Exemple de kpi : faire pousser des indicateurs vraiment adaptés à chaque entreprise

Un indicateur n’est jamais universel. Deux usines, deux entrepôts ou deux services RH peuvent porter le même intitulé de KPI, mais mesurer des réalités très différentes. C’est pour cela qu’il est utile de penser en pépinière de KPI : un espace où l’on fait germer, tester, tailler et sélectionner des indicateurs vraiment alignés sur les objectifs et les contraintes de chaque organisation.

L’idée est simple : au lieu de piocher une liste de KPI “standards”, l’entreprise se dote d’une méthode pour fabriquer ses propres indicateurs, à partir de ses priorités, de ses données et de sa culture de management.

1. Une pépinière plutôt qu’un catalogue d’indicateurs

Parler de “pépinière” plutôt que de “catalogue” change la posture :

un catalogue donne des KPI tout faits, à appliquer tels quels
une pépinière propose un cadre de conception, des exemples et des règles du jeu pour que chaque équipe crée ses propres indicateurs

Dans cette logique, le rôle du contrôle de gestion, de la qualité ou de la data n’est pas seulement d’alimenter des chiffres, mais d’accompagner les métiers pour formuler les bonnes questions, choisir les bons rapports (numérateur / dénominateur) et fixer des seuils réalistes.

2. Méthode en 4 étapes pour concevoir un KPI personnalisé

2.1. Partir d’une question métier, pas d’un chiffre

Un bon KPI naît rarement d’une formule Excel. Il commence par une question très concrète :

“Comment savoir si notre maintenance préventive protège vraiment la production ?”
“Comment mesurer la promesse client réelle de notre chaîne logistique ?”
“Comment vérifier que nos recrutements se traduisent en intégrations réussies ?”

La première étape de la pépinière consiste à recueillir ces questions auprès des opérationnels, puis à les transformer en intentions de mesure.

Exemple – Maintenance :

Question : “Respectons-nous vraiment notre plan de maintenance préventive sur les équipements critiques ?”
Intention : “Suivre le niveau de conformité au plan préventif sur les machines A, B, C.”

2.2. Décomposer l’indicateur : numérateur, dénominateur, périmètre, temps

Vient ensuite le travail de “cuisine” du KPI : la décomposition.

Pour chaque indicateur, la fiche de pépinière inclut :

Numérateur : ce que l’on compte
Dénominateur : à quoi on rapporte cette quantité
Périmètre : quelles machines, quels clients, quels collaborateurs, quelles périodes
Horizon temporel : par jour, par semaine, par mois, par trimestre
Règles d’inclusion / exclusion : ce qu’on enlève du calcul pour ne pas polluer le signal

Exemple – KPI “Taux de conformité au plan de maintenance préventive” :

Numérateur : nombre d’ordres de travail préventifs réalisés dans la période
Dénominateur : nombre d’ordres de travail préventifs planifiés sur la même période
Périmètre : machines critiques des lignes 1 et 2
Horizon : mensuel
Règles : exclure les OT annulés pour cause d’arrêt prolongé de la ligne validé par la direction

Formule :

Taux de conformité préventive (%) =
(Nombre d'OT préventifs réalisés / Nombre d'OT préventifs planifiés) × 100

2.3. Choisir le niveau de granularité

Un KPI trop global rassure parfois… mais n’aide pas à agir. La pépinière invite à définir sur quels étages on veut lire l’indicateur :

global entreprise
par site
par ligne / équipe / famille de produits
par catégorie de clients ou de profils (cadres, opérateurs, nouveaux entrants…)

L’objectif n’est pas de multiplier les vues, mais d’identifier les niveaux d’analyse utiles pour décider.

Exemple :

Le taux d’absentéisme global rassure,
mais la lecture par équipe montre que deux ateliers concentrent 60 % des jours d’absence.

2.4. Prototyper, tester, tailler

Un KPI ne sort pas parfait du premier coup. La pépinière prévoit une phase de prototypage :

mise en place de la formule dans Excel sur 3 ou 6 mois d’historique
comparaison avec la réalité ressentie par les équipes
ajustement des filtres, du périmètre, des seuils de couleur (vert / orange / rouge)

Certains indicateurs sont abandonnés (peu lisibles, pas actionnables), d’autres sont ajustés. C’est normal : la pépinière sert aussi à sélectionner les indicateurs qui méritent d’être “plantés en pleine terre” dans le tableau de bord officiel.

Liste_KPI_Colors Télécharger

3. Exemples de KPI “cultivés maison” et décomposés

3.1. Maintenance préventive : mesurer l’efficacité réelle du plan

KPI 1 – Taux de conformité au plan préventif (machines critiques)

Objectif : vérifier si le plan préventif est réellement exécuté sur les équipements qui comptent le plus.
Numérateur : OT préventifs réalisés sur les machines critiques
Dénominateur : OT préventifs planifiés sur ces machines
Périmètre : liste des équipements critiques validée par maintenance + production
Indicateur dérivé possible :
- Taux d’OT préventifs replanifiés (= OT planifiés mais réalisés au-delà de la période prévue)

KPI 2 – Taux de pannes sur équipements couverts par le préventif

Taux de pannes sur équipements couverts (%) =
(Nombre de pannes sur équipements inclus dans le plan / Nombre total d'équipements inclus) × 100

Ce KPI complète le taux de conformité :
– un bon respect du plan + un taux de pannes qui baisse = préventif efficace
– un bon respect du plan mais un taux de pannes stable ou en hausse = plan à revoir (périodicité, contenu, criticité).

3.2. Logistique : piloter la promesse client réelle

KPI 3 – Taux de livraisons à l’heure côté client (On-Time In-Full, version simplifiée)

Objectif : mesurer la promesse tenue vue par le client, pas seulement l’expédition interne.
Numérateur : nombre de commandes livrées à la date promise et complètes
Dénominateur : nombre total de commandes livrées dans la période
Règles :
- exclure les commandes modifiées à la demande explicite du client
- distinguer les retards liés au transporteur vs à la préparation

Formule :

Taux de livraisons à l'heure & complètes (%) =
(Commandes livrées à la date promise et complètes / Commandes livrées) × 100

KPI 4 – Taux de retouches préparation / picking

Numérateur : nombre de lignes de commande corrigées (erreur de référence, quantité, conditionnement)
Dénominateur : nombre total de lignes préparées
Périmètre : entrepôt principal ou ensemble des plateformes

Ce KPI touche à la qualité interne et explique souvent des irritants côté client.

3.3. Ressources humaines : suivre la qualité des recrutements et de l’intégration

KPI 5 – Taux d’intégration réussie à 6 mois

Objectif : mesurer la réussite réelle du recrutement, au-delà de la signature du contrat.
Numérateur : nombre de nouveaux recrutés toujours en poste à 6 mois, avec entretien de suivi jugé satisfaisant (manager + collaborateur)
Dénominateur : nombre total de recrutements réalisés 6 mois auparavant
Règles :
- exclure les fins de mission prévues (CDD courts, intérim de remplacement)
- tracer les départs à l’initiative du collaborateur vs l’entreprise

KPI 6 – Délai de comblement des postes critiques

Délai moyen de comblement (jours) =
Σ (Date de prise de poste – Date de validation de la demande) / Nombre de postes pourvus

Périmètre :

uniquement les postes identifiés comme “critiques” dans la GPEC
lecture par type de poste ou par site pour piloter l’attractivité.

4. Une fiche standard pour documenter chaque KPI de la pépinière

Pour rendre la pépinière exploitable dans le temps, chaque KPI issu du travail de groupe est documenté dans une fiche standard.

Chacune reprend :

Nom du KPI
Finalité managériale
- “À quoi sert-il concrètement ? Quelle décision doit-il éclairer ?”
Définition détaillée
- Numérateur
- Dénominateur
- Périmètre (sites, lignes, populations)
- Période de calcul (mensuel, trimestriel, rolling 12 mois…)
Formule exacte
Sources de données
- GMAO, WMS, SIRH, ERP, enquêtes, fichiers Excel…
Règles d’inclusion / exclusion
- cas particuliers, données à écarter, corrections manuelles possibles
Seuils et cibles
- zone verte, orange, rouge, valeur cible annuelle
Modalités d’affichage dans le tableau de bord
- jauge, indicateur simple, radar, carte KPI, graphique d’évolution

Cette fiche joue le rôle de mémoire collective : si le référent change, le KPI reste compréhensible et stable.

5. Comment utiliser la pépinière dans un tableau de bord Excel

Une fois la pépinière constituée, le tableau de bord Excel devient le support naturel de ces indicateurs :

une feuille “Pépinière_KPI” recense les fiches synthétiques (nom, formule, périmètre, seuils)
les feuilles de données (maintenance, logistique, RH, finance…) alimentent les calculs standardisés
l’onglet Dashboard sélectionne les KPI “matures” issus de cette pépinière et les affiche sous différentes formes :
- jauges pour les zones de vigilance
- radars pour les profils (social, qualité, service)
- histogrammes pour les comparaisons de sites ou d’équipes

Au final, la pépinière devient une usine à KPI personnalisés : chaque entreprise fait pousser ses propres indicateurs, en respectant une méthode commune, tout en mesurant exactement ce qui compte pour elle.