Le Gemba Kaizen n’est pas une tournée de contrôle. C’est un rituel d’amélioration continue sur le terrain, au plus proche du terrain, qui prend des choses simples et les transforme en des contre-mesures efficaces. Une checklist intelligente accélère le processus : elle ajoute de l’ordre à l’observation, hiérarchise les constats, relie le constat à une action immédiate et rend les progrès tangibles.
Comment utiliser une checklist Gemba, structurée de la manière suivante SQDCP et animé par un journal d’observation, pour piloter vos PDCA et vos bons KPI?
1) Les bases : SQDCP et mudas
SQDCP = Sécurité, Qualité, Livraison (D pour Delivery), Coût, Moral. Cet ordre n’est pas cosmétique : on ne négocie jamais la sécurité pour gagner en coûts.
Mudas (8 gaspillages) : surproduction, attentes, transports, sur-process, stocks, mouvements, défauts, talents non utilisés. Nommer le muda au moment du constat clarifie la cause probable et oriente la contre-mesure.
2) Pourquoi une checklist (et pas un audit) ?
Rythme : 10–20 minutes par jour, toujours au même horaire, sur un parcours connu.
Focus : 5 catégories × 5 points clés = 25 checks rapides → signal fort sans noyer les équipes.
Traçabilité : chaque « ☐ » (non conforme) pousse automatiquement vers une entrée de Journal puis vers une action PDCA.
Respect : on cherche les conditions du poste, pas la faute de la personne.
3) Anatomie d’un bon modèle (exploitable en atelier)
3.1 Checklist Gemba (SQDCP)
Colonnes utiles : Catégorie, Point de contrôle, Observé (☑/☐/N/A), Évidence, Urgence (Haute/Moyenne/Basse), Commentaires, Responsable, Dates, Statut, Réf. action.
Automatismes :
Mise en évidence des ☐ + Urgence = Haute (risques prioritaires).
% de complétion calculé sur les points applicables (hors N/A).
Bon repère : 25 points pré-remplis couvrant EPI, standard de travail, plan de contrôle, kanban, changement de série, idées kaizen, etc.
J10 : bilan – au moins 6 actions clôturées, 2 standards mis à jour, 1 déploiement horizontal lancé.
11) Ce qui restera quand vous ne serez pas là
Un rituel (heure, parcours, personnes).
Une liste courte de points qui comptent vraiment.
Des actions PDCA fermées vite, avec des preuves.
Des standards vivants, mis à jour, visibles.
Modèle Excel Gemba Kaizen avec checklist
La force du Gemba Kaizen n’est ni la checklist, ni le graphique : c’est la discipline légère qui relie une observation claire à une contre-mesure testée, puis à un standard partagé. Gardez la routine, gardez la simplicité, et mesurez ce qui bouge. Le reste suivra.
Description (ce que contient le classeur)
1) Onglet « Checklist GEMBA »
But : cocher rapidement 25 points clés SQDCP (Sécurité, Qualité, Livraison, Coût, Moral) pendant la tournée terrain.
1) C’est quoi le Gemba Kaizen ? La démarche d’amélioration au poste de travail (Gemba = « là où ça se passe ») basée sur des petites améliorations continues (Kaizen), visibles et mesurables.
2) En quoi diffère-t-il d’un audit ? Un audit vérifie la conformité a posteriori ; le Gemba observe en temps réel, co-construit avec l’équipe et déclenche des actions rapides.
3) Pourquoi l’ordre SQDCP (Sécurité, Qualité, Livraison, Coût, Moral) ? Parce que Sécurité et Qualité ne se négocient pas. Le reste suit quand ces deux piliers sont solides.
4) Combien de temps dure une tournée ? 10–20 minutes max, à heure fixe, parcours court et régulier.
5) Qui participe ? Le pilote (manager/qualité), 1–2 opérateurs du secteur, parfois méthodes/maintenance selon le sujet.
6) À quelle fréquence ? Idéalement quotidienne (ou au minimum 3×/semaine) pour créer le réflexe.
7) Différence Kaizen vs. innovation ? Kaizen = itératif, low-cost, immédiat. Innovation = plus long/risqué. Le Kaizen stabilise et révèle où investir.
B. Checklists & observations
8) Combien de points mettre sur la checklist ? 25 points (5 par pilier SQDCP) suffisent. Trop de points = dispersion.
9) À quoi sert “N/A” ? Exclure les points non applicables pour ne pas fausser le % de complétion.
10) Comment qualifier l’urgence ?
Haute : risque sécurité / client / arrêt de ligne → action immédiate.
Moyenne : impact mesurable cette semaine.
Basse : amélioration de confort / efficacité.
11) Que faire d’un “☐ + Urgence = Haute” ? Créer tout de suite une entrée Journal + action PDCA assignée, avec échéance courte.
12) Photos : oui ou non ? Oui, si autorisées. Une photo (avant/après) vaut mieux qu’un long texte.
13) Peut-on modifier les 25 points ? Oui. Conservez la structure mais adaptez 3–5 points par atelier/poste.
C. Actions & PDCA
14) Quand ouvrir une action ? Dès qu’un point non conforme gêne la sécurité, la qualité ou le flux. Pas d’actions “cosmétiques”.
15) Comment formuler une action utile ? Format court : Problème → Cause (5 Pourquoi) → Contre-mesure (prévention > détection) → Responsable → Date → Preuve d’efficacité.
16) Délai cible d’une action ? ≤ 14 jours pour 80 % des actions. Au-delà, diviser en sous-actions.
17) Comment vérifier l’efficacité ? Comparer un avant/après mesurable (défauts, temps, incidents…) + photo + RACI mis à jour si besoin.
18) Standardisation ? Si ça marche → créer OPL/SOP (1 page) en 48 h + déploiement horizontal (Yokoten) sur 2–3 postes proches.
Statuts d’actions (viser > 70 % “Fait/Clôturée” sous 2 semaines)
20) Comment calculer le % complétion ? = Conformes (☑) / Applicables (hors N/A) — déjà paramétré dans l’onglet KPI.
21) Que faire si le % chute ? Simplifier le parcours et/ou la checklist, traiter les points bloquants (formation, outil, appro).
E. Rôles & rituels
22) Rôle du manager ? Tenir la routine, trancher les priorités, enlever les obstacles.
23) Rôle des opérateurs ? Montrer le travail réel, proposer des solutions simples, valider l’efficacité.
24) Rituels recommandés ? Quotidien 10–20 min (tournée), hebdo 20 min (KPI + arbitrages), mensuel 30 min (tendances + yokoten).
F. Qualité & sécurité
25) Et si un risque sécurité est détecté ? Stop & fix : sécuriser immédiatement, informer, documenter, décider (dérogation/stop-ship si besoin).
26) Lien avec AMDEC ? Les constats récurrents alimentent l’AMDEC(modes, contrôles, priorités). L’AMDEC guide vos contre-mesures préventives.
27) Lien avec 5S / SMED ? Les mudas récurrents orientent vers des chantiers (5S pour le poste, SMED pour les changements de série).
G. Outils & fichier Excel
28) À quoi servent les onglets ?
Checklist : cocher sur le terrain.
Journal : décrire les mudas / preuves.
Actions PDCA: suivre contre-mesures, retards et efficacité.
KPI : visualiser complétion, mudas, statuts.
Guide : mode d’emploi.
29) Comment prioriser dans le fichier ? Filtrer la Checklist sur “☐” + Urgence = Haute, puis ouvrir l’action PDCA correspondante.
30) Que faire des actions en retard ? Replanifier avec date + lever l’obstacle (ressources, matériel, décision). Le retard ne doit pas dériver 2 revues de suite.
H. Pièges fréquents & parades
31) “On n’a pas le temps.” Faire 10 min bien tenues > 40 min irrégulières. Réduire la checklist, garder 25 points utiles.
32) “Ça devient de la police.” Co-construire les points avec l’équipe ; chercher les conditions du travail, pas la faute.
33) “Beaucoup d’actions, peu de clôtures.” Limiter à 3–5 actions/semaine et exiger une preuve d’efficacité pour clôturer.