Guide pour les Freelances en Chine : Facturation et Gestion Administrative
Travailler en tant que freelance en Chine présente des défis uniques, notamment en matière de facturation et de gestion administrative. Ce guide propose aux freelances en Chine une vue d’ensemble des bonnes pratiques à suivre pour une facturation efficace et conforme à la législation chinoise.
1. Comprendre le Statut de Freelance en Chine
Le statut de freelance en Chine est un peu flou d’un point de vue légal. Officiellement, il n’existe pas de cadre spécifique qui reconnaisse formellement les freelances comme dans d’autres pays. Toutefois, beaucoup choisissent de travailler sous divers statuts, tels que :
Individu indépendant : Travail en son propre nom.
Via une entreprise : Travailler pour des entreprises chinoises ou étrangères en tant que sous-traitant.
Agence d’intérim ou portage salarial : Certaines agences offrent aux freelances un cadre légal pour travailler sans avoir besoin de créer une entreprise.
2. Inscription et Statut Légal
Pour travailler légalement en Chine et facturer vos services, vous devrez soit :
Créer une entreprise : Une entreprise individuelle ou une Wholly Foreign-Owned Enterprise (WFOE) si vous êtes étranger.
Utiliser une plateforme : Certaines plateformes de freelances en Chine fournissent des services de facturation et permettent aux indépendants de travailler dans un cadre plus officiel.
3. Facturation en Chine : Comment Ça Fonctionne ?
La facturation en Chine repose principalement sur un document officiel appelé Fapiao (发票). Il est essentiel de comprendre son importance :
Fapiao : C’est une facture officielle émise par les autorités fiscales. Chaque entreprise est tenue de fournir un fapiao lors de transactions commerciales, y compris pour les services freelance. Si vous facturez des clients en Chine, ils vous demanderont très probablement un fapiao.
Obtention d’un Fapiao : En tant que freelance, si vous avez créé votre entreprise, vous pouvez demander des fapiao auprès du bureau des taxes local. Si vous travaillez via une plateforme, elle peut émettre des fapiao en votre nom.
4. Rédaction d’une Facture pour vos Clients
Lorsque vous préparez une facture pour vos clients chinois, voici les éléments clés à inclure :
Vos coordonnées : Nom complet ou nom de l’entreprise, adresse, et numéro d’identification fiscale.
Coordonnées du client : Nom, adresse, et numéro d’identification fiscale si applicable.
Description des services : Soyez précis sur la nature des services fournis (par exemple, « Traduction de documents », « Développement de site web »).
Montant dû : Mentionnez le montant total, incluant ou non les taxes selon le type d’accord avec le client.
Détails de paiement : Fournissez vos coordonnées bancaires, y compris le numéro de compte et le nom de la banque.
5. Taxation et Paiement des Impôts
En tant que freelance en Chine, vous êtes soumis à certaines taxes :
Taxe sur le revenu des individus (Personal Income Tax) : Tous les freelances doivent payer l’impôt sur le revenu basé sur un système progressif. Les taux varient de 3% à 45% en fonction des revenus.
TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée) : Si vous avez créé une entreprise, vous pourriez être soumis à la TVA (13% pour la majorité des services). Toutefois, certaines petites entreprises bénéficient de taux réduits ou d’exemptions.
6. Outils et Conseils pour Gérer la Facturation
Logiciels de Comptabilité : Il est recommandé d’utiliser des logiciels de comptabilité comme QuickBooks ou des plateformes locales pour automatiser vos factures et suivre vos paiements.
Applications de Freelancing : Des plateformes comme WeChat Work ou Zhongbao offrent des services spécialisés pour les freelances.
Professionnel de la Comptabilité : Si vous gérez un volume important de transactions, il peut être avantageux d’engager un comptable local pour s’assurer que vos obligations fiscales sont respectées.
7. Travailler avec des Clients Internationaux
Lorsque vous facturez des clients internationaux, les règles peuvent légèrement varier :
Pas besoin de Fapiao : Les clients étrangers ne demandent généralement pas de fapiao. Une facture standard suffit.
Convertibilité des devises : Il est important de vérifier les règles de change si vous recevez des paiements en devises étrangères.
8. Conseils Pratiques pour les Freelances
Conservez tous vos documents : Gardez une trace de toutes vos factures et reçus pour être prêt lors d’un audit ou pour la déclaration fiscale annuelle.
Facturation régulière : Établissez une routine pour émettre vos factures et suivez les paiements pour éviter les retards.
Négociez les termes de paiement : Assurez-vous que vos termes de paiement sont clairs dès le début, surtout avec des clients étrangers.
👉 Travailler en tant que freelance en Chine nécessite une bonne compréhension des règles de facturation et des obligations fiscales.
Prendre le temps de structurer correctement vos factures et de comprendre la gestion des fapiao, vous permet d’éviter des problèmes légaux et garantir un flux de trésorerie régulier.
Obligations fiscales pour les freelances en Chine
En tant que freelance en Chine, vos obligations fiscales varient en fonction de votre statut juridique, de votre nationalité, et de votre volume de revenus. Voici un aperçu des principales obligations fiscales pour les freelances travaillant en Chine :
1. Impôt sur le Revenu des Individus (Personal Income Tax – PIT)
L’impôt sur le revenu est progressif en Chine, ce qui signifie que le taux d’imposition augmente avec vos revenus. Tous les revenus gagnés en Chine sont soumis à cet impôt. Voici les détails :
a) Taux d’imposition
L’impôt sur le revenu des individus en Chine est calculé selon un barème progressif basé sur le montant de vos revenus mensuels ou annuels. Voici les taux en vigueur :
Tranche de revenu mensuel imposable (CNY)
Taux d’imposition
Déduction applicable (CNY)
0 – 3 000
3%
0
3 001 – 12 000
10%
210
12 001 – 25 000
20%
1 410
25 001 – 35 000
25%
2 660
35 001 – 55 000
30%
4 410
55 001 – 80 000
35%
7 160
> 80 000
45%
15 160
Remarques :
Ce tableau est pour les revenus mensuels. Si vous êtes imposé annuellement, les seuils et taux seront ajustés.
Les résidents fiscaux sont imposés sur leurs revenus mondiaux. Les non-résidents sont imposés uniquement sur les revenus générés en Chine.
b) Déductions et exonérations
Déduction standard pour les résidents : Les résidents chinois bénéficient d’une déduction standard de 5 000 CNY par mois.
Déductions spéciales : Certaines dépenses peuvent être déduites, comme les cotisations sociales, les dépenses d’éducation, les soins médicaux, les intérêts sur les prêts immobiliers, etc.
c) Modalités de déclaration
Fréquence de déclaration : La déclaration de l’impôt sur le revenu doit être effectuée mensuellement ou annuellement, en fonction de vos revenus et de votre situation. Les freelances doivent généralement soumettre leur déclaration au bureau local des impôts.
d) Responsabilité de la déclaration
Si vous travaillez pour une entreprise chinoise, l’entreprise peut retenir votre impôt à la source.
Si vous êtes entièrement indépendant, il est de votre responsabilité de déclarer vos revenus auprès des autorités fiscales et de payer l’impôt dû.
2. Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA)
En Chine, la TVA s’applique aux biens et services, y compris ceux fournis par des freelances. Le taux de TVA dépend de la nature de vos activités et du montant de votre chiffre d’affaires.
a) Taux de TVA applicables
Taux standard : 13% pour les services commerciaux, notamment les services de conseil, de traduction, ou de design.
Taux réduit : 6% pour certaines industries spécifiques comme les services culturels et créatifs.
Petites entreprises : Les freelances avec un chiffre d’affaires inférieur à 150 000 CNY par trimestre peuvent bénéficier d’une exonération de TVA ou d’un taux réduit de 3%.
b) Enregistrement à la TVA
Si vous avez créé une entreprise pour gérer vos activités freelance, vous devez vous enregistrer à la TVA auprès du bureau des taxes.
Si vous travaillez via une plateforme ou une société de portage, celle-ci peut s’occuper des formalités de TVA pour vous.
3. Fapiao (发票)
Le fapiao est la facture officielle en Chine, émise par les autorités fiscales. Elle est obligatoire pour toutes les transactions commerciales, y compris pour les freelances qui facturent des entreprises en Chine.
a) Émission des Fapiao
Pour émettre un fapiao, vous devez vous enregistrer auprès du bureau des impôts local et obtenir des carnets de fapiao, qui sont ensuite remis aux clients.
Si vous travaillez sous un statut individuel ou via une entreprise enregistrée, vous serez en mesure de générer des fapiao.
b) Types de Fapiao
Fapiao ordinaire (普通发票) : Utilisé pour les transactions générales. Il n’offre généralement pas de déductions fiscales pour le client.
Fapiao spécial (专用发票) : Utilisé pour les transactions où la TVA est applicable. Il permet au client de déduire la TVA qu’il a payée.
4. Cotisations Sociales et Sécurité Sociale
Les freelances en Chine ne sont pas obligés de contribuer directement aux systèmes de sécurité sociale, sauf s’ils sont enregistrés en tant qu’entreprise ou WFOE. Cependant, certaines plateformes de portage salarial permettent aux freelances de cotiser volontairement aux systèmes de retraite, de soins de santé et de chômage.
a) Pour les étrangers
Si vous êtes un travailleur freelance étranger, les règles concernant les cotisations sociales peuvent varier en fonction de la ville où vous résidez. Il est possible que vous soyez exempté de certaines cotisations sociales, mais cela dépend des accords entre la Chine et votre pays d’origine.
5. Déclaration et Paiement des Impôts
a) Fréquence
Les impôts sur le revenu et la TVA sont généralement déclarés mensuellement ou trimestriellement, selon votre statut.
Les freelances enregistrés sous une entreprise doivent soumettre une déclaration fiscale annuelle récapitulative.
b) Pénalités
Ne pas déclarer ou payer vos impôts à temps peut entraîner des pénalités sévères, y compris des amendes, des intérêts de retard, et potentiellement la suspension de votre droit à travailler en tant qu’indépendant en Chine.
6. Conseils Pratiques
Faites appel à un comptable : En raison de la complexité du système fiscal chinois, il est recommandé d’avoir un comptable ou un conseiller fiscal pour vous aider à naviguer dans ces obligations.
Utilisez un logiciel de comptabilité : Des outils comme QuickBooks, Xero, ou des plateformes locales peuvent vous aider à suivre vos revenus et dépenses, émettre des factures, et gérer vos impôts.
Vérifiez les conventions fiscales internationales : Si vous êtes étranger, vérifiez s’il existe une convention fiscale entre la Chine et votre pays d’origine pour éviter la double imposition.
Les freelances en Chine doivent faire face à diverses obligations fiscales, de l’impôt sur le revenu à la TVA, en passant par les formalités d’émission de fapiao. Une gestion rigoureuse de ces aspects administratifs est essentielle pour rester en conformité avec la loi.
Le Planificateur Fiscal Mensuel Automatisé est un outil conçu pour les freelances en Chine afin de suivre leurs revenus, dépenses, et calculer automatiquement les impôts à payer chaque mois, en fonction des taux d’imposition progressifs chinois.
Exemple de Feuille Remplie :
Mois
Revenus (CNY)
Dépenses (CNY)
Impôts Estimés (CNY)
Jan
10 000
3 000
790
Feb
15 000
4 000
1 590
Mar
20 000
5 500
2 590
Apr
25 000
6 000
3 840
May
30 000
7 000
5 340
Jun
35 000
8 000
6 590
Jul
40 000
9 000
8 090
Aug
45 000
9 500
9 590
Sep
50 000
10 000
11 090
Oct
60 000
12 000
14 340
Nov
70 000
14 000
17 090
Dec
80 000
16 000
19 840
Explication de l’Utilisation :
Revenus :
Saisir vos revenus mensuels (colonne B) pour chaque mois. Ce sont les revenus que vous générez via vos projets freelance.
Dans cet exemple, en janvier, le revenu est de 10 000 CNY, ce qui est un revenu net avant impôts.
Dépenses :
Entrer vos dépenses professionnelles dans la colonne C. Ce sont les dépenses liées à votre activité freelance, comme les outils, équipements, frais de déplacement, etc.
En janvier, l’exemple montre 3 000 CNY de dépenses.
Impôts Estimés :
Automatisation des Impôts : La colonne D calcule automatiquement les impôts à payer sur la base des revenus indiqués en colonne B. Le calcul prend en compte les taux progressifs d’imposition en Chine, ce qui permet d’estimer les impôts mensuels.
En janvier, avec un revenu de 10 000 CNY, l’impôt est estimé à 790 CNY.
Solde Fiscal :
Vous pouvez utiliser cette feuille pour comparer vos revenus après dépenses et impôts, et voir combien vous reste à la fin de chaque mois pour vos dépenses personnelles ou pour réinvestir dans votre activité.
Dans cet exemple, pour janvier, le solde net serait : 10 000 CNY – 3 000 CNY (Dépenses) – 790 CNY (Impôts) = 6 210 CNY.
Utilisation Générale du Modèle
Remplissage Mensuel : Ce modèle est conçu pour être rempli au fur et à mesure. Chaque mois, lorsque vous recevez des paiements pour vos services, vous remplissez la colonne des Revenus (B). De même, toutes les dépenses liées à votre activité sont saisies dans la colonne Dépenses (C).
Suivi Automatique des Impôts : La colonne Impôts Estimés (D) est calculée automatiquement. Vous n’avez rien à faire ici. Le calcul repose sur les taux progressifs d’imposition en Chine, et il s’adapte à votre niveau de revenu.
Visualisation : Utilisez ce modèle pour avoir une vue claire de vos obligations fiscales et planifier vos finances. Vous pouvez aussi facilement ajuster vos dépenses et revenus pour optimiser vos impôts.
Rapports Annuels : À la fin de l’année, vous pouvez récapituler vos revenus et impôts estimés pour avoir une idée précise de ce que vous devrez payer ou avez payé en impôts, afin de faciliter vos déclarations fiscales.
Ce modèle vous permet de gérer efficacement votre fiscalité en tant que freelance en Chine. Il est automatisé pour calculer les impôts selon les lois fiscales chinoises, et offre une visualisation claire de vos revenus, dépenses, et obligations fiscales mois par mois.