Modèle Excel de Fiche d’Expression de Besoin en Personnel
La fiche d’expression de besoin en personnel (FEBP) est un outil essentiel pour formaliser et structurer les demandes de recrutement ou de renforcement d’équipe. Elle permet de clarifier les besoins en personnel tout en s’assurant de leur alignement avec les objectifs stratégiques de l’organisation.
1. Objectifs de la Fiche d’Expression de Besoin en Personnel
Clarification des besoins :
Définir clairement les postes à pourvoir, les compétences recherchées et les raisons du recrutement.
Facilitation de la validation :
Fournir aux décideurs les informations nécessaires pour approuver ou rejeter la demande.
Structuration des processus RH :
Optimiser la gestion des demandes de recrutement et garantir leur traçabilité.
2. Structure d’une Fiche d’Expression de Besoin en Personnel
Une fiche FEBP doit inclure les sections suivantes :
2.1 Informations Générales
Service ou département : Identifie le service demandeur.
Nom du demandeur : Personne responsable de la demande.
Date de la demande : Permet le suivi chronologique.
2.2 Détails du Poste
Intitulé du poste : Nom du poste requis.
Type de contrat : CDI, CDD, intérim, stage, freelance.
Étapes du Processus de Validation des Besoins en Personnel
Le processus de validation des besoins en personnel est une étape clé pour garantir que les demandes de recrutement sont alignées sur les priorités stratégiques et budgétaires de l’organisation. Voici les étapes essentielles pour structurer et optimiser cette validation :
1. Soumission de la Demande
Rédaction de la Fiche d’Expression de Besoin (FEB) :
Le manager ou responsable de service remplit la fiche en précisant :
Le poste requis.
Les raisons du recrutement.
Les compétences recherchées.
Le budget estimé.
La fiche est soumise au service RH pour examen initial.
Enregistrement de la Demande :
La demande est inscrite dans un système de suivi (Excel, logiciel RH, ou tableau collaboratif).
Un numéro de suivi unique peut être attribué pour faciliter le suivi.
2. Examen Initial par le Service RH
Validation des Informations :
Vérifier que tous les champs de la fiche FEB sont remplis correctement.
S’assurer que le poste et les compétences correspondent à une réelle nécessité.
Analyse des Justifications :
Examiner les motifs de la demande (croissance de l’activité, remplacement, etc.).
Comparer avec les objectifs stratégiques de l’entreprise.
Évaluation Budgétaire :
Vérifier que le budget demandé est réaliste et aligné avec les limites budgétaires définies.
3. Consultation des Décideurs
Transmission aux Décideurs :
La fiche FEB validée par le RH est envoyée au responsable hiérarchique ou au comité de validation.
Les informations clés sont synthétisées pour faciliter la prise de décision.
Réunion de Validation :
Discussion sur la pertinence de la demande.
Analyse des impacts financiers et opérationnels.
Décision Finale :
Trois issues possibles :
Approuvée : La demande est validée pour exécution.
Rejetée : La demande est refusée avec une justification.
En attente : Des informations complémentaires sont requises.
4. Notification de la Décision
Retour au Service Demandeur :
La décision (approuvée, rejetée, ou en attente) est communiquée par le service RH au manager.
Si rejetée, des recommandations peuvent être fournies pour ajuster la demande.
Mise à Jour du Système de Suivi :
Le statut de la demande est actualisé dans le fichier ou logiciel utilisé.
Les commentaires associés à la décision sont enregistrés.
5. Suivi et Mise en Œuvre
Pour les Demandes Approuvées :
Lancer le processus de recrutement en collaboration avec le service RH.
Établir un calendrier pour le recrutement et l’intégration.
Pour les Demandes Rejetées :
Identifier les points de blocage pour proposer une nouvelle demande ajustée, si nécessaire.
Archiver la demande pour référence future.
6. Étape d’Audit et d’Amélioration
Revue Périodique des Demandes :
Évaluer les décisions prises sur une période donnée pour identifier des tendances ou des améliorations possibles.
Analyse des Résultats :
Pour les besoins approuvés, mesurer l’impact sur l’équipe et les performances.
Utiliser ces informations pour affiner les critères de validation à l’avenir.