La gestion des Fapiao en Chine est essentielle pour toute entreprise opérant dans ce pays. Les Fapiao sont des factures officielles émises par le gouvernement chinois et jouent un rôle central dans le contrôle fiscal. Voici un guide pour vous aider à comprendre et gérer les Fapiao dans le cadre de la comptabilité en Chine.
Une Fapiao est une facture émise par l’administration fiscale chinoise (SAT, State Administration of Taxation). Contrairement à de nombreux pays où les entreprises peuvent émettre directement des factures, en Chine, toutes les Fapiao doivent être achetées auprès des autorités fiscales et suivent des règles très strictes.
Pour les entreprises payant la TVA, la Fapiao spéciale permet de déduire une partie de la TVA payée. Les conditions pour la déduction incluent :
Voici un modèle des étapes et du traitement quotidien des Fapiao sous forme de tableaux pour vous aider à gérer les factures Fapiao efficacement au quotidien. Le processus est divisé en plusieurs étapes clés, avec des détails sur chaque tâche et les responsabilités.
Étape | Description | Responsable | Fréquence | Documents requis |
---|---|---|---|---|
1.1 | Réception des Fapiao auprès des fournisseurs | Service achats | Quotidienne | Fapiao reçue (papier ou électronique) |
1.2 | Vérification de la validité de la Fapiao via le système SAT | Service comptabilité | Quotidienne | Fapiao, accès au système fiscal |
1.3 | Enregistrement de la Fapiao dans le système comptable | Service comptabilité | Quotidienne | Fapiao, logiciel de comptabilité |
Étape | Description | Responsable | Fréquence | Documents requis |
---|---|---|---|---|
2.1 | Demande de Fapiao auprès des autorités fiscales | Service comptabilité | Selon les besoins | Accès au système SAT |
2.2 | Émission de la Fapiao avec imprimante fiscale dédiée | Service comptabilité | Quotidienne | Détails de la transaction, imprimante dédiée |
2.3 | Envoi de la Fapiao au client (papier ou électronique) | Service comptabilité | Quotidienne | Fapiao émise |
Étape | Description | Responsable | Fréquence | Documents requis |
---|---|---|---|---|
3.1 | Archivage physique ou électronique des Fapiao reçues et émises | Service comptabilité | Quotidienne | Fapiao (physique ou électronique) |
3.2 | Mise à jour du registre des Fapiao dans le système de gestion | Service comptabilité | Quotidienne | Logiciel de gestion des Fapiao |
3.3 | Contrôle aléatoire des Fapiao pour vérifier la conformité | Service d’audit interne | Mensuelle | Fapiao archivées, rapport d’audit |
Étape | Description | Responsable | Fréquence | Documents requis |
---|---|---|---|---|
4.1 | Préparation de la déclaration de TVA basée sur les Fapiao reçues | Service comptabilité | Mensuelle | Fapiao, registres comptables |
4.2 | Calcul de la TVA déductible à partir des Fapiao spéciales | Service comptabilité | Mensuelle | Fapiao spéciale TVA |
4.3 | Soumission de la déclaration de TVA aux autorités fiscales | Service comptabilité | Mensuelle | Fapiao, déclaration de TVA |
Étape | Description | Responsable | Fréquence | Documents requis |
---|---|---|---|---|
5.1 | Identification des Fapiao manquantes ou incorrectes | Service comptabilité | En continu | Fapiao, factures originales |
5.2 | Demande de correction ou de réémission auprès du fournisseur | Service comptabilité | Dès l’identification | Notification au fournisseur |
5.3 | Suivi de la résolution et mise à jour des enregistrements | Service comptabilité | En continu | Fapiao corrigée ou réémise |
Étape | Description | Responsable | Fréquence | Documents requis |
---|---|---|---|---|
6.1 | Génération d’un rapport quotidien sur les Fapiao émises et reçues | Service comptabilité | Quotidienne | Logiciel comptable |
6.2 | Suivi des Fapiao en attente de traitement ou de validation | Service comptabilité | Quotidienne | Registre des Fapiao |
6.3 | Communication avec les départements concernés pour tout problème lié aux Fapiao | Service comptabilité | En continu | Courriels, rapports de suivi |
Numéro Fapiao | Date | Fournisseur/Client | Montant (RMB) | Type (Ordinaire ou TVA spéciale) | Statut | Date de validation | Commentaires |
---|---|---|---|---|---|---|---|
123456789 | 01/09/2024 | Fournisseur A | 10,000 | TVA spéciale | Validée | 02/09/2024 | Aucun |
987654321 | 02/09/2024 | Client B | 15,000 | Ordinaire | En attente | N/A | Envoi en cours |
La gestion des Fapiao électroniques (电子发票) en Chine présente des spécificités par rapport aux Fapiao papier. Les Fapiao électroniques offrent une plus grande efficacité et facilitent l’intégration avec les systèmes comptables numériques. Voici un guide détaillé pour gérer efficacement les Fapiao électroniques dans le cadre de la comptabilité en Chine, incluant des tableaux pour structurer les étapes et les traitements quotidiens.
Les Fapiao électroniques sont des factures numériques émises et reçues via des plateformes en ligne autorisées par l’administration fiscale chinoise (SAT). Elles ont la même valeur légale que les Fapiao papier et sont de plus en plus utilisées en raison de leur praticité et de leur facilité de gestion.
Étape | Description | Responsable | Fréquence | Outils/Logiciels |
---|---|---|---|---|
1.1 | Réception des Fapiao électroniques via la plateforme SAT ou le portail fournisseur | Service comptabilité | Quotidienne | Portail SAT, Portail fournisseur |
1.2 | Vérification de l’authenticité de la Fapiao électronique via le système en ligne SAT | Service comptabilité | Quotidienne | Portail SAT |
1.3 | Téléchargement et enregistrement des Fapiao électroniques dans le système comptable | Service comptabilité | Quotidienne | Logiciel de comptabilité (ex. Kingdee, Yonyou) |
Étape | Description | Responsable | Fréquence | Outils/Logiciels |
---|---|---|---|---|
2.1 | Création de la Fapiao électronique via le portail SAT ou le logiciel de comptabilité | Service comptabilité | Quotidienne | Logiciel de comptabilité, Portail SAT |
2.2 | Validation et envoi de la Fapiao électronique au client | Service comptabilité | Quotidienne | Logiciel de comptabilité, Email sécurisé |
2.3 | Confirmation de la réception par le client | Service comptabilité | Quotidienne | Email, Portail SAT |
Étape | Description | Responsable | Fréquence | Outils/Logiciels |
---|---|---|---|---|
3.1 | Sauvegarde sécurisée des Fapiao électroniques sur des serveurs internes ou cloud | Service informatique | Quotidienne | Serveurs sécurisés, Solutions cloud (ex. Alibaba Cloud) |
3.2 | Organisation des Fapiao électroniques par date, fournisseur/client et type | Service comptabilité | Quotidienne | Logiciel de gestion documentaire |
3.3 | Archivage conforme aux exigences légales (minimum 10 ans) | Service comptabilité | Continue | Système d’archivage numérique |
Étape | Description | Responsable | Fréquence | Outils/Logiciels |
---|---|---|---|---|
4.1 | Importation automatique des Fapiao électroniques dans le logiciel de comptabilité | Service informatique | Quotidienne | API d’intégration, Logiciel de comptabilité |
4.2 | Vérification des données importées pour assurer l’exactitude des enregistrements | Service comptabilité | Quotidienne | Logiciel de comptabilité |
4.3 | Génération automatique des écritures comptables à partir des Fapiao électroniques | Service comptabilité | Quotidienne | Logiciel de comptabilité |
Étape | Description | Responsable | Fréquence | Outils/Logiciels |
---|---|---|---|---|
5.1 | Préparation de la déclaration de TVA basée sur les Fapiao électroniques reçues | Service comptabilité | Mensuelle | Logiciel de comptabilité |
5.2 | Calcul de la TVA déductible à partir des Fapiao spéciales électroniques | Service comptabilité | Mensuelle | Logiciel de comptabilité |
5.3 | Soumission de la déclaration de TVA aux autorités fiscales via le portail SAT | Service comptabilité | Mensuelle | Portail SAT |
Problème | Description | Solution | Responsable |
---|---|---|---|
Fapiao non reçue | La Fapiao électronique attendue n’a pas été reçue | Vérifier le statut sur le portail SAT et contacter le fournisseur | Service comptabilité |
Fapiao erronée | Informations incorrectes sur la Fapiao électronique | Demander une rectification via le portail SAT ou contacter le fournisseur | Service comptabilité |
Problèmes techniques | Difficultés avec le logiciel de comptabilité ou le portail SAT | Contacter le support technique ou l’administration fiscale | Service informatique |
Sécurité des données | Risque d’accès non autorisé ou de perte de données | Mettre en place des mesures de sécurité robustes et des sauvegardes régulières | Service informatique |
Numéro Fapiao | Date d’émission | Fournisseur/Client | Montant (RMB) | Type (Ordinaire ou TVA spéciale) | Statut | Date de validation | Commentaires |
---|---|---|---|---|---|---|---|
123456789 | 01/09/2024 | Fournisseur A | 10,000 | TVA spéciale | Validée | 02/09/2024 | Aucun |
987654321 | 02/09/2024 | Client B | 15,000 | Ordinaire | En attente | N/A | Envoi en cours |
112233445 | 03/09/2024 | Fournisseur C | 8,500 | TVA spéciale | Validée | 04/09/2024 | Correction effectuée |
La gestion des Fapiao électroniques peut comporter des cas particuliers qui nécessitent des traitements spécifiques pour respecter les exigences fiscales chinoises. Voici quelques exemples de cas particuliers et comment les traiter efficacement.
Il est possible de recevoir une Fapiao électronique contenant des erreurs, comme des montants incorrects, des informations manquantes (ex. mauvais numéro d’entreprise ou adresse), ou un taux de TVA erroné.
Une Fapiao électronique pourrait ne pas apparaître dans le système SAT ou être perdue lors de la transmission électronique entre le fournisseur et l’acheteur.
En Chine, les Fapiao électroniques sont généralement utilisées pour les transactions domestiques. Cependant, dans certains cas, une entreprise chinoise peut émettre une Fapiao pour des clients ou fournisseurs internationaux.
Les entreprises peuvent récupérer la TVA en Chine lorsqu’elles reçoivent une Fapiao spéciale TVA. Cependant, cela n’est possible que si certaines conditions sont respectées.
Il est possible qu’une Fapiao électronique ait déjà été déclarée dans une période fiscale et que des erreurs soient découvertes par la suite. Dans ce cas, il est nécessaire de corriger la Fapiao et d’ajuster la déclaration de TVA correspondante.
Parfois, une Fapiao spéciale TVA peut être émise par erreur à un client non soumis à la TVA, comme une petite entreprise ou un consommateur final.
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