Fiche de Suivi des Activités avec Excel et Word ( Modèle Automatisé)

Le suivi des activités est un aspect clé pour garantir la réussite des projets d’une association ou d’une organisation. Une gestion efficace passe par l’utilisation d’outils simples, mais bien conçus, comme une fiche de suivi. Ce modèle offre une structure claire et personnalisable pour suivre les objectifs, les ressources, et l’avancement des activités.

Pourquoi utiliser une fiche de suivi des activités ?

1. Organisation simplifiée

Une fiche de suivi centralise les informations essentielles :

Les objectifs de chaque activité.
Les ressources nécessaires.
Le calendrier des actions à mener.

Cela aide à avoir une vue d’ensemble des projets en cours et à anticiper les besoins.

2. Transparence

Une fiche bien remplie offre une traçabilité indispensable pour :

Évaluer l’utilisation des ressources (budget, participants).
Rendre compte des résultats auprès des parties prenantes.

3. Évaluation de l’impact

En suivant l’avancement et les résultats des activités, il devient facile d’identifier ce qui fonctionne bien et ce qui nécessite des ajustements.

Présentation du modèle de fiche de suivi des activités

1. Une structure en quatre sections principales

Le modèle proposé se divise en petits tableaux, chacun dédié à un aspect clé du suivi d’une activité :

A. Détails de l’activité

Ce tableau rassemble les informations générales :

Nom de l’activité : Identifier clairement le projet.
Responsable : La personne ou le groupe chargé de l’activité.
Date de début et de fin : Définir le cadre temporel.
Objectifs : Préciser les résultats attendus.

B. Suivi du budget et des ressources

Ce tableau permet de gérer :

Le budget alloué et utilisé.
Le nombre de participants mobilisés.
Toute autre ressource spécifique.

Type de Ressource	Quantité Allouée	Quantité Utilisée
Budget (€)	500	300
Participants	20	18

C. Suivi de l’avancement

Il détaille les phases clés de l’activité et leur statut :

Planification : Préparation des ressources et des étapes.
Exécution : Réalisation des actions prévues.
Évaluation : Mesure des résultats.

Phase de l’Activité	Statut
Planification	Terminé
Exécution	En cours
Évaluation	Non commencé

D. Remarques

Une section libre pour consigner :

Les observations des responsables.
Les leçons apprises ou recommandations.

2. Les avantages de ce modèle

Facilité d’utilisation : Un format simple, compréhensible par tous.
Adaptabilité : La fiche peut être modifiée selon les besoins spécifiques de chaque activité.
Lisibilité : Grâce aux petits tableaux, les informations sont claires et bien organisées.

Comment utiliser ce modèle dans votre organisation ?

Préparation des activités

Complétez la section « Détails de l’activité » pour poser les bases de chaque projet.
Définissez des objectifs mesurables.

Suivi régulier

Actualisez les tableaux « Budget et ressources » et « Avancement » à chaque étape importante.
Identifiez rapidement les retards ou les dépassements budgétaires.

Évaluation finale

Après l’achèvement de l’activité, utilisez la section « Remarques » pour analyser les points forts et les axes d’amélioration.

Étude de cas : Une campagne de collecte de fonds

Contexte

Une association organise une campagne pour collecter des fonds destinés à financer des bourses d’études. Voici comment le modèle peut être utilisé :

Détails de l’activité

Nom de l’activité	Campagne de collecte de fonds
Responsable	Équipe Communication
Date de début	01/11/2024
Date de fin	15/11/2024
Objectifs	Récolter 10 000 €

Suivi du budget et des ressources

Type de Ressource	Quantité Allouée	Quantité Utilisée
Budget (€)	500	350
Participants	15	12

Suivi de l’avancement

Phase de l’Activité	Statut
Planification	Terminé
Exécution	En cours
Évaluation	Non commencé

Remarques

La participation est légèrement inférieure aux prévisions.
Des retours positifs ont été reçus des donateurs.

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Analyse et commentaires sur la campagne de collecte de fonds

La fiche remplie pour la campagne de collecte de fonds met en évidence plusieurs aspects clés de l’activité. Voici une analyse détaillée accompagnée de commentaires et recommandations.

1. Détails de l’activité

Élément	Analyse
Nom de l’activité	La campagne a un objectif clair : collecter des fonds pour financer des bourses d’études.
Responsable	La responsabilité est confiée à l’équipe communication, ce qui est pertinent pour mobiliser les donateurs.
Dates	La campagne se déroule sur 15 jours, un délai réaliste pour ce type d’action.
Objectifs	L’objectif de 10 000 € est ambitieux mais atteignable avec une bonne mobilisation des ressources.

Commentaire : Le cadre temporel et les responsabilités sont bien définis. Cependant, il serait utile de prévoir un plan de communication détaillé pour garantir une large diffusion auprès des donateurs potentiels.

2. Suivi du budget et des ressources

Type de Ressource	Quantité Allouée	Quantité Utilisée	Analyse
Budget (€)	500	350	Le budget utilisé est en ligne avec l’allocation prévue.
Participants	15	12	Une légère sous-participation qui peut impacter l’atteinte de l’objectif.
Heures bénévoles	80	72	Le temps consacré est proche des prévisions, ce qui reflète un bon engagement.

Commentaire :

La maîtrise du budget est positive, mais le nombre de participants est légèrement inférieur aux attentes. Cela peut indiquer un besoin de mieux motiver ou recruter davantage de bénévoles.
L’utilisation des heures bénévoles montre un bon engagement de la part des participants actifs.

Recommandation : Pour mobiliser davantage, il pourrait être utile d’organiser une réunion pour remotiver les bénévoles ou de lancer un appel spécifique à des volontaires supplémentaires.

3. Suivi de l’avancement

Phase	Statut	Analyse
Planification	Terminé	La phase de préparation a été bien exécutée, ce qui est crucial pour le succès.
Exécution	En cours	L’exécution est en bonne voie, mais l’écart sur les participants doit être suivi de près.
Évaluation	Non commencé	L’évaluation dépendra de l’atteinte des objectifs financiers et de la satisfaction des donateurs.

Commentaire : Le suivi des phases montre une bonne progression. La transition entre l’exécution et l’évaluation sera déterminante pour mesurer l’impact réel de la campagne.

Recommandation : Pendant l’exécution, il serait judicieux de suivre régulièrement les dons collectés et d’ajuster les efforts de communication en fonction des retours.

4. Remarques générales

Points positifs :

Clarté des objectifs : Les objectifs sont bien définis, ce qui facilite le suivi et l’évaluation.
Bonne maîtrise du budget : Le coût reste en ligne avec les prévisions, ce qui est un signe de gestion efficace.

Points à améliorer :

Mobilisation des bénévoles : L’écart entre les participants prévus et réels pourrait affecter le déroulement de la campagne.
Communication : L’objectif financier nécessite une communication continue et ciblée pour maximiser l’impact.

Prochaines étapes : Évaluation et ajustements

Évaluation finale :
- À la fin de la campagne, comparez les dons collectés à l’objectif initial.
- Analysez les retours des donateurs et des bénévoles pour identifier les axes d’amélioration.
Recommandations futures :
- Si l’objectif n’est pas atteint, envisagez une extension de la campagne ou une stratégie complémentaire.
- Pour les campagnes futures, diversifiez les canaux de communication pour toucher un public plus large.

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Cas Concret

La fiche de suivi des activités est désormais structurée pour offrir une gestion visuelle et analytique des projets en cours. Voici une analyse détaillée :

1. Ajout du titre

Analyse : Le titre « Suivi des Activités – Association » est clair et centralisé, ce qui facilite l’identification de la fiche.
Impact : Il offre une première impression professionnelle et une indication immédiate du contenu.

2. Mise en forme des en-têtes et des lignes

Couleurs : Les en-têtes verts rendent les catégories plus visibles, tandis que les alternances de couleurs pour les lignes améliorent la lisibilité.
Impact :
- La visualisation des données est simplifiée, surtout pour des listes longues.
- Les informations clés comme les dates, les priorités, ou les statuts se distinguent facilement.

3. Section des KPI

Les KPI ajoutent une dimension analytique et permettent de suivre l’état global des activités de manière quantitative.

Indicateur	Valeur (exemple)	Analyse
Nombre total d’activités	4	La fiche inclut quatre activités distinctes, reflétant la diversité des projets en cours.
Activités en cours	2	Les activités en cours montrent une dynamique active. Elles nécessitent un suivi régulier.
Activités terminées	1	Une activité est déjà terminée, ce qui reflète une exécution efficace.
Activités non commencées	1	Une activité est en attente de démarrage. Il est essentiel de résoudre les éventuels retards.

Recommandations

Suivi régulier des KPI :
- Mettre à jour les KPI chaque semaine pour suivre l’évolution des projets.
- Utiliser les KPI pour identifier rapidement les blocages, comme les activités non commencées.
Ajout de visualisations :
- Intégrer des graphiques (ex. : histogrammes ou diagrammes circulaires) pour représenter les KPI.
- Cela aiderait à présenter les résultats de manière claire lors des réunions.
Suivi des priorités :
- Les activités marquées comme « Haute priorité » doivent faire l’objet d’un suivi rapproché pour éviter tout retard.