Dans cet article, nous explorerons en détail l’importance de l’expression des besoins dans un projet de système d’information, ainsi que les méthodes et les bonnes pratiques à suivre pour mener à bien cette étape fondamentale.

Dans le domaine de la gestion de projet, l’expression des besoins occupe une place cruciale, notamment lors du développement d’un système d’information. Il s’agit d’une étape préliminaire essentielle qui permet de définir clairement les attentes, les objectifs et les fonctionnalités attendues du système à concevoir.

Comprendre l’Expression des Besoins

L’expression des besoins dans un projet de système d’information constitue une étape fondamentale pour garantir le succès du projet. En recueillant de manière précise et exhaustive les besoins des utilisateurs et des parties prenantes, en utilisant des méthodes et des outils adaptés, et en suivant des bonnes pratiques bien établies, il est possible de concevoir un système qui répondra efficacement aux attentes et aux objectifs fixés.

Avant de se lancer dans la conception et le développement d’un système d’information, il est crucial de bien comprendre les besoins et les attentes des utilisateurs ainsi que des parties prenantes impliquées dans le projet. L’expression des besoins consiste donc à recueillir, analyser et formaliser ces besoins de manière précise et exhaustive.

Les Acteurs Concernés

Dans un projet de système d’information, les acteurs concernés par l’expression des besoins peuvent être multiples :

• Les utilisateurs finaux : Ce sont les personnes qui utiliseront le système au quotidien. Leurs retours d’expérience et leurs attentes sont essentiels pour concevoir un système qui réponde réellement à leurs besoins.
• Les responsables métier : Ils représentent les différentes fonctions ou départements de l’entreprise et ont une vision globale des processus métier à prendre en compte dans le système.
• Les experts techniques : Ils apportent leur expertise dans la compréhension des contraintes techniques et des possibilités offertes par les technologies à utiliser.

Méthodes et Outils pour l’Expression des Besoins

Plusieurs méthodes et outils peuvent être utilisés pour recueillir et formaliser les besoins dans un projet de système d’information. Parmi les plus courants, on retrouve :

Les Entretiens et les Réunions

Organiser des entretiens individuels ou des réunions de travail avec les différents acteurs permet de recueillir des informations précieuses sur leurs attentes, leurs contraintes et leurs suggestions. Ces échanges permettent également de favoriser la communication et la collaboration entre les parties prenantes.

Les Questionnaires et les Enquêtes

Les questionnaires et les enquêtes en ligne sont des outils efficaces pour collecter un grand nombre d’informations auprès d’un large public. Ils permettent d’obtenir des données quantitatives et qualitatives sur les besoins des utilisateurs et de prioriser les fonctionnalités à développer en fonction de leur importance.

Les Ateliers de Co-conception

Les ateliers de co-conception réunissent les différents acteurs autour d’une table pour travailler de manière collaborative sur la définition des besoins et des fonctionnalités du système. Ces sessions de travail permettent de générer des idées innovantes, de résoudre des problèmes et de prendre des décisions rapidement.

Bonnes Pratiques à Suivre

Pour mener à bien l’expression des besoins dans un projet de système d’information, il est recommandé de suivre quelques bonnes pratiques :

Impliquer les Utilisateurs dès le Début du Processus

Impliquer les utilisateurs dès le début du processus permet de garantir que le système développé répondra réellement à leurs besoins et à leurs attentes. Leur participation active tout au long du projet est essentielle pour assurer la réussite de l’implémentation du système.

Prioriser les Besoins et les Fonctionnalités

Face à une multitude de besoins exprimés, il est important de savoir les prioriser en fonction de leur importance et de leur impact sur le fonctionnement de l’entreprise. Cette étape permet de définir un plan de développement cohérent et de concentrer les efforts sur les fonctionnalités les plus critiques.

Documenter et Valider les Besoins

Il est essentiel de documenter de manière exhaustive les besoins recueillis, ainsi que les décisions prises lors des différentes étapes de l’expression des besoins. Cette documentation servira de référence tout au long du projet et permettra de s’assurer que les attentes des utilisateurs sont bien prises en compte.

Voici un modèle de fiche d’expression des besoins pour un projet de système d’information (SI) orienté services (SO) :

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Fiche d’Expression des Besoins – Système d’Information Orienté Services (SO)

Projet : [Nom du Projet]

Date : [Date de la Fiche]

Référence : [Référence de la Fiche]

1. Identification du besoin :

• Nom du besoin : [Nom du Besoin]
• Description succincte : [Description brève du besoin]

2. Description détaillée du besoin :

[Insérer ici une description détaillée du besoin, en incluant les exigences fonctionnelles et non fonctionnelles, les contraintes éventuelles, les cas d’utilisation, etc.]

3. Impact du besoin :

• Utilisateurs concernés : [Liste des utilisateurs ou des parties prenantes impactées par le besoin]
• Impact sur les processus métier : [Description de l’impact du besoin sur les processus métier existants ou futurs]
• Conséquences en cas de non-réalisation : [Effets potentiels sur l’organisation en cas de non-satisfaction du besoin]

4. Critères de priorisation :

• Critères de priorité : [Liste des critères utilisés pour hiérarchiser ce besoin, tels que l’importance stratégique, l’urgence, la faisabilité technique, etc.]
• Niveau de priorité : [Attribuer une note ou une classification de priorité en fonction des critères définis]

5. Solutions envisagées :

• Propositions de solutions : [Liste des solutions possibles pour répondre à ce besoin, y compris les options internes et externes]
• Avantages et inconvénients : [Analyse des avantages et des inconvénients de chaque solution proposée]

6. Validation du besoin :

• Validation par les parties prenantes : [État de la validation du besoin par les parties prenantes concernées]
• Commentaires : [Éventuels commentaires ou remarques des parties prenantes]

7. Gestion des changements :

• Historique des changements : [Liste des éventuelles modifications apportées à ce besoin au fil du temps, avec les dates et les raisons]
• Processus de gestion des changements : [Description du processus à suivre pour proposer, évaluer et approuver les éventuels changements par rapport à ce besoin]

8. Responsabilités :

• Responsable du besoin : [Nom de la personne ou de l’équipe responsable du suivi de ce besoin]
• Responsable de la validation : [Nom de la personne ou de l’équipe chargée de valider ce besoin]
• Responsable des changements : [Nom de la personne ou de l’équipe responsable de la gestion des changements associés à ce besoin]

9. Références :

• Documents associés : [Liste des documents ou des références liés à ce besoin, tels que des spécifications fonctionnelles, des diagrammes, etc.]

10. Statut :

• Statut actuel du besoin : [Indiquer l’état actuel du besoin, par exemple “En attente de validation”, “Validé”, “En cours de mise en œuvre”, etc.]

11. Observations supplémentaires :
[Éventuelles remarques ou observations supplémentaires concernant ce besoin]

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Ce modèle de fiche d’expression des besoins SO peut être adapté en fonction des spécificités et des besoins particuliers de chaque projet. Il constitue un outil pratique pour documenter et suivre les besoins tout au long du cycle de vie du projet de système d’information.

Pour rendre le modèle Excel non seulement utile mais aussi innovant, je propose d’ajouter une fonctionnalité de “Tableau de Bord Dynamique” qui permet aux utilisateurs de visualiser rapidement l’état global des besoins, les priorités, et le suivi des validations en temps réel. Cette fonctionnalité offrirait une vue d’ensemble interactive des différents aspects du projet, facilitant la prise de décision et le suivi des progrès.

Lire aussi : Modèle Fiche d’Expression des Besoins : Excel

Voici un modèle plus détaillé et concret de fiche d’expression des besoins pour un projet de système d’information orienté services (SO) :

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Fiche d’Expression des Besoins – Système d’Information Orienté Services (SO)

Projet : Gestion Intégrée des Ressources Humaines (GIRH)

Date : 23 mars 2024

Référence : FEB-GIRH-230324

1. Identification du besoin :

• Nom du besoin : Intégration de la Gestion des Absences
• Description succincte : Automatiser et centraliser la gestion des absences des employés.

2. Description détaillée du besoin :

L’entreprise souhaite mettre en place un système informatisé permettant de gérer de manière centralisée les demandes d’absence des employés. Le système devrait permettre aux employés de soumettre leurs demandes d’absence (congés, arrêts maladie, RTT, etc.) via une interface conviviale, tout en tenant compte des politiques internes de l’entreprise concernant les droits aux congés, les validations hiérarchiques, les plannings d’équipes, etc. Le système devrait également permettre aux gestionnaires RH de suivre et de valider les demandes, de gérer les soldes de congés et de générer des rapports sur l’absentéisme.

3. Impact du besoin :

• Utilisateurs concernés : Employés, Gestionnaires RH
• Impact sur les processus métier : Simplification et automatisation du processus de gestion des absences, réduction des erreurs et des retards dans le traitement des demandes, amélioration de la transparence et de la traçabilité.
• Conséquences en cas de non-réalisation : Risque de confusion et de conflits liés aux absences, risque de perturbation des activités opérationnelles dues à un suivi manuel inadéquat des absences.

4. Critères de priorisation :

• Critères de priorité : Importance stratégique, Impact sur la productivité, Niveau d’urgence
• Niveau de priorité : Élevé (Impact majeur sur la gestion des ressources humaines et la performance globale de l’entreprise)

5. Solutions envisagées :

• Propositions de solutions : Développement d’un module dédié au sein du système GIRH existant, Intégration d’un logiciel tiers spécialisé en gestion des absences.
• Avantages et inconvénients : Le développement interne permet un meilleur alignement avec les besoins spécifiques de l’entreprise, mais peut nécessiter des ressources importantes. L’intégration d’un logiciel tiers peut offrir des fonctionnalités avancées prêtes à l’emploi, mais peut nécessiter des adaptations pour s’aligner sur les processus internes.

6. Validation du besoin :

• Validation par les parties prenantes : En attente de validation par la direction des RH et les représentants des utilisateurs.
• Commentaires : Des réunions de validation sont prévues pour discuter des spécifications détaillées du système et des exigences spécifiques des utilisateurs.

7. Gestion des changements :

• Historique des changements : Aucun changement à ce stade.
• Processus de gestion des changements : Toute modification ultérieure du besoin sera soumise à une évaluation de son impact sur le projet et à une validation par les parties prenantes concernées.

8. Responsabilités :

• Responsable du besoin : Directeur des Ressources Humaines
• Responsable de la validation : Chef de projet SI
• Responsable des changements : Comité de pilotage du projet GIRH

9. Références :

• Documents associés : Spécifications fonctionnelles du projet GIRH, Politiques internes de gestion des absences.

10. Statut :

• Statut actuel du besoin : En attente de validation par les parties prenantes.

11. Observations supplémentaires :
Les exigences spécifiques concernant les validations hiérarchiques, les droits aux congés, et les plannings d’équipes doivent être discutées en détail lors des prochaines réunions de validation.

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Ce modèle de fiche d’expression des besoins est adapté à un projet de gestion intégrée des ressources humaines (GIRH) avec un besoin spécifique d’intégration de la gestion des absences. Il offre une vue détaillée de chaque aspect du besoin, y compris son impact, les solutions envisagées, les responsabilités et le processus de validation et de gestion des changements.