Kick-off Meeting — Modèle Word

Objectif : aligner l’équipe, sécuriser le périmètre et démarrer l’exécution sans friction.

1) À quoi sert un kick-off ?

Un kick-off lance officiellement un projet. Il crée un contrat d’alignement entre sponsors et équipe : pourquoi on agit, ce qu’on livre, comment on s’organise, quand on tranche. La sortie attendue n’est pas une “belle réunion”, mais un plan d’exécution clair.

Résultats attendus à la fin du kick-off :

Vision et indicateur de succès partagés.
Portée IN/OUT et hypothèses explicites.
Rôles et décisions (qui tranche quoi, quand).
Cadence (rituels, canaux, formats).
Backlog initial prêt à tirer + premières actions datées.

2) Préparer (J-7 → J-1)

Dossier de contexte (1 page) : problème, utilisateurs, objectifs chiffrés D30/D60/D90.
Proposition de portée : 5–7 capacités “IN”, 3–5 “OUT”, dépendances majeures.
Matériel : maquette/démo de référence, canevas RACI, gabarit de backlog (15–25 items).
Logistique : timebox stricte (60–90’), salle + board (physique ou outil), prise de décision par défaut (majorité simple / sponsor tranche).

3) Agenda type (90 minutes)

Contexte & résultat attendu (10’) : pourquoi maintenant, qu’est-ce qui prouvera la réussite (North Star Metric).
Portée & non-portée (10’) : ce qu’on fait d’abord, ce qu’on ne fera pas (pour l’instant).
Maquette / démo (10’) : rendre concret, collecter 3 contraintes critiques.
Organisation & rôles (10’) : RACI, disponibilité, décisions rapides (SLAs de décision).
Flux & cadence (15’) : tableau Kanban, limites WIP, DoR/DoD, rituels.
Backlog seed (20’) : 15–25 items taille S/M (≤ 3 jours), prêts à tirer.
Plan 30-60-90 & premières actions (15’) : objectifs mesurables, responsables, échéances.

Tip timing : annonce “⏳ 2 min restantes” par point ; parking-lot pour hors-sujet.

4) Rôles & décisions (RACI compact)

Sponsor : arbitre coût/délai/scope ; valide objectifs et changements majeurs.
PM/PO : valeur, priorisation, cadence, communication.
Tech Lead : architecture, standards qualité, dette.
Design/UX : découverte, tests, accessibilité.
Ops/Data/Sécu : intégrations, observabilité, conformité.

Décisions clés & responsables (exemples) :

Découpage MVP → R : PM/PO, A : Sponsor, C : Tech/UX, I : équipe.
Choix techno critique → R : Tech Lead, A : Sponsor, C : SecOps, I : PM/PO.

5) Flux d’exécution (Kanban léger et efficace)

Colonnes conseillées : Backlog • Ready • En cours • Revue • Test • Pré-prod • Done • ⚠ Bloqué
Limites WIP : En cours = (équipe – 1) ; Revue/Test dimensionnés ; Ready ≈ 10.

Politiques de tirage :

Tirer seulement si WIP < limite ; Finir > Commencer.
Chaque carte a une prochaine étape datée et un owner.
⚠ Blocage : daté, cause notée, escalade 48/72 h.

Qualité :

DoR (Ready) : problème, valeur, critères d’acceptation, dépendances levées.
DoD (Done) : tests passés, logs/monitoring, doc courte, déployable sans babysitting.

6) Backlog seed (sortie de réunion)

Cible : 15–25 items orientés valeur, tailles S/M (1–3 jours).
Format recommandé : Titre (valeur) | Impact | Taille | Classe (Std/Fixed/Expedite/Intangible) | DoR OK ?

Comment y arriver vite :

Divergence silencieuse (post-it) → regroupement → renommage en résultats.
Tout item > 3 jours → scinder avant de démarrer.

7) Cadence & communication

Stand-up 10’ quotidien : lever blocages, re-dater la prochaine étape.
Replenishment hebdo : alimenter Ready si DoR OK.
Flow Review 20’ hebdo : throughput, cycle time médian, âge du WIP, 1 micro-règle/2 semaines.
Rétro 30’ bimensuelle : 1 problème racine → 1 expérimentation.

Message hebdo (≤ 5 lignes) :

Semaine __ : Done 12 / En cours 4 / ⚠ 2. Cycle médian 6j (-1). Décisions : … Risques : … Prochain jalon : …

8) Mesures qui comptent

Throughput (cartes Done/sem.) — objectif : +20% en 8 sem.
Cycle time médian (Start→Done) — objectif : -30% en 8 sem.
% Expedite < 10%.
SLE (Service Level Expectation) : En cours → Done : 85% ≤ 8 jours (à ajuster par phase).

9) Plan 30-60-90 (tableau à remplir)

Horizon	Objectifs mesurables	Actions clés	Resp.	Échéance	Statut
J+30	WIP respecté ; 1er incrément en prod	Script stand-up ; imprimer politiques ; limiter WIP	…	…	☐
J+60	Cycle time ↓20% ; CFD hebdo	Pair review ; comptage vendredi	…	…	☐
J+90	Throughput ↑30% ; SLE tenue	Ajuster WIP ; stabiliser tailles	…	…	☐

10) Risques, dépendances, hypothèses (RAID light)

Risques : impact × probabilité + plan de réponse.
Assumptions : ce qu’on suppose vrai → date de validation.
Issues : incidents en cours, date d’ouverture, prochaine action.
Dependencies : qui/quoi, date d’obtention ; pas de tirage si non levée.

11) Sorties livrables du kick-off

Note de cadrage (1 page) : vision, métrique, portée, dépendances.
Tableau Kanban paramétré (colonnes, WIP, politiques affichées).
Backlog seed validé.
Plan 30-60-90 rempli.
Actions J+1 datées (au moins 3).

12) Pièges & parades

Scope flou → écrire “Non-portée” noir sur blanc.
Trop de WIP → geler le tirage 1 semaine ; aider à finir.
Cartes sans next step → script stand-up impose la date.
Dépendances fantômes → carte dédiée, date d’obtention obligatoire.
Pas de mesure → commencer au minimum par throughput + cycle médian.

13) Annexes (copier/coller)

Modèle de carte

[Valeur] — Owner : __ — Échéance : //__ — Prochaine étape (date) : __ — Classe : Std/Fixed/Expedite/Intangible

Règle de tirage

Tirer seulement si WIP < limite ; Finir > Commencer ; aucune carte active sans prochaine étape datée.

Message “gel de tirage”

WIP atteint → on termine et débloque avant tout nouveau tirage. Revue à 14:00.

Kickoff_Meeting_Variante_Kanban Download

Kick-off Meeting — (boîte à outils opérationnelle)

Cette suite transforme le kick-off en rampe d’exécution : des formats courts, des décisions visibles, un flux simple à respecter, et des métriques qui guident les choix. Copiez-collez les trames ci-dessus dans votre doc ou tableau, et démarrez aujourd’hui avec des actions datées.

Tout ce qu’il faut pour réussir l’après kick-off : scripts, trames prêtes à copier-coller, variantes 30/45/60 min, suivi, et diagnostics.

1) Trois agendas prêts à l’emploi

30 minutes (mini kick-off)

Contexte & résultat attendu (5’)
Portée IN/OUT (5’)
Organisation & rôles (5’)
Flux & WIP (7’)
Backlog seed (5 items) (5’)
Actions J+1 (3’)

45 minutes (standard court)

Contexte/objectif (7’)
Portée & dépendances (8’)
Kanban (colonnes, WIP, DoR/DoD) (10’)
Rôles & décisions (RACI) (7’)
Backlog seed (10–15 items) (8’)
Actions & prochains jalons (5’)

60–75 minutes (complet)

Contexte, métrique “North Star” (10’)
Portée IN/OUT + contraintes (10’)
Maquette/démo de référence (10’)
Flux Kanban + politiques (15’)
Backlog seed (15–25 items) (15’)
Plan 30-60-90 + actions J+1 (10’)

2) Script de facilitation (à lire mot-à-mot)

Ouverture (1’) : “Objectif de la séance : sortir avec un plan d’exécution clair. Timeboxes strictes, parking lot pour hors-sujet.”
Transitions (à chaque point) : “⏳ 2 minutes restantes. Décision/Action ? Sinon parking lot.”
Clôture (2’) : “Récap : 3 actions J+1, 1er jalon, prochain point d’étape. Merci.”

3) Canvas Kick-off (copier-coller dans votre doc)

But (≤ 2 lignes) : …
North Star Metric : … (cible D30/D90)
IN (MVP) : … | … | …
OUT (pour l’instant) : … | …
Dépendances & dates d’obtention : A (jj/mm), B (jj/mm)
Rôles & décisions : Sponsor (…), PM/PO (…), Tech Lead (…), UX (…), SecOps (…)
Kanban : Backlog | Ready | En cours | Revue | Test | Pré-prod | Done | ⚠ Bloqué
WIP : En cours = équipe – 1 | Ready ≈ 10 | Revue/Test dimensionnés
Politiques : Tirer si WIP < limite • Finir > Commencer • Prochaine étape datée
Métriques : Throughput / Cycle time médian / % Expedite / SLE (85% ≤ … j)
Jalons : D+7 (…), D+30 (…), D+60 (…), D+90 (…)
Actions J+1 (3 max) : 1) … Owner … Échéance … | 2) … | 3) …

4) Trames prêtes à remplir

4.1 Backlog seed (15–25 items)

ID	Titre (valeur)	Impact	Taille (S/M)	Classe	DoR OK ?
01	…	…	S	Std	□

Règle : tout ce qui > 3 jours → scinder avant tirage.

4.2 Plan 30-60-90

Horizon	Objectifs mesurables	Actions clés	Resp.	Échéance	Statut
J+30	…	…	…	…	☐

4.3 Registre des décisions

ID	Date	Sujet	Décision	Owner	Échéance	Statut

4.4 Log des risques & dépendances (RAID light)

Type	Description	Impact	Prob.	Pré-signal	Réponse	Owner	Rev.

5) Politique DoR/DoD mini (à afficher)

DoR (Ready) : problème clair • valeur attendue • critères d’acceptation • dépendances levées • owner nommé.
DoD (Done) : tests passés • logs/observabilité • doc courte • déployable sans babysitting.

6) Prévisions sans douleur (cookbook)

Capacité brute = (FTE dispo × 4 j) – réunions/indispos.
Taille relative : S≈1j | M≈2–3j (si >3j → scinder).
Plan de charge : peu de M, beaucoup de S, WIP limité.
Prévision = throughput historique ± écart récent (pas somme d’estimations).

7) Indicateurs utiles (seuils par défaut)

Throughput (Done/sem.) : objectif +20% en 8 semaines.
Cycle time médian : objectif -30% en 8 semaines.
% Expedite : < 10% (sinon, critères trop larges).
SLE (85e percentile) : En cours → Done ≤ 8 j (adapter par phase).
Âge WIP : alerte si > 2× cycle médian.

8) “First week plan” (D+1 → D+7)

D+1 : Tableau Kanban en place ; WIP affiché ; 3 actions J+1 datées.
J2–J3 : Stand-up 10’ quotidien ; 10 cartes Ready (DoR OK).
J4 : 1ère démo interne / incrément partiel.
J5 : Flow Review (throughput, cycle, WIP, 1 micro-règle testée).
J7 : Rapport hebdo (≤ 5 lignes) + jalon confirmé.

9) Diagnostics rapides (antipattern → remède)

WIP gonfle → geler tirage 1 semaine ; swarming sur les cartes les plus anciennes.
Cartes sans “prochaine étape datée” → script stand-up impose la date, sinon carte bloquée ⚠.
Revue/Test saturé → créneaux fixes, binômage, limiter tirage en amont.
Dépendances floues → créer carte Intangible avec date d’obtention obligatoire.
Prévisions fantaisistes → baser sur throughput + SLE (pas sur l’addition d’estimations).

10) Pack messages prêts à envoyer

Annonce kick-off (Slack/Email)

Kick-off projet [Nom] demain 10:00–11:00. Objectif : plan d’exécution clair (portée, Kanban, WIP, premières actions). Timebox strict, parking lot pour hors-sujet. À lire avant : 1-pager contexte.

Cr de fin de kick-off (≤ 5 lignes)

Résultats : portée IN/OUT validée ; Kanban + WIP affichés ; 18 items Ready ; SLE 85%≤8j ; 3 actions J+1 (A,B,C). Prochain jalon : démo [date].

Gel de tirage

WIP atteint → on termine & débloque avant tout nouveau tirage. Revue 14:00 au board.

11) Variante “produit interne” (si vous livrez une équipe interne)

North Star : délais de traitement interne, NPS équipes, réduction escalades.
Portée : limiter aux 3 flux les plus coûteux en temps.
Mesure : lead time “demande → prêt à l’usage”, % adoption, erreurs post-déploiement.
Rituel : démo bi-hebdo 15’ avec utilisateurs internes.