La feuille de présence est un outil essentiel dans de nombreux contextes, que ce soit pour les entreprises, les institutions éducatives, les organisations à but non lucratif ou les événements. Elle permet de suivre et d’enregistrer la présence des individus à une réunion, un cours, un atelier ou toute autre activité collective. Un modèle de feuille de présence bien conçu peut faciliter cette tâche administrative et assurer un suivi efficace de la participation.

Dans cet article, nous explorerons les éléments clés d’un modèle de feuille de présence efficace, en fournissant des conseils pratiques pour sa conception et son utilisation.

Conception du modèle de feuille de présence

Titre et informations de base

La partie supérieure de la feuille de présence devrait comporter un titre clair, indiquant le but de la réunion ou de l’événement, ainsi que la date et l’heure prévues. Ces informations permettent aux participants de savoir de quoi il s’agit et quand cela se déroule.

Liste des participants

En dessous du titre, une liste des participants prévue à la réunion ou à l’événement devrait être incluse. Chaque participant devrait avoir un espace dédié pour inscrire son nom et éventuellement d’autres informations pertinentes telles que son titre, son affiliation ou son numéro d’identification.

Cases à cocher ou colonnes pour la présence

Pour enregistrer la présence, des cases à cocher ou des colonnes peuvent être utilisées. Chaque ligne correspondant à un participant devrait avoir une case ou une colonne associée pour indiquer s’il est présent, absent ou s’il y a une autre catégorie pertinente comme “en retard” ou “excusé”.

Signature ou validation

À la fin de la feuille de présence, un espace peut être réservé pour la signature du responsable de la réunion ou de l’événement, attestant de l’exactitude des informations enregistrées. Cela ajoute une couche de validation et de responsabilité au processus.

Conseils pour une utilisation efficace

Prévoyez un espace pour les remarques

En plus des cases à cocher pour la présence, il peut être utile d’inclure un espace pour les remarques ou les commentaires. Cela permet aux participants de signaler tout problème ou de fournir des informations supplémentaires pertinentes.

Utilisez des couleurs pour distinguer les catégories

Si différentes catégories de présence sont utilisées (par exemple, présent, absent, en retard), l’utilisation de couleurs distinctes peut faciliter la lecture et l’interprétation de la feuille de présence.

Assurez-vous de conserver les feuilles de présence pour référence future

Les feuilles de présence peuvent être précieuses pour la documentation, le suivi des tendances de participation et la comptabilité. Assurez-vous de les conserver de manière organisée pour référence future.

Modèle de feuille de présence

Réunion/Événement : [Titre de la réunion/événement]

Date : [Date]

Heure : [Heure de début – Heure de fin]

Nom du Participant	Présent	Absent	En Retard	Excusé	Remarques
Alice Dupont	[ ]	[ ]	[ ]	[ ]
Bob Martin	[ ]	[ ]	[ ]	[ ]
Claire Leblanc	[ ]	[ ]	[ ]	[ ]
David Tremblay	[ ]	[ ]	[ ]	[ ]
Émilie Lavoie	[ ]	[ ]	[ ]	[ ]
…	…	…	…	…	…

Signature du responsable : _______________

Remarques :

[Écrire des remarques ou des commentaires supplémentaires ici.]

---

Ce modèle de feuille de présence est conçu pour suivre la présence des participants à une réunion ou à un événement spécifique. Assurez-vous de remplir les informations nécessaires et de cocher les cases appropriées pour indiquer la présence, l’absence, le retard ou toute autre situation.

Exemple d’application d’un modèle de feuille de présence

Nom de l’événement : Atelier sur la gestion du stress
Date : 15 février 2024
Heure : 10h00 – 12h00

Nom du Participant	Présent	Absent	En Retard	Excusé	Remarques
Alice Dupont	[X]	[ ]	[ ]	[ ]
Bob Martin	[X]	[ ]	[ ]	[ ]
Claire Leblanc	[ ]	[ ]	[X]	[ ]
David Tremblay	[X]	[ ]	[ ]	[ ]
Émilie Lavoie	[X]	[ ]	[ ]	[ ]

Signature du responsable : _______________

Remarques :

• Claire Leblanc est arrivée en retard à 10h15.
• L’atelier s’est déroulé comme prévu.

---

Dans cet exemple, la feuille de présence a été utilisée lors d’un atelier sur la gestion du stress. Les participants ont été suivis et leur présence a été enregistrée. Des remarques ont été ajoutées pour signaler les retards ou toute autre information pertinente. En fin de compte, la feuille de présence a été validée par le responsable de l’atelier.

{pratique} 🔍

Pour créer un modèle de feuille de présence, vous pouvez utiliser divers outils selon vos préférences, par exemple Excel ou Google Sheets. Nous allons vous guider à travers les étapes de base pour créer un tel modèle dans Excel, qui est largement utilisé et dispose de fonctionnalités robustes pour gérer les présences.

Étapes pour créer un modèle de feuille de présence dans Excel

1. Ouvrir Excel et créer un nouveau document.
2. Définir les en-têtes de colonnes.

• Date
• Nom
• Prénom
• Statut (Présent, Absent, Retard, etc.)
• Heure d’arrivée
• Heure de départ
• Remarques

Mise en forme conditionnelle (Optionnel).

• Vous pouvez utiliser la mise en forme conditionnelle pour colorer différemment les cellules selon le statut (par exemple, vert pour “Présent”, rouge pour “Absent”).

Protection de feuille (Optionnel).

• Si vous souhaitez éviter des modifications accidentelles, vous pouvez protéger la feuille ou certaines cellules.

Formules utiles.

• Calcul des heures travaillées : Vous pouvez ajouter une colonne pour calculer automatiquement le nombre d’heures travaillées en soustrayant l’heure d’arrivée de l’heure de départ.
• Compte des statuts : Utilisez la fonction NB.SI(range; critère) pour compter combien de fois un statut apparaît.

Tableau dynamique pour l’analyse (Optionnel).

• Pour analyser les données de présence, vous pouvez créer un tableau dynamique. Sélectionnez vos données, allez dans l’onglet Insertion > Tableau croisé dynamique.

Sauvegardez votre modèle.

• Une fois terminé, sauvegardez votre document comme modèle Excel (*.xltx) pour le réutiliser à l’avenir.

Exemple de formule pour calculer les heures travaillées

=SI(ET(E2<>"";F2<>""); F2-E2; "")

Cette formule calcule la différence entre l’heure de départ (F2) et l’heure d’arrivée (E2), à condition que ces deux cellules ne soient pas vides.

Exemple de formule pour compter le nombre de présences

=NB.SI(D2:D100; "Présent")

Cette formule compte combien de fois le mot “Présent” apparaît dans la colonne des statuts.

En utilisant ces instructions de base, vous pouvez personnaliser davantage votre feuille de présence selon vos besoins spécifiques, en ajoutant des fonctionnalités comme le suivi des congés, les heures supplémentaires, etc.

Conclusion

Un modèle de feuille de présence bien conçu est un outil essentiel pour le suivi de la participation à une réunion, un cours ou un événement. En fournissant une structure claire et des espaces appropriés pour enregistrer les informations pertinentes, une feuille de présence peut simplifier le processus administratif et assurer un suivi efficace de la présence des participants. En suivant les conseils fournis dans cet article, vous pouvez créer un modèle de feuille de présence adapté à vos besoins spécifiques et faciliter la gestion des présences lors de vos prochains événements.