La fiche de parrainage est bien plus qu’un simple document...
La feuille de présence est un outil essentiel dans de nombreux contextes, que ce soit pour les entreprises, les institutions éducatives, les organisations à but non lucratif ou les événements. Elle permet de suivre et d’enregistrer la présence des individus à une réunion, un cours, un atelier ou toute autre activité collective. Un modèle de feuille de présence bien conçu peut faciliter cette tâche administrative et assurer un suivi efficace de la participation.
Dans cet article, nous explorerons les éléments clés d’un modèle de feuille de présence efficace, en fournissant des conseils pratiques pour sa conception et son utilisation.
La partie supérieure de la feuille de présence devrait comporter un titre clair, indiquant le but de la réunion ou de l’événement, ainsi que la date et l’heure prévues. Ces informations permettent aux participants de savoir de quoi il s’agit et quand cela se déroule.
En dessous du titre, une liste des participants prévue à la réunion ou à l’événement devrait être incluse. Chaque participant devrait avoir un espace dédié pour inscrire son nom et éventuellement d’autres informations pertinentes telles que son titre, son affiliation ou son numéro d’identification.
Pour enregistrer la présence, des cases à cocher ou des colonnes peuvent être utilisées. Chaque ligne correspondant à un participant devrait avoir une case ou une colonne associée pour indiquer s’il est présent, absent ou s’il y a une autre catégorie pertinente comme “en retard” ou “excusé”.
À la fin de la feuille de présence, un espace peut être réservé pour la signature du responsable de la réunion ou de l’événement, attestant de l’exactitude des informations enregistrées. Cela ajoute une couche de validation et de responsabilité au processus.
Prévoyez un espace pour les remarques
En plus des cases à cocher pour la présence, il peut être utile d’inclure un espace pour les remarques ou les commentaires. Cela permet aux participants de signaler tout problème ou de fournir des informations supplémentaires pertinentes.
Si différentes catégories de présence sont utilisées (par exemple, présent, absent, en retard), l’utilisation de couleurs distinctes peut faciliter la lecture et l’interprétation de la feuille de présence.
Les feuilles de présence peuvent être précieuses pour la documentation, le suivi des tendances de participation et la comptabilité. Assurez-vous de les conserver de manière organisée pour référence future.
| Nom du Participant | Présent | Absent | En Retard | Excusé | Remarques |
|---|---|---|---|---|---|
| Alice Dupont | [ ] | [ ] | [ ] | [ ] | |
| Bob Martin | [ ] | [ ] | [ ] | [ ] | |
| Claire Leblanc | [ ] | [ ] | [ ] | [ ] | |
| David Tremblay | [ ] | [ ] | [ ] | [ ] | |
| Émilie Lavoie | [ ] | [ ] | [ ] | [ ] | |
| … | … | … | … | … | … |
[Écrire des remarques ou des commentaires supplémentaires ici.]
Ce modèle de feuille de présence est conçu pour suivre la présence des participants à une réunion ou à un événement spécifique. Assurez-vous de remplir les informations nécessaires et de cocher les cases appropriées pour indiquer la présence, l’absence, le retard ou toute autre situation.
Nom de l’événement : Atelier sur la gestion du stress
Date : 15 février 2024
Heure : 10h00 – 12h00
| Nom du Participant | Présent | Absent | En Retard | Excusé | Remarques |
|---|---|---|---|---|---|
| Alice Dupont | [X] | [ ] | [ ] | [ ] | |
| Bob Martin | [X] | [ ] | [ ] | [ ] | |
| Claire Leblanc | [ ] | [ ] | [X] | [ ] | |
| David Tremblay | [X] | [ ] | [ ] | [ ] | |
| Émilie Lavoie | [X] | [ ] | [ ] | [ ] |
Dans cet exemple, la feuille de présence a été utilisée lors d’un atelier sur la gestion du stress. Les participants ont été suivis et leur présence a été enregistrée. Des remarques ont été ajoutées pour signaler les retards ou toute autre information pertinente. En fin de compte, la feuille de présence a été validée par le responsable de l’atelier.
Pour créer un modèle de feuille de présence, vous pouvez utiliser divers outils selon vos préférences, par exemple Excel ou Google Sheets. Nous allons vous guider à travers les étapes de base pour créer un tel modèle dans Excel, qui est largement utilisé et dispose de fonctionnalités robustes pour gérer les présences.
NB.SI(range; critère) pour compter combien de fois un statut apparaît.=SI(ET(E2<>"";F2<>""); F2-E2; "")Cette formule calcule la différence entre l’heure de départ (F2) et l’heure d’arrivée (E2), à condition que ces deux cellules ne soient pas vides.
=NB.SI(D2:D100; "Présent")Cette formule compte combien de fois le mot “Présent” apparaît dans la colonne des statuts.
En utilisant ces instructions de base, vous pouvez personnaliser davantage votre feuille de présence selon vos besoins spécifiques, en ajoutant des fonctionnalités comme le suivi des congés, les heures supplémentaires, etc.
Un modèle de feuille de présence bien conçu est un outil essentiel pour le suivi de la participation à une réunion, un cours ou un événement. En fournissant une structure claire et des espaces appropriés pour enregistrer les informations pertinentes, une feuille de présence peut simplifier le processus administratif et assurer un suivi efficace de la présence des participants. En suivant les conseils fournis dans cet article, vous pouvez créer un modèle de feuille de présence adapté à vos besoins spécifiques et faciliter la gestion des présences lors de vos prochains événements.
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