Dans ce tutoriel, nous allons décrypter un modèle de tableau de suivi de facturation sur excel.

Contexte : les enjeux de suivi de facturation client en entreprises

Un manager d’entreprise fait quotidienement face à plusieurs défis et fixe des objectifs afin d’aspirer à une croissance de son entreprise. Ainsi, la bonne trésorerie est l’essence avec laquelle une firme assure son déroulement et ne se trouve pas dans des coupes budgétaires.

Le suivi de facturation revêt alors une importance capitale, et est considéré comme la première mesure pour protéger le capital d’une entreprise.

 Le suivi des transactions des comptes client peut être une activité très gênante, surtout lorsque vous  faites un suivi manuel en triant des dizaines de factures. Pour gérer efficacement la facturation des clients, un système de suivi des transactions est indispensable. Avec un système fiable, vos transactions seront enregistrées en temps réel et cela vous permettra d’éviter diverses erreurs qui peuvent nuire à la santé financière de votre entreprise. Le suivi et la gestion des créances et des dettes est une tâche d’une première importance non seulement pour évaluer l’efficacité, mais aussi pour aider la direction à prendre des décisions financières plus éclairées.

 À partir de ce constat, la mise en place d’un système de comptes clients, efficace peut être une étape cruciale dans le déroulement de vos activités commerciales. En tant qu’entrepreneur dans le négoce ou les fournitures aux entreprises, vous devez veiller premièrement à votre capital pour qu’il ne soit pas gaspillé à cause des impayés.

Parallèlement, l’existence des comptes clients comme un élément du fonds de roulement dans les états financiers qui joue un rôle important, est parfois «sous-estimée».

Le mécanisme d’un crédit fournisseur et l’importance du suivi des créances

En tant que fournisseur qui accordent du crédit, vous avez d’une manière naturelle un conflit d’intérêt avec votre client : 

En tant que créancier, vous souhaitez recevoir vos créances le plus rapidement possible, tandis que le client, en tant que débiteur, souhaite continuer à retarder les paiements le plus longtemps possible.

Ainsi, en tant que créancier, vous devez réfléchir et fournir la bonne solution qui peut être acceptée par le débiteur tout en respectant vos souhaits, en minimisant le temps d’attente pour les créances que vous recevrez. 

La rapidité avec laquelle vos comptes clients sont payés affecte grandement la stabilité des flux de trésorerie de votre entreprise.

Parce que plus vous recouvrez rapidement les créances, en particulier les créances dont le remboursement est prévu pour être retardé (encours), plus efficacement les liquidités collectées pour vos divers besoins commerciaux, tels que l’expansion, le paiement des salaires et d’autres coûts.

Gardez à l’esprit que plus la valeur de vos créances commerciales impayées est élevée, plus la stabilité de votre trésorerie sera affectée, ce qui peut entraîner des retards dans le paiement de vos divers besoins commerciaux.

Il existe de nombreuses façons de gérer et de minimiser le risque lié aux créances de votre entreprise.

Voici cinq façons de maintenir le cycle de conversion de vos comptes clients bien entretenu.

Le mécanisme d’un crédit fournisseur et l’importance du suivi des créances

En tant que fournisseur qui accordent du crédit, vous avez d’une manière naturelle un conflit d’intérêt avec votre client : 

En tant que créancier, vous souhaitez recevoir vos créances le plus rapidement possible, tandis que le client, en tant que débiteur, souhaite continuer à retarder les paiements le plus longtemps possible.

Ainsi, en tant que créancier, vous devez réfléchir et fournir la bonne solution qui peut être acceptée par le débiteur tout en respectant vos souhaits, en minimisant le temps d’attente pour les créances que vous recevrez. 

La rapidité avec laquelle vos comptes clients sont payés affecte grandement la stabilité des flux de trésorerie de votre entreprise.

Parce que plus vous recouvrez rapidement les créances, en particulier les créances dont le remboursement est prévu pour être retardé (encours), plus efficacement les liquidités collectées pour vos divers besoins commerciaux, tels que l’expansion, le paiement des salaires et d’autres coûts.

Gardez à l’esprit que plus la valeur de vos créances commerciales impayées est élevée, plus la stabilité de votre trésorerie sera affectée, ce qui peut entraîner des retards dans le paiement de vos divers besoins commerciaux.

Il existe de nombreuses façons de gérer et de minimiser le risque lié aux créances de votre entreprise.

Voici cinq façons de maintenir le cycle de conversion de vos comptes clients bien entretenu.

Facilitez l’exécution de votre transaction de vente à crédit

L’une des choses les plus importantes est de faire en sorte que les produits que vous vendez à crédit soient faciles à vendre. En ce sens, les transactions de vente à crédit doivent être organisées avec précision, facilité et rapidité.

Examinez de plus près les fonctions de votre service client

Maximisez votre fonction de service à la clientèle afin de pouvoir répondre à diverses questions et autres problèmes liés aux transactions de vente à crédit afin que les transactions de vente soient plus efficaces et permettent de diminuer le cycle de conversion des comptes clients.

Oubliez le processus d’exécution de transaction à l’ancienne

Évitez de commander par courrier ou quelque chose de similaire qui a une sensation traditionnelle car cela ralentit le processus de transaction de paiement et rendra les clients réticents à effectuer d’autres transactions, ce qui augmentera le cycle de conversion de vos comptes clients.

Envoyez immédiatement des factures dans les 1 x 24 heures

N’oubliez pas de faire en sorte que la livraison des produits commandés soit envoyée dans les meilleurs délais. Essayez d’envoyer les factures dans un délai de 1 x 24 heures, car les clients effectuent rarement ou même pas les paiements tant que la facture n’est pas réellement reçue.

Faites attention à la conception de votre facture

La prochaine façon de gérer les comptes clients consiste à créer une conception de facture simple.

Car une facture qui paraît complexe prendra beaucoup de temps à enregistrer, ralentira le système de paiement des opérations de crédit, et pourra éventuellement brouiller l’essentiel des informations contenues dans la facture. Peu importe la santé de vos conditions de vente, si votre processus de recouvrement des comptes clients est inefficace, cela ralentira la croissance de votre entreprise à l’avenir.

Définition appropriée de la chronologie du prcessus de suivi de la facturation client

Lorsque vous envoyez des factures pour des ventes à crédit, soyez clair sur les conditions telles que les frais d’intérêt, les frais de retard et les délais de remboursement des comptes clients.

Ce n’est pas seulement pour s’assurer que vos débiteurs paient à temps, mais aussi pour éviter qu’un mauvais crédit ne se produise. Lors de la définition d’un calendrier, gardez-le aussi court que possible et définissez des heures de facturation.

L’objectif principal est de conclure la transaction le plus tôt possible. En même temps, établir un échéancier clair vous assurera de rembourser vos dettes à temps. Votre situation financière aura l’air mieux préparée lorsque la date d’échéance du remboursement de la dette arrivera.

Créer une politique de suivi des créances

Lorsque vous envisagez de créer une politique de crédit pour votre entreprise, gardez à l’esprit les facteurs suivants :

• Qui peut être un débiteur de votre entreprise. Vérifiez les antécédents du débiteur à partir de la base de données des débiteurs de l’entreprise pour voir qui sont les débiteurs qui sont ordonnés et qui aiment être en retard dans le paiement de leurs créances.
• Quelle est la limite de crédit accordée. Cela dépend de la performance de votre fonds de roulement.
• Quelle est la durée du crédit. Faites une liste des créances âgées de 15 jours. Vous pouvez décider de le prolonger en fonction des normes de l’entreprise et de votre relation de débiteur.

Créer un modèle Excel de suivi : les étapes

Pour créer un tableau de bord de suivi de facturation client, Excel est toujours le meilleur CRM. En effet, si vous connaissez parfaitement vos besoins et les enjeux de gestion des comptes clients dans votre secteur d’activité, vous allez personnaliser votre tableau de suivi de facturation des comptes clients.

Les étapes que devez entreprendre sont simples :

• Estimer le nombre d’heures de travail nécessaire pour la saisie des données clients ( facture, état, impayés, créance…)

• Définir les indicateurs significatifs et pertinents qui vous permettent d’avoir une visibilité complète sur l’état des comptes clients.

• Penser à automatiser votre tableau de bord et à définir des formules de calcul.

• Créer des graphiques le reporting de l’activité de suivi de facturation.

Voir cet article utile pour la création des tableau de bord : Créer un tableau de bord sur Excel avec PowerPivot

Automatisez la facturation

Le processus de facturation traditionnel ou non automatisé est une tâche courante qui requiert le calcul et l’enregistrement. Le processus de facturation nécessite des effectifs qualifiés pour le bon déroulement de travail. Toutefois, le recrutement du personnel devient de plus en plus coûteux pour les entreprises et exigent de longues heures de coaching et de suis de la part des responsables, qui augmentent en fonction du nombre d’opérations commerciales.

Différentes entreprises ont commencé à remarquer que leurs employés chargés de la facturation répétaient des données sur les reçus (tels que des clients ou des montants) ou émettent les mêmes factures de manière récurrente, par exemple, car il s’agissait d’un abonnement qui pouvait être hebdomadaire, mensuel, trimestriel, etc. .

Cette répétition de données et de tâches où seules les dates ou les montants sont modifiés implique une perte de temps et d’argent, surtout lorsque le flux des ventes (et avec lui celui de la facturation) est élevé.

Pour faire réussir le processus de suivi de la facturation client, les ERP et les CRM facilitent la tâche grâces aux solutions personnalisables qui permettent de visualiser l’état de chaque compte client, et de trier en fonction de plusieurs utres critères.