Démystifier un modèle de tableau de bord de gestion opérationnelle dans Excel 👇

Dans le domaine de la gestion d’entreprise, la prise de décision efficace repose sur une compréhension claire et en temps réel des performances opérationnelles. C’est là que le tableau de bord de gestion opérationnelle entre en jeu. Cet outil, souvent désigné sous le terme de “tableau de bord opérationnel”, offre une vue d’ensemble concise et visuelle des indicateurs clés de performance (KPI) qui permettent aux gestionnaires de surveiller et de piloter les activités quotidiennes.

Concept du Tableau de Bord de Gestion Opérationnelle

Le tableau de bord de gestion opérationnelle est un outil de pilotage qui synthétise les données opérationnelles pertinentes pour évaluer la performance d’une entreprise dans l’accomplissement de ses activités quotidiennes. Contrairement aux tableaux de bord financiers qui se concentrent sur les aspects monétaires, le tableau de bord opérationnel se penche sur des mesures non financières telles que la production, la qualité, la satisfaction client, etc.

Catégorie de Tableau de Bord

Le tableau de bord de gestion opérationnelle appartient à la catégorie des tableaux de bord de pilotage. Contrairement aux tableaux de bord stratégiques qui se concentrent sur les objectifs à long terme et à ceux de gestion qui surveillent les performances à moyen terme, le tableau de bord opérationnel est axé sur les activités quotidiennes et la réalisation des objectifs à court terme.

Département Responsable de l’Élaboration

L’élaboration du tableau de bord de gestion opérationnelle relève généralement du département de la gestion opérationnelle ou de la direction générale, en collaboration avec les responsables des différents services ou départements concernés. Ces derniers ont une connaissance approfondie des processus opérationnels et des objectifs à court terme, ce qui les rend aptes à identifier les KPI pertinents à suivre.

Objectifs et Mesures

Le tableau de bord de gestion opérationnelle est conçu pour mesurer la performance dans divers domaines, tels que la production, la qualité, la logistique, le service client, etc. Les objectifs mesurés peuvent inclure le taux de production, le taux de rendement, le niveau de qualité, le taux de satisfaction client, les délais de livraison, etc.

Indicateurs Clés de Performance (KPI)

Les indicateurs clés de performance (KPI) sélectionnés pour figurer dans le tableau de bord opérationnel doivent être spécifiques, mesurables, pertinents, et ils doivent être en adéquation avec les objectifs opérationnels de l’entreprise. Par exemple, pour mesurer la performance de la production, des KPI tels que le taux de rendement, le taux de rejet, ou encore le temps moyen de cycle peuvent être utilisés.

En résumé, le tableau de bord de gestion opérationnelle est un outil indispensable pour les entreprises souhaitant optimiser leurs performances opérationnelles. En fournissant une vue d’ensemble des indicateurs clés de performance, il permet aux gestionnaires de prendre des décisions éclairées et de piloter efficacement les activités quotidiennes vers l’atteinte des objectifs fixés.

Différents indicateurs clés de performance (KPI)

Voici un exemple de tableau présentant différents indicateurs clés de performance (KPI) couramment utilisés dans un tableau de bord de gestion opérationnelle, ainsi que les formules associées pour les calculer :

Indicateur	Formule de Calcul
Taux de Rendement Global	(Produit Total Bon / Production Totale) * 100
Taux de Rendement Qualité	(Produit Total Bon / Production Totale) * 100
Taux de Rejet	(Produit Total Rejeté / Production Totale) * 100
Temps Moyen de Cycle	Temps Total de Cycle / Nombre d’Unités Produites
Taux de Satisfaction Client	(Nombre de Clients Satisfaits / Nombre Total de Clients) * 100
Délai Moyen de Livraison	Somme des Délais de Livraison / Nombre de Livraisons
Coût de Production	Coûts Totaux de Production
Taux d’Occupation des Ressources	(Temps Total d’Utilisation des Ressources / Temps Total Disponible) * 100
Productivité	(Production Totale / Heures de Travail)
Taux de Rotation des Stocks	(Coût des Marchandises Vendues / Stock Moyen)
Taux de Respect des Délais	(Nombre de Livraisons à Temps / Nombre Total de Livraisons) * 100

Ces indicateurs fournissent des mesures clés de la performance opérationnelle dans différents domaines tels que la production, la qualité, la logistique, le service client, etc. Les formules associées permettent de calculer ces indicateurs à partir des données pertinentes collectées dans le cadre des activités opérationnelles de l’entreprise.

La Relation Essentielle Entre le Tableau de Bord Opérationnel et le Contrôle de Gestion

Le tableau de bord opérationnel et le contrôle de gestion sont deux éléments fondamentaux de la gestion d’entreprise. Bien que distincts dans leur fonctionnement, ils entretiennent une relation étroite et complémentaire qui contribue à la performance globale de l’organisation.

Définitions et Fonctionnement

Le tableau de bord opérationnel se concentre sur la surveillance et la mesure des performances dans les opérations quotidiennes de l’entreprise. Il présente de manière visuelle les indicateurs clés de performance (KPI) pertinents pour chaque domaine opérationnel, facilitant ainsi le suivi et la prise de décision rapide.

D’autre part, le contrôle de gestion englobe un ensemble de processus visant à assurer la réalisation des objectifs de l’entreprise en surveillant et en régulant les activités. Il implique l’établissement de budgets, l’analyse des écarts, la prévision financière et la mise en place de mesures correctives.

Complémentarité et Interaction

La relation entre le tableau de bord opérationnel et le contrôle de gestion est essentielle. En effet, le tableau de bord opérationnel fournit les données en temps réel sur les performances opérationnelles, tandis que le contrôle de gestion utilise ces données pour évaluer la performance globale de l’entreprise et prendre des décisions stratégiques.

Les informations recueillies à partir du tableau de bord opérationnel sont intégrées dans le processus de contrôle de gestion pour évaluer la performance par rapport aux objectifs préétablis, identifier les écarts et mettre en place des actions correctives si nécessaire.

Optimisation de la Performance

En combinant les données opérationnelles du tableau de bord avec les analyses et les processus de contrôle de gestion, les entreprises peuvent optimiser leur performance à tous les niveaux. Cela permet une meilleure allocation des ressources, une identification précoce des problèmes potentiels et une adaptation agile aux changements du marché.

Modèle simple de tableau de bord opérationnel, comprenant quelques indicateurs clés de performance (KPI) dans différents domaines

Domaine Opérationnel	Indicateur	Objectif	Réalisation (%)	Tendance
Production	Taux de Rendement Global	≥ 95%	92%	En baisse
	Taux de Rendement Qualité	≥ 98%	99%	Stable
Qualité	Taux de Rejet	≤ 2%	1.5%	En baisse
Logistique	Délai Moyen de Livraison	≤ 3 jours	2 jours	Stable
	Taux de Respect des Délais	≥ 90%	92%	En hausse
Service Client	Taux de Satisfaction Client	≥ 90%	88%	En baisse
	Temps Moyen de Réponse	≤ 24 heures	18 heures	En baisse

Ce modèle de tableau de bord opérationnel présente plusieurs domaines opérationnels courants tels que la production, la qualité, la logistique et le service client, avec des indicateurs clés de performance (KPI) associés à chaque domaine. Pour chaque indicateur, sont présentés l’objectif à atteindre, le niveau de réalisation actuel en pourcentage, et la tendance actuelle (en hausse, stable, ou en baisse). Ce tableau de bord permet de surveiller facilement les performances opérationnelles et d’identifier les domaines nécessitant une attention particulière pour amélioration.

Automatisation du Tableau de Bord Opérationnel : Simplifiez le Suivi des Performances

Automatiser le processus de création et de mise à jour de votre tableau de bord opérationnel vous permettra de gagner du temps et d’obtenir des informations en temps réel pour une meilleure prise de décision. Voici comment procéder :

1. Collecte Automatique des Données

Utilisez des outils de collecte de données automatisés pour récupérer les informations nécessaires à partir de vos systèmes de gestion existants, tels que les logiciels de production, de qualité et de service client. Assurez-vous que ces outils peuvent extraire les données de manière régulière et fiable.

2. Structuration des Données

Organisez les données collectées de manière à ce qu’elles puissent être facilement traitées. Utilisez des formats compatibles avec vos outils d’analyse, comme des feuilles de calcul ou des bases de données. Assurez-vous que les données sont correctement étiquetées et catégorisées pour une analyse efficace.

3. Calcul Automatisé des Indicateurs

Développez des formules et des scripts pour automatiser le calcul des indicateurs clés de performance (KPI) à partir des données collectées. Utilisez les fonctions disponibles dans vos outils d’analyse, tels que les formules Excel ou les requêtes SQL, pour effectuer ces calculs de manière précise et cohérente.

4. Visualisation Dynamique des Données

Utilisez des graphiques et des tableaux croisés dynamiques pour visualiser les données et les indicateurs de manière dynamique. Créez des tableaux de bord interactifs qui permettent aux utilisateurs d’explorer les données et de découvrir des tendances importantes.

5. Planification des Actualisations Automatiques

Configurez des planifications d’actualisation automatique pour mettre à jour votre tableau de bord opérationnel à intervalles réguliers. Assurez-vous que les données sont actualisées aussi fréquemment que nécessaire pour permettre un suivi en temps réel des performances.

6. Partage Sécurisé avec les Utilisateurs Concernés

Partagez votre tableau de bord avec les membres de votre équipe ou les parties prenantes pertinentes en définissant des autorisations d’accès appropriées. Utilisez des plateformes sécurisées pour garantir la confidentialité des données et la conformité aux réglementations en vigueur.

En suivant ces étapes, vous pourrez automatiser efficacement votre tableau de bord opérationnel, ce qui vous permettra d’obtenir des informations actualisées en temps réel et de simplifier le suivi des performances de votre entreprise.

Maintenant, la pratique 😉

Créer un tableau de bord de gestion opérationnelle dans Excel

Pour ce faire, il est important de commencer par définir les objectifs, les indicateurs clés de performance (KPIs) et les sources de données nécessaires. Selon le logiciel que vous préférez utiliser (Excel, Power BI, etc.), le processus peut varier légèrement. Voici un guide général qui peut être adapté à plusieurs logiciels.

1. Définition des objectifs et des KPIs

• Objectifs : Définissez ce que vous souhaitez piloter (ex. : productivité, coûts, qualité, délais).
• KPIs : Choisissez des indicateurs mesurables qui reflètent les performances par rapport aux objectifs (ex. : taux de satisfaction client, coût par unité, taux de rendement synthétique).

2. Collecte et préparation des données

• Sources de données : Identifiez d’où proviendront vos données (systèmes internes, feuilles de calcul, bases de données).
• Nettoyage et structuration : Assurez-vous que les données sont propres et structurées de manière à être facilement analysables.

3. Création du tableau de bord

Si vous utilisez Excel :

• Utilisez les tableaux croisés dynamiques pour agréger vos données.
• Créez des graphiques pour visualiser les tendances et les performances.
• Utilisez des formules pour calculer des KPIs et des indicateurs personnalisés.

Si vous utilisez Power BI :

• Importez vos données en utilisant le service Power Query.
• Modélisez vos données avec le langage DAX pour créer des mesures et des colonnes calculées.
• Concevez votre tableau de bord avec des visualisations interactives et des filtres pour explorer les données.

4. Analyse et interprétation

• Suivi des KPIs : Utilisez votre tableau de bord pour suivre l’évolution des KPIs dans le temps.
• Identification des tendances : Détectez les tendances et les anomalies pour prendre des décisions éclairées.
• Actions correctives : Utilisez les insights tirés de l’analyse pour ajuster les stratégies et améliorer les performances.

5. Mise à jour et maintenance

• Assurez-vous que le tableau de bord reste à jour avec des données fraîches et pertinentes.
• Adaptez les KPIs et les visualisations au fur et à mesure que les objectifs évoluent.

Étapes pour Créer un Fichier Excel Automatisé avec Power Pivot

1. Préparation des Données:
   • Assurez-vous que vos données sont bien structurées et prêtes à être importées dans Power Pivot. Les données peuvent provenir de fichiers Excel, de bases de données, de flux web, etc.
2. Activation de Power Pivot:
   • Activez l’add-in Power Pivot dans Excel si ce n’est pas déjà fait. Allez dans Fichier > Options > Compléments. Dans le gestionnaire de compléments, sélectionnez Compléments COM et cochez Microsoft Office Power Pivot.
3. Importation des Données dans Power Pivot:
   • Ouvrez l’onglet Power Pivot et sélectionnez Gérer pour ouvrir la fenêtre Power Pivot.
   • Utilisez Accueil > Importer des données pour charger vos données.
4. Création de Relations et de Mesures:
   • Dans Power Pivot, établissez des relations entre vos tables si nécessaire.
   • Utilisez le langage DAX pour créer des mesures qui calculeront vos KPIs.
5. Conception du Tableau de Bord:
   • Revenez à Excel et insérez des Tableaux Croisés Dynamiques en utilisant les données de Power Pivot.
   • Organisez vos Tableaux Croisés Dynamiques et Graphiques sur une feuille pour former votre tableau de bord.
6. Automatisation de l’Actualisation des Données:
   • Configurez l’actualisation automatique des données via Données > Connexions. Vous pouvez définir l’actualisation lors de l’ouverture du fichier ou à intervalles réguliers.
7. Sauvegarde et Partage:
   • Sauvegardez votre fichier Excel. Si vous partagez le fichier, assurez-vous que les destinataires ont accès à Excel 2013 ou une version ultérieure pour pouvoir utiliser les fonctionnalités de Power Pivot.

Remarques Importantes

• Interactivité avec Power Pivot: L’utilisation de Power Pivot pour l’analyse de données est hautement interactive et nécessite une compréhension de base des bases de données relationnelles et du langage DAX.
• Sources de Données: Si vos sources de données sont mises à jour régulièrement, votre tableau de bord reflétera ces mises à jour chaque fois que vous actualiserez les données dans Power Pivot.

Conclusion

En somme, la relation entre le tableau de bord opérationnel et le contrôle de gestion est une composante essentielle de la gestion d’entreprise moderne. En intégrant ces deux outils de manière synergique, les entreprises peuvent améliorer leur efficacité opérationnelle, prendre des décisions plus éclairées et maintenir leur compétitivité sur le marché.