Le Rapport d’Avancement et les Jalons de Projet : Exemple de Suivi dans Excel

Le rapport d’avancement et les jalons jouent un rôle essentiel pour garantir la bonne exécution des activités et l’atteinte des objectifs. Ces outils permettent de suivre les progrès réalisés, d’évaluer les écarts par rapport aux plans initiaux et de mobiliser les parties prenantes autour des étapes critiques.

1. Qu’est-ce qu’un Rapport d’Avancement ?

Un rapport d’avancement est un document périodique qui offre une vue d’ensemble de l’état actuel d’un projet. Il met en lumière :

Les progrès réalisés par rapport au plan initial.
Les défis rencontrés et leurs impacts.
Les étapes à venir et leurs échéances.

Pourquoi est-il important ?

Transparence : Fournir des informations claires et actualisées aux parties prenantes.
Évaluation continue : Identifier les écarts pour réajuster les priorités.
Mobilisation des équipes : Maintenir l’engagement des collaborateurs autour des objectifs.

2. Les Jalons de Projet : Définition et Rôle

Les jalons (ou milestones) sont des étapes clés qui marquent des points de progression importants dans un projet. Contrairement aux tâches individuelles, ils ne nécessitent pas de ressources directes, mais servent d’indicateurs de réussite pour des ensembles d’activités.

Caractéristiques des jalons

Clairs et mesurables : Chaque jalon doit être défini de manière à ce qu’il soit évident lorsqu’il est atteint.
Liés aux objectifs stratégiques : Ils doivent refléter les étapes critiques vers l’accomplissement du projet global.
Temps spécifiques : Chaque jalon est associé à une échéance précise.

Exemple de jalons

Signature d’un contrat.
Finalisation d’une analyse.
Lancement d’un prototype.
Livraison d’un produit final.

3. Structure d’un Rapport d’Avancement

Pour être efficace, un rapport d’avancement doit suivre une structure claire et cohérente. Voici les sections clés :

1. Introduction

Décrire le contexte et l’objectif du rapport.
Exemple : Ce rapport d’avancement couvre la période de juillet à septembre 2023 pour le projet de développement durable dans les zones rurales.

2. Objectifs du Projet

Résumer les objectifs globaux et spécifiques.
Exemple :
- Former 100 agriculteurs à des pratiques durables.
- Augmenter de 20% la couverture forestière.

3. Avancement Global

Fournir un résumé du pourcentage global d’avancement.
Inclure un tableau ou une barrette de progression.

Phase	Progression (%)
Planification	100%
Exécution	50%
Validation	0%

4. Progrès sur les Jalons

Indiquer quels jalons ont été atteints et lesquels sont encore en attente.
Exemple :
- Jalon 1 : Collecte de données – Accompli.
- Jalon 2 : Analyse des données – En cours.
- Jalon 3 : Rédaction du rapport – À venir.

5. Progrès par Activité

Lister les activités principales et leur état d’avancement.

Activité	État	Progression
Collecte de données	Terminé	██████████ 100%
Analyse des données	En cours	█████░░░░░ 50%
Rédaction du rapport	À démarrer	░░░░░░░░░░ 0%

6. Difficultés et Solutions

Identifier les obstacles majeurs.
Proposer des actions correctives.
Exemple :
- Problème : Retards logistiques dus aux intempéries.
- Solution : Réorganiser les activités prioritaires.

7. Prochaines Étapes

Détaillez les activités et jalons à venir avec leurs échéances.
Exemple : Finalisation de l’analyse des données avant le 15 octobre.
Validation finale avec les parties prenantes d’ici le 30 novembre.

8. Conclusion

Résumer les progrès et réaffirmer les engagements.

4. Bonnes Pratiques pour un Rapport d’Avancement Réussi

Rendez-le visuel :
- Utilisez des graphiques, des tableaux et des barrettes d’avancement pour simplifier la lecture.
Soyez concis :
- Fournissez uniquement les informations pertinentes.
Mettez en avant les jalons critiques :
- Soulignez les étapes clés pour montrer que le projet progresse dans la bonne direction.
Adaptez le contenu au public cible :
- Un rapport pour des décideurs sera plus stratégique et succinct, tandis qu’un rapport pour les équipes opérationnelles sera plus détaillé.
Mettez à jour régulièrement :
- Préparez des rapports d’avancement périodiques pour maintenir le suivi du projet.

5. Exemple Simplifié : Suivi des Jalons et Avancement

Objectifs :

Planter 10,000 arbres.
Former 100 agriculteurs.

Progrès Global :

Phase	Progression (%)
Planification	100%
Exécution	60%
Validation	10%

Progrès des Jalons :

Jalon	Échéance	État
Collecte de données	01/09/2023	Terminé
Analyse des données	15/10/2023	En cours
Validation finale	30/11/2023	À venir

Un rapport d’avancement structuré et visuel est un outil indispensable pour assurer la transparence, mobiliser les équipes et garantir l’atteinte des objectifs. Les jalons offrent une vue claire des étapes critiques, tandis que les rapports réguliers permettent de maintenir un suivi efficace et de réagir rapidement aux imprévus.

Comment Intégrer des Barrettes d’Avancement dans Excel ?

1. Utiliser la Mise en Forme Conditionnelle

Étape 1 : Préparer les données

Créez un tableau avec vos activités et leur pourcentage d’avancement. Exemple : Activité Progression (%) Collecte de données 30 Analyse des données 50 Rédaction du rapport 70 Validation finale 0

Étape 2 : Sélectionner la colonne des pourcentages

Cliquez sur les cellules contenant les pourcentages (ex. : la colonne Progression (%)).

Étape 3 : Ajouter une mise en forme conditionnelle

Allez dans Accueil > Mise en forme conditionnelle > Barres de données.
Choisissez une des options de barre de données préformatées (remplies ou avec bordures).

Étape 4 : Personnaliser la barre

Cliquez sur Gérer les règles dans le menu de mise en forme conditionnelle.
Ajustez les options (par exemple, définir le pourcentage comme valeur minimale et maximale).

2. Créer des Barrettes avec Formules et Caractères

Si vous préférez des barrettes personnalisées directement dans vos cellules :

Étape 1 : Préparer les données

Créez une colonne pour afficher les barrettes (ex. : “Barrettes d’avancement”).

Étape 2 : Insérer une formule pour générer les barrettes

Utilisez le caractère █ pour représenter la progression.
Ajoutez une formule dans une nouvelle colonne : =REPT("█",A2/10) & REPT("░",10-(A2/10))
- A2 correspond à la cellule contenant le pourcentage.
- REPT répète un caractère un certain nombre de fois.
- █ représente la progression, et ░ représente les cases non remplies.
- Divisez par 10 si votre pourcentage est sur 100 (ex. : 30% → 3 barres).

Étape 3 : Ajuster l’apparence

Modifiez la police (par exemple, utilisez une police fixe comme “Courier New” pour un alignement parfait).

3. Créer des Barrettes d’Avancement avec un Graphique

Si vous voulez des barrettes plus visuelles, utilisez des graphiques.

Étape 1 : Préparer les données

Organisez vos données en deux colonnes :
- Progression (%) : Contient les pourcentages réels.
- Restant (%) : 100% – Progression.
Exemple : Activité Progression (%) Restant (%) Collecte de données 30 70 Analyse des données 50 50 Rédaction du rapport 70 30 Validation finale 0 100

Étape 2 : Insérer un graphique en barres empilées

Sélectionnez les colonnes Progression (%) et Restant (%).
Allez dans Insertion > Graphiques > Barres empilées.

Étape 3 : Personnaliser le graphique

Supprimez les axes : Cliquez sur les axes et appuyez sur Supprimer.
Ajustez les couleurs :
- Donnez une couleur pleine (ex. : vert) pour la progression.
- Donnez une couleur claire (ex. : gris) pour le restant.
Affichez les étiquettes de données :
- Faites un clic droit sur les barres > Ajouter des étiquettes de données.

4. Conseils pour des Barrettes d’Avancement Efficaces

Simplifiez la présentation
- Les barrettes doivent être faciles à lire, surtout pour un large public.
Utilisez des couleurs cohérentes
- Vert pour les tâches terminées, orange pour les tâches en retard, rouge pour les tâches bloquées.
Combinez plusieurs outils
- Associez des barrettes à d’autres visuels comme des graphiques ou des tableaux pour plus de clarté.
Automatisez les mises à jour
- Reliez les barrettes à des formules ou des données dynamiques pour un suivi en temps réel.

5. Exemple Pratique

Données :

Activité	Progression (%)	Barrettes
Collecte de données	30	███░░░░░░
Analyse des données	50	█████░░░░░
Rédaction du rapport	70	███████░░░
Validation finale	0	░░░░░░░░░░