Existent-elles des formules Excel surprenantes ? La réponse est OUI.

Excel est l’un des outils logiciels les plus puissants du marché. Ce n’est pas seulement le fait qu’il s’agit d’un tableur, qui est de toute façon puissant par nature. Non, Microsoft Excel 2013 lui-même possède une si impressionnante collection d’outils et de fonctionnalités intégrés qu’il est, sans aucun doute, devenu l’un des outils les plus utiles pour tant de choses. Dans cet article, on prévoit de vous montrer à quel point les formules et la mise en forme conditionnelle peuvent être puissantes, avec trois exemples assez utiles.

Nous découvrons ensemble comment utiliser au mieux Excel, telles que l’utiliser pour créer votre propre modèle de calendrier, l’utiliser comme outil de gestion des objectifs et d’autres façons uniques de l’utiliser pour gérer votre vie. 

Excel avancé :

Avec les bonnes informations, vous pouvez créer un système qui calcule et recalcule automatiquement les résultats et les rapports à partir de ces données brutes. Aujourd’hui, j’aimerais creuser un peu plus loin sous la surface et vous montrer comment vous pouvez utiliser certaines des formules sous-jacentes et d’autres outils pour mieux utiliser Excel.

Formatage conditionnel cool avec des formules

L’un des outils qu’on pense que les gens n’utilisent pas assez souvent est la mise en forme conditionnelle. À l’aide de formules, de règles ou de quelques paramètres très simples, vous pouvez transformer une feuille de calcul en un tableau de bord automatisé qui vous montre de nombreuses informations sur la feuille de calcul en un coup d’œil.

 La mise en forme conditionnelle est gagnée après un simple clic sur l’onglet Accueil. Après, vous devez cliquer sur l’icône placée sur  la barre d’outils.

Dans le formatage conditionnel, il existe un tas d’options. La plupart d’entre eux dépassent le cadre de cet article particulier, mais la majorité d’entre eux concernent la mise en évidence, la coloration ou l’ombrage des cellules en fonction des données contenues dans cette cellule. C’est probablement l’utilisation la plus courante de la mise en forme conditionnelle – faire des choses comme rendre une cellule rouge en utilisant des formules logiques inférieures ou supérieures à.

L’un des outils de mise en forme conditionnelle les moins utilisés ou connus est l’option des jeux d’icônes, qui vous fournit un grand ensemble d’icônes que vous pouvez utiliser pour faire passer une cellule de données Excel à une icône d’affichage sur le tableau de bord.

Vous allez découvrir une fois que vous mettez à niveau vers Office 2013 et utilisez le formatage conditionnel dans Excel 2013. Vérifiez les jeux d’icônes et ces voyants LED cool que vous n’aurez jamais vus auparavant que dans certains tableaux de bord. Quand vous faîtes un clic sur « Gérer les règles », vous serez directement sur le gestionnaire de règles de mise en forme conditionnelle. En fonction des données que vous sélectionnez avant de choisir le jeu d’icônes, vous voyez la cellule indiquée dans la fenêtre du gestionnaire.

Lorsque vous cliquez sur « Modifier la règle… », vous voyez la boîte de dialogue où la magie opère. C’est ici que vous pouvez créer la formule logique et les équations qui afficheront l’icône du tableau de bord souhaitée. Dans notre exemple, on surveille le temps passé sur différentes tâches par rapport à mon temps budgété. Si on a dépassé la moitié de mon budget, on veut qu’un voyant jaune s’affiche, et si on dépasse le budget, on veut qu’il devienne rouge.

La fonction VLookup : Comment rechercher des éléments ?

D’accord, ce n’est peut-être pas assez fou pour vous. Peut-être que vous n’êtes pas si enthousiasmé par les formules logiques simples qui allument et éteignent les lumières. Très bien – si vous êtes un fan d’Excel à l’ancienne et que vous aimez utiliser des fonctions Excel plus avancées, On a choisi un autre pour vous.

La fonction VLookup est tellement puissante. Cette fonction vous permet de fouiller facilement (recherhcer) dans une liste un élément précis dans une colonne et de renvoyer la data d’une autre colonne différente dans la même ligne que cet élément. Hélas, la condition pour que tout cela fonctionne, est que l’élément que vous recherchez dans la liste doit se trouver dans la colonne de gauche; en plus que les données que vous recherchez soient à droite. Dans le cas ou ils sont onversés, que se passe t-ill réellement ?

Ci-après un exemple concrêt, il montre le résultat si on veut trouver la tâche que qulequ’un entre nous aurait effectuée le 25/06/2013 à partir des données suivantes :

En l’occurrence, vous recherchez les values à droite pour renvoyer la value correspondante à gauche. Or, cette méthode est totalement contraire au fonctionnement normal de VLookup . En effet, et selon les forums des adeptes et des professionnels d’Excel, vous allez vite réaliser que de nombreuses d’utilisateurs disent et que cela n’est pas faisable avec VLookup. En outre, ces mêmes utilisateurs proposent d’utiliser une combinaison de fonctions Index et Match à la place. Ce n’est pas vraiment alléchant.

Vous pouvez faire en sorte que VLookup fonctionne de cette méthode. En réalité, la fonction CHOOSE est y imbriquée. Dans ce cas, la formule s’écrit comme ça :

“=RECHERCHEV(DATE(2013,6,25),CHOISIR({1,2},E2:E8,A2:A8),2,0)”

En anglais simple, la signification de la fonction est que vous cherchiez à trouver la date 25 Juin 2013 dans la liste de recherche, puis renvoyer la valeur correspondante depuisl’index de la colonne. Toutefois, vous remarquerez que dans cet eemple, l’index de la colonne est « 2 », mais, au fait, la colonne du tableau ci-dessus est 1.

Alors maintenant, VLookup utilise la colonne Date et renvoie les données de la colonne Tâche, même si Tâche se trouve à gauche. Maintenant que vous connaissez ce petit détail, imaginez ce que vous pouvez faire !

Formules imbriquées insensées pour analyser les chaînes

Comme vous pouvez le voir, on essaie de devenir un peu plus fou au fur et à mesure, parce que je sais qu’il y a toujours certains d’entre vous qui disent, “… eh bien ce n’est pas fou du TOUT !!” on sait, vos normes sont élevées et j’essaie de les respecter. Si on a échoué avec mes deux dernières tentatives, on parie qu’on peut faire appel à votre besoin de folie avec cette formule particulière.

Il peut arriver que vous importiez des données dans Excel à partir d’une source externe constituée d’une chaîne séparée par des délimiteurs dans le champ lui-même.