KICK-OFF — ASSEMBLÉE D’ASSOCIATION : Modèle Word téléchargeable

Mode d’emploi complet pour préparer, conduire et suivre une AG utile, courte et conforme

1) Pourquoi un “kick-off” d’assemblée ?

Une assemblée (ordinaire ou extraordinaire) bien préparée évite les débats stériles, sécurise la conformité statutaire et transforme les décisions en actions concrètes. Un “kick-off” d’AG, c’est traiter l’assemblée comme un projet court : objectifs clairs, ordre du jour timeboxé, rôles, règles de vote, livrables (PV, budget, plan d’actions).

2) Les 5 objectifs du kick-off

Conformité : convocation, quorum, règles de vote, pièces comptables.
Clarté : ordre du jour (ODJ) centré sur des décisions et non des exposés.
Efficacité : timeboxes, rôles de séance, discipline de prise de parole (parking lot).
Traçabilité : procès-verbal (PV), registre des décisions, archivage.
Exécution : plan d’actions post-AG (Kanban), responsables, échéances.

3) Préparation (J-15 à J-2)

3.1 Convocation

Ce qu’elle doit préciser : nom de l’association, objet de l’assemblée (A.G.O / A.G.E), date, heure, lieu/visioconf, ordre du jour, modalités de vote/procuration, pièces jointes (rapport moral/financier, budget, résolutions).
Mode d’envoi : canal prévu par les statuts (courrier, email, plateforme).
Délai : respectez le préavis statutaire (ex. 15 jours).

3.2 Dossier d’AG

Rapport moral (réalisations, adhérents, partenariats).
Rapport financier (compte de résultat, bilan, annexes, avis du vérificateur/commissaire, s’il existe).
Budget prévisionnel & projet associatif (actions à venir, ressources).
Résolutions : rédigées à l’avance, intelligibles et votables oui/non.

3.3 Logistique & rôles

Président·e de séance, Secrétaire, Scrutateur(s) (comptage votes), Trésorier·e.
Feuille de présence, registre des procurations.
Tests visioconf (si hybride), timekeeper, facilitateur (garde-fou “timebox” & “parking lot”).

4) Conduite de l’assemblée (jour J)

4.1 Ouverture

Vérification quorum (présents + procurations).
Approbation de l’ordre du jour.
Rappel des règles de vote (main levée, secret, électronique ; majorité simple/absolue/qualifiée selon statuts).

4.2 Déroulé type (60–90 minutes)

Timebox guide — adaptez selon la taille de l’asso

Contexte & objectifs (10’) : enjeux de l’année, décisions attendues.
Rapport moral (10’) + questions (5’) : vote d’approbation si prévu.
Rapport financier (10’) + questions (5’) : vote d’approbation + quitus, le cas échéant.
Budget prévisionnel (10’) + vote (5’).
Élections/renouvellements (10’) : modalités, candidatures, vote.
Résolutions stratégiques (10–20’) : chacune rédigée, exposée, votée.
Clôture (5’) : récap des décisions + plan d’actions post-AG.

4.3 Discipline de séance

Timekeeper : annonce “2 min restantes” pour chaque point.
Parking lot : toute digression va dans une liste de suivi hors-AG.
Tour de parole : main levée / chat visioconf / priorité aux interventions nouvelles.

5) Votes & résolutions : bien les formuler

5.1 Structure d’une résolution

Titre : court et explicite.
Considérant : 1–2 lignes de contexte (facultatif).
Texte soumis : décision à voter formulée positivement.
Majorité requise : conforme aux statuts (ex. majorité simple / 2⁄3).
Résultat : Pour / Contre / Abstention + mention du mode de vote.

Exemple

Résolution n°3 — Approbation du budget prévisionnel 2026
Le budget prévisionnel présenté en séance est approuvé.
Majorité requise : simple. Résultat : Pour : 47 | Contre : 5 | Abst. : 3 → Adoptée.

6) Budget prévisionnel (mini P&L)

6.1 Rubriques essentielles

Recettes : cotisations, subventions, dons, mécénat, ventes de produits/services, événements.
Dépenses : achats, prestations, locations/salles, communication, assurances, déplacements, banque.
Soldes : résultat prévisionnel, trésorerie de départ/fin.

6.2 Bonnes pratiques

Hypothèses explicites (quantités, prix moyens, nombre d’adhérents).
Scénarios base / prudent / ambitieux.
Lien avec le projet associatif (chaque action doit avoir un budget).

7) Procès-verbal (PV) & registre des décisions

7.1 PV — squelette

Ouverture : date, heure, lieu/visioconf, quorum atteint, bureau de séance.
ODJ : points traités, synthèse des échanges (factuelle, sans verbatim inutile).
Résolutions : texte soumis, majorité, résultat.
Clôture : heure, signatures Président·e & Secrétaire (et scrutateurs si requis).

7.2 Registre des décisions

ID | Date | Référence (PV & point ODJ) | Contenu | Owner | Échéance / Statut.
Outil de traçabilité pour le bureau entre deux AG.

8) Après l’AG : transformer les décisions en actions

8.1 Mini Kanban des actions

8.2 Plan de communication post-AG

Qui reçoit quoi ? (adhérents, partenaires, financeurs, mairie…).
Quand ? (J+2 : compte rendu synthétique ; J+5 : PV officiel).
Où ? (email, site web, affichage, réseau social privé).
Responsable + validation (éviter les flous).

9) Checklists utiles

9.1 Avant l’AG

Convocation envoyée dans les délais statutaires
ODJ finalisé, résolutions rédigées
Dossier : rapports, budget, pièces en accès simple
Rôles de séance nommés (Président·e, Secrétaire, Scrutateurs)
Feuille de présence, procurations, matériel de vote
Test visioconf/hybride + solution de vote si nécessaire

9.2 Pendant

Quorum vérifié et consigné
Timeboxes respectées (timekeeper)
Décisions formalisées et votées
Parking lot alimenté pour hors-sujets
Synthèse et plan d’actions annoncés en clôture

9.3 Après

PV rédigé & diffusé (validation s’il y a lieu)
Registre des décisions mis à jour
Actions créées dans le Kanban (owner + date)
Communication post-AG envoyée

10) Pièges fréquents & parades

ODJ trop chargé → Priorisez 5–7 points “décisionnels”.
Résolutions floues → Reformulez au présent, binaire (oui/non), majorité explicitée.
Dérives de temps → Timebox + rappel “2’ restantes”.
Quorum mal traité → Calculez en amont, préparez plan B (re-convocation si statuts le permettent).
Après-vente inexistant → Kanban d’actions + revue mensuelle bureau → AG suivante sans surprises.

11) Modèles express (copier/coller)

11.1 Résolution

Résolution n°__ — [Objet]
L’Assemblée [approuve/autorise/élit] : [texte précis de la décision].
Majorité requise : [simple/absolue/qualifiée]. Résultat : Pour __ | Contre __ | Abst. __ → [Adoptée/Rejetée].

11.2 Ligne de registre des décisions

ID AG-2025-03 — Date : 20/09/2025 — Réf. : PV §4 — Décision : Approbation budget 2026 — Owner : Trésorier — Échéance : 31/10/2025 — Statut : En cours

11.3 Carte Kanban “Action post-AG”

Action : Déposer la subvention Jeunesse 2026
Owner : C. Martin — Échéance : 15/10/2025
Prochaine étape (date) : Réunir pièces (25/09)
Statut : ■ En cours — Commentaires : dossier CERFA n°xxx

12) Variante AGE (Assemblée Générale Extraordinaire)

Quorum/majorités renforcés (ex. 2⁄3 des voix, quorum de présence plus élevé).
ODJ restreint aux sujets statutaires (modifs statuts, fusion, dissolution).
Communication accrue (explications écrites, Q/R avant séance).

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Traitez votre assemblée comme un projet à livrer en 90 minutes : des règles claires, des décisions votées, un PV propre et un Kanban d’actions qui vit après la séance. C’est la différence entre une AG subie et une AG qui donne de l’élan à l’association.

mini agenda prêt à l’emploi (75’)

Ouverture, quorum, ODJ (5’)
Rapport moral + vote (10’+3’)
Rapport financier + vote & quitus (10’+4’)
Budget prévisionnel + vote (10’+3’)
Renouvellements/élections (12’)
Résolutions stratégiques (12’)
Clôture & plan d’actions (6’)

Exploiter le modèle Word ⬇️

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Boîte à outils avancée : scripts, modèles prêts à l’emploi, cas particuliers et suivi post-AG ⬇️

1) Script minute-par-minute (facilitateur)

Avant (-10’) : test quorum provisoire, vérif procurations, ouvre PV, briefer Président·e/Scrutateur.
0–5’ : ouverture, rappel objet & règles de vote, adoption ODJ.
5–35’ : rapports (moral/financier) → questions → vote immédiat.
35–55’ : budget prévisionnel → Q/R → vote.
55–70’ : élections/renouvellements → vote.
70–85’ : résolutions stratégiques (2–3 max) → vote chacune.
85–90’ : récap décisions + 3 actions prioritaires (owner/échéance). Clôture.

Astuce timing : annonce “⚑ 2 minutes restantes” avant chaque vote ; bascule les hors-sujets en parking lot.

2) Bibliothèque express de résolutions (copier/coller)

Approbation rapport moral — “L’Assemblée approuve le rapport moral présenté.” (Majorité simple)
Approbation comptes — “L’Assemblée approuve les comptes N-1 et donne quitus au Bureau.”
Budget prévisionnel — “L’Assemblée approuve le budget N.”
Montant cotisation — “La cotisation annuelle est fixée à __ € à compter du __.”
Élection au Bureau — “Est élu(e) au poste de __ : __ (mandat __ ans).”
Ouverture/fermeture compte bancaire — “Le/La trésorier(ère) est autorisé(e) à …”
Modification statutaire (AGE) — “Les statuts sont modifiés comme suit : … (Majorité qualifiée).”

Format résultat (à reporter au PV) : Pour __ | Contre __ | Abst. __ → Adoptée/Rejetée.

3) Checklists “quorum & procurations”

Avant J

Liste membres à jour (droits à jour ?).
Règles quorum/majorités relues (statuts/RI).
Formulaire procuration diffusé, collecte organisée.

Jour J

Comptage présents + procurations = quorum atteint ?
Scrutateurs désignés ; mode de vote annoncé (main levée/secret/électronique).
Flux hybride : caméras ON pour identification, registre numérique tenu.

Après J

Tableau de contrôle signé (Président·e/Secrétaire/Scrutateurs).
Archivage des procurations.

4) Modèles prêts à diffuser

4.1 Convocation (mail court)

Objet : Convocation à l’Assemblée [Ordinaire/Extraordinaire] – [date/heure]
Chèr·e(s) membre(s),
Vous êtes convoqué·e(s) à l’Assemblée [type] de [Association] le [date] à [heure] (lieu/visioconf : [lien]).
Ordre du jour : 1) … 2) … 3) …
Pièces jointes : rapports, budget, résolutions, procuration.
Quorum/majorité : selon statuts, [rappel].
Cordialement — Le Bureau.

4.2 Compte rendu synthétique (J+2)

Décisions clés : (bullet points, 5 lignes max)
Élections : (noms + fonctions)
Actions prioritaires : (3 cartes : action/owner/échéance)
PV officiel à venir (J+5).

5) PV “propre” (trame détaillée)

En-tête : association, type d’AG, date/heure, lieu/lien, quorum, bureau de séance.
Feuille de présence : annexée (présents, représentés).
Déroulé ODJ : synthèse factuelle par point (sans verbatim).
Votes : tableau par résolution avec chiffres.
Élections : candidats, modalités, résultats.
Clôture : heure, signatures Président·e & Secrétaire (+ scrutateurs si requis).
Annexes : rapports, budget, registre des procurations.

6) Mini P&L associatif (garde-fou)

Recettes : cotisations, subventions, dons, ventes/prestations, événements.
Dépenses : fournitures, locations, prestations, assurances, com/IT, déplacements, frais bancaires.
Bonnes pratiques : hypothèses en bleu, scénario base/prudent/ambitieux, mention des actions financées.

7) Kanban post-AG (mise en œuvre)

Colonnes : À faire | En cours | En revue | Terminé | ⚠ Bloqué
Carte type : Action • Owner • Échéance • Prochaine étape (date) • Commentaires.
Rituels :

Stand-up 10’ hebdo (lever blocages, dater la prochaine étape).
Revue mensuelle bureau (30’) : suivi des décisions du registre + 1 micro-amélioration.
Règles : WIP limité ; pas de carte sans prochaine étape datée.

8) Cas particuliers & parades

Quorum non atteint : constater l’impossibilité ; prévoir re-convocation selon statuts (délais & règles spécifiques).
Vote secret : urne + bulletins numérotés (ou outil en ligne), scrutateurs indépendants, PV détaillant le dispositif.
Conflit/incident : suspendre, inscrire au PV, proposer médiation, parking lot pour hors-sujet.
Hybride : émargement numérique + caméras ON, chat dédié aux demandes de parole, sauvegarde du log (annexe).

9) Indicateurs utiles pour le Bureau

Taux de participation = (présents + représentés) / membres.
Délai PV (jours) = date AG → diffusion PV officiel.
% décisions en retard = actions échues non terminées / total actions.
Budget écart (%) = (réalisé – prévu) / prévu.

10) Plan 30-60-90 “AG → exécution”

J+30 : PV publié ; 100% des actions cartées (owner, date) ; communication envoyée.
J+60 : 70% des actions prioritaires terminées ; budget mis à jour ; 1 rituel installé.
J+90 : 90% décisions soldées ; bilan intermédiaire ; préparation prochaine AG (leçons apprises).