Fiche de suivi Kanban : modèle Excel – transformer le flux en résultats

Kanban est une méthode simple et visuelle pour fluidifier le travail, limiter le multitâche et tenir les délais. Quand on n’a pas de logiciel dédié, une fiche de suivi Kanban (papier A4 ou tableur) est souvent le moyen le plus rapide de rendre le flux visible, d’installer des limites WIP (Work-In-Progress) et de piloter par quelques indicateurs (lead time, throughput…).

Cette fiche sert à la fois de tableau d’équipe (vue instantanée des tâches) et d’historique (mesures et rétro). Elle convient aussi bien à l’IT qu’aux fonctions RH, juridique, achats, back-office, communication ou opérations.

1) Anatomie d’une fiche Kanban réussie

Colonnes de base

Backlog (ou “À qualifier”)
À faire (prêtes, Definition of Ready)
En cours (limitées par WIP)
En revue / Test (optionnelle)
Bloqué (parking temporaire, avec cause)
Terminé (Definition of Done)

Carte (élément de travail)
Chaque ligne (ou post-it) représente un élément avec :

Titre concis (verbe d’action),
Classe de service (Standard, Urgent/Expedite, Date fixe, Intangible),
Responsable (ou “pair”),
Taille (XS/S/M/L ou T-shirt) ou effort (optionnel),
Dates (entrée en “En cours”, sortie en “Terminé”),
Etiquettes (domaine, client interne, produit),
Blocage (Oui/Non + motif).

Politiques visibles

WIP limits : nombre max d’items par colonne “En cours/Test”.
Definition of Ready/Done : critères d’entrée/sortie.
Règles d’urgences (qui peut injecter un “Expedite” et avec quelle contrepartie).

2) Une fiche A4 imprimable… et son équivalent tableur

En A4 (mur / réunion)

Entête : Équipe/Projet · Période · WIP global · Politiques (3 lignes).
Tableau à 6 colonnes (Backlog, À faire, En cours, En revue, Bloqué, Terminé).
Couleurs :
- Rouge = Bloqué ; Ambre = Urgent ; Vert = Terminé ;
- Bleu = En revue ; Gris = Intangible/amélioration continue.
Cadre “Rituels” : Daily (15 min), Replenishment (hebdo), Revue (mensuelle).

En tableur (Excel/Sheets)

Onglet Tableau : colonnes ID, Titre, Colonne Kanban, Responsable, Classe de service, Taille, Date début, Date fin, Bloqué (Oui/Non), Motif blocage, étiquettes.
Onglet Historique : journal des changements de colonne (pour calculer le temps passé par étape).
Onglet Indicateurs : calculs et graphiques (voir §4).
Validation de données pour Colonne Kanban, Classe de service, Taille ; mise en forme conditionnelle pour couleurs.

3) Limites WIP & politiques : le cœur de Kanban

Limiter le WIP réduit la file d’attente et le multitâche → cycle plus court.
Fixez des limites réalistes (ex. 3 items/colonne/équipier) et ajustez selon la capacité.
Définissez une voie “Expedite” (1 seul item à la fois, justification exigée).
Rendez visibles les blocages (colonne dédiée + motif + date).

4) Mesures essentielles (et comment les calculer)

Lead time
Temps entre l’entrée en Backlog (ou À faire) et la sortie Terminé.

Tableur : =DATEDIF(Date_Debut; Date_Fin; "d") (ou =Date_Fin - Date_Debut).

Cycle time
Temps en travail (de En cours à Terminé).

Suivi via Date entrée En cours → Date fin.

Throughput
Nombre d’items terminés par semaine.

Tableur : =NB.SI.ENS(Date_Fin; ">=01/10/2025"; Date_Fin; "<=07/10/2025")

Âge du WIP
Nombre de jours passés dans la colonne actuelle (alerte si > seuil).

Tableur : =AUJOURDHUI() - Date_Entrée_Colonne

Cumulative Flow Diagram (CFD)
Graphique aires empilées montrant l’évolution du nombre d’items par colonne (Backlog → Terminé).

Données : comptes quotidiens par colonne.
Lecture : aires qui gonflent = embouteillage ; aires stables = flux maîtrisé.

Règle d’or : mesurez peu mais souvent. Weekly throughput + cycle/lead time suffisent pour démarrer.

5) Rituels & usages concrets

Daily (15 minutes)

Passer colonne par colonne (de droite à gauche).
Se concentrer sur les items bloqués et les plus anciens en WIP.

Replenishment (hebdo)

Requalifier Backlog → À faire (DoR OK), dimensionner la semaine.
Équilibrer par classe de service (pas que de l’urgent).

Revue (mensuelle)

Examiner lead/cycle time, CFD, % d’urgences, blocages récurrents.
Décider 1–2 expérimentations d’amélioration (réduire WIP, clarifier DoR/DoD…).

6) Modèle de données proposé (tableur)

Tableau (extraits de colonnes)

ID · Titre · Colonne (liste) · Responsable · ClasseService (Standard/Expedite/DateFixe/Intangible) · Taille (XS/S/M/L)
Date_Backlog · Date_A_Faire · Date_En_Cours · Date_En_Rev · Date_Bloque · Date_Termine
Bloqué (Oui/Non) · MotifBlocage · Étiquettes (csv)

Règles de mise en forme

Si Bloqué="Oui" → rouge.
Si ClasseService="Expedite" → ambre + priorité visuelle.
Si ÂgeWIP > seuil → encadré orange.
Si Colonne="Terminé" → vert.

7) Variantes utiles

Scrumban
Conserver un cadre Sprint mais limiter le WIP et tirer le flux entre colonnes.

Personal Kanban
Deux règles : Visualiser le travail et Limiter le WIP. Idéal pour assistance administrative, RH, compta.

Multi-flux / Swimlanes
Lignes horizontales par type de demande (Incidents, Petites évolutions, Projets, Tâches internes).
→ Permet des limites WIP distinctes par lane.

8) Anti-patterns (et comment les éviter)

WIP illimité : le flux s’enlise. → Fixer des limites basses, les remonter si besoin.
Tout devient urgent : perte de crédibilité. → Quota d’Expedite + justification.
Colonnes décoratives : si une étape n’a pas de valeur, supprimez-la.
Pas d’âging : l’ancien WIP se perd. → MFC sur l’âge et revue des top anciens chaque Daily.
Blocages invisibles : créez la colonne Bloqué + journal des motifs (à traiter en rétro).

9) Fiche “one-page” prête à imprimer (checklist)

En-tête

Équipe/Projet — Période — WIP global — Politiques (DoR/DoD, Expedite, Blocages)

Tableau

Backlog | À faire | En cours (WIP=x) | En revue | Bloqué | Terminé

Rappels visuels

Couleurs par Classe de service ; encadré rouge pour Bloqué ; badge Âge WIP.

Indicateurs

Throughput hebdo, cycle time médian, % d’urgences, éléments > seuil d’âge.

10) Mise en place en 5 étapes

Dessiner le flux actuel (sans l’idéaliser).
Fixer WIP initial (petit) et écrire les politiques en clair.
Remplir la fiche (ou le tableur) avec le travail réel en cours.
Démarrer les rituels (Daily, Replenishment, Revue).
Mesurer → Ajuster toutes les 2–3 semaines (limites, colonnes, règles).

Fiche_Suivi_Kanban_OnePage_A4 Download

11) Niveaux de maturité (pour savoir où vous êtes)

Niveau 0 — Visualiser : colonnes simples (Backlog, À faire, En cours, Terminé), aucune limite WIP, daily de 10–15 min.
Niveau 1 — Tirer le flux : limites WIP posées, politiques visibles (DoR/DoD, gestion des urgences), blocages suivis.
Niveau 2 — Mesurer : lead/cycle time, throughput hebdo, âge du WIP, CFD ; rétros guidées par données.
Niveau 3 — Prévoir : percentiles (p50/p85) du lead time, control charts, SLE (Service Level Expectation) partagées.

Passez au niveau suivant après 2–3 semaines d’habitudes stables.

12) Limites WIP : comment les fixer (et les ajuster)

Point de départ (équipe n personnes) :
- En cours (global) ≈ n + 1 (ex. 4 personnes → WIP 5).
- Ou 2 par personne max si multi-tâches inévitables.
Par colonne :
- “En cours” = faible (ex. 3–5),
- “En revue/test” = proche de la capacité de review (ex. 2).
Ajustement : si blocages fréquents, baissez le WIP ; si file d’attente en “À faire” et “En cours” vide → montez légèrement.

13) Classes de service (politiques concrètes)

Standard : flux normal, priorisation par valeur/risque, SLE = p85 du lead time observé.
Urgent/Expedite : 1 seul à la fois, préemptif, justification + post-mortem.
Date fixe : planifié pour respecter une échéance (réserver de la capacité en amont).
Intangible : dettes, améliorations — quota hebdo (ex. 1/5 des items).

Rendez ces règles visibles sur la fiche (une ligne chacune suffit).

14) Gestion des blocages (make problems visible)

Types courants : dépendance externe, attente décision, info manquante, incident environnement.
Indicateurs :
- Taux de blocage = (jours bloqués / jours totaux en WIP) × 100.
- Aging bloqué : temps depuis le début du blocage.
Politique : si blocage > 48 h, escalade claire (qui, comment).
Sur la fiche : colonne “Bloqué” + motif + date → traité à chaque daily.

15) Mesures avancées & prévision simple

Lead time (LT) : Backlog/À faire → Terminé.
Cycle time (CT) : En cours → Terminé.
Throughput (TP) : items terminés / semaine.
Loi de Little (ordre de grandeur) : WIP ≈ TP × CT.
- Si LT augmente sans hausse de TP → WIP trop élevé ou blocages.
SLE : “85 % des items terminés en ≤ X jours” (X = p85 observé).
- Ajustez trimestriellement.

16) Implémentation Excel/Sheets (formules & couleurs prêtes)

Colonnes utiles
ID · Titre · ColonneKanban · Responsable · ClasseService · Taille · Date_Debut · Date_Fin · Bloqué (Oui/Non) · Motif · AgeWIP

Formules

Lead time (tolère vide) :
=SI(OU(Date_Fin="";Date_Debut="");"";Date_Fin-Date_Debut)
Âge du WIP (si non terminé) :
=SI(Date_Fin="";AUJOURDHUI()-Date_Debut;"")
Throughput semaine (ex. semaine du 06/10/2025) :
=NB.SI.ENS(Date_Fin;">=06/10/2025";Date_Fin;"<=12/10/2025")

Mise en forme conditionnelle

Bloqué="Oui" → rouge.
ClasseService="Expedite" → ambre + icône ⚡.
ColonneKanban="Terminé" → vert.
ÂgeWIP > 5 jours en “En cours” → orange.

CFD (diagramme de flux cumulatif)

Feuille “Comptage” : pour chaque jour, compter le nombre d’items par colonne (Backlog/À faire/En cours/…/Terminé).
Graphique aires empilées sur ces séries.

17) Cadences d’équipe (scripts très courts)

Daily (15 min, droite → gauche)
1. Qu’est-ce qui empêche Terminé ?
2. Quels blocages lever aujourd’hui ?
3. Quel item le plus ancien à pousser ?
Replenishment (hebdo) : alimenter À faire (DoR), vérifier charge vs WIP.
Revue mensuelle : LT/CT/TP, % urgences, top blocages → 1–2 actions d’amélioration.

18) Politiques visibles (modèles à coller sur la fiche)

DoR : titre clair, valeur, dépendances connues, taille ≤ M.
DoD : testé, revu, doc minimale, accepté par demandeur.
Urgent (Expedite) : 1 en cours max, justification écrite, rétro obligatoire.
WIP : En cours ≤ 5, Revue ≤ 2 ; dépassement = stop starting, start finishing.

19) Modèle A4 “one-page” (structure)

En-tête : Équipe · Période · WIP global · Politiques (4 lignes).
Tableau : Backlog | À faire | En cours (WIP=5) | Revue | Bloqué | Terminé.
Légende : Standard (bleu), Expedite (ambre), Date fixe (violet), Intangible (gris).
Bas de page : Indicateurs (TP hebdo, CT médian, items > 7 j en WIP).

20) FAQ & anti-patterns (réponses rapides)

“Tout est urgent !” → quota Expedite (1 en cours, max 10 % du flux), refus motivé.
“On ne respecte pas le WIP.” → afficher WIP actuel / limite ; si dépassement, finir avant de prendre.
“On n’améliore pas le délai.” → baisser WIP, traiter blocages récurrents, limiter la taille moyenne.
“Dépendances externes” → colonne Bloqué + SLA d’escalade + suivi du temps bloqué.

Cette fiche Kanban, enrichie de politiques claires, de WIP maîtrisé et de mesures légères, transforme un tableau statique en système de flux prédictible. Commencez simple, rendez les problèmes visibles, mesurez juste lead/cycle/throughput, puis ajustez. C’est tout l’esprit Kanban : évolution continue.