer la transparence.
8. Déclaration aux Autorités Administratives (en France par exemple)
Déclaration auprès de la Préfecture ou sous-préfecture du lieu du siège social de l’association.
Modification à inscrire dans le Journal Officiel des Associations et Fondations d’Entreprise (JOAFE).
9. Points de Vigilance
Respecter scrupuleusement les statuts de l’association.
Mentionner tous les participants, les absents, et les représentants.
Documenter chaque étape de l’élection de manière transparente.
Conserver toutes les pièces justificatives (convocations, feuilles de présence, bulletins de vote si nécessaire).
Extrait de Rédaction : Procès-Verbal d’Association pour Changement de Bureau
Procès-Verbal de l’Assemblée Générale Ordinaire de l’Association “Les Amis de la Culture”
Date : 25 mars 2025 Lieu : Salle des Fêtes, 10 rue de la Liberté, 75000 Paris Heure d’ouverture : 14h00 Président de séance : Pierre Dupont (Président sortant) Secrétaire de séance : Marie Martin (Secrétaire sortante)
1. Présence
Le quorum étant atteint avec 30 membres présents sur les 40 membres adhérents, l’Assemblée Générale peut valablement délibérer.
2. Ordre du Jour
Rapport moral du Président sortant.
Rapport financier du Trésorier sortant.
Élection des nouveaux membres du bureau.
Questions diverses.
3. Déroulement de la Réunion
3.1. Rapport Moral du Président sortant
Monsieur Pierre Dupont, Président sortant, présente un bilan moral de l’année écoulée. Il rappelle les activités principales de l’association :
Organisation de deux expositions culturelles.
Collaboration avec des associations régionales.
Ateliers pédagogiques pour les jeunes.
Le rapport moral est soumis au vote. Résultat : Approuvé à l’unanimité.
3.2. Rapport Financier du Trésorier sortant
Monsieur Jean Durand, Trésorier, présente le bilan financier de l’exercice 2024 :
Recettes : 30 000 EUR.
Dépenses : 20 000 EUR.
Excédent : 10 000 EUR.
Le rapport financier est soumis au vote. Résultat : Approuvé par 28 voix pour, 2 voix contre.
3.3. Élection des Nouveaux Membres du Bureau
Le Président sortant invite les candidats au nouveau bureau à se présenter.
Résultats du vote :
Poste
Candidat
Voix Pour
Voix Contre
Résultat
Président
Sophie Leroy
25
5
Élue
Secrétaire
Paul Leblanc
28
2
Élu
Trésorier
Luc Martin
27
3
Élu
Les nouveaux membres élus sont invités à prendre leur poste immédiatement.