Outlook-guide pour le débutant pour prendre l’outil en main

Outlook est indispensable pour les jeunes professionnelles qui le trouvent souvent installé sur les PC des entreprises dans lesquelles ils sont recrutés. Actuellement, le travail à distance s’impose et les nouvelles recrues sont obligées de prendre en main l’application Outlook à partir de zéro.

Dans cet article, nous vous expliquons ce qu’est Outlook, et ce dont vous avez besoin, y compris quelles sont ses caractéristiques et fonctions les plus importantes qui ont fait de ce logiciel l’outil parfait pour gérer votre courrier électronique.

À quoi bon d’utiliser Outlook ?

Il y a toujours de bonnes raisons d’utiliser Outlook: 

Gestion des e-mails, des contacts et du calendrier

Microsoft Outlook n’est pas seulement un logiciel de gestion de messagerie, c’est un système de gestion des informations personnelles. Cela signifie qu’il est conçu pour organiser vos calendriers, e-mails, contacts, tâches et listes de tâches en un seul endroit.

Cela commence par votre compte de messagerie, et à partir de là, vous pouvez commencer à travailler pour transformer les e-mails en rendez-vous ou en tâches et stocker les informations nécessaires aux personnes avec lesquelles vous interagissez. En faisant cela, vous n’avez pas besoin de vous souvenir d’une adresse e-mail ou d’un numéro de téléphone.

Une autre nouveauté est la recherche instantanée des e-mails. Vous n’avez plus besoin d’aller d’un dossier à l’autre ou d’attendre longtemps pour que l’application trouve ce courrier perdu. Pour trouver rapidement un e-mail, sélectionnez la zone de recherche dans le ruban, tapez ce que vous recherchez, filtrez votre recherche  et attendez que la recherche s’exécute n’importe où dans Outlook. Vous pouvez également rechercher des contacts ou des événements à partir de la section Calendrier ou Personnes.

Premièrement, si vous n’avez pas encore Outlook sur votre PC, vous pouvez le télécharger gratuitement (jusqu’à la fin de l’essai)

Téléchargement de Microsoft Outlook

Télécharger la version 2021, ou une autre version antérieure pour PC et Mac.

Lien de téléchargement:

Outlook KEZAKO?

On va parler un peu technique:

Microsoft Outlook est le client de messagerie dont vous avez besoin pour accéder à vos comptes depuis Outlook.com, Hotmail, MSN, Google, iCloud et Yahoo Mail.

Après l’installation d’Outlook, vous pouvez le tester gratuitement, et juste après la fin de la version d’essai, vous devez l’activer pour pouvoir continuer à l’utiliser.

Outlook est un logiciel commercial qui doit être activé pour pouvoir l’utiliser sans aucune limitation.

Activer Microsoft Outlook

Dans tous les cas, vous pouvez toujours opter pour la version Web d’Outlook (GRATUITE). Bien que tenant compte du fait qu’il lui manque les fonctions avancées de la version de bureau.

Utiliser Outlook rapidement et d’une manière plus efficace

Commencer…

L’aperçu du message Outlook affiche, par défaut, l’expéditeur, l’objet et une ligne à partir du corps du message. 

Astuce 😉 Vous pouvez avoir plus d’informations sans ouvrir ledit message.

Sur  l’onglet “Affichage”, appuyez sur l’option “Aperçu du message” et choisissez le nombre de lignes que vous souhaitez afficher : 1, 2 ou 3 lignes.

Rechercher des e-mails

Cette option vous permet de rechercher des e-mails avec certaines caractéristiques. L’option crée un dossier virtuel qui contient les caractéristiques que nous indiquons. Cette fonction ne vous montre que les e-mails dans un dossier, mais ne déplace pas les e-mails vers un autre dossier.

Vous pouvez filtrer et sélectionner les emails non lus, selon leur degré d’importance, par personnes, etc. 

Entrez simplement l’option “Dossier”, cliquez sur “Nouveau dossier de recherche” et sélectionnez le filtre ou les critères que vous souhaitez appliquer à la recherche.

Nettoyer un dossier

Automatise le nettoyage des messages redondants d’un dossier pour libérer de l’espace et améliorer la lisibilité. Cette fonction déplace automatiquement les éléments de votre dossier vers le dossier « Éléments envoyés ».

Exemple: si vous avez des messages dans un fil de discussion et qui sont répétés à chaque réponse.

Faites un clic droit sur le dossier et sélectionnez l’option “Nettoyer le dossier”. Les options de cette fonction peuvent être configurées dans le chemin suivant : File > Options > Mail > Conversation Cleanup

Recherches intelligentes

Cette fonction vous permet de rechercher des e-mails et du contenu dans différentes boîtes aux lettres ou dossiers, et même de faire des recherches spécifiques( sous certaines conditions)

Si Vous saisissez un mot, l’outil de rechercher ressort tous les e-mails contenant ce mot. De même si vous saisissez deux mots ou plus. Le moteur recherche tous les e-mails contenant tout ou partie de ces mots 

Si vous voulez rechercher une combinaison de mots dans un ordre exact, vous devez l’entrer entre ” ” .

Vous pouvez également rechercher par le sujet de l’e-mail, en commençant la recherche par “à propos de” puis le nom du sujet.

Vous pouvez également filtrer la recherche par pièces jointes, en saisissant les mots-clés : a des pièces jointes : oui.

Planifier l’envoi

Cette fonctionnalité d’Outlook  vous permet de programmer l’envoi d’e-mails à une date et une heure spécifiques.

Pour l’utiliser:

Allez sur l’onglet “Options” et la fonction “Retarder la livraison“. Dans l’option “Ne pas livrer avant“, choisissez la date et l’heure exactes auxquelles vous voulez que le message soit envoyé. Une fois la modification effectuée, cliquez sur Fermer et vous aurez programmé votre e-mail.