Modélisation de Situation de Travaux : Exemple dans Excel
La gestion de projet est une discipline complexe qui nécessite une planification minutieuse et une exécution précise pour atteindre les objectifs fixés. Parmi les nombreux outils et techniques à disposition des gestionnaires de projet, la Modélisation de Situation de Travaux (MST) émerge comme une méthode particulièrement efficace pour visualiser et organiser les différentes phases d’un projet. Dans cet article, nous explorons en détail ce qu’est la MST, ses avantages et comment elle peut être utilisée pour améliorer la gestion des projets dans divers domaines.
Qu’est-ce que la Modélisation de Situation de Travaux (MST) ?
La Modélisation de Situation de Travaux est une approche de gestion de projet qui consiste à représenter graphiquement les différentes étapes d’un projet, ainsi que les ressources, les dépendances et les contraintes associées à chacune de ces étapes. Contrairement à d’autres méthodes de planification plus linéaires, la MST permet une représentation visuelle et dynamique des activités, ce qui facilite la compréhension et la prise de décision pour les parties prenantes du projet.
Les Avantages de la Modélisation de Situation de Travaux
Visualisation Complète du Projet : La MST permet aux gestionnaires de projet de visualiser l’ensemble du projet d’un seul coup d’œil. Cela aide à identifier les goulets d’étranglement potentiels, les chevauchements d’activités et les dépendances critiques entre les tâches.
Gestion des Ressources : En représentant les ressources nécessaires à chaque étape du projet, la MST facilite la gestion des ressources humaines, matérielles et financières. Les gestionnaires peuvent ainsi allouer les ressources de manière optimale et éviter les surcharges ou les goulets d’étranglement.
Analyse des Risques : En identifiant clairement les dépendances et les contraintes entre les différentes activités, la MST permet aux gestionnaires de projet d’évaluer les risques potentiels et d’adopter des mesures d’atténuation appropriées.
Communication Améliorée : La représentation visuelle des activités et des ressources facilite la communication entre les membres de l’équipe et les parties prenantes du projet. Tout le monde peut comprendre rapidement où en est le projet et quelles sont les prochaines étapes.
Utilisation de la Modélisation de Situation de Travaux dans Divers Domaines
La MST trouve des applications dans une grande variété de domaines, notamment :
Construction et Génie Civil : Dans le domaine de la construction, la MST est utilisée pour planifier les différentes phases du projet, coordonner les activités des sous-traitants et s’assurer que les délais sont respectés.
Développement de Logiciels : Dans le développement de logiciels, la MST est utilisée pour planifier les sprints, identifier les dépendances entre les tâches et suivre l’avancement du projet.
Gestion de Projet Industriel : Dans le domaine industriel, la MST est utilisée pour planifier la production, gérer les stocks et coordonner les activités de fabrication.
Événementiel : Dans l’organisation d’événements, la MST est utilisée pour planifier les différentes étapes de la logistique, coordonner les fournisseurs et s’assurer que l’événement se déroule sans accroc.
Modèle de tableau simple pour représenter une Modélisation de Situation de Travaux (MST)
Explore un modèle suivi de la situation de travaux que vous pouvez adapter en fonction des besoins spécifiques de votre projet.
Étape / Tâche
Description
Début
Fin
Durée
Ressources nécessaires
Dépendances
1. Analyse des besoins
Recueillir les exigences du client
01/04/24
07/04/24
1 semaine
Chef de projet, Analystes
Aucune
2. Conception
Élaborer le concept et les spécifications
08/04/24
21/04/24
2 semaines
Équipe de conception, Architecte
Étape 1
3. Développement
Créer le produit ou service
22/04/24
12/05/24
3 semaines
Développeurs, Testeurs
Étape 2
4. Tests
Effectuer des tests fonctionnels
13/05/24
26/05/24
2 semaines
Équipe de test, Utilisateurs tests
Étape 3
5. Révisions
Effectuer les ajustements nécessaires
27/05/24
02/06/24
1 semaine
Développeurs, Chef de projet
Étape 4
6. Mise en production
Déployer le produit ou service
03/06/24
09/06/24
1 semaine
Administrateurs système, Développeurs
Étape 5, Étape 6
7. Suivi et maintenance
Assurer la maintenance et le support
10/06/24
Équipe de support technique
Étape 6
Dans ce tableau :
Étape / Tâche : Liste des différentes étapes ou tâches du projet.
Description : Brève description de ce qui est réalisé à chaque étape.
Début : Date de début prévue pour chaque étape.
Fin : Date de fin prévue pour chaque étape.
Durée : Durée prévue de chaque étape en semaines ou jours.
Ressources nécessaires : Les ressources humaines ou matérielles nécessaires pour chaque étape.
Dépendances : Les étapes qui doivent être terminées avant que chaque étape puisse commencer.
Pour créer un modèle (template) Excel qui utilise des couleurs et montre une descendance des flux d’informations, vous devrez suivre une approche structurée. Voici les étapes pour créer un modèle visuellement intuitif qui facilite la compréhension des flux d’informations :
1. Planification de la Structure
Déterminez les types d’informations que vous souhaitez suivre (par exemple, finances, tâches, projets).
Identifiez les relations entre ces informations pour comprendre comment elles descendent ou se connectent entre elles.
2. Création de la Structure de Base
Ouvrez un nouveau classeur Excel.
Créez des onglets séparés pour chaque catégorie d’informations si nécessaire, pour organiser les données de manière logique.
3. Mise en Place des Flux d’Informations
Utilisez des tableaux Excel pour saisir vos données dans chaque onglet. Nommez chaque tableau de manière appropriée pour faciliter les références croisées.
Pour représenter la descendance des flux d’informations, envisagez d’utiliser une hiérarchie dans vos données. Par exemple, vous pouvez utiliser des groupes et des sous-groupes (en utilisant l’indentation) pour montrer comment les informations sont connectées.
4. Application des Couleurs et Mise en Forme
Appliquez des couleurs différentes pour distinguer les types d’informations, les statuts ou les niveaux hiérarchiques. Utilisez la mise en forme conditionnelle pour automatiser ce processus en fonction des valeurs ou des statuts des données.
Utilisez des bordures et des styles de cellules pour créer des séparations visuelles claires entre différentes sections ou types d’informations.
5. Création de Formules et de Fonctions pour la Gestion des Données
Intégrez des formules pour calculer des totaux, des moyennes, ou pour suivre les progrès. Cela peut aider à visualiser l’impact des informations à différents niveaux de la hiérarchie.
Utilisez des fonctions de recherche (RECHERCHEV, INDEX, EQUIV) pour relier les informations entre les tableaux ou les onglets, permettant ainsi de suivre la descendance des flux d’informations.
6. Ajout de Graphiques pour la Visualisation
Créez des graphiques pour représenter visuellement les flux d’informations, comme des graphiques en arbre (si disponibles) ou des graphiques hiérarchiques pour montrer la descendance et les relations entre les informations.
7. Protection et Partage de Votre Modèle
Avant de partager votre modèle, pensez à protéger certaines parties pour éviter des modifications accidentelles. Excel permet de protéger des feuilles entières ou simplement certaines cellules.
Sauvegardez votre classeur comme modèle Excel (*.xltx) pour le réutiliser facilement pour de nouveaux projets.
Conseils Supplémentaires
Testez votre modèle avec des données fictives pour vous assurer que la structure est logique et que les formules fonctionnent comme prévu.
Demandez des retours sur votre modèle à des collègues ou des amis pour identifier des améliorations potentielles.