Fiche Excel de contrôle de conformité des produits finis : Exemples

La fiche de contrôle de conformité des produits finis est un document de pilotage indispensable pour les processus industriels et agroalimentaires pour surveiller la conformité des marchandises livrées par rapport aux spécifications techniques, contractuelles et réglementaires. Ils sont basés sur la prise en compte des résultats des vérifications finales effectuées avant la diffusion de produits. Les fiches de contrôle de conformité des produits finis font partie intégrantes du SMQ et sont objet de traçabilité.

Objectifs de la fiche de contrôle de conformité

Cette fiche a une double vocation :

Documenter l’évaluation du produit fini au regard des critères de conformité définis en amont (dimensions, poids, aspect visuel, étiquetage, tests fonctionnels, etc.) ;
Permettre la décision de libération ou de blocage du lot concerné, sur la base d’une revue claire et objectivable des résultats.

Elle agit comme preuve de conformité dans les audits internes, les inspections réglementaires ou les réclamations clients. Le non-respect d’un ou plusieurs critères peut entraîner la mise en quarantaine du lot, des actions correctives, voire un retrait de marché si le produit a été libéré à tort.

Structure typique d’une fiche de contrôle

Une fiche structurée de façon professionnelle comporte généralement :

Informations générales : nom du produit, date de contrôle, code lot, nom du contrôleur.
Critères de contrôle : liste des paramètres à vérifier (avec spécifications et méthodes associées).
Résultats : relevés de mesures ou jugements qualitatifs, associés à une colonne « Conforme / Non conforme ».
Commentaires et observations : éléments contextuels ou anomalies constatées.
Validation finale : signature, décision de libération ou blocage, actions correctives le cas échéant.

L’ajout de cases à cocher, de menus déroulants ou de sous-tableaux (par ex. pour les écarts mesurés ou actions correctives) facilite l’automatisation, la fiabilité et la lisibilité des données.

Référentiels normatifs et réglementaires

1. Normes ISO

La norme ISO 9001:2015 impose que l’organisme contrôle les produits finis avant livraison (article 8.6 : libération des produits et services) et conserve les preuves de conformité aux critères d’acceptation. Cela implique la formalisation des fiches de contrôle dans le système documentaire qualité.

2. Réglementations européennes

Pour les produits industriels relevant du marquage CE, la Directive Machines 2006/42/CE, le Règlement (UE) 2019/1020 ou encore le Règlement REACH peuvent imposer des contrôles spécifiques.
Pour les denrées alimentaires, le Paquet Hygiène (Règlement (CE) n° 852/2004, n° 178/2002) requiert que les produits soient sûrs et conformes à leur étiquetage, avec traçabilité complète et mesures de maîtrise documentées.

3. Réglementation française

Le Code de la consommation (articles L.411-1 à L.423-3) impose la sécurité des produits mis sur le marché. L’administration (DGCCRF) peut demander des preuves de contrôle et sanctionner les non-conformités par des amendes administratives ou le retrait des produits.

Dispositifs de maîtrise en production finale

Formaliser une grille de contrôle standardisée par produit/référence.
Intégrer la fiche dans le système de gestion qualité numérique (via ERP, QMS ou fichiers Excel contrôlés).
Mettre en place une vérification indépendante (double contrôle) pour les produits à risque élevé.
Réaliser des audits internes périodiques sur la qualité du processus de contrôle final.

La phase de contrôle des produits finis ne peut se limiter à une simple vérification visuelle ou à une formalité documentaire. Elle doit s’inscrire dans une logique de maîtrise qualité robuste et reproductible, intégrée aux processus industriels. Pour cela, plusieurs dispositifs techniques et organisationnels sont recommandés :

1. Standardisation des protocoles de contrôle

Chaque produit ou famille de produits doit disposer d’une fiche de contrôle spécifique, associée à un cahier des charges technique et à une méthode de contrôle déterminée (ex. : pied à coulisse, banc de test, contrôle destructif, etc.). La grille de contrôle doit être alignée sur les critères critiques pour la qualité (CCQ) identifiés dans l’analyse des risques (AMDEC produit ou processus).

2. Enregistrement structuré des résultats

Les données doivent être consignées dans des formats standardisés, numériques de préférence, avec :

Horodatage automatique des relevés,
Identification du contrôleur,
Saisie contrôlée (listes déroulantes, cases à cocher, menus conditionnels),
Traçabilité des écarts et non-conformités.

L’objectif est de garantir la preuve de conformité mais aussi d’alimenter les indicateurs de performance qualité (taux de non-conformité, taux de retouche, etc.).

3. Double validation et séparation des tâches

Dans les secteurs critiques (pharmacie, aéronautique, alimentaire), la libération produit doit s’appuyer sur une validation croisée : le contrôle est effectué par un opérateur qualité, puis validé par une autre personne habilitée (Responsable Qualité, Pharmacien Responsable, etc.). Cela renforce la séparation des responsabilités entre production et qualité.

4. Traitement immédiat des écarts

En cas de détection de non-conformité, une procédure d’isolement physique et documentaire du lot est activée. Le produit est bloqué via le système ERP ou étiqueté “non conforme”. L’analyse des causes (5M, Ishikawa, etc.) et la mise en œuvre d’une action corrective sont déclenchées avant toute remise sur le marché.

5. Revue qualité régulière

Les fiches de contrôle ne doivent pas être figées. Elles doivent être revues périodiquement lors des revues de processus ou des audits internes, pour s’assurer de leur adéquation avec les exigences réglementaires, les non-conformités historiques, et les retours clients.

Ce changement d’angle permet de repositionner la démarche comme un levier de maîtrise industrielle, plutôt qu’une série de bonnes pratiques générales. On se concentre ici sur les outils, rôles et mécanismes concrets permettant une libération produit rigoureuse et documentée, en phase avec les exigences normatives et terrain.

La fiche de contrôle de conformité ne doit pas être perçue comme une simple formalité documentaire. Elle engage la responsabilité de l’entreprise vis-à-vis de ses clients, des autorités et de la sécurité des utilisateurs. Son élaboration et son utilisation doivent être rigoureuses, contextualisées et en phase avec les normes applicables au secteur concerné.

Modèle Excel idéal pour une fiche de contrôle de conformité des produits finis

Un modèle Excel ne doit pas se limiter à un tableau de relevés : il doit être structuré comme un outil de pilotage qualité, combinant lisibilité, traçabilité, logique métier et automatisation légère. Voici les éléments structurants d’un modèle Excel idéal pour gérer la conformité des produits finis en environnement industriel ou agroalimentaire :

1. En-tête documentaire (bloc d’identification du lot)

Champ	Format / Type	Objectif
Référence produit	Texte (obligatoire)	Identification du produit à contrôler
Code lot / numéro de série	Texte ou numérique	Traçabilité du lot
Date de fabrication	Date	Suivi de la production
Date de contrôle	Date	Traçabilité du moment de vérification
Contrôleur	Liste déroulante (noms)	Qui a effectué le contrôle
Responsable validation	Champ signature ou nom	Validation qualité

2. Tableau principal – Grille de contrôle

Critère	Spécifications attendues	Méthode de contrôle	Résultat relevé	Conforme ✔ / ✘	Commentaires
Aspect visuel	Sans défaut, couleur OK	Inspection visuelle	[zone saisie]	[liste ✔/✘]	Libre
Dimensions	±1 mm	Pied à coulisse	[zone saisie]	[liste ✔/✘]	Libre
Poids	500 ± 10 g	Balance certifiée	[zone saisie]	[liste ✔/✘]	Libre

Fonctionnalités :

Colonnes verrouillées sauf pour la saisie
Validation de données dans la colonne “Conforme” (✔/✘)
Mise en forme conditionnelle pour mettre en rouge les ✘
Total automatique des non-conformités (en bas du tableau)

3. Sous-tableau – Synthèse conformité

Nombre de critères testés	Nombre conforme	Nombre non conforme	Décision finale (menu déroulant)
=NBVAL([résultat])	=NB.SI(colonne; « ✔ »)	=NB.SI(colonne; « ✘ »)	Libération / Blocage

🔧 Automatisé par formules. Coloration rouge si non-conformités détectées.

4. Bloc “Observations / Anomalies / Actions”

Observation ou anomalie détectée	Analyse cause probable	Action corrective	Responsable	Échéance
Défaut sur étiquette	Mauvaise encre machine	Réglage encreur	Maintenance	JJ/MM/AAAA

🔧 Format libre, mais champs à renseigner obligatoirement si décision de blocage prise.

5. Signatures & validation

Cellules signature contrôleur et qualité
Date et champ validation finale avec menu :
- ✅ Produit conforme – Libéré
- ❌ Non conforme – Bloqué / Réintégré / Rebut

Fonctionnalités avancées recommandées

Tableaux dynamiques avec filtres (ex. par lot, date, produit)
Mise en forme conditionnelle pour surligner les écarts ou zones incomplètes
Protéger la feuille pour verrouiller les champs critiques
Cellules horodatées automatiquement (avec macro, si activé)
Tableau de bord sur un onglet à part pour le suivi de la conformité par période

✅ Résultat attendu

Ce modèle Excel permet à la fois :

De documenter rigoureusement chaque lot
De centraliser les contrôles dans un format exploitable
D’anticiper les audits en fournissant une preuve de conformité structurée et historisée
D’aligner la pratique terrain avec les exigences ISO 9001, DGCCRF, ou CE

Fiche_Controle_Conformite_Produits_Finis_Complet Download

Fiche_Controle_Cases_a_Cocher Download

1. Normes ISO – Référentiels qualité internationaux

ISO 9001:2015 – Systèmes de management de la qualité

Article 8.6 : Libération des produits et services
➤ L’organisme doit mettre en œuvre des dispositions planifiées, à des étapes appropriées, pour vérifier que les exigences relatives au produit et au service sont satisfaites avant leur libération.
➤ Il doit conserver des preuves objectives de conformité (ex. : fiches de contrôle).

ISO 13485:2016 – Dispositifs médicaux

Chapitre 7.3.7 / 8.2.6 : validation et contrôle du produit fini avant livraison, avec conservation des résultats et des autorisations de libération.

2. Réglementations européennes

Règlement (UE) 2019/1020 – Surveillance du marché

Obligation pour les fabricants et importateurs de garantir que les produits mis sur le marché de l’UE sont conformes aux exigences d’harmonisation de l’Union applicables.

Directive Machines 2006/42/CE

Imposition du marquage CE pour tous les équipements entrant dans le champ d’application.
Le fabricant doit effectuer ou faire effectuer des contrôles finaux et conserver une documentation technique.

Règlement (CE) n° 178/2002 – Sécurité des denrées alimentaires

Article 14 : les denrées alimentaires ne doivent pas être mises sur le marché si elles sont dangereuses (préjudiciables à la santé ou impropres à la consommation).
Obligation de contrôle final documenté dans les procédures d’autocontrôle HACCP.

Règlement (CE) n° 852/2004 – Hygiène des aliments

Imposition de procédures fondées sur les principes HACCP incluant la vérification de conformité des produits finis avant distribution.

Règlement (UE) 2016/425 – Équipements de protection individuelle

Obligation de contrôle qualité final avec documentation de la conformité pour chaque EPI.

3. Réglementations françaises

Code de la consommation

Articles L.411-1 à L.423-3 : les produits mis sur le marché doivent être sûrs, conformes aux normes et non dangereux pour la santé.
La DGCCRF peut exiger des documents prouvant la conformité : rapports de contrôle, fiches de test, preuves de traçabilité.

Code du travail – Produits chimiques et équipements

Contrôle de la conformité des produits chimiques (fiches de données de sécurité, étiquetage CLP) ou des équipements soumis à réglementation (ex. : levage, pression).

4. Autres normes spécifiques (selon secteurs)

Secteur	Norme ou règlement	Objet principal
Agroalimentaire	ISO 22000, IFS Food, BRC	Sécurité sanitaire et traçabilité
Cosmétique	Règlement (CE) n° 1223/2009	Conformité, sécurité et notifications préalables
Dispositifs médicaux	Règlement (UE) 2017/745 (MDR)	Conformité clinique, technique et documentaire
Électricité/Électronique	Directive Basse Tension (2014/35/UE), RoHS	Sécurité électrique, substances dangereuses
Construction	Règlement Produits de Construction (UE) 305/2011	Conformité aux normes harmonisées (ex. EN standards)

L’encadrement réglementaire de la conformité des produits finis repose sur une combinaison de normes internationales (ISO), de directives européennes (CE) et de lois nationales. Les entreprises doivent s’y conformer en intégrant des dispositifs de contrôle documentés, structurés, traçables, et adaptés à la nature des produits. Ces exigences sont non seulement juridiques, mais aussi stratégiques pour garantir la qualité, la sécurité et la réputation des marques sur les marchés.