Télécharger un modèle de Fiche de Non-Conformité Excel avec traitement AP et AT 👇
L’audit interne est un outil essentiel dans le cadre des systèmes de management de la qualité. Il permet de vérifier la conformité des processus d’une entreprise par rapport aux normes, procédures internes et exigences réglementaires, tout en identifiant les opportunités d’amélioration continue. Ce processus est souvent mis en place dans le cadre de la certification ISO 9001, ou d’autres référentiels qualité, mais il peut également s’appliquer à toutes les entreprises soucieuses d’améliorer leur fonctionnement et d’optimiser leurs résultats.
Le présent guide a pour objectif de fournir un exemple d’une Fiche de Non-Conformité Excel et de mise en oeuvre d’audit interne portant sur la gestion des stocks. À travers cet exemple, il sera démontré comment les non-conformités peuvent être identifiées, analysées, et traitées efficacement à l’aide d’un plan d’action correctif et préventif. Ce modèle de Fiche de Non-Conformité Excel et d’audit peut être adapté à d’autres processus de l’organisation, en fonction des besoins spécifiques de l’entreprise.
Dans le cadre de la gestion de la qualité, les audits internes utilisent au quaotidien une Fiche de Non-Conformité Excel et jouent un rôle critique pour garantir que les pratiques de l’entreprise sont alignées avec les exigences définies. Ils permettent de :
L’exemple présenté dans ce guide se concentre sur la gestion des stocks, un processus clé qui, lorsqu’il n’est pas maîtrisé, peut affecter négativement la production, les livraisons, et la satisfaction client. L’audit vise à évaluer l’efficacité du processus de gestion des stocks, à identifier les dysfonctionnements potentiels, et à proposer des actions pour améliorer la gestion des marchandises, la traçabilité, et la coordination logistique.
Cet audit intervient dans un contexte où l’entreprise souhaite renforcer sa maîtrise des flux logistiques après avoir constaté des écarts fréquents entre le stock physique et le stock informatique. Ces écarts ont entraîné des ruptures de stock, des retards de production, et des plaintes clients. L’audit permettra ainsi de mieux comprendre ces écarts et de proposer des mesures correctives concrètes.
La fiche de traitement des NC, AP et AC permet de structurer et formaliser les informations relatives aux écarts, ainsi que les actions à mettre en place pour y remédier ou les prévenir. Elle est utilisée par les qualiticiens pour suivre et assurer l’efficacité du processus d’amélioration continue.
La fiche de traitement des NC, AP et AC est un outil clé pour tout qualiticien visant à garantir une amélioration continue et à minimiser les écarts qualité. En documentant soigneusement chaque étape, il devient plus facile d’assurer le suivi des actions correctives et préventives, et de garantir leur efficacité à long terme.
Ce guide peut être adapté en fonction des spécificités des normes ou standards qualité propres à l’organisation, comme ISO 9001, ISO 14001, ou d’autres référentiels.
Voici un modèle détaillé sous forme de tableaux, structuré avec toutes les informations nécessaires pour le suivi des non-conformités (NC), actions correctives (AC), et actions préventives (AP).
La fiche de non-conformité (NC) est un outil de gestion de la qualité utilisé pour enregistrer, analyser et traiter les écarts par rapport aux exigences ou aux standards établis. Elle permet de suivre les actions correctives et préventives mises en place afin de s’assurer que la non-conformité ne se reproduise pas. Ce guide vous présente les étapes et les bonnes pratiques pour rédiger une fiche de non-conformité efficace.
Objectif : Décrire précisément l’écart ou le problème observé.
Objectif : Documenter précisément l’écart pour bien comprendre le problème.
Objectif : Identifier les causes racines de la non-conformité pour éviter sa réapparition.
Objectif : Définir et mettre en œuvre les mesures correctives pour éliminer la cause racine.
Objectif : Éviter que la non-conformité ne se reproduise à l’avenir.
Objectif : Valider que la non-conformité a été traitée efficacement.
Numéro de la fiche | NC-001 |
---|---|
Date de détection | 01/09/2024 |
Nom du rapporteur | Jean Dupuis |
Processus concerné | Production – Ligne 3 |
Description de la NC | Dimensions des pièces non conformes |
Référence aux normes | ISO 9001 – Section 8.3 |
Impact potentiel | Retour client, retard de livraison |
Analyse des Causes | Description |
---|---|
Méthode d’analyse | 5 Pourquoi |
Cause racine | Outils de mesure mal calibrés |
Action Corrective | Détails |
---|---|
Description de l’action | Recalibrage des outils |
Responsable | Paul Martin |
Échéance | 05/09/2024 |
Suivi et vérification | Contrôle qualité après recalibrage |
Action Préventive | Détails |
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Description de l’action | Plan de maintenance préventive |
Responsable | Marie Leblanc |
Échéance | 30/09/2024 |
Suivi et vérification | Vérification trimestrielle des outils |
Clôture | Détails |
---|---|
Date de clôture | 10/09/2024 |
Validation par le qualiticien | Marie Leblanc |
Efficacité validée | Oui |
Ce guide vous aidera à rédiger une fiche de non-conformité claire, complète et efficace pour assurer une gestion rigoureuse des écarts et contribuer à l’amélioration continue du système qualité de votre entreprise.
Numéro de la fiche | |
---|---|
Date de détection | |
Nom du rapporteur | |
Processus ou activité concerné |
Description détaillée de la NC | Référence aux normes/exigences concernées | Conséquences potentielles |
---|---|---|
Description complète de la NC | Référence des exigences non respectées | Conséquences sur la qualité, clients, etc. |
Causes racines | Méthode d’analyse utilisée | Responsable de l’analyse |
---|---|---|
Identification des causes premières | Ex. Diagramme Ishikawa, 5M, etc. | Nom de la personne/équipe |
Description de l’action corrective | Responsable de l’action corrective | Échéance de l’action corrective | Suivi et vérification de l’action corrective |
---|---|---|---|
Mesures pour résoudre la NC | Nom du responsable de l’action corrective | Date limite pour l’exécution | Méthode et date de suivi de l’efficacité |
Description de l’action préventive | Responsable de l’action préventive | Échéance de l’action préventive | Suivi et vérification de l’action préventive |
---|---|---|---|
Mesures pour prévenir la récurrence de la NC | Nom du responsable de l’action préventive | Date limite pour l’exécution | Méthode et date de suivi de l’efficacité |
Date de clôture | Validation par le qualiticien | Efficacité validée (Oui/Non) |
---|---|---|
Date de clôture de la fiche | Signature du qualiticien responsable | Résultat de la vérification finale |
Ce modèle peut être adapté à vos processus qualité et à vos exigences normatives. Vous pouvez également le formater en tableau dans Excel pour faciliter le suivi et l’archivage des fiches.
L’audit interne est un processus essentiel pour vérifier la conformité des processus de l’entreprise avec les normes internes, les réglementations externes, et les objectifs qualité. Il permet également de détecter des opportunités d’amélioration continue. Voici un exemple d’audit interne détaillé.
Date de l’audit : 20 Septembre 2024
Auditeur : Sophie Laurent
Processus audité : Gestion des Stocks
Objectif de l’audit : Vérifier la conformité du processus de gestion des stocks avec les procédures internes et les exigences de l’ISO 9001, et identifier des améliorations potentielles.
Étapes | Détails |
---|---|
Date et heure de l’audit | 20 Septembre 2024, de 09:00 à 12:00 |
Lieu de l’audit | Entrepôt et bureau de la gestion des stocks |
Processus audité | Gestion des Stocks |
Équipe auditrice | Sophie Laurent (Auditeur principal), Jean Dupuis (Observateur qualité) |
Objectif spécifique de l’audit | Vérifier le respect des procédures de réception, d’entreposage, de gestion des mouvements et de sortie des stocks |
Documentation à examiner | Procédure interne de gestion des stocks, enregistrements des stocks, suivi informatique, rapports d’inventaire |
Question d’Audit | Réponse (Oui/Non) | Observations |
---|---|---|
1. Les enregistrements des mouvements de stocks sont-ils complets et à jour ? | Oui | Les mouvements sont bien enregistrés dans le système ERP. |
2. La procédure de réception des marchandises est-elle respectée ? | Non | Manque de vérification des quantités lors de la réception. |
3. Y a-t-il une traçabilité des numéros de lot des produits stockés ? | Oui | Système de traçabilité opérationnel. |
4. Les inventaires physiques sont-ils réalisés régulièrement et conformément aux procédures ? | Non | Inventaire physique non réalisé dans les délais prévus. |
5. Le stockage des produits respecte-t-il les normes de sécurité ? | Oui | Aucune non-conformité relevée concernant les conditions de stockage. |
6. Les écarts entre les stocks physiques et informatiques sont-ils analysés ? | Non | Écarts fréquents non analysés en profondeur. |
Non-conformité | Description |
---|---|
NC-001 : Procédure de réception non respectée | Il a été observé que lors de la réception des marchandises, les quantités ne sont pas systématiquement vérifiées. |
NC-002 : Inventaire physique non réalisé | L’inventaire physique mensuel n’a pas été effectué depuis deux mois, ce qui va à l’encontre des procédures internes. |
NC-003 : Analyse des écarts entre stocks physiques et informatiques insuffisante | Les écarts entre le stock physique et le stock informatique ne sont pas systématiquement analysés et justifiés. |
Non-conformité | Recommandation |
---|---|
NC-001 : Procédure de réception non respectée | Former le personnel à la procédure de réception des marchandises, en insistant sur l’importance de la vérification des quantités et la conformité des produits. |
NC-002 : Inventaire physique non réalisé | Mettre en place un suivi rigoureux pour s’assurer que les inventaires physiques sont réalisés selon le calendrier prévu. |
NC-003 : Analyse des écarts insuffisante | Introduire une procédure obligatoire pour analyser chaque écart entre le stock physique et le stock informatique, afin d’en identifier les causes. |
Non-conformité | Action Corrective Proposée | Responsable | Échéance |
---|---|---|---|
NC-001 : Réception des marchandises | Organiser une formation sur la procédure de réception et de vérification. | Responsable logistique | 10 Octobre 2024 |
NC-002 : Inventaire physique non réalisé | Mettre en place un planning de suivi des inventaires avec des alertes. | Chef de l’entrepôt | 15 Octobre 2024 |
NC-003 : Analyse des écarts | Créer une fiche de suivi pour les écarts de stocks avec analyse systématique. | Responsable des stocks | 20 Octobre 2024 |
L’audit interne du processus de gestion des stocks a permis de relever plusieurs non-conformités relatives à la réception des marchandises, à la gestion des écarts de stocks et à la réalisation des inventaires physiques. Des actions correctives ont été définies pour remédier à ces écarts. Une vérification de l’efficacité des actions correctives sera effectuée lors du prochain audit interne.
Auditeur : Sophie Laurent
Date : 20 Septembre 2024
Cet exemple montre comment un audit interne peut être utilisé pour identifier et corriger des écarts dans un processus, tout en contribuant à l’amélioration continue.
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