Le formulaire d’intégration du nouveau salarié : deux modèles Word

L’intégration d’un nouvel employé est bien plus qu’un simple début de poste : c’est une étape déterminante de son parcours professionnel au sein de l’entreprise. Pour garantir une installation sans accroc conforme aux attentes et engageante, de nombreuses sociétés mettent au point un formulaire d’intégration structuré et officiel.

Ce document, souvent délaissé, représente pourtant un outil précieux de professionnalisation des ressources humaines, d’respect de la législation et de fidélisation des collaborateurs. Sa conception rigoureuse se révèle essentielle afin de poser les bases d’une relation durable entre l’employé et son employeur.

Pourquoi utiliser un formulaire d’intégration ?

Le formulaire d’intégration vise à :

✅ Structurer le parcours d’arrivée d’un nouveau collaborateur
✅ Assurer la conformité administrative et réglementaire (RGPD, sécurité, médecine du travail…)
✅ Vérifier la complétude du dossier salarié
✅ Coordonner les acteurs internes (RH, IT, manager, paie, sécurité…)
✅ Impliquer activement le salarié dans sa prise de poste

🧩 Contenu type du formulaire

Le formulaire d’intégration peut prendre plusieurs formes (papier, Word, digital) mais doit idéalement inclure :

1. Identification du salarié

Nom, prénom, poste, service, date d’arrivée
Nom du manager, référent RH, tuteur éventuel

2. Checklist administrative (avec cases à cocher)

Élément remis ou validé	Oui ☐	Non ☐	Observations
Contrat de travail signé
RIB / carte d’identité / Sécurité sociale
DPAE transmise
Visite médicale planifiée

3. Matériel et outils fournis

Équipement / accès	Remis ☐	En attente ☐
Ordinateur / badge / téléphone
Adresse e-mail professionnelle
Accès logiciels internes

4. Accueil & parcours d’intégration

Journée d’accueil prévue ? ☐ Oui / ☐ Non
Livret d’accueil remis ? ☐
Parcours de formation interne ? ☐
Prise de contact avec l’équipe ☐

5. Validation

Signatures du salarié et du manager
Observations éventuelles
Date de clôture de l’intégration administrative

⚖️ Conformité RGPD et juridique

Un formulaire bien conçu doit rappeler :

la finalité des données collectées
le caractère obligatoire ou facultatif des informations
les droits du salarié (accès, rectification, suppression…)
l’identité du responsable de traitement RH

👉 Ce document participe à la traçabilité RGPD et au respect des obligations de l’employeur dès l’embauche.

Les bénéfices d’un bon formulaire

Formulaire Integration Download

🔐 Sécurité juridique : tout est tracé, daté, validé
🤝 Expérience collaborateur professionnelle dès le jour 1
🎯 Efficacité opérationnelle : aucune étape oubliée
💡 Support d’audit et d’évaluation RH

FORMULAIRE D’INTÉGRATION – SALARIÉ EN TÉLÉTRAVAIL / MODE HYBRIDE

Ce formulaire est destiné à garantir une intégration optimale des salariés en télétravail ou en mode hybride, en assurant un cadre de travail sécurisé, conforme et inclusif. Il formalise les étapes de préparation, d’accueil, de dotation matérielle, d’inclusion, de suivi managérial et de conformité réglementaire.

1. Informations Générales

Cette section permet d’identifier le salarié, son service, son responsable hiérarchique ainsi que le rythme de travail en distanciel/prévisionnel. Elle constitue la base du dossier RH.

Nom, prénom : ______________________________
Date d’entrée : ____ / ____ / ______
Poste/Fonction : ____________________________
Service : ___________________________________
Mode de travail : [ ] 100% Télétravail [ ] Mode Hybride (Préciser : ____ jours en présentiel)

2. Avant l’arrivée – Organisation RH

Vérification des documents nécessaires avant l’arrivée du salarié, notamment la signature des clauses spécifiques au télétravail et la remise des chartes internes.

Contrat incluant clause de télétravail signée
Transmission du Règlement Intérieur + Charte informatique
Charte télétravail remise et signée
Déclaration du poste à la CPAM / inspection si travail à domicile exclusif

3. Matériel et Accès (Responsable IT / RH)

Assure que le salarié dispose de l’équipement nécessaire pour travailler efficacement à distance, avec les bons accès et outils.

Ordinateur portable
Double écran / clavier / souris
Casque audio / webcam
Clé VPN / Accès sécurisé au réseau interne
Accès à la messagerie professionnelle
Accès aux outils collaboratifs (Teams, Slack, Trello…)
Signature électronique activée (si applicable)
Fiche de poste accessible sur l’intranet

4. Environnement de travail à domicile

Permet de s’assurer que le poste de travail à domicile respecte les conditions minimales de sécurité, de confort et de conformité (ergonomie, assurance, etc.).

Déclaration de conformité de l’espace de travail (espace, siège, éclairage)
Évaluation des risques (auto-évaluation + photo optionnelle)
Assurance habitation adaptée au télétravail fournie ? [ ] OUI [ ] NON
Prévision d’une visite du poste à domicile (si 100% télétravail)

5. Formation & Intégration

Structuration de l’intégration à distance pour maintenir un lien avec l’entreprise, les outils et les collègues. Renforce la cohésion malgré la distance.

Accueil en visio + envoi du livret d’accueil
Planification des visioprésentations des services
Formation outils internes (SIRH, GED, logiciel métier…)
Attribution d’un référent / mentor à distance
Invitation au canal social d’entreprise / moments conviviaux
Inclusion dans les réunions d’équipe (en visio ou présentiel)

6. Suivi RH et Manager

Assure un suivi régulier de l’intégration, du bien-être, de la performance et du maintien du lien avec le collectif de travail.

Point 1 semaine : ressenti, matériel, communication
Point 1 mois : efficacité, échanges équipe, ressenti
Point à 3 mois : bilan intégration + validation de la période d’essai
Inclusion dans l’entretien professionnel annuel planifiée

7. Checklist Signatures

Tableau de traçabilité permettant d’archiver les validations RH, IT et Manager sur les étapes clés de l’intégration à distance.

Élément	Date	Signataire (RH/IT/Manager)	Commentaire
Charte télétravail signée
Matériel livré et checklist signée
Auto-évaluation espace domicile
Premier point manager
Fin de période d’essai

8. Documents annexes à joindre au dossier RH

Liste des documents justificatifs ou complémentaires à intégrer dans le dossier personnel du salarié à distance.

Copie charte télétravail signée
Fiche matériel fournie
Rapport d’intégration / retour d’étonnement (facultatif)
Attestation de l’assurance habitation

📝 Remarque : Ce formulaire doit être conservé dans le dossier RH du salarié et actualisé en cas de changement du mode de travail. Il peut servir de preuve de conformité en cas de contrôle ou d’accident du travail à domicile.

Formulaire Teletravail Integration Download

les points clés à ne surtout pas rater dans une FICHE D’INTÉGRATION – NOUVEAU SALARIÉ, quel que soit le format (Word, SIRH, ou papier) :

✅ LES 10 ÉLÉMENTS INDISPENSABLES

🔢	ÉLÉMENT	POURQUOI C’EST CRUCIAL
1️⃣	Date d’entrée & poste	Pour tracer officiellement le début de la relation de travail.
2️⃣	Coordonnées & pièces administratives	Obligatoires pour la paie, la mutuelle, les urgences, etc.
3️⃣	Affectation (service, manager)	Permet de structurer l’organigramme et les responsabilités.
4️⃣	Checklist RH préalable	Garantit que le salarié a reçu tout ce qu’il faut avant d’arriver.
5️⃣	Matériel et accès informatiques	Pour que le salarié soit opérationnel dès le 1er jour.
6️⃣	Remise des documents légaux	Règlement intérieur, charte informatique, mutuelle, etc.
7️⃣	Visite des locaux / accueil équipe	Renforce le sentiment d’appartenance et réduit le stress.
8️⃣	Objectifs 30 / 90 jours	Permet de cadrer les attentes et le suivi managérial.
9️⃣	Point d’étape (1 semaine, 1 mois, 3 mois)	Favorise le feedback et permet d’ajuster rapidement.
🔟	Signature RH / Manager / Salarié	Sert de preuve en cas de contrôle (inspection travail, contentieux).

BONUS À NE PAS NÉGLIGER

💬 Rapport d’étonnement : le salarié note ses premières impressions → levier puissant d’amélioration continue.
📅 Invitation aux temps forts d’équipe dès la 1re semaine : pour une intégration sociale réussie.
🧑‍💻 Mention RGPD / cybersécurité : obligation pour les postes avec traitement de données.
📄 Traçabilité du matériel attribué : crucial pour éviter tout litige lors d’un départ.
⚠️ Vérification de l’adéquation au poste pendant la période d’essai (article L1221-19 du Code du travail).

📘 À intégrer absolument dans votre fiche

« Le salarié reconnaît avoir reçu l’ensemble des documents obligatoires et avoir bénéficié d’un accueil professionnel conformément aux exigences du Code du travail et de la politique RH de l’entreprise. »