Télécharger un modèle de checklist de préparation d’audit Qualiopi dans Excel 👇

Qu’est-ce que Qualiopi ?

Qualiopi est un label de qualité pour les organismes de formation en France. Il atteste de la qualité des actions de formation proposées par ces organismes. Ce dispositif, entré en vigueur en janvier 2022, vise à garantir aux apprenants des formations de qualité répondant aux critères définis par la loi.

L’Audit Qualiopi : Une Étape Cruciale

Préparation de l’Audit

Avant de se soumettre à l’audit, les organismes de formation doivent se préparer rigoureusement. Cela implique la mise en place d’une documentation complète décrivant leurs processus et méthodologies pédagogiques, ainsi que la constitution d’un dossier administratif solide.

Déroulement de l’Audit

L’audit Qualiopi est mené par des organismes certificateurs accrédités par le Comité français d’accréditation (COFRAC). Les auditeurs examinent en détail les pratiques de l’organisme de formation pour s’assurer de leur conformité aux exigences Qualiopi.

Évaluation des Critères Qualiopi

L’audit évalue plusieurs critères définis par le référentiel national qualité, tels que :

• L’identification des besoins en formation ;
• La conception des actions de formation ;
• La délivrance de la formation ;
• L’évaluation des résultats obtenus ;
• La satisfaction des parties prenantes.

Les Avantages de l’Audit Qualiopi

Garantie de Qualité

Pour les apprenants, le label Qualiopi est une garantie de recevoir une formation de qualité, adaptée à leurs besoins et leur permettant d’acquérir des compétences utiles sur le marché du travail.

Accès aux Financements Publics

Les organismes de formation certifiés Qualiopi bénéficient de l’accès aux financements publics, tels que le Compte Personnel de Formation (CPF), ce qui renforce leur attractivité auprès des apprenants.

Renforcement de la Crédibilité

Obtenir le label Qualiopi renforce la crédibilité des organismes de formation auprès des entreprises et des institutions, démontrant ainsi leur engagement envers la qualité et l’excellence.

L’Audit Qualiopi : Un Examen Rigoureux de la Qualité de la Formation

Le label Qualiopi représente un gage de qualité pour les organismes de formation en France, garantissant des formations répondant à des critères stricts établis par la loi. Au cœur de ce processus, l’audit Qualiopi joue un rôle central en évaluant la conformité des pratiques pédagogiques et administratives des organismes de formation.

Préparation de l’Audit

Avant l’audit, les organismes de formation doivent se préparer minutieusement en rassemblant une documentation complète détaillant leurs processus pédagogiques et administratifs, ainsi que leur conformité aux exigences Qualiopi.

Déroulement de l’Audit

L’audit Qualiopi est réalisé par des organismes certificateurs agréés par le COFRAC. Les auditeurs examinent en profondeur les pratiques de formation de l’organisme, en s’assurant qu’elles respectent les critères définis par le référentiel national qualité.

Évaluation des Critères Qualiopi

L’audit évalue plusieurs critères, notamment l’identification des besoins en formation, la conception des actions de formation, la délivrance de la formation, l’évaluation des résultats obtenus, et la satisfaction des parties prenantes.

Avantages de l’Audit Qualiopi

• Garantie de Qualité : Les apprenants bénéficient de formations de qualité, adaptées à leurs besoins.
• Accès aux Financements Publics : Les organismes certifiés Qualiopi ont accès à divers financements publics, ce qui les rend plus attractifs.
• Renforcement de la Crédibilité : Le label Qualiopi renforce la crédibilité des organismes de formation auprès des entreprises et des institutions.

Checklist de Préparation pour l’Audit Qualiopi

Documentation Administrative :

• [ ] Réunir les documents administratifs obligatoires (statuts de l’organisme, registre des délibérations, etc.).
• [ ] Préparer les contrats ou conventions avec les partenaires (clients, financeurs, etc.).
• [ ] Rassembler les preuves de conformité aux exigences légales et réglementaires (déclaration d’activité, assurance responsabilité civile, etc.).

Documentation Pédagogique :

• [ ] Préparer les supports de formation (supports de cours, matériel pédagogique, etc.).
• [ ] Établir les référentiels et programmes de formation conformes aux exigences Qualiopi.
• [ ] Préparer les outils d’évaluation des acquis des apprenants.

Organisation Interne :

• [ ] Nommer un référent qualité chargé de superviser la démarche Qualiopi.
• [ ] Mettre en place un système de gestion documentaire pour assurer la traçabilité des informations.
• [ ] Définir les responsabilités et les rôles au sein de l’organisme en matière de qualité.

Suivi et Amélioration Continue :

• [ ] Mettre en place des outils de suivi de la satisfaction des apprenants et des formateurs.
• [ ] Établir un plan d’action pour corriger les éventuelles non-conformités identifiées lors de l’audit.
• [ ] Prévoir des actions d’amélioration continue pour renforcer la qualité des prestations proposées.

Communication et Transparence :

• [ ] Informer les parties prenantes (apprenants, financeurs, entreprises partenaires) sur la démarche Qualiopi.
• [ ] Communiquer sur les engagements qualité de l’organisme et sur les démarches d’amélioration continue mises en place.
• [ ] Mettre en avant le label Qualiopi sur les supports de communication de l’organisme.

Formation des Acteurs :

• [ ] Sensibiliser les équipes pédagogiques et administratives aux enjeux de la qualité et de la conformité aux exigences Qualiopi.
• [ ] Former le personnel aux bonnes pratiques de documentation et de suivi des activités de formation.
• [ ] Organiser des sessions de formation sur les outils et méthodes d’évaluation des acquis.

Conclusion :

La préparation minutieuse de cette checklist permettra à votre organisme de formation de passer l’audit Qualiopi avec succès et de garantir la qualité de vos prestations pédagogiques.

Pour créer un modèle d’audit Qualiopi dans Excel ( de simulation pour votre entreprise ou pour un client) , vous pouvez structurer votre fichier pour inclure plusieurs éléments clés qui reflètent les exigences de la certification Qualiopi. Cette certification vise à assurer la qualité du processus mis en place par les prestataires d’actions concourant au développement des compétences. Voici une approche en plusieurs étapes pour construire votre modèle :

1. Définition des Critères et Indicateurs

Qualiopi repose sur un certain nombre de critères et d’indicateurs spécifiques. Commencez par lister tous les critères et les indicateurs pertinents dans votre modèle. Vous pouvez créer une feuille « Critères et Indicateurs » pour cela.

2. Évaluation des Indicateurs

Pour chaque indicateur, prévoyez des colonnes pour :

• Description de l’Indicateur : Détails sur ce que mesure l’indicateur.
• Preuve / Évidence : Ce que vous utiliserez pour démontrer la conformité à cet indicateur.
• État de Conformité : Une colonne où vous pouvez indiquer si vous êtes conforme, partiellement conforme, ou non conforme.
• Actions Correctives : Des mesures à prendre si l’indicateur n’est pas totalement conforme.
• Date de Vérification : La date à laquelle l’indicateur a été vérifié.

3. Planification des Audits

Créez une feuille « Planification des Audits » où vous pourrez planifier quand et comment les audits internes seront réalisés pour chaque critère et indicateur. Cela pourrait inclure :

• Date de l’audit
• Responsable de l’audit
• Méthodologie d’audit

4. Suivi des Actions Correctives

Une feuille peut être dédiée au suivi des actions correctives identifiées lors des audits. Chaque action corrective devrait inclure :

• Description de l’action
• Date de mise en œuvre prévue
• Responsable de la mise en œuvre
• État d’avancement

5. Rapports et Analyse

Enfin, prévoyez une section ou une feuille pour les rapports et l’analyse. Cela pourrait inclure des graphiques et des tableaux de bord qui résument l’état de conformité global, le suivi des actions correctives, et d’autres métriques clés.

Mise en Place dans Excel

1. Utilisation de Tableaux Structurés : Pour chaque feuille (Critères et Indicateurs, Planification des Audits, Suivi des Actions Correctives), utilisez les tableaux Excel pour une gestion facile des données.
2. Formules et Fonctionnalités : Utilisez des formules pour automatiser les calculs, comme le calcul de la conformité globale. Les fonctionnalités de filtre et de tri vous aideront à naviguer dans vos données.
3. Graphiques et Tableaux de Bord : Exploitez les outils de visualisation d’Excel pour créer des graphiques et des tableaux de bord résumant les performances par rapport aux critères Qualiopi.
4. Protection des Données : Assurez-vous de protéger les feuilles ou le classeur pour éviter des modifications accidentelles.

En structurant votre modèle Excel de cette manière, vous disposerez d’un outil puissant pour gérer votre démarche de certification Qualiopi. Cela vous aidera à organiser et à suivre les informations pertinentes, à planifier vos audits, à gérer les actions correctives et à rapporter sur l’état de conformité.