Modèle de Tableau de Bord Achat sur Excel : Optimisez votre Gestion des Achats

Dans cet article, nous allons explorer en détail un modèle de tableau de bord d’achat sur Excel, en mettant en lumière ses composants clés, son utilité, et comment le créer efficacement.

Les entreprises d’aujourd’hui sont confrontées à un environnement commercial en constante évolution, où la gestion efficace des achats est cruciale pour maintenir leur compétitivité. Dans ce contexte, l’utilisation de tableaux de bord sur Excel se révèle être un outil essentiel pour surveiller et optimiser les performances d’achat.

Importance d’un Tableau de Bord Achat

Un tableau de bord d’achat est un outil de gestion qui permet aux responsables des achats de suivre et d’analyser divers indicateurs clés de performance (KPIs) liés aux achats. Ces KPIs peuvent inclure le taux de rotation des stocks, les coûts d’achat, les délais de livraison fournisseur, la qualité des produits, etc. Un tableau de bord bien conçu offre une vue d’ensemble instantanée de la performance des achats, ce qui permet aux décideurs d’identifier les tendances, les problèmes potentiels et de prendre des décisions éclairées pour optimiser les processus d’achat.

Composants Clés d’un Tableau de Bord Achat sur Excel

1. Tableau de Bord Principal

Le tableau de bord principal est la page principale du document Excel. Il devrait inclure des graphiques visuels et des résumés des principaux indicateurs de performance. Les graphiques peuvent inclure des graphiques en barres, des graphiques en ligne, des camemberts, etc., pour visualiser les tendances et les comparaisons.

2. Indicateurs Clés de Performance (KPIs)

Les KPIs sont les mesures les plus importantes utilisées pour évaluer la performance des achats. Ils peuvent inclure :

Taux de rotation des stocks
Coût total des achats
Taux de conformité des fournisseurs
Délai moyen de livraison des fournisseurs
Pourcentage de commandes en retard
Pourcentage de commandes conformes
Ratio de qualité des fournisseurs

3. Tableaux de Données

Les tableaux de données sont des sections du tableau de bord qui présentent des données détaillées sur les achats. Ces données peuvent inclure des informations sur les fournisseurs, les produits achetés, les quantités, les coûts, les délais de livraison, etc. L’utilisation de tableaux croisés dynamiques dans Excel peut être utile pour analyser et filtrer ces données.

4. Graphiques et Diagrammes

Les graphiques et les diagrammes sont des outils visuels puissants pour représenter les données d’achat. Ils permettent une compréhension rapide des tendances et des comparaisons. Certains types de graphiques utiles pour un tableau de bord d’achat comprennent les graphiques en barres, les graphiques circulaires, les graphiques en aires, etc.

Création d’un Modèle de Tableau de Bord Achat sur Excel

Voici quelques étapes générales pour créer un modèle de tableau de bord d’achat sur Excel :

1. Identifier les KPIs Pertinents

Commencez par identifier les principaux indicateurs de performance (KPIs) pour votre entreprise. Ces KPIs devraient être alignés sur les objectifs stratégiques de l’entreprise et être mesurables.

2. Collecte de Données

Collectez les données nécessaires pour calculer les KPIs identifiés. Ces données peuvent provenir de diverses sources, telles que les systèmes ERP, les feuilles de calcul, les bases de données, etc.

3. Structuration des Données

Organisez les données collectées dans des feuilles de calcul Excel. Utilisez des onglets différents pour chaque ensemble de données, par exemple, une feuille pour les données des fournisseurs, une autre pour les données des achats, etc.

4. Création des Graphiques et Tableaux

Utilisez les données structurées pour créer des graphiques et des tableaux de bord sur la feuille principale du document Excel. Assurez-vous que les graphiques et les tableaux sont clairs, concis et faciles à interpréter.

5. Analyse et Révision

Une fois le tableau de bord créé, passez du temps à l’analyser pour identifier les tendances, les problèmes potentiels et les opportunités d’amélioration. Révisez régulièrement le tableau de bord pour vous assurer qu’il reste pertinent et efficace.

Principaux KPIs pour un Tableau de Bord d’Achat

1. Taux de Rotation des Stocks

Mesure la fréquence à laquelle les stocks sont achetés et vendus sur une période donnée.
Formule : Coût des biens vendus / Coût moyen des stocks en cours.

2. Coût Total des Achats :

Représente le montant total dépensé pour l’achat de biens ou de services sur une période spécifique.
Inclut les coûts directs et indirects liés aux achats.

3. Taux de Conformité des Fournisseurs :

Évalue la capacité des fournisseurs à respecter les exigences de qualité, de délai et de prix.
Mesuré en pourcentage des commandes conformes par rapport au total des commandes passées.

4. Délai Moyen de Livraison des Fournisseurs :

Indique la durée moyenne nécessaire pour que les fournisseurs livrent les produits ou les services commandés.
Calculé en jours ouvrables ou en nombre de jours calendaires.

5. Pourcentage de Commandes en Retard :

Mesure la proportion de commandes qui ne sont pas livrées dans les délais convenus.
Calculé en pourcentage des commandes en retard par rapport au total des commandes.

6. Pourcentage de Commandes Conformes :

Évalue la proportion de commandes qui répondent aux spécifications de qualité, de quantité et de délai.
Calculé en pourcentage des commandes conformes par rapport au total des commandes.

7. Ratio de Qualité des Fournisseurs :

Indique la qualité globale des produits ou des services fournis par les fournisseurs.
Calculé en évaluant les taux de retour, les taux de rejet, les plaintes clients, etc.

8. Coût Total des Approvisionnements par Fournisseur :

Donne une vue d’ensemble des dépenses totales engagées avec chaque fournisseur.
Permet d’identifier les principaux partenaires commerciaux et de négocier des conditions d’achat plus favorables.

9. Taux de Réduction des Coûts :

Mesure la réduction des coûts obtenue grâce à des initiatives d’achat telles que la négociation de prix, la rationalisation des fournisseurs, etc.
Calculé en pourcentage de réduction des coûts par rapport à la période précédente ou à un objectif prédéfini.

10. Économies Réalisées par Rapport au Budget :

Indique les économies réalisées par rapport au budget d’achat prévu.
Permet d’évaluer l’efficacité de la gestion des achats et d’identifier les domaines d’amélioration potentiels.

En surveillant ces KPIs de manière régulière et systématique, les entreprises peuvent identifier les tendances, les opportunités d’amélioration et prendre des décisions stratégiques informées pour optimiser leur performance d’achat.

Voici un exemple de modèle de tableau de bord d’achat global sur Excel, comprenant des graphiques et des tableaux pour surveiller les principaux KPIs :

Tableau de Bord Global des Achats

KPIs Principaux :

1. Taux de Rotation des Stocks :

Graphique en ligne illustrant l’évolution mensuelle du taux de rotation des stocks.
Tableau récapitulatif affichant le taux de rotation moyen des stocks par trimestre.

2. Coût Total des Achats :

Graphique à barres montrant la répartition mensuelle des coûts d’achats.
Tableau récapitulatif indiquant le coût total des achats par catégorie de produits/services.

3. Taux de Conformité des Fournisseurs :

Diagramme circulaire représentant le pourcentage de commandes conformes par fournisseur.
Tableau récapitulatif affichant le taux de conformité global des fournisseurs.

4. Délai Moyen de Livraison des Fournisseurs :

Graphique en aires montrant l’évolution mensuelle du délai moyen de livraison.
Tableau récapitulatif indiquant le délai moyen de livraison par fournisseur.

Graphiques Principaux :

1. Tendance des Coûts d’Achat :

2. Répartition des Coûts d’Achat par Catégorie

3. Taux de Conformité par Fournisseur

4. Délai de Livraison par Fournisseur

Tableaux de Données :

1. Données des Fournisseurs :

Fournisseur	Taux de Conformité (%)	Délai Moyen de Livraison (jours)	Coût Total des Approvisionnements ($)
Fournisseur A	95%	3	$50,000
Fournisseur B	85%	5	$65,000
Fournisseur C	90%	4	$40,000

2. Données des Achats par Catégorie :

Catégorie	Coût Total ($)	Taux de Rotation des Stocks	Taux de Conformité (%)
Matières Premières	$80,000	8	90%
Services Externes	$30,000	4	85%
Équipements	$50,000	6	92%

Ce tableau de bord offre une vue d’ensemble claire et concise des performances d’achat de l’entreprise, permettant aux responsables des achats de prendre des décisions éclairées pour optimiser les processus et améliorer les résultats.

Application 🔍

Pour élaborer un tableau de bord d’achats intégrant ces indicateurs clés de performance (KPIs), nous pourrions opter pour l’utilisation d’Excel ou de Power BI, deux outils robustes dédiés au reporting et à l’analyse de données. La méthodologie ci-dessous peut être aisément adaptée à l’un ou l’autre de ces logiciels :

Collecte et préparation des données

Avant de créer le tableau de bord, il est essentiel de collecter et de préparer les données nécessaires pour calculer chaque KPI. Ces données peuvent inclure les informations sur les commandes, les stocks, les livraisons, la qualité des produits, etc.

Calcul des KPIs

Taux de rotation des stocks : Ce ratio indique la fréquence à laquelle l’inventaire est renouvelé pendant une période donnée. Il peut être calculé en divisant le coût des marchandises vendues par le stock moyen pendant la période.

  Taux de rotation des stocks = Coût des marchandises vendues / Stock moyen

Coût total des achats : Cela représente la somme dépensée pour les achats sur une période donnée. Il peut être directement extrait des données comptables.
Taux de conformité des fournisseurs : Ce pourcentage évalue dans quelle mesure les livraisons des fournisseurs respectent les spécifications convenues. Il se calcule en divisant le nombre de livraisons conformes par le nombre total de livraisons, multiplié par 100.

  Taux de conformité des fournisseurs = (Livraisons conformes / Total des livraisons) * 100

Délai moyen de livraison des fournisseurs : Cela représente le temps moyen pris par les fournisseurs pour livrer les commandes. Il est calculé en faisant la moyenne des délais de toutes les livraisons sur une période donnée.
Pourcentage de commandes en retard : Ce KPI mesure le pourcentage de commandes livrées après la date promise. Il se calcule en divisant le nombre de commandes en retard par le nombre total de commandes, multiplié par 100.

  Pourcentage de commandes en retard = (Commandes en retard / Total des commandes) * 100

Pourcentage de commandes conformes : Similaire au taux de conformité des fournisseurs, mais centré sur la conformité des commandes aux exigences.
Ratio de qualité des fournisseurs : Ce ratio peut être basé sur divers critères, tels que les retours, les réclamations, et la conformité aux spécifications. Il se calcule en évaluant la qualité relative de chaque fournisseur en fonction de ces critères.

Création du tableau de bord

Excel

Utilisez les formules Excel pour calculer chaque KPI à partir de vos données.
Créez des tableaux et des graphiques dynamiques pour visualiser les KPIs. Excel offre une grande flexibilité pour la création de graphiques personnalisés.
Utilisez des mises en forme conditionnelles pour mettre en évidence les performances clés, comme les KPIs inférieurs aux objectifs.

Power BI

Importez vos données dans Power BI.
Créez des mesures pour calculer chaque KPI en utilisant le langage DAX.
Utilisez des visualisations pour représenter chaque KPI. Power BI propose une large gamme de visualisations interactives.
Publiez le tableau de bord pour permettre aux utilisateurs finaux d’accéder aux insights en temps réel.

Partage et mise à jour

Assurez-vous que votre tableau de bord est accessible aux décideurs concernés et prévoyez des mises à jour régulières pour maintenir les données à jour.

Ce processus implique une compréhension approfondie des données disponibles et des objectifs commerciaux. Adaptez les calculs et les visualisations en fonction des besoins spécifiques de votre organisation pour un tableau de bord d’achat efficace et informatif.

Conclusion

Un tableau de bord d’achat sur Excel est un outil précieux pour surveiller et optimiser les performances d’achat d’une entreprise. En utilisant les composants clés mentionnés ci-dessus et en suivant un processus de création bien défini, les entreprises peuvent créer des tableaux de bord efficaces qui les aident à prendre des décisions éclairées et à améliorer leurs processus d’achat. En investissant dans la mise en place d’un tableau de bord d’achat robuste, les entreprises peuvent réaliser des économies de coûts, améliorer leur efficacité opérationnelle et renforcer leur compétitivité sur le marché.