Dans le cadre de la formation au BTS Management Commercial Opérationnel (MCO), l’utilisation des tableaux de bord est essentielle pour piloter efficacement une activité commerciale. Ces tableaux de bord permettent de suivre les performances de l’entreprise et de prendre des décisions éclairées. Dans cet article, nous explorerons l’importance de l’automatisation des indicateurs clés de performance (KPIs) dans la mise en place de ces tableaux de bord.

Importance des Tableaux de Bord en BTS MCO

Les tableaux de bord sont des outils précieux pour les gestionnaires commerciaux car ils fournissent une vue d’ensemble des performances de l’entreprise. En BTS MCO, les étudiants apprennent à utiliser ces outils pour suivre les ventes, les marges, les stocks, les indicateurs de satisfaction client, etc. Ces informations sont cruciales pour évaluer la santé financière de l’entreprise et identifier les domaines à améliorer.

Les KPIs : Indicateurs Clés de Performance

Les KPIs sont des mesures spécifiques utilisées pour évaluer la performance d’une entreprise dans un domaine particulier. Par exemple, le taux de conversion des ventes, le chiffre d’affaires par client, le taux de satisfaction client, etc., sont tous des exemples de KPIs. Ces indicateurs aident les gestionnaires à comprendre ce qui fonctionne bien et ce qui doit être amélioré.

L’Automatisation des KPIs

L’automatisation des KPIs consiste à utiliser des outils et des logiciels pour collecter, analyser et présenter les données de manière efficace. Plutôt que de passer du temps à collecter manuellement des données à partir de différentes sources, les gestionnaires peuvent automatiser ce processus et accéder instantanément à des informations actualisées.

Avantages de l’Automatisation

• Gain de Temps : En automatisant les KPIs, les gestionnaires économisent du temps précieux qu’ils peuvent consacrer à des tâches plus stratégiques.
• Précision : Les erreurs humaines sont réduites car les données sont collectées et traitées de manière automatique.
• Réactivité : Les décisions peuvent être prises plus rapidement car les informations sont disponibles en temps réel.
• Personnalisation : Les outils d’automatisation permettent de personnaliser les tableaux de bord en fonction des besoins spécifiques de l’entreprise.

Outils d’Automatisation des KPIs

Il existe de nombreux outils disponibles pour automatiser les KPIs en BTS MCO. Certains logiciels sont spécifiquement conçus pour le suivi des performances commerciales, tandis que d’autres offrent une gamme plus large de fonctionnalités.

Exemples d’Outils :

1. Tableurs : Des logiciels comme Microsoft Excel ou Google Sheets peuvent être utilisés pour automatiser la collecte et l’analyse des données. Des formules et des macros peuvent être utilisées pour traiter les données et générer des rapports automatiquement.
2. Logiciels de Business Intelligence (BI) : Des outils comme Tableau, Power BI ou QlikView permettent de créer des tableaux de bord interactifs et dynamiques. Ces outils se connectent à différentes sources de données et offrent des fonctionnalités avancées d’analyse et de visualisation.
3. Logiciels de CRM : Les systèmes de gestion de la relation client (CRM) comme Salesforce ou HubSpot incluent souvent des fonctionnalités de suivi des performances commerciales. Ces outils permettent de suivre les ventes, les leads, les opportunités, etc.
4. Logiciels de Gestion des Stocks : Pour les entreprises qui vendent des produits physiques, des logiciels de gestion des stocks comme Odoo ou Zoho Inventory peuvent être utilisés pour suivre les niveaux de stock et les mouvements d’inventaire.
5. Logiciels de Feedback Client : Pour mesurer la satisfaction client, des outils comme SurveyMonkey ou Qualtrics peuvent être utilisés pour collecter et analyser les réponses des clients à des enquêtes et des sondages.

Modèles de Tableaux de Bord à Maîtriser en BTS MCO

Dans le cadre de la formation au BTS Management Commercial Opérationnel (MCO), la maîtrise des tableaux de bord est essentielle pour évaluer et piloter efficacement les performances commerciales d’une entreprise. Voici quelques modèles de tableaux de bord que les étudiants en BTS MCO devraient maîtriser :

1. Tableau de Bord des Ventes

Ce tableau de bord permet de suivre les performances des ventes de l’entreprise. Il inclut généralement des indicateurs tels que :

• Chiffre d’affaires total
• Ventes par produit ou service
• Taux de conversion des ventes
• Ventes par canal de distribution
• Ventes par région ou territoire

2. Tableau de Bord des Stocks

Ce tableau de bord est crucial pour les entreprises qui gèrent des stocks de produits physiques. Il comprend des indicateurs tels que :

• Niveaux de stock actuels
• Rotation des stocks
• Valeur des stocks en cours
• Délai moyen de rotation des stocks
• Stock en rupture de stock

3. Tableau de Bord des Ressources Humaines

Ce tableau de bord permet de suivre les performances du personnel de l’entreprise. Il peut inclure des indicateurs tels que :

• Effectif total
• Taux de rotation du personnel
• Productivité par employé
• Coûts de main-d’œuvre
• Taux de satisfaction des employés

4. Tableau de Bord Financier

Ce tableau de bord offre une vue d’ensemble des performances financières de l’entreprise. Il peut inclure des indicateurs tels que :

• Résultat net
• Marge bénéficiaire
• Rentabilité par produit ou service
• Endettement
• Liquidités disponibles

5. Tableau de Bord Marketing

Ce tableau de bord permet de suivre l’efficacité des activités marketing de l’entreprise. Il peut inclure des indicateurs tels que :

• Nombre de prospects générés
• Taux de conversion des prospects en clients
• Retour sur investissement des campagnes marketing
• Trafic sur le site web
• Taux d’engagement sur les réseaux sociaux

Exemples de Modèles de Tableaux de Bord pour Piloter les Performances Commerciales en BTS MCO

Voici des exemples de modèles de tableaux de bord couramment utilisés dans le cadre du BTS Management Commercial Opérationnel (MCO) :

1. Tableau de Bord des Ventes

Indicateur	Valeur actuelle	Objectif	Écart
Chiffre d’affaires total	150 000 €	160 000 €	-10 000 €
Ventes par produit/service A	50 000 €	55 000 €	-5 000 €
Ventes par produit/service B	40 000 €	45 000 €	-5 000 €
Taux de conversion des ventes	20%	22%	-2%
Ventes par canal de distribution (en %)	Online: 60%	Online: 65%	-5%

2. Tableau de Bord des Stocks

Indicateur	Valeur actuelle	Objectif	Écart
Niveaux de stock actuels	1 200 unités	1 500 unités	-300 unités
Rotation des stocks	4 fois/an	5 fois/an	-1 fois/an
Valeur des stocks en cours	60 000 €	75 000 €	-15 000 €
Délai moyen de rotation des stocks	90 jours	75 jours	+15 jours
Stock en rupture de stock	Oui	Non	–

3. Tableau de Bord des Ressources Humaines

Indicateur	Valeur actuelle	Objectif	Écart
Effectif total	50 employés	55 employés	-5 employés
Taux de rotation du personnel	10%	8%	+2%
Productivité par employé	8 000 €/mois/employé	8 500 €/mois/employé	-500 €/mois/employé
Coûts de main-d’œuvre	400 000 €/an	380 000 €/an	+20 000 €/an
Taux de satisfaction des employés	75%	80%	-5%

4. Tableau de Bord Financier

Indicateur	Valeur actuelle	Objectif	Écart
Résultat net	20 000 €	25 000 €	-5 000 €
Marge bénéficiaire	15%	17%	-2%
Rentabilité par produit/service	10%	12%	-2%
Endettement	40%	35%	+5%
Liquidités disponibles	50 000 €	60 000 €	-10 000 €

5. Tableau de Bord Marketing

Indicateur	Valeur actuelle	Objectif	Écart
Nombre de prospects générés	500	600	-100
Taux de conversion des prospects en clients	25%	30%	-5%
Retour sur investissement (ROI) des campagnes marketing	150%	160%	-10%
Trafic sur le site web	10 000 visites/mois	12 000 visites/mois	-2 000 visites/mois
Taux d’engagement sur les réseaux sociaux (en %)	8%	10%	-2%

Ces modèles de tableaux de bord sont conçus pour aider les gestionnaires à suivre et à analyser les performances de l’entreprise dans différents domaines clés. En les utilisant de manière efficace, les étudiants en BTS MCO peuvent prendre des décisions éclairées pour améliorer les résultats commerciaux de leur entreprise.

{pratique} 🔍

Pour créer un tableau de bord automatisé adapté aux besoins du BTS MCO (Management Commercial Opérationnel), il faut se concentrer sur les indicateurs clés de performance (KPI) pertinents pour la gestion commerciale et opérationnelle. Voici une approche générale utilisant Excel, qui est un outil accessible et puissant pour ce type de tâche. Cette méthode peut également être adaptée à d’autres logiciels comme Power BI pour des fonctionnalités plus avancées.

1. Définir les Objectifs et les KPIs

Avant de construire le tableau de bord, identifiez les objectifs spécifiques du BTS MCO. Ces objectifs peuvent inclure le suivi des ventes, l’analyse de la performance des produits, la gestion des stocks, ou l’évaluation de la performance des équipes de vente. Les KPIs pertinents pourraient inclure:

• Chiffre d’affaires
• Taux de conversion
• Panier moyen
• Nombre de ventes par catégorie de produit
• Stock disponible
• Taux de satisfaction client

2. Collecter et Organiser les Données

Les données peuvent provenir de diverses sources comme les systèmes de point de vente, les bases de données de gestion de stocks, ou les enquêtes de satisfaction clients. Dans Excel, vous pouvez organiser ces données dans différentes feuilles de calcul pour faciliter leur manipulation et leur analyse.

3. Créer le Tableau de Bord dans Excel

Importation des Données

Utilisez Power Query (sous l’onglet “Données” dans Excel) pour importer et nettoyer les données. Power Query permet de filtrer, de trier, et de transformer les données avant de les charger dans Excel.

Modélisation des Données

Utilisez des tableaux croisés dynamiques pour organiser vos données. Placez-les dans une nouvelle feuille de calcul pour créer le tableau de bord. Pour chaque KPI, créez un tableau croisé dynamique distinct qui résume les données pertinentes.

Visualisation des Données

• Utilisez les graphiques d’Excel pour visualiser les KPIs. Par exemple, un graphique en colonnes peut montrer l’évolution du chiffre d’affaires au fil du temps, tandis qu’un graphique en camembert peut répartir les ventes par catégorie de produit.
• Positionnez les graphiques de manière à ce que les informations clés soient facilement visibles.

Automatisation et Mise à Jour

• Pour automatiser le tableau de bord, assurez-vous que les données sources peuvent être mises à jour régulièrement et facilement. Avec Power Query, vous pouvez rafraîchir les données importées automatiquement.
• Utilisez des formules Excel pour mettre à jour automatiquement les KPIs en fonction des nouvelles données.

Partage et Collaboration

• Enregistrez le tableau de bord dans un format partageable ou utilisez Excel Online pour partager le tableau de bord avec d’autres utilisateurs, permettant une collaboration en temps réel.

Exemple de Code pour un Graphique Dynamique

Voici un exemple de code VBA pour créer un graphique dynamique basé sur un tableau croisé dynamique :

Sub CreerGraphiqueDynamique()
    Dim cacheTableauCroise As PivotCache
    Dim tableauCroiseDynamique As PivotTable
    Dim feuille As Worksheet
    Set feuille = ThisWorkbook.Sheets("FeuilleTableauDeBord") ' Nom de la feuille contenant le tableau de bord
    Set cacheTableauCroise = ThisWorkbook.PivotCaches.Create( _
        SourceType:=xlDatabase, _
        SourceData:="FeuilleDonnées!R1C1:R100C10") ' Ajustez la plage de données source selon vos besoins

    Set tableauCroiseDynamique = cacheTableauCroise.CreatePivotTable( _
        TableDestination:=feuille.Range("A1"), _
        TableName:="TableauCroiseDynamiqueKPI")

    ' Personnalisez votre tableau croisé dynamique ici
    ' Par exemple, ajoutez des champs au tableau croisé dynamique

    ' Créer un graphique basé sur le tableau croisé dynamique
    feuille.Shapes.AddChart2(251, xlColumnClustered).Chart.SetSourceData Source:=tableauCroiseDynamique.TableRange2

End Sub

Ce script VBA crée un nouveau tableau croisé dynamique dans une feuille spécifiée et un graphique basé sur ce tableau croisé dynamique. Vous devrez ajuster les références de la feuille et les plages de données selon vos besoins spécifiques.

Conclusion

En BTS MCO, l’automatisation des KPIs est un élément clé pour la mise en place de tableaux de bord efficaces. En utilisant des outils d’automatisation appropriés, les gestionnaires peuvent suivre les performances de leur entreprise de manière plus précise, réactive et personnalisée. Cela leur permet de prendre des décisions stratégiques informées et de rester compétitifs sur le marché.