Fiche de Suivi de l’Évaluation des Compétences : Modèle Excel Automatisé

La fiche de suivi de l’évaluation des compétences est un outil clé pour analyser, suivre et améliorer les compétences des collaborateurs au sein d’une organisation. Elle permet de structurer le processus d’évaluation, de suivre les progrès et d’identifier les besoins en formation.

1. Objectifs de la Fiche de Suivi de l’Évaluation des Compétences

Évaluer les compétences d’un collaborateur de manière claire et objective.
Suivre les progrès réalisés sur une période donnée.
Identifier les écarts entre les compétences attendues et les compétences réelles.
définir un plan de développement pour combler les lacunes (formations, accompagnements).
Favoriser la montée en compétences pour atteindre les objectifs de l’organisation.

2. Structure d’une Fiche de Suivi des Compétences

2.1. Informations générales

Cette section identifie le collaborateur concerné ainsi que le contexte de l’évaluation.

Élément	Description
Nom et prénom	Nom complet du collaborateur évalué.
Poste actuel	Intitulé du poste occupé.
Date d’évaluation	Date à laquelle l’évaluation est réalisée.
Évaluateur	Nom de la personne en charge de l’évaluation.
Période d’évaluation	Période couverte par l’évaluation (exemple : trimestre).

2.2. Compétences évaluées

Listez les compétences clés nécessaires pour le poste et évaluez leur niveau actuel.

Compétence	Description	Niveau d’attente	Niveau Réel	Écart
Technique	Maîtrise des outils et logiciels.	4/5	3/5	-1
Communication	Capacité à communiquer efficacement.	5/5	4/5	-1
Organisation	Gestion du temps et des priorités.	5/5	5/5	0

Niveau attendu : Niveau de compétence requis pour le poste (échelle de 1 à 5).
Niveau réel : Niveau actuel du collaborateur (échelle de 1 à 5).
Écart : Différence entre le niveau attendu et le niveau réel.

2.3. Analyse des résultats

Synthétisez les résultats obtenus pour chaque compétence :

Synthèse	Description
Points forts	Compétences maîtrisées par le collaborateur.
Axes d’amélioration	Compétences nécessitant un développement supplémentaire.
Priorités de développement	Compétences à prioriser dans le plan d’action.

2.4. Plan de développement

Définissez des actions pour développer les compétences identifiées comme prioritaires.

Compétence à développer	Action corrective	Responsable	Date cible
Technique	Formation sur le logiciel X	Équipe RH	15/02/2024
Communication	Atelier de prise de parole	Responsable direct	28/02/2024

2.5. Suivi des progrès

Assurez-vous de suivre l’évolution des compétences au fil du temps.

Date de suivi	Compétence	Niveau Réel	Commentaires
15/03/2024	Technique	4/5	Suite de progression à la formation.
15/03/2024	Communication	4.5/5	Amélioration grâce aux ateliers.

3. Méthodes d’Évaluation des Compétences

Pour évaluer les compétences de manière fiable, vous pouvez utiliser :

Auto-évaluation : Le collaborateur évalue lui-même ses compétences.
Évaluation managériale : Le manager donne son appréciation des compétences du collaborateur.
Évaluation 360° : Avis collectés auprès des collègues, subordonnés et supérieurs.
Tests pratiques : Réalisation d’exercices pour évaluation des compétences techniques.
Indicateurs de performance (KPI) : Utilisation de données chiffrées pour objectiver l’évaluation.

4. Conseils pour Rédiger une Fiche de Suivi des Compétences

Soyez objectif : Évaluez les compétences sur des critères mesurables et précis.
Utilisez une échelle claire : Une échelle de notation de 1 à 5 facilite la comparaison des niveaux.
Comprendre les écarts : Mettre en évidence les différences entre les attentes et la réalité.
Planifiez des actions concrètes : Chaque compétence à améliorer doit être associée à un plan d’action précis.
Assurez un suivi régulier : Réévaluez les compétences pour mesurer les progrès.

5. Exemple de Fiche de Suivi des Compétences Replie

Informations Générales

Nom : Claire Dupont
Poste : Assistante Marketing
Date d’évaluation : 15 janvier 2024
Évaluatrice : Sophie Martin
Période d’évaluation : Janvier – Mars 2024

Compétences Évaluées

Compétence	Description	Niveau d’attente	Niveau Réel	Écart
Technique	Maîtrise des outils CRM	4/5	3/5	-1
Organisation	Priorisation des tâches	5/5	4.5/5	-0,5
Communication	Rédaction et présentation	4/5	3.5/5	-0,5

Analyse des résultats

Points forts : Organisation des tâches.
Axes d’amélioration : Maîtrise des outils CRM et communication.
Priorités de développement : Renforcer les compétences techniques sur les outils CRM.

Plan de développement

Compétence	Action corrective	Responsable	Date cible
Technique	Formation CRM avancée	Équipe RH	28/02/2024
Communication	Coaching en rédaction de contenu	Responsable direct	15/03/2024

Suivi des progrès

Date de suivi	Compétence	Niveau Réel	Commentaires
15/03/2024	Technique	4/5	Amélioration notable sur le CRM.
15/03/2024	Communication	4/5	Meilleure rédaction des emails.

Comment Évaluer les Compétences ?

L’évaluation des compétences est un processus structuré qui permet de mesurer les aptitudes, les savoir-faire et les comportements d’un collaborateur. Elle est essentielle pour comprendre les forces, identifier les axes d’amélioration et proposer des plans de développement adaptés.

1. Définir les Compétences à Évaluer

Avant de commencer, il est essentiel de définir précisément les compétences à évaluer. Elles peuvent être classées en trois grandes catégories :

Type de Compétence	Description	Exemples
Compétences techniques	Savoir-faire spécifique lié au poste et aux outils utilisés.	Maîtrise d’un logiciel, gestion de projet.
Compétences comportementales	Savoir-être ou attitudes professionnelles.	Communication, rigueur, leadership.
Compétences transversales	Compétences communes à plusieurs postes ou domaines.	Adaptabilité, esprit d’équipe.

2. Choisir les Méthodes d’Évaluation

Plusieurs méthodes peuvent être utilisées pour évaluer les compétences. Le choix dépend de l’objectif de l’évaluation et du type de compétence évaluée.

2.1. Auto-Évaluation

Principe : Le collaborateur s’auto-évalue en notant ses propres compétences.
Avantages : Favorise l’auto-réflexion et l’engagement.
Limites : Risque de subjectivité.
Outil : Une grille avec des niveaux de compétence (exemple : de 1 à 5).

Exemple :

Compétence	Niveau Auto-Évalué (1-5)	Commentaires
Maîtrise d’Excel	4/5	Bonne maîtrise des formules avancées.

2.2. Évaluation Managériale

Principe : Le manager évalue le collaborateur selon des critères objectifs.
Avantages : Précision grâce à l’observation directe.
Limites : Nécessite une évaluation régulière et objective.
Outil : Grille d’évaluation par compétences avec des critères mesurables.

Exemple :

Compétence	Niveau Attendu	Niveau Observé	Écart	Commentaires
Gestion des priorités	5/5	4/5	-1	Quelques retards sur les projets.

2.3. Évaluation 360°

Principe : Collecte des avis des collègues, des subordonnés et des supérieurs.
Avantages : Vision complète et plus objective.
Limites : Nécessite une culture de feedback dans l’organisation.

Outil : Questionnaire anonyme basé sur des situations concrètes.

2.4. Tests Pratiques et Simulations

Principe : Réalisation d’une tâche pratique pour évaluer les compétences techniques.
Avantages : Mesure concrète des compétences réelles.
Limites : Peut nécessiter du temps et des ressources.

Exemple :

Test de rédaction pour une compétence en communication.
Étude de cas pour évaluer la gestion de projet.

2.5. Utilisation d’Indicateurs de Performance (KPI)

Principe : Mesure quantitative des résultats obtenus par le collaborateur.
Avantages : Évaluation objective et mesurable.
Limites : Moins adaptée pour les compétences comportementales.

Exemple :

Commercial : Nombre de ventes réalisées.
Gestionnaire de projet : Respect des délais (taux de projets terminés à temps).

3. Créer une Grille d’Évaluation Structurée

Une grille d’évaluation claire permet de comparer les compétences évaluées avec celles attendues.

Compétence	Critères d’Évaluation	Niveau Attendu	Niveau Réel	Commentaires
Leadership	Capacité à mobiliser une équipe	5/5	4/5	Bonne dynamique, à renforcer.
Communication écrite	Clarté et précision des écrits	4/5	3/5	Quelques erreurs d’inattention.

4. Analyser les Résultats

Une fois les évaluations réalisées, il est important de synthétiser les résultats pour identifier les :

Points forts : Compétences maîtrisées par le collaborateur.
Axes d’amélioration : Compétences nécessitant un développement.
Écarts entre le niveau attendu et le niveau réel.

5. Mettre en Place un Plan de Développement

Pour combler les écarts identifiés, élaborez un plan de développement des compétences :

Compétence à développer	Action Corrective	Responsable	Date cible
Communication écrite	Atelier d’écriture	Manager RH	15/03/2024
Leadership	Formation en management	Équipe RH	31/03/2024

6. Suivre les Progrès

L’évaluation ne doit pas être une action isolée. Planifiez des suivis réguliers pour observer les améliorations.

Date de Suivi	Compétence	Niveau Observé	Commentaires
15/03/2024	Communication écrite	4/5	Progression notable.
15/03/2024	Leadership	4.5/5	Amélioration suite à la formation.

7. Outils pour Évaluer les Compétences

Excel / Google Sheets : Création de grilles d’évaluation avec calculs automatiques.
Logiciels spécialisés : Talentsoft, 360 Feedback, Cornerstone.
Formulaires numériques : Utilisation de Google Forms pour les évaluations 360°.

8. Conseils pour Réussir l’Évaluation des Compétences

Transparence : Communiquez les critères d’évaluation à l’avance.
Objectivité : Utilisez des faits et des exemples concrets pour évaluer.
Implication du collaborateur : Encouragez l’auto-évaluation pour favoriser l’engagement.
Suivi régulier : Réévaluez les compétences pour mesurer les progrès.
Feedback constructif : Fournissez des retours positifs et des recommandations claires.

Fiche_Suivi_Competences_Automatisée Télécharger

Grille_Evaluation_Automatisée Télécharger

Cas d’Application : Grille d’Évaluation Automatisée

Contexte

Une entreprise souhaite évaluer les performances individuelles de ses collaborateurs dans le cadre des entretiens annuels. Cette évaluation porte sur plusieurs critères de compétences clés (techniques, comportementales et organisationnelles).

Scénario

Jean Dupont, un chef de projet, doit être évalué par son manager Sophie Martin à l’aide de la grille d’évaluation automatisée. La grille simplifiée inclut 5 critères principaux.

Étapes d’Utilisation de la Grille d’Évaluation

Remplissage de la Grille :
Le manager attribue une note (sur une échelle de 1 à 5) pour chaque compétence en fonction des performances observées :

Critère d’Évaluation	Description	Note (1-5)	Commentaires
Compétence Technique	Maîtrise des outils et méthodes techniques	4	Bon niveau de maîtrise.
Communication	Clarté et efficacité dans les échanges	3	Améliorer la précision orale.
Autonomie	Capacité à travailler indépendamment	5	Excellente autonomie.
Esprit d’équipe	Collaboration et contribution à l’équipe	4	Très bon esprit de collaboration.
Respect des délais	Capacité à livrer les tâches dans les temps	3	Quelques retards observés.

Calcul Automatique des Scores :
La colonne “Score Total” calcule automatiquement la somme des notes obtenues par Jean Dupont pour chaque critère.

Critère d’Évaluation	Note (1-5)	Score Total
Compétence Technique	4	4
Communication	3	3
Autonomie	5	5
Esprit d’équipe	4	4
Respect des délais	3	3

Récapitulatif Global :
À la fin de la grille, la somme totale des scores est calculée automatiquement dans la section “Score Final”. Par exemple :

Score Final = 4 + 3 + 5 + 4 + 3 = 19/25

Analyse des Résultats

Score Final : 19/25
Interprétation :
Excellentes performances dans l’autonomie et l’esprit d’équipe.
Axes d’amélioration : Communication (précision orale) et respect des délais.
Plan d’Actions Proposé :

Formation en communication orale pour améliorer la clarté des échanges.
Mise en place d’un suivi hebdomadaire pour mieux gérer les délais de livraison.

Avantages de l’Application de cette Grille

Évaluation Objective : Les notes attribuées permettent une évaluation structurée et équitable.
Gain de Temps : Les calculs automatiques évitent les erreurs manuelles.
Analyse Rapide : La somme des scores donne une vue d’ensemble immédiate des performances.
Amélioration Continue : Les commentaires et les plans d’actions permettent d’accompagner le collaborateur dans sa progression.