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La gestion efficace des stocks est cruciale pour toute entreprise, qu’elle soit petite ou grande. Une fiche de stock, également connue sous le nom de registre de stock, est un outil essentiel dans ce processus. Elle permet de suivre et de contrôler les mouvements des stocks, de gérer les niveaux de réapprovisionnement et d’optimiser les opérations logistiques. Dans cet article, nous explorerons en détail ce qu’est une fiche de stock, son importance, ainsi que les informations qu’elle contient.

Qu’est-ce qu’une Fiche de Stock?

Définition

Une fiche de stock est un document utilisé par les entreprises pour enregistrer toutes les transactions liées aux stocks. Elle agit comme un registre centralisé qui répertorie tous les articles disponibles, leurs quantités, leurs mouvements entrants et sortants, ainsi que d’autres détails pertinents.

Objectif

L’objectif principal d’une fiche de stock est de fournir une vue d’ensemble précise et actualisée des niveaux de stock d’une entreprise. Elle aide à planifier les achats, à éviter les pénuries ou les excédents de stocks, et à identifier les tendances de la demande.

Contenu d’une Fiche de Stock

Identification de l’Article

Chaque article répertorié dans la fiche de stock est identifié de manière unique. Cela peut inclure un code produit, une description détaillée, et d’autres informations pertinentes telles que la taille, la couleur, etc.

Quantité en Stock

La quantité disponible de chaque article est enregistrée dans la fiche de stock. Cela inclut les unités actuellement en entrepôt, ainsi que toute quantité en transit ou en attente de réception.

Mouvements des Stocks

Tous les mouvements des stocks sont enregistrés, y compris les entrées (achats, productions) et les sorties (ventes, consommations internes). Chaque transaction est accompagnée de la date, de la quantité, et de la raison du mouvement.

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Télécharger une fiche de stock vierge dans Excel et l’utiliser pour gérer le stock

Niveaux de Réapprovisionnement

Certains systèmes de fiches de stock intègrent des seuils de réapprovisionnement. Lorsque les niveaux de stock atteignent ces seuils, des alertes sont déclenchées pour indiquer qu’il est temps de passer une commande de réapprovisionnement.

Valeur des Stocks

La valeur totale des stocks est souvent calculée et affichée dans la fiche de stock. Cela peut être utile pour la comptabilité et la planification financière.

Importance de la Gestion des Fiches de Stock

Optimisation des Stocks

Une gestion efficace des fiches de stock permet d’optimiser les niveaux de stock en évitant les excédents ou les pénuries, ce qui réduit les coûts de stockage et les pertes liées aux produits périmés ou obsolètes.

Prise de Décision Éclairée

En fournissant des données précises sur les tendances de la demande et les performances des produits, les fiches de stock permettent aux entreprises de prendre des décisions éclairées en matière d’approvisionnement, de production et de vente.

Réduction des Risques

Une gestion rigoureuse des stocks réduit les risques de ruptures de stock, de surstockage, et de coûts supplémentaires liés aux expéditions express ou aux commandes d’urgence.

Identification de l’Article	Quantité en Stock	Mouvements des Stocks	Niveau de Réapprovisionnement	Valeur des Stocks
Code/Description	En Entrepôt	Date	Type	Quantité
—————————–	——————-	———	———-	———-
001 – Stylo Noir	150	05/03/24	Entrée	50
		10/03/24	Sortie	20
—————————–	——————-	———	———-	———-
002 – Cahier A4	200	08/03/24	Entrée	100
		12/03/24	Sortie	50
—————————–	——————-	———	———-	———-
003 – Marqueur Jaune	80	07/03/24	Entrée	30
		11/03/24	Sortie	10
—————————–	——————-	———	———-	———-

Ce modèle comprend plusieurs colonnes :

Identification de l’Article

Cette colonne contient le code et la description de chaque article.

Quantité en Stock

Indique la quantité d’articles disponible en entrepôt.

Mouvements des Stocks

Cette partie est divisée en plusieurs sous-colonnes, incluant la date, le type de mouvement (entrée ou sortie), et la quantité associée.

Niveau de Réapprovisionnement

Cette colonne peut être utilisée pour indiquer la date de réapprovisionnement prévue ou un seuil de réapprovisionnement.

Valeur des Stocks

Affiche la valeur totale des stocks en fonction du prix unitaire de chaque article.

Ce modèle de fiche de stock est conçu pour être simple et facile à utiliser, tout en fournissant des informations essentielles sur les stocks disponibles et les mouvements associés. Les entreprises peuvent personnaliser ce modèle en fonction de leurs besoins spécifiques. Pour ce faire, il faut juste ajouter ou en supprimer des colonnes selon les informations qu’elles souhaitent suivre.

Pour créer un modèle avancé de fiche de stock dans Excel, nous allons concevoir un tableau qui permet de suivre l’entrée et la sortie des articles, ainsi que de calculer le stock restant automatiquement. Ce modèle comportera plusieurs colonnes pour les différentes informations nécessaires au suivi du stock.

Étapes pour créer le modèle

1. Ouvrir Excel et créer un nouveau fichier.
2. Nommer les colonnes pour le suivi du stock :

• A1 : Date
• B1 : Référence Article
• C1 : Description
• D1 : Quantité Entrée
• E1 : Quantité Sortie
• F1 : Stock Initial (à renseigner uniquement pour la première ligne d’un nouvel article)
• G1 : Stock Final

1. Formater les cellules selon leurs contenus (date, texte, nombre).
2. Calculer le Stock Final en utilisant une formule. Pour la première ligne d’un article, le stock final serait calculé en prenant en compte le stock initial. Pour les lignes suivantes, le stock final serait calculé à partir du stock final précédent de cet article. La formule dans G2 serait :

   =IF(B2=B1, G1+D2-E2, F2+D2-E2)

Cette formule vérifie si l’article est le même que celui de la ligne précédente. Si oui, elle ajoute les entrées et soustrait les sorties au stock final précédent. Sinon, elle utilise le stock initial pour le calcul.

5. Copier la formule de G2 vers les autres cellules de la colonne G pour appliquer le calcul du stock final à toutes les lignes.
6. Utiliser des filtres pour mieux gérer l’affichage des informations. Sélectionnez les cellules de A1 à G1, puis cliquez sur l’option ‘Filtre’ sous l’onglet ‘Données’ pour activer les filtres.
7. Mise en forme conditionnelle (optionnelle) pour visualiser rapidement les niveaux de stock critiques, par exemple en colorant en rouge les cellules de la colonne G où le stock est inférieur à un seuil minimal.
8. Validation des données (optionnelle) pour les colonnes comme la Référence Article ou la Description, pour assurer la cohérence des données saisies.

Conseils supplémentaires

• Tableau Croisé Dynamique (TCD) : Utilisez les TCD pour générer des rapports récapitulatifs et analyser vos données de stock.
• Graphiques : Créez des graphiques pour visualiser l’évolution du stock au fil du temps.
• Utilisation de formules avancées comme SUMIFS pour calculer des totaux conditionnels peut être très utile pour des analyses spécifiques.

Ce modèle de base peut être personnalisé selon les besoins spécifiques de gestion de stock, en ajoutant des colonnes ou en ajustant les formules selon les cas d’utilisation.

Pour enrichir votre modèle de fiche de stock dans Excel avec une fonctionnalité unique, nous allons ajouter une fonctionnalité de seuil d’alerte automatique pour les niveaux de stock. Cette fonctionnalité va permettre d’identifier facilement les articles dont le stock est inférieur à un certain seuil, nécessitant une réaction rapide, comme une commande de réapprovisionnement.

Conclusion

Une fiche de stock est un outil indispensable pour toute entreprise qui gère des stocks. En enregistrant de manière précise et organisée toutes les transactions liées aux stocks, elle permet une gestion efficace des inventaires, une optimisation des niveaux de stock, et une prise de décision éclairée. En investissant dans la mise en place de systèmes de gestion des fiches de stock efficaces, les entreprises peuvent améliorer leurs performances opérationnelles et leur rentabilité.

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Annexe :

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Suivi des Stocks : Modèles de Tableaux dans Excel

Coûts de Stockage Calcul et Optimisation : Modèle Excel Automatisé